Xero i QuickBooks to znakomite narzędzia, które wspomogą Twój biznes w efektywnym zarządzaniu finansami i kontami, nadając mu przewagę na rynku.
Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz działalność, prowadzisz ją jednoosobowo, czy też jesteś właścicielem małej firmy, księgowość jest niezbędnym elementem, którym musisz sprawnie zarządzać.
Pozwoli Ci to na skuteczne kontrolowanie wydatków poprzez monitorowanie płatności, wyliczanie ulg podatkowych, rozliczanie podatku na koniec roku, prawidłowe ustalanie wynagrodzeń i wiele innych.
Wśród wielu dostępnych na rynku programów księgowych, Xero i QuickBooks wyróżniają się jako dwa czołowe, przystępne cenowo systemy księgowe online, które upraszczają zarządzanie wydatkami i podatkami.
Chociaż oba te rozwiązania mają podobne cele, różnią się one pod wieloma aspektami.
Dokonajmy porównania Xero i QuickBooks, aby określić, który z nich będzie najlepszy dla Twojej firmy.
Xero kontra QuickBooks: Wprowadzenie
Czym jest Xero?
Xero to zaawansowane oprogramowanie księgowe, które ułatwia realizację zadań bez straty czasu i energii. Zostało stworzone z myślą o małych firmach, aby umożliwić im sprawne prowadzenie działalności i ewidencję księgową online.
Dzięki Xero możesz zarządzać wydatkami, łączyć się z bankami, regulować rachunki, monitorować faktury i wiele więcej. Automatyzuje ono rutynowe zadania, takie jak tworzenie raportów i fakturowanie, oszczędzając Twój czas i wysiłek.
Uzyskasz pełen wgląd w sprawy finansowe na jednym ekranie, z aktualnymi danymi. Xero upraszcza rozliczenia podatkowe na koniec roku i umożliwia integrację z kontami firmowymi, co pozwala na łatwy i bezpieczny import transakcji do systemu księgowego. W ten sposób wszystkie Twoje operacje bankowe mogą być automatycznie przesyłane do Xero.
Ponadto Xero zapewnia aktualny obraz przepływów pieniężnych. Możesz również wykorzystać Xero do efektywnej współpracy z księgowymi, pracownikami lub specjalistami od księgowości online, niezależnie od Twojej lokalizacji. Jednocześnie możesz mieć dostęp do danych finansowych i dodawać komentarze. Ułatwia to omawianie finansów i spraw biznesowych z zespołem, umożliwiając zgłaszanie wydatków, wysyłanie faktur i zarządzanie urlopami.
Xero oferuje różnorodne dodatki, w tym Xero Projects i Xero Expenses, które pomogą Ci w planowaniu i realizacji działań. Możesz łatwo połączyć się z aplikacjami innych firm, takimi jak Vend i Stripe, aby sprawnie zarządzać finansami małej firmy. Daje Ci dostęp do App Store, gdzie możesz wyszukiwać, kupować i testować różne aplikacje wspomagające Twój biznes.
Historia:
Xero to oparte na chmurze oprogramowanie księgowe, którego siedziba znajduje się w Nowej Zelandii. Zostało założone w 2006 roku przez Hamisha Edwardsa i Roda Drury’ego w Wellington. Firma posiada biura w Australii, Nowej Zelandii, Stanach Zjednoczonych i Wielkiej Brytanii.
Czym jest QuickBooks?
QuickBooks to internetowe oprogramowanie księgowe, które ułatwia monitorowanie wpływów, transakcji bankowych i przychodów. Całościowy obraz sytuacji finansowej jest dostępny w jednym miejscu. System automatycznie synchronizuje dane ze wszystkich transakcji dokonywanych kartami kredytowymi i bankami, co ułatwia kontrolę wydatków i dochodów.
Narzędzie to upraszcza organizację i zarządzanie sprawami finansowymi, co zmniejsza obciążenie pracą i stres w okresie rozliczeń podatkowych. Aby zapewnić zgodność z przepisami, możesz rejestrować rachunki i śledzić ich status bezpośrednio za pomocą aplikacji mobilnej QuickBooks.
QuickBooks umożliwia oznaczanie danych w trakcie pracy, co ułatwia śledzenie projektów, lokalizacji, wydarzeń i innych. Możesz również generować spersonalizowane raporty na podstawie tagów, aby mieć natychmiastowy wgląd w sytuację. Dzięki łatwym do wdrożenia rozwiązaniom, QuickBooks pozwala na bezpieczny rozwój Twojej firmy.
Historia:
Tom Proulx i Scott Cook wprowadzili QuickBooks na rynek w 1983 roku w Mountain View, w Kalifornii (USA). Oprogramowanie zostało opracowane i wprowadzone przez firmę Intuit. Produkty są skierowane do małych i średnich przedsiębiorstw. Dostępne są wersje chmurowe dla potrzeb księgowych, a także aplikacje lokalne, które umożliwiają przyjmowanie płatności, obsługę list płac i zarządzanie rachunkami. Oprogramowanie stało się popularne wśród właścicieli firm, którzy nie mieli formalnego przeszkolenia z zakresu księgowości.
Xero kontra QuickBooks: Funkcje
Funkcje Xero
#1. Rachunki
Xero umożliwia szybsze monitorowanie i regulowanie rachunków. Zapewnia przejrzysty obraz przepływów pieniężnych i zobowiązań. Ponadto, umożliwia przegląd wszystkich płatności, aby zapewnić kontrolę nad przepływami pieniężnymi.
Zyskaj wgląd w wydatki, zamówienia i nieuregulowane rachunki, unikając opłat za zwłokę, co pozwoli na budowanie dobrych relacji z dostawcami. Możesz dokonywać płatności na rzecz dostawców za wiele rachunków w ramach jednej transakcji. Ponadto, możesz planować płatności z wyprzedzeniem, aby nie przeoczyć żadnej z nich.
Co więcej, możesz przesyłać rachunki drogą mailową do skrzynki odbiorczej plików, korzystając z Xero do dokumentacji elektronicznej. Umożliwi to uporządkowanie i przechowywanie rachunków oraz innych ważnych dokumentów w folderach. Dzięki temu uzyskasz dostęp do dokumentów w dowolnym momencie. Wystarczy wprowadzić dane, a dokument wyświetli się na ekranie.
#2. Roszczenia z tytułu wydatków
Xero ułatwia zarządzanie wydatkami. Możesz śledzić koszty, przeglądać wydatki i szybko rozliczać roszczenia z tytułu wydatków. Wszystko to jest łatwe dzięki narzędziom do zarządzania wydatkami Xero. Uprość proces rozliczania wydatków dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów. Użyj telefonu, aby skanować szczegóły potwierdzenia za pomocą zdjęcia, aby automatycznie wypełnić wniosek o zwrot.
Dodatkowo, możesz monitorować i zarządzać przebiegiem, a także przesyłać wnioski o zwrot wydatków jednym kliknięciem, załączając paragon. Zoptymalizuj swoją pracę, automatyzując zarządzanie wydatkami. Dzięki temu możesz otrzymać powiadomienie, gdy zostanie złożony wniosek o zwrot kosztów. Możesz szybko przeglądać i zatwierdzać roszczenia.
Dzięki Xero możesz rozliczać wydatki w taki sam sposób, jak regulujesz rachunki. Umożliwia to firmie zarządzanie kosztami, wykorzystując dokładne dane o całkowitych wydatkach. Pomaga to w zarządzaniu przepływami pieniężnymi i w kontrolowaniu oczekiwanych zwrotów.
Nieważne gdzie jesteś i która jest godzina, Xero przyspiesza składanie i zatwierdzanie wniosków o zwrot kosztów. Umożliwia monitorowanie przebiegu za pomocą mapy w aplikacji mobilnej. Zapomnij o papierowych rachunkach; zamiast tego wykonaj cyfrowy paragon.
#3. Połączenia bankowe
Połącz swoje firmowe konto bankowe z Xero i łatwo skonfiguruj kanały bankowe. Niech Xero codziennie synchronizuje wszystkie dane bankowe bezpośrednio z oprogramowaniem księgowym. Po nawiązaniu połączenia możesz zaimportować dane z maksymalnie jednego roku (12 miesięcy).
Codzienne dane bankowe są rozbudowane, dlatego Xero zapewnia precyzyjny obraz finansów firmy. Na pulpicie nawigacyjnym można wyświetlić zestawienie wpływów i wydatków. Ponadto, Xero będzie codziennie kategoryzować wszystkie transakcje, dzięki czemu nie będzie żadnych zaległości w pracy.
Xero tworzy bezpieczne połączenie z Twoim kontem bankowym, dzięki czemu wszystkie dane są bezpiecznie przesyłane z banku do Xero, a dostęp do nich ma tylko Xero.
#4. Akceptowanie płatności online
Możesz akceptować płatności online od klientów kartą debetową lub kredytową bezpośrednio z faktury Xero. Umożliwienie klientom płatności w preferowany sposób zwiększa szanse na otrzymanie zapłaty w krótszym czasie. Konfiguracja usług płatności w Xero jest prosta i szybka, dzięki czemu możesz od razu zacząć otrzymywać płatności online.
Xero pozwala udostępnić klientom kilka sposobów dokonywania płatności. Mogą płacić bezpośrednio za pośrednictwem Stripe, który integruje się z różnymi opcjami płatności, takimi jak karta kredytowa, karta debetowa, Google Pay czy Apple Pay.
Xero pozwala na tworzenie spersonalizowanych szablonów faktur, dodanie logo firmy, niestandardowej wiadomości i przycisku „Zapłać teraz”. Dzięki temu Twoi klienci mogą kliknąć przycisk i szybko zapłacić. Dane są chronione wieloma warstwami zabezpieczeń, co sprawia, że faktury online są trudne do manipulacji. Zapewnia to solidne bezpieczeństwo i silne szyfrowanie.
#5. Monitorowanie projektów
Xero ułatwia wycenę, fakturowanie i szybkie otrzymywanie płatności za projekty. Możesz śledzić płatności i rentowność za pomocą oprogramowania do monitorowania zadań. Otrzymasz rozwiązanie do śledzenia oparte na lokalizacji lub czasie, aby zarządzać kosztami. Xero Projects pozwala na szybką konfigurację projektu i przydzielenie różnych zadań i wydatków w ramach projektu.
#6. Listy płac
Przechowuj dane dotyczące wynagrodzeń online i uzyskuj do nich dostęp z dowolnego miejsca. W przypadku niewielkiej liczby pracowników Xero umożliwia przygotowanie wszystkich list płac i generowanie raportów wynagrodzeń.
Dodatkowo, możesz dokonywać wypłat pracownikom ręcznie lub za pomocą płatności zbiorczych. Jeśli zależy Ci na niezawodnym rozwiązaniu płacowym, zintegruj Xero z aplikacjami zewnętrznych dostawców.
Inne funkcje Xero:
- Uzgadnianie wyciągów bankowych: Aktualizuj dane finansowe i salda kont dzięki Xero. Dzięki niemu możesz mieć pewność, że wszystkie transakcje na Twoich rachunkach są odnotowane w ewidencji finansowej firmy.
- Zarządzaj kontaktami w Xero: Możesz używać Xero do zarządzania swoimi kontaktami. Dodatkowo, w jednym miejscu możesz przeglądać sprzedaż klienta, płatności, faktury, sprzedaż dostawców i wiele innych.
- Przechwytywanie danych: Uzyskaj kopie kluczowych danych i dokumentów przechowywanych w Xero za pomocą Hubdoc.
- Pliki: Xero jest przydatne do przechowywania plików online. Pomaga w bezpiecznym zarządzaniu umowami, rachunkami, paragonami i innymi dokumentami.
- Raportowanie: Możesz śledzić swoje finanse za pomocą precyzyjnych raportów księgowych i współpracować z doradcami w czasie rzeczywistym.
- Zapasy: Xero umożliwia monitorowanie poziomów zapasów, dzięki czemu możesz wypełniać faktury, zamawiając produkty.
- Fakturowanie online: zaawansowane oprogramowanie do fakturowania Xero pozwala pracować mądrzej. Możesz wysyłać faktury online, automatyzować przypomnienia i wykonywać więcej zadań za pomocą aplikacji komputerowej lub mobilnej.
- Wielowalutowość: Zarabiaj i płać w ponad 160 walutach, korzystając z natychmiastowego przeliczania walut w Xero.
- Zamówienia zakupu: Łatwo twórz zamówienia zakupu i śledź dostawy.
- Podatek od sprzedaży: Automatycznie wyliczaj podatek od transakcji. Raporty można wykorzystać do przygotowania zeznań podatkowych.
- Analityka: możesz monitorować wskaźniki, sprawdzać kondycję finansową i przepływy pieniężne.
- Panel księgowy: Śledź finanse za pomocą pulpitu nawigacyjnego i kontroluj faktury, rachunki, salda bankowe itp.
- Zarządzaj aktywami trwałymi: Możesz śledzić aktywa trwałe i zarządzać nimi, przeglądając aktualne księgi.
- Integracja aplikacji: wybieraj spośród różnych integracji, usług finansowych i aplikacji, aby efektywniej prowadzić firmę.
Funkcje QuickBooks
#1. Koszty pracy
Prowadź rejestr kosztów projektu za pomocą QuickBooks Online. Przejrzyste raporty i panele kontrolne pozwalają na sprawdzenie, czy przychody przewyższają koszty projektu. Zyskaj natychmiastowy wgląd w zyski dzięki automatycznej aktualizacji, gdy zaczniesz korzystać z QuickBooks Time i QuickBooks Payroll. Pozwoli to podejmować bardziej świadome decyzje w celu maksymalizacji zysku.
#2. Spis
QuickBooks Online umożliwia monitorowanie zapasów za pomocą raportów i aktualizacji w czasie rzeczywistym. W miarę postępu pracy, ilości są automatycznie aktualizowane, dzięki czemu zawsze wiesz, jakie są aktualne zapasy, aby uniknąć niedoborów. Otrzymuj natychmiastowe powiadomienia, gdy zaistnieje potrzeba ponownego zamówienia. Możesz także uzyskać dostęp do raportów, aby zobaczyć najlepiej sprzedające się produkty, łączne podatki i całkowitą sprzedaż.
#3. Zarządzanie rachunkami
Organizuj i zarządzaj rachunkami firmowymi w jednym miejscu. Uzyskaj szczegółowe informacje o rachunkach z pulpitu, aby wiedzieć, co jesteś winien, komu i kiedy masz zapłacić. Możesz uregulować płatność częściowo lub w całości, a QuickBooks automatycznie będzie śledził zapłaconą kwotę i odpowiednio aktualizował panel rozliczeniowy.
#4. Śledzenie wydatków
Możesz łatwo śledzić wydatki firmowe za pomocą QuickBooks, aby zawsze wiedzieć, gdzie trafiają pieniądze. Po połączeniu QuickBooks z kartami kredytowymi, kontami bankowymi, PayPal, Square i innymi, zaimportuje Twoje wydatki i skategoryzuje je. Możesz zapisywać zdjęcia rachunków za pomocą aplikacji mobilnej i być na bieżąco, aby nigdy nie przegapić żadnych ulg podatkowych.
#5. Zarządzanie kontrahentami
Możesz składać, wysyłać i śledzić formularze 1099 dla swoich kontrahentów. Ważne jest, aby rozumieć różnicę między W2 a 1099. Przy płatności wykonawcy konieczne będzie monitorowanie tego w 1099. QuickBooks śledzi również oddzielne wydatki, takie jak płatność dostawcy lub wykonawcy za wypożyczenie sprzętu.
Inne funkcje QuickBooks:
- Raportowanie: za pomocą raportów biznesowych możesz monitorować aktualną sytuację swojej firmy i dowiedzieć się, jak ją udoskonalić.
- Śledzenie mil: Niezależnie od tego, czy pracujesz w niepełnym wymiarze godzin, realizujesz dostawy okazjonalnie, czy w pełnym wymiarze godzin, śledzenie mil jest przydatne do odliczeń podatkowych dla małych firm.
- Podatek od sprzedaży: QuickBooks kontroluje wszystkie przepisy podatkowe, więc nie musisz się martwić obliczeniami podatkowymi.
- Fakturowanie: Możesz tworzyć i udostępniać profesjonalne faktury oraz uzyskiwać szybsze płatności.
- Odliczenia podatkowe: QuickBooks śledzi podatki i oblicza odliczenia za Ciebie.
- Szacunki: Dzięki QuickBooks możesz łatwo tworzyć szacunki i dostarczać klientom szczegółowe informacje.
- Aplikacja mobilna: Możesz prowadzić konta firmowe i zarządzać nimi za pomocą telefonu komórkowego, korzystając z aplikacji mobilnej QuickBooks.
Xero kontra QuickBooks: Przypadki użycia
Przypadki użycia Xero
- Budownictwo: Monitoruj dane i sprawnie zarządzaj przepływami pieniężnymi za pomocą Xero. Branża budowlana może być pewna zgodności z przepisami podatkowymi dzięki oprogramowaniu księgowemu Xero.
- Handel: Od transakcji na miejscu po pracę w biurze, możesz łatwo wysyłać faktury i oferty, zarządzać zadaniami i śledzić wydatki za pomocą jednego kliknięcia.
- Produkcja: Przemysł produkcyjny może monitorować aktywa i kontrolować przepływy pieniężne, korzystając z oprogramowania księgowego Xero.
- Nieruchomości: Przeglądaj dokumentację klientów i monitoruj wyniki, gdziekolwiek jesteś. Dodatkowo, za pomocą tego oprogramowania możesz zarządzać podatkami dla agentów nieruchomości.
Przypadki użycia QuickBooks
- Organizacje non-profit: Organizacje non-profit mogą kategoryzować wydatki, śledzić budżet, zwiększać zdolność i poprawiać bezpieczeństwo dzięki QuickBooks. Możesz łatwo zbierać darowizny i zarządzać nimi.
- Produkcja: Zautomatyzuj szeroki zakres procesów inwentaryzacyjnych i uzyskaj przejrzysty obraz całej firmy dzięki QuickBooks. Możesz obniżyć koszty, osiągnąć wysokie zyski, zwiększyć efektywność i usprawnić zarządzanie zamówieniami.
- Budownictwo: QuickBooks oferuje monitorowanie kosztów pracy i elastyczność niezbędną do pracy z dowolnego miejsca. Pomaga rejestrować wszystkie koszty, zarządzać siłą roboczą, wypłacać wynagrodzenia pracownikom i uzyskiwać statystyki biznesowe.
- Dystrybucja hurtowa: Zarządzaj zakupami, dystrybucją, sprzedażą, zapasami i księgowością z jednej platformy. Możesz chronić marże zysku, scentralizować wszystkie informacje, zautomatyzować zarządzanie zapasami i usprawnić zarządzanie zamówieniami.
Xero kontra QuickBooks: Podsumowanie
XeroQuickBooksXero to oprogramowanie księgowe, które wspomaga zarządzanie fakturowaniem, zapasami, wydatkami, projektami, regulowaniem rachunków i innymi. QuickBooks to aplikacja księgowa działająca w przeglądarce, oferująca rozbudowane funkcje fakturowania i raportowania, a także intuicyjny interfejs. Xero lepiej sprawdzi się w rozwijających się start-upach. QuickBooks jest lepszy dla małych i średnich firm poszukujących zaawansowanych raportów. Ma prosty układ, który zawiera łatwe w użyciu narzędzia i konfigurowalny pulpit. Wymaga nauki, ale oferuje podobne narzędzia i funkcje. Xero można zintegrować z ponad 1000 aplikacjami. QuickBooks można zintegrować z ponad 750 aplikacjami i oferuje wewnętrzną księgowość. Posiada funkcje monitorowania czasu w najwyższym planie. Oferuje funkcje śledzenia czasu od planów podstawowych do zaawansowanych. Możesz uzyskać dostęp do wszystkich funkcji przez 30 dni bez żadnych opłat. QuickBooks oferuje 30-dniowy bezpłatny okres próbny, dzięki któremu możesz określić, który plan wybrać. Plan startowy kosztuje 25 USD miesięcznie. Plan startowy kosztuje 15 USD miesięcznie.
Podsumowanie
Xero i QuickBooks to doskonałe programy księgowe dla małych i średnich firm, które rozwijają swoją działalność. Każdy z nich oferuje szeroki zakres funkcji i narzędzi ułatwiających zarządzanie wydatkami, monitorowanie stanu finansowego, płacenie podatków i wiele innych.
Podsumowując, Xero jest bardziej odpowiednie dla start-upów i rozwijających się firm, które potrzebują skalowalnego rozwiązania księgowego. Z kolei QuickBooks jest lepszy dla małych i średnich firm, które wymagają monitorowania zapasów i zaawansowanych funkcji raportowania.
Dlatego też, wybierz jeden z nich, biorąc pod uwagę potrzeby Twojego biznesu.
Następnie zapoznaj się z szczegółowym artykułem na temat NetSuite kontra QuickBooks.