Porównanie najlepszych narzędzi do zarządzania projektami [2023]

Współczesne realia biznesowe cechuje niezwykle dynamiczny rozwój, a kluczem do sukcesu przedsiębiorstw stało się efektywne zarządzanie projektami (PM). To właśnie PM jest obecnie najszybciej ewoluującą dziedziną, która zyskuje na znaczeniu w coraz większej liczbie firm.

Na rynku pojawia się coraz więcej specjalistycznych aplikacji PM, które umożliwiają zespołom sprawną współpracę w czasie rzeczywistym. Dzięki temu łatwiej jest utrzymać wysoki poziom organizacji i produktywności. Nie ulega wątpliwości, że wybór odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami ma fundamentalne znaczenie dla optymalizacji wydajności, efektywnego zarządzania pracownikami oraz freelancerami, a także dla rozwoju całej firmy.

Wśród dostępnych na rynku rozwiązań, Trello i monday.com regularnie plasują się na szczycie rankingów. Wielu potencjalnych użytkowników ma jednak trudności z podjęciem ostatecznej decyzji. Chociaż na pierwszy rzut oka oba te narzędzia mogą wydawać się podobne, różnią się one subtelnie pod względem obsługi tablic, integracji, funkcji śledzenia czasu, rozszerzeń przeglądarkowych i aplikacji mobilnych.

Zamiast pozostawiać Cię w niepewności i przypadkowemu wyborowi pomiędzy Trello a monday.com, chcemy ułatwić Ci decyzję. Przeanalizujemy kluczowe funkcjonalności obu platform, abyś mógł podjąć świadomy wybór, dostosowany do Twoich potrzeb.

Oprogramowanie do zarządzania projektami odgrywa istotną rolę zarówno w życiu pojedynczych przedsiębiorców, jak i osób odpowiedzialnych za koordynację wielu projektów w dużych organizacjach. Dzięki systemom PM, takie zagadnienia jak terminowe realizowanie zadań, delegowanie obowiązków czy efektywna komunikacja w zespole, stają się znacznie prostsze.

Zarówno Trello, jak i monday.com to zaawansowane narzędzia, jednak to, które z nich okaże się dla Ciebie najlepsze, zależy od Twoich konkretnych wymagań. Ponieważ wiele ich funkcji się pokrywa, dokonamy ich szczegółowego porównania, wskazując na mocne i słabe strony obu rozwiązań.

Przede wszystkim, nasza analiza wskaże, w jakich obszarach każde z narzędzi wyróżnia się, a w jakich ustępuje konkurencji. Ocenimy je pod kątem takich aspektów jak: intuicyjność obsługi, jakość wsparcia technicznego, możliwości raportowania oraz integracja z innym oprogramowaniem.

Czym jest Trello?

Trello to internetowe narzędzie do współpracy, oparte na kartach i tablicach, które umożliwia użytkownikom wymianę opinii na temat przypisanych im ról i projektów. Platforma składa się z tablic, list i kart, a zespoły mogą korzystać z nich, aby tworzyć dowolną liczbę przestrzeni do wspólnej pracy. Użytkownicy wpisują swoje zadania na mobilnych kartach, które odzwierciedlają postępy w ich realizacji.

Karty można filtrować, etykietować i kolorować za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść”, co pozwala uzyskać bardziej czytelny obraz całości. Oprogramowanie umożliwia dodawanie komentarzy do kart, kiedy pojawiają się uwagi, pytania lub nowe pomysły. Co ważne, użytkownicy mogą wzajemnie się oznaczać, o czym zostaną powiadomieni za pośrednictwem aplikacji mobilnej, wiadomości e-mail lub powiadomień na komputerze.

W 2021 roku Trello wprowadziło szereg nowych funkcji, z których najbardziej godne uwagi są dodatkowe opcje przeglądania projektów. Najważniejszymi nowościami są widok osi czasu, widok kalendarza oraz tabela obszaru roboczego, która pozwala na jednoczesne monitorowanie zadań i wielu tablic. Warto jednak zaznaczyć, że wszystkie te nowe funkcje są dostępne wyłącznie dla użytkowników płatnych planów Trello.

Czym jest monday.com?

monday.com to system operacyjny do pracy, oparty na chmurze, który umożliwia tworzenie narzędzi do zarządzania i organizacji wszystkich zadań wykonywanych w pracy. Za pomocą tej aplikacji można projektować przepływy pracy, komunikować się z członkami zespołu i zarządzać różnymi aspektami działalności. System ten jest intuicyjny i prosty w obsłudze, co ułatwia zespołom różnej wielkości dostosowanie się do zmieniających się potrzeb, efektywną współpracę i zapewnienie przejrzystości działań.

Chociaż monday.com jest przede wszystkim przeznaczone do zarządzania projektami, można je również wykorzystywać do koordynowania kampanii reklamowych, zarządzania projektami klientów, śledzenia błędów, zarządzania produkcją wideo i wielu innych złożonych zadań. monday.com udostępnia konfigurowalne szablony, narzędzia do śledzenia czasu i pulpity nawigacyjne do analizy, a także aplikacje mobilne, które umożliwiają użytkownikom stały kontakt z projektami.

System zarządzania biznesem monday.com został oparty o konfigurowalne tablice, co czyni go „ciekawą alternatywą dla Trello”. Szablony tablic dostępne w tym narzędziu PM ułatwiają pracę zespołom z różnych branż i o różnym charakterze projektów.

Oprócz umożliwienia członkom zespołu bezpośredniej komunikacji na tablicach lub za pośrednictwem wewnętrznego systemu wiadomości, monday.com oferuje szereg narzędzi biznesowych, takich jak funkcje sprzedaży i marketingu, relacji z klientami oraz zarządzania dokumentacją.

monday.com

monday.com oferuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny, natomiast cennik zależy od wybranego planu oraz liczby użytkowników mających dostęp do projektów. Podstawowy plan kosztuje 39 dolarów miesięcznie dla 1 do 5 użytkowników. Platforma oferuje również zniżki dla instytucji edukacyjnych i organizacji non-profit.

# 1. Szablony i pola danych

monday.com oferuje szablony obejmujące szeroki zakres działań, od zarządzania incydentami i planowania rodzinnych wakacji, po kalendarze, testy A/B i procesy zwinne. Szablony te są gotowe do pobrania i dostosowania do konkretnego typu projektu lub branży. Dostępnych jest również ponad 20 wysoce konfigurowalnych pól danych, które można dopasować do każdego projektu.

#2. Automatyzacja

monday.com zawiera bibliotekę reguł automatyzacji, zaprojektowaną specjalnie do zarządzania mniejszymi zadaniami. Można ich używać do ustawiania powiadomień lub automatycznego przenoszenia elementów na tablicy.

#3. Współpraca

Podobnie jak inne narzędzia PM, monday.com umożliwia współpracę między członkami zespołu poprzez komentarze i dyskusje w ramach projektu, gdzie można również dodawać dokumenty i obrazy. Możliwa jest automatyzacja wysyłania powiadomień e-mail o zakończeniu zadania do wszystkich osób zaangażowanych w dany projekt. Menedżerowie mogą monitorować obciążenie pracą całego zespołu i w razie potrzeby szybko dostosowywać przydział zadań.

#4. Wykresy postępów i raporty

monday.com oferuje możliwość tworzenia wykresów za pomocą wykresu Gantta, który umożliwia użytkownikom planowanie zadań w oparciu o oś czasu. Dostępne opcje wykresów obejmują wykresy kołowe, słupkowe i liniowe, które pozwalają członkom zespołu na analizę postępów oraz dostosowanie obciążenia pracą poszczególnych osób.

#5. Aplikacja mobilna

monday.com posiada intuicyjną aplikację mobilną, która obsługuje zarówno system Android, jak i iOS. Chociaż aplikacja ma pewne ograniczenia i nie jest tak elastyczna jak wersja komputerowa, umożliwia ona użytkownikom dostęp do funkcji narzędzia w dowolnym miejscu.

Trello

Trello oferuje cyfrową tablicę, w formie interfejsu „kanban”, który pomaga użytkownikom w wizualnej organizacji projektów. Użytkownicy mogą z łatwością tworzyć zadania, przydzielać je innym osobom lub przenosić je po tablicy za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść”.

# 1. Automatyzacja

Trello wykorzystuje funkcję automatyzacji Butler, która umożliwia programowanie automatycznych akcji na wielu tablicach, do których ma dostęp cały zespół. Użytkownicy mogą planować polecenia, konfigurować reguły i tworzyć akcje specyficzne dla wyzwalacza, związane np. z terminem wykonania, podobnie jak w monday.com.

#2. Współpraca

W Trello członkowie projektu mogą komentować zadania, a także udostępniać obrazy i pliki. Oprócz funkcji „przeciągnij i upuść”, możesz również udostępniać elementy za pomocą poczty e-mail i dodawać członków zespołu do dowolnego projektu. Trello jest tańsze niż monday.com, ponieważ oferuje ograniczony dostęp do platformy bezpłatnie.

#3. Wykresy postępów i raporty

Jeśli chodzi o raportowanie, Trello nie ma wbudowanej funkcji generowania raportów. W tym zakresie, pomaga automatyzacja Butler. Grupując karty, Butler może szybko wygenerować raport na podstawie ich zawartości. Jednak, poza kilkoma podstawowymi wykresami, raportowanie w Trello jest ograniczone i nie posiada odpowiednika widoku wykresu Gantta dostępnego w monday.com.

#4. Aplikacja mobilna

Trello oferuje aplikację mobilną, obsługującą systemy Android i iOS. Posiada ona więcej funkcji niż aplikacja monday.com. Umożliwia ona użytkownikom tworzenie list, tablic i kart, oznaczanie ukończonych zadań oraz modyfikowanie terminów. Ta łatwa w obsłudze aplikacja mobilna oferuje miniaturowy widok wszystkich tablic.

Trello

Trello posiada unikalny system integracji, znany jako Power Ups, który można z łatwością dodawać do poszczególnych tablic. Dostępne setki ulepszeń pozwalają użytkownikom na rozszerzenie funkcjonalności tablic Trello, a także na integrację z licznymi narzędziami biznesowymi.

Do popularnych ulepszeń należą m.in. możliwość dodawania niestandardowych pól, narzędzie do śledzenia czasu, formularze Trello oraz wbudowana funkcja SurveyMonkey.

Platforma oferuje także integracje z Gmailem, Dyskiem Google, Salesforce i Zendesk. Ulepszenia w Trello są zasadniczo bezpłatne, choć za niektóre dodatki od zewnętrznych twórców może być wymagana opłata abonamentowa.

monday.com

monday.com oferuje szeroki zakres integracji i dodatków, które można dodawać do przestrzeni roboczej w miarę potrzeb. Integracje te są dostępne do użytku na wszystkich tablicach, jednak wymagają odrębnej instalacji dla każdej z nich. Większość tych integracji pochodzi od zewnętrznych twórców i może wiązać się z opłatą abonamentową.

Do popularnych aplikacji dostępnych na monday.com należą m.in. notatki, osadzony kod HTML, opcja nagrywania audiodeskrypcji do zadań oraz SuperForm.

Dodatkowe integracje w monday.com obejmują m.in. pocztę e-mail, komunikację wewnętrzną, zarządzanie plikami i marketing. Warto jednak zaznaczyć, że niektóre z tych opcji są dostępne jedynie dla użytkowników korzystających z płatnych planów wyższych niż standardowy. Może to być znacząca różnica w porównaniu do Trello, gdzie wiele podobnych integracji jest bezpłatnych lub oferowanych za opłatą przez zewnętrznych twórców.

Zarówno Trello, jak i monday.com posiadają przyjazne i intuicyjne interfejsy użytkownika. Jednak, to które z nich jest łatwiejsze w obsłudze, zależy od osobistych preferencji.

Trello

Trello opiera się na metodzie tablicy Kanban, gdzie użytkownik może łatwo dostosowywać karty za pomocą obrazów. Karty prezentowane są na tablicy, gdzie wyświetlane są tylko najważniejsze informacje, takie jak tytuł, postęp i termin realizacji.

Użytkownik ma możliwość kolorowania kart, aby przekazywać ważne informacje, takie jak terminy realizacji pozostałym członkom zespołu. Klikając na kartę, można uzyskać dostęp do szczegółowych informacji. System ten przejrzyście porządkuje karty, przeglądając zapisane dokumenty i obrazy.

W porównaniu do monday.com, Trello jest łatwiejsze do nauki, ponieważ przeprowadza użytkowników przez ich pierwszy projekt krok po kroku. Wynika to z faktu, że Trello nie wyświetla zbyt wielu pól i opcji dostosowywania od samego początku.

monday.com

Interfejs monday.com przypomina arkusz kalkulacyjny z rekordami o nazwie „Pulse”, w którym można przechowywać dokumenty i zadania, lub przedstawiać kroki podjęte w celu realizacji projektu. Użytkownik ma możliwość tworzenia raportów za pomocą formularza online, co jest unikalną funkcją monday.com.

Jeśli miałeś już styczność z arkuszami kalkulacyjnymi, wiesz, czego możesz się spodziewać. Podobne funkcje to ikony i kolory, które służą do rozróżniania poszczególnych pól i ich dostosowania.

Jeśli jednak jesteś nowym użytkownikiem, format monday.com może być nieco przytłaczający, ponieważ wszystkie informacje, w tym kalendarze, widoki kart i osie czasu, znajdują się na tej samej stronie. Zaletą monday.com jest fakt, że przeprowadza użytkownika przez podstawowy proces tworzenia projektu, co pozwala na naukę bardziej zaawansowanych procesów w miarę postępów w pracy.

Zarówno Trello, jak i monday.com oferują profesjonalną obsługę klienta. Warto jednak zauważyć, że o ile monday.com zapewnia wsparcie telefoniczne, Trello oferuje użytkownikom pomoc jedynie za pośrednictwem poczty elektronicznej lub forów społecznościowych.

Trello

Pakiet obsługi klienta Trello obejmuje pisemne przewodniki i funkcję wyszukiwania instrukcji, które zapewniają zaawansowane, ale również podstawowe informacje. Przewodniki tego narzędzia są ilustrowane i łatwe do przyswojenia. Zawierają one bazę wiedzy, webinaria na YouTube, forum społeczności oraz pakiet szkoleniowy VIP.

monday.com

monday.com zdecydowanie przewyższa Trello pod względem obsługi klienta, oferując wsparcie telefoniczne i e-mailowe przez całą dobę. Firma udostępnia również bazę artykułów, przewodniki samopomocy oraz materiały wideo ze szczegółowymi samouczkami, które krok po kroku pomagają w wykonywaniu zadań.

Przewodniki obejmują profesjonalne usługi wdrażania, migracji danych, szkolenia oraz integracje. Dostępne narzędzia to wskazówki, baza wiedzy, webinaria, tutoriale wideo, forum społeczności oraz pakiet szkoleń VIP.

Trello

Naszym zdaniem, Trello najlepiej sprawdzi się w przypadku projektów marketingowych, zarządzania sprzedażą, obsługi klienta oraz działów HR. Plany wyższego poziomu narzędzia PM, obejmują podstawowe funkcje, z których korzystają firmy takie jak Adobe i Foot Locker.

Trello ma jednak pewne ograniczenia, takie jak brak wbudowanej funkcji fakturowania dla klientów, co sprawia, że lepiej sprawdza się w projektach wewnętrznych. Jeśli masz do czynienia z dużymi projektami wymagającymi zaawansowanych narzędzi do raportowania i budżetowania, warto rozważyć alternatywę dla Trello, która oferuje wyższy poziom funkcjonalności.

monday.com

Chociaż monday.com również wykorzystuje metodę Kanban do organizacji projektów, oferuje także dodatkowe funkcje o zaawansowanej funkcjonalności, co wyróżnia go na tle Trello. Pomimo zaawansowanych opcji, opinie użytkowników wskazują, że monday.com jest nadal bardzo intuicyjny i łatwy w obsłudze, co może być powodem, dla którego firmy takie jak Adidas, Lonely Planet i HubSpot, należą do jego użytkowników.

monday.com jest szczególnie polecany dla firm i osób odpowiedzialnych za duże projekty. Właściciele firm uznają, że plany podstawowe z ograniczonymi funkcjami, takimi jak limitowane dzienniki aktywności lub ograniczona przestrzeń na pliki, są niewystarczające. Dotyczy to także Trello.

W rezultacie, jeśli realizujesz duży projekt, który wymaga rozbudowanej funkcjonalności, monday.com powinien być Twoim pierwszym wyborem, nawet jeśli wiąże się to z wyższymi kosztami.

Słowo na koniec

Po porównaniu Trello z monday.com, zapewne zauważyłeś, że oba narzędzia PM oferują doskonałe funkcje współpracy. Wybór jednoznacznego zwycięzcy spośród nich lub porównanie ich z innymi narzędziami do zarządzania projektami staje się trudne.

Po pierwsze, Trello jest łatwe do wdrożenia, dzięki czemu nadaje się dla każdego, kto mógłby się przytłoczyć, natrafiając na zbyt wiele funkcji. Z drugiej strony, monday.com wyróżnia się różnorodnością typów tablic i zaawansowanymi narzędziami do współpracy. Dodatkowym atutem jest obszar „Moja Praca”, który ułatwia zarządzanie osobistymi zadaniami.

Ostateczny wybór powinien zależeć od Twoich potrzeb i preferencji. Wybierz Trello, jeśli szukasz prostego narzędzia PM do projektów, które wymagają minimum współpracy. Jeśli natomiast zależy Ci na zaawansowanych funkcjach i szerokiej gamie typów tablic, lepszym wyborem będzie monday.com. Uważamy, że monday.com jest ogólnie lepszym rozwiązaniem, ale ostateczna decyzja należy do Ciebie, ponieważ najlepiej znasz swój projekt.

Następnie zapoznaj się z analizą Asana vs. monday.com: które jest lepszym narzędziem do zarządzania projektami?