W ostatnim czasie obserwujemy wzrost popularności usług wirtualnych pokoi danych (VDR). Wynika to z rosnącej świadomości firm co do ich licznych zalet.
W erze, gdzie bezpieczeństwo danych stanowi kluczową kwestię zarówno dla przedsiębiorstw, jak i osób prywatnych, platformy VDR oferują bezpieczne środowisko online do przechowywania i udostępniania poufnych informacji i plików.
Te zaawansowane rozwiązania wykorzystują najnowsze technologie bezpieczeństwa i metody szyfrowania, co gwarantuje, że tylko uprawnione osoby mają dostęp do przechowywanych i udostępnianych danych.
Jednakże, mnogość dostawców VDR na rynku może sprawić, że wybór odpowiedniego rozwiązania staje się wyzwaniem.
Aby uprościć ten proces, przygotowałem listę czołowych dostawców wirtualnych pokoi danych, którzy zapewnią bezpieczeństwo Twoich transakcji.
Zanim przejdziemy do przeglądu najlepszych dostawców VDR, warto szczegółowo omówić czym one są i jakie korzyści oferują.
Czym jest wirtualny pokój danych?
Wirtualny pokój danych (VDR) to bezpieczne repozytorium online, które organizacje mogą wykorzystywać do przechowywania i rozpowszechniania poufnych danych.
Jest on często określany mianem wirtualnego pokoju transakcyjnego, ponieważ umożliwia firmom komunikację, podejmowanie istotnych decyzji i zarządzanie przepływami pracy w kontrolowanych warunkach, podobnie jak w tradycyjnym, fizycznym pokoju, z dostępem do wszystkich niezbędnych informacji.
Zazwyczaj VDR jest chroniony zaawansowanymi metodami szyfrowania, protokołami bezpieczeństwa, uwierzytelnianiem dwuskładnikowym oraz kontrolą pojedynczego logowania. Dzięki temu firmy mogą bezpiecznie i sprawnie przeprowadzać transakcje na dużą skalę, takie jak fuzje i przejęcia.
Platformy VDR stały się nieodzownym narzędziem dla współczesnych przedsiębiorstw, umożliwiając bezpieczne dzielenie się istotnymi danymi z klientami i dostawcami, bez konieczności bezpośrednich spotkań. W przeciwieństwie do tradycyjnych pomieszczeń do przechowywania dokumentów, elektroniczne pokoje danych eliminują problemy związane z zarządzaniem ogromnymi ilościami papierowej dokumentacji i wprowadzają nowoczesne metody zarządzania danymi.
Dzięki VDR, organizacje mogą zoptymalizować procesy biznesowe, podnieść efektywność zespołów oraz korzystać z bezpiecznej platformy do współpracy. Aby uzyskać dostęp do danych w VDR, użytkownik musi złożyć specjalny wniosek, a po jego pozytywnym rozpatrzeniu, otrzymuje szybki dostęp.
Jak działa wirtualny pokój danych?
VDR pełni rolę zabezpieczonej platformy lub narzędzia do przechowywania wszystkich cyfrowych dokumentów, umożliwiając firmom realizację złożonych transakcji z należytą starannością. Łączy w sobie funkcje zarządzania projektami, co przyczynia się do efektywnego przepływu pracy i zmniejszenia problemów związanych z dużą ilością fizycznej dokumentacji.
Źródło: DealRoom
W przypadku wyboru VDR od zaufanego dostawcy, platforma zostanie zainstalowana na Twoim serwerze, tworząc scentralizowane i bezpieczne repozytorium do udostępniania danych stronom trzecim. Osoby, takie jak inwestorzy czy klienci z odpowiednimi uprawnieniami, uzyskują dostęp do zasobów w kontrolowanym środowisku.
VDR umożliwia przechowywanie poufnych danych z zaawansowanymi zabezpieczeniami, a także pozwala na zarządzanie uprawnieniami dostępu, takimi jak czytanie, kopiowanie i drukowanie. Podczas finalizacji umów, organizacje mogą bezpiecznie wymieniać dane i dokumenty, sprawnie finalizując proces. Dodatkowo, VDR ułatwiają pracownikom szybką realizację zadań dzięki automatyzacji procesów i zaawansowanym funkcjom zarządzania projektami.
Korzyści z wirtualnych pokoi danych
Do korzyści płynących z wykorzystania VDR należą:
- Bezpieczne i chronione środowisko: Główną zaletą VDR jest zapewnienie bezpiecznej przestrzeni do przechowywania i udostępniania poufnych informacji. Dane są chronione dzięki zaawansowanym protokołom szyfrowania.
- Efektywniejsza analiza due diligence: VDR znacząco usprawniają proces analizy due diligence, oferując scentralizowany dostęp do danych. Ułatwia to efektywne udostępnianie, przeglądanie i analizowanie informacji przez inwestorów i klientów.
- Przejrzystość: Zapewniając bezpieczne środowisko, w którym organizacje i klienci mogą dzielić się danymi i monitorować aktywność użytkowników, VDR wzmacniają wzajemne zaufanie i przejrzystość.
- Usprawnienie transakcji: VDR przynoszą korzyści wielu organizacjom, zapewniając scentralizowaną platformę do sprawnej realizacji transakcji, udostępniania dokumentów i przyspieszenia sprzedaży. Usprawnienie procesów pozwala użytkownikom na szybką pracę nad transakcjami.
- Oszczędność kosztów: Wdrożenie VDR na serwerach minimalizuje potrzebę korzystania z papierowej dokumentacji oraz redukuje koszty drukowania i obsługi dokumentów. Korzystanie z VDR przyczynia się do obniżenia kosztów związanych z udostępnianiem dokumentów i podróżami w celu prezentacji ich klientom korporacyjnym.
Zastosowania wirtualnych pokoi danych
Wirtualne pokoje danych zrewolucjonizowały sposób przeprowadzania fuzji i przejęć, pozyskiwania kapitału, transakcji finansowych i innych operacji biznesowych. Poniżej przedstawiono kilka przykładów zastosowań VDR:
- Produkcja: Firmy z branży produkcyjnej często korzystają z VDR do zawierania transakcji o wartości setek milionów dolarów z klientami i dostawcami. VDR zapewniają im platformę do współpracy i udostępniania wrażliwych danych.
- Technologia informatyczna: Branża IT jest jednym z największych użytkowników VDR, które służą do udostępniania dokumentów zespołom na całym świecie, a także klientom, stronom trzecim i innym firmom.
- Bankowość: VDR wspierają banki w zarządzaniu fuzjami, pożyczkami, bezpiecznej wymianie poufnych dokumentów oraz innych działaniach w regulowanym środowisku. Oferują im wirtualne skarbce do bezpiecznego przechowywania danych klientów.
- Doradztwo: Wiele firm doradczych korzysta z VDR, które ułatwiają współpracę projektową, zarządzanie klientami i dzielenie się wiedzą.
- Kancelarie prawne: Kancelarie prawne, znane z zarządzania dużymi ilościami dokumentów, mogą wykorzystać VDR do usprawnienia przepływu pracy. VDR umożliwiają im łatwe udostępnianie dokumentów i innych plików klientom i partnerom biznesowym.
Teraz przejdźmy do przeglądu najlepszych dostawców wirtualnych pokoi danych, których warto rozważyć.
DealRoom
Bezpiecznie przechowuj wszystkie poufne dokumenty swojej organizacji w jednym miejscu, kontroluj dostęp do danych, szybko udostępniaj je klientom na życzenie i współpracuj nad nimi dzięki DealRoom. Jest to wiodąca platforma VDR, którą wybiera wiele globalnych organizacji.
Dzięki scentralizowanemu przechowywaniu danych, DealRoom umożliwia przeglądanie wszystkich informacji w wbudowanej przeglądarce dokumentów i arkuszy Excel bez potrzeby przełączania się między platformami. Umożliwia również wykorzystanie zaawansowanej analizy danych do monitorowania aktywności związanej z dokumentami oraz żądań dostępu i zaangażowania klientów.
Z DealRoom nie musisz obawiać się kradzieży danych lub nieautoryzowanego dostępu, ponieważ oprogramowanie oferuje konfigurowalne uprawnienia i uwierzytelnianie wieloskładnikowe. Dodatkowo, możesz sprawnie realizować proces due diligence dzięki łatwemu przesyłaniu danych metodą „przeciągnij i upuść”.
Podstawowy plan DealRoom kosztuje 1295 USD miesięcznie.
Caplinked
Caplinked to renomowany dostawca wirtualnych pokoi danych, który pomoże Ci zwiększyć poziom bezpieczeństwa zarządzania dokumentami. Zapewni Ci rozbudowaną przestrzeń roboczą, która będzie służyć jako skarbiec do przechowywania dokumentów Twojej firmy, klientów i inwestorów.
Caplinked stosuje 256-bitowe szyfrowanie klasy wojskowej i jest zgodny z HIPAA i SOC 2. Niezależnie od tego, czy Twoja firma działa w sektorze inwestycyjnym, IT, czy produkcyjnym, Caplinked umożliwia tworzenie spersonalizowanych grup i konfigurację uprawnień zgodnie z Twoimi potrzebami.
Co więcej, Caplinked to nie tylko udostępnianie plików, ale również tworzenie kopii zapasowych i możliwość generowania niestandardowych instrukcji dostępu do magazynu. Możesz skorzystać z funkcji zarządzania prawami cyfrowymi w celu ochrony poufnych plików za pomocą zaawansowanego szyfrowania, dzięki czemu dostęp do nich będą mieli tylko upoważnieni użytkownicy.
Ten dostawca VDR wykorzystuje również potencjał sztucznej inteligencji do automatycznego redagowania poufnych informacji i organizowania danych za pomocą wyszukiwania tekstu. Centralny panel sterowania pozwala na łatwe śledzenie wszystkich działań i modyfikacji w systemie.
Caplinked oferuje oprogramowanie VDR w dwóch planach, z których podstawowy (Team) kosztuje 149 USD miesięcznie.
Box
Box ułatwia zarządzanie transakcjami i udostępnianie danych za pomocą narzędzia VDR. Pomaga usprawnić i zabezpieczyć proces due diligence w przypadku fuzji i przejęć, negocjacji umów, procesów przetargowych i innych aspektów zarządzania transakcjami.
Box umożliwia szybką reakcję i negocjacje, a także finalizację umów, oferując ponad 1400 integracji, które przyspieszają cykle transakcji. Zapewnia również dostęp mobilny i podgląd ponad 125 formatów plików w przeglądarce, działając bezproblemowo bez uszczerbku dla integralności lub bezpieczeństwa danych.
Box oferuje szereg protokołów bezpieczeństwa, klasyfikacji danych i niezawodnych procesów autoryzacji użytkowników, zapewniając bezpieczeństwo i prywatność uczestnikom procesu. Ponadto, uzyskasz bezpieczny dostęp do plików i wgląd w dane dzięki opcjom ukrywania współpracy i znakowania wodnego. Box korzysta również z funkcji dysponowania i przechowywania danych w celu zapewnienia zgodności z regulacjami, takimi jak SOX i FINRA.
Dodatkowo, Box wykorzystuje uczenie maszynowe do ekstrakcji potrzebnych informacji z przechowywanych dokumentów. Możesz współpracować z oferentami w ramach swojego VDR oraz udostępniać swoje dane i nimi zarządzać podczas pracy nad nową umową.
Digify
Jeśli szukasz niezawodnego dostawcy wirtualnych pokoi danych do zarządzania umowami z klientami, Digify może być odpowiednią opcją.
To rozwiązanie VDR zapewnia wgląd niezbędny do przyspieszenia transakcji oraz imponujące funkcje śledzenia dokumentów i analizy interakcji inwestora z danymi. Digify oferuje opcję zaawansowanego brandingu, umożliwiając używanie adresów URL z białą etykietą na platformie VDR.
Digify pozwala na szybkie dostosowanie platformy za pomocą logo, awatarów i kolorów marki, co buduje zaufanie gości w pokoju danych. Ten dostawca VDR zapewnia również najwyższy poziom bezpieczeństwa dzięki certyfikacji ISO27001, umowom NDA on-click i pełnemu szyfrowaniu.
Standardowe plany tej usługi zaczynają się od 120 USD miesięcznie przy rozliczeniu rocznym.
Onehub
Onehub oferuje wirtualne pokoje danych, które zapewniają intuicyjną platformę do przechowywania danych, zarządzania nimi oraz pomyślnego finalizowania transakcji.
Ten VDR umożliwia bezpieczną i bezproblemową współpracę z klientami i współpracownikami, pozwalając na udostępnianie dokumentów, danych i innych istotnych informacji bez obaw. Możesz zaoszczędzić czas dzięki funkcji przesyłania metodą „przeciągnij i upuść” oraz skorzystać z wysokiej jakości podglądu ponad 30 typów plików.
Zaawansowany system śledzenia aktywności informuje Cię o każdym działaniu w Twoim pokoju danych. Onehub znacznie ułatwia organizowanie plików i folderów, dając jednocześnie kontrolę nad tym, kto ma dostęp do poszczególnych zasobów.
Onehub dba o Twoje dane i pokój danych dzięki 256-bitowemu szyfrowaniu na poziomie bankowym, minimalizując ryzyko dostępu do Twoich danych przez osoby niepowołane. Umożliwia także personalizację przestrzeni roboczej za pomocą logo i koloru Twojej organizacji.
iDeals
Udostępniaj i współpracuj nad dokumentami biznesowymi i innymi poufnymi danymi, korzystając z zabezpieczeń VDR od iDeals. Platforma zapewnia interaktywny dostęp z dowolnego urządzenia bez konieczności instalowania dodatkowych wtyczek.
Podczas przesyłania dokumentów w iDeals wystarczy przeciągnąć i upuścić plik, a dokumenty zostaną automatycznie ponumerowane. Możesz również ustawić znaki wodne i preferencje przed rozpoczęciem transakcji, które zostaną automatycznie zastosowane do wszystkich dodanych dokumentów.
iDeals obsługuje ponad 25 formatów plików i daje możliwość ograniczenia widoczności określonego tekstu lub obrazów w dokumencie poprzez zredagowanie poufnych fragmentów. Zarządzanie uprawnieniami do dokumentów jest bardzo efektywne, umożliwiając konfigurowanie uprawnień dostępu do plików według potrzeb.
Dzięki dostępności pokoju danych na poziomie 99,95%, masz stały dostęp do wszystkich udostępnionych danych. Dodatkowo, uzyskasz dostęp do graficznych raportów przedstawiających aktywność oferentów, co może przyspieszyć proces decyzyjny.
iDeals oferuje najwyższy poziom bezpieczeństwa dzięki 256-bitowemu szyfrowaniu i 2048-bitowym kluczom. Infrastruktura centrum danych jest w pełni audytowana i zgodna z SOC 2, a operacje centrum danych są audytowane przez EY i posiadają certyfikat ISO 27001.
Dzięki temu, że centra danych nieustannie się replikują, ryzyko utraty danych jest minimalne, nawet w przypadku awarii serwera. iDeals oferuje wiele zaawansowanych funkcji, takich jak widok ogrodzenia, znak wodny, ograniczenia adresów IP, bezpieczna przeglądarka arkuszy kalkulacyjnych i inne.
DocSend
Usprawnij udostępnianie dokumentów i procesy biznesowe dzięki DocSend od Dropboxa. Platforma oferuje wirtualny pokój danych z zaawansowanym zarządzaniem uprawnieniami, adresami e-mail i domenami oraz dostępem do wrażliwych danych.
DocSend umożliwia ochronę danych na poziomie szczegółowym, zapewniając zarządzanie uprawnieniami dla poszczególnych dokumentów. Użytkownicy mogą przeglądać pliki z dowolnego urządzenia z odpowiednimi uprawnieniami, bez konieczności pobierania dodatkowego oprogramowania.
Możesz wprowadzić spersonalizowane wrażenia z oglądania VDR, dodając niestandardowe logo i baner, co buduje pozytywne wrażenie wśród gości. Platforma pozwala również na udostępnianie wielu dokumentów za pomocą jednego łącza.
FirmRoom
Potwierdzony certyfikatem SOC 2 typu 2 oraz intuicyjnym zarządzaniem dokumentami, FirmRoom oferuje łatwy w obsłudze VDR do wszystkich procesów współpracy i udostępniania dokumentów.
Narzędzie VDR pozwala na efektywne zarządzanie plikami dzięki funkcji przesyłania metodą „przeciągnij i upuść”, powiadamianiu zespołu o nowych dokumentach, automatycznemu indeksowaniu i zaawansowanemu wyszukiwaniu. Oferuje bezpieczną przeglądarkę arkuszy kalkulacyjnych oraz przeglądarkę dokumentów i Excela, umożliwiającą przeglądanie danych w różnych formatach.
FirmRoom posiada wbudowaną funkcję inteligentnej redakcji, która szybko identyfikuje i usuwa wszystkie elementy wzorców informacji, chroniąc tym samym poufne dane osobowe i dokumenty biznesowe.
Ponadto, FirmRoom oferuje zaawansowaną ochronę przechowywanych dokumentów dzięki 4-poziomowemu dostępowi, znakom wodnym i funkcjom NDA. Zaawansowana analityka zapewnia kompleksowy wgląd w to, co dzieje się z dokumentami w VDR, w tym w mapy cieplne dokumentów oraz aktywność grup i użytkowników.
Ansarada
Osiągaj kluczowe wyniki biznesowe dzięki Ansarada, która oferuje inteligentne wirtualne pokoje danych, wspierające rozwój Twojej firmy. Poza bezpieczeństwem udostępniania plików, platforma integruje się z innymi systemami, ułatwiając przeglądanie dokumentów bez konieczności ręcznego przełączania aplikacji.
Funkcja „przeciągnij i upuść” ułatwia przechowywanie plików w systemie. Platforma oferuje również narzędzie Deal Workflow, które umożliwia zespołowi współpracę i strategiczną pracę bez ograniczeń co do liczby użytkowników.
Ansarada to nowoczesny wirtualny pokój danych, który wspiera przygotowania do transakcji M&A i IPO, a także wdrożenie zarządzania użytkownikami i dyscypliny operacyjnej. Wykorzystuje potencjał sztucznej inteligencji do monitorowania aktywności użytkowników.
Korzystanie z tej platformy kosztuje 1039 USD miesięcznie przy nieograniczonej liczbie użytkowników.
Imprima
Imprima to platforma VDR, która oferuje szybszy dostęp do danych dzięki technologii blob storage. Jest wspomagana przez sztuczną inteligencję, która umożliwia pracę z dowolnym typem dokumentu w dowolnym języku i automatycznie redaguje wrażliwe części dokumentów, zapewniając zgodność z RODO.
Ponadto, Imprima szczegółowo analizuje dokumentację prawną i automatycznie organizuje Twój VDR. Platforma oferuje pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym i mapy cieplne do śledzenia zainteresowania oferentów, a także umożliwia tworzenie niestandardowych szablonów w formacie graficznym.
Dzięki sztucznej inteligencji i automatyzacji, Imprima umożliwia przeglądanie dokumentacji prawnej i szybką, automatyczną organizację VDR. Platforma usprawnia zarządzanie użytkownikami, procesy transakcyjne i zarządzanie pytaniami i odpowiedziami w VDR.
Imprima jest zgodna z ISO 27001:2013 i RODO, aby zapewnić bezpieczeństwo i prywatność danych. Jej serwery zlokalizowane w UE stosują wiodące praktyki bezpieczeństwa.
Podsumowanie
Wirtualne pokoje danych (VDR) ułatwiły firmom bezpieczne przechowywanie danych i zarządzanie nimi, przyspieszając jednocześnie procesy fuzji i przejęć oraz inne transakcje.
Wszyscy wymienieni dostawcy VDR oferują podstawowe i zaawansowane funkcje oraz solidne zabezpieczenia i zgodność z przepisami, aby chronić Cię przed zagrożeniami bezpieczeństwa i prywatności. Wybierz rozwiązanie, które najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy i możliwościom budżetowym.
Zapraszam do zapoznania się z informacjami o typach centrów danych, które przedstawiam w krótkim, 5-minutowym artykule.
newsblog.pl