Usługi Virtual Data Room (VDR) cieszą się ostatnio dużą popularnością, ponieważ firmy powoli zdają sobie sprawę z ich korzyści.
W dzisiejszych czasach, gdy bezpieczeństwo stało się głównym problemem zarówno dla organizacji, jak i osób prywatnych, rozwiązania VDR oferują bezpieczną przestrzeń online do przechowywania i udostępniania poufnych danych i plików.
Rozwiązania te są wyposażone w najnowocześniejsze zasady bezpieczeństwa i protokoły szyfrowania umożliwiające przechowywanie i udostępnianie poufnych plików, do których dostęp mają tylko upoważnione osoby.
Ponieważ na rynku dostępnych jest wielu dostawców VDR, użytkownicy mogą czasami czuć się przytłoczeni wyborem jednego z nich.
Aby ułatwić ci ten proces, przygotowałem listę najlepszych dostawców wirtualnych pokojów danych do bezpiecznego zawierania transakcji.
Omówmy szczegółowo VDR i ich zalety, zanim porozmawiamy o najlepszych dostawcach VDR.
Spis treści:
Co to jest wirtualny pokój danych?
Wirtualny pokój danych (VDR) przypomina bezpieczne repozytorium online, którego organizacje mogą używać do przechowywania i dystrybucji poufnych danych.
Jest również znany jako wirtualny pokój transakcji, ponieważ umożliwia organizacjom komunikację, podejmowanie strategicznych decyzji, a także obsługę przepływów pracy w kontrolowanym środowisku (takim jak fizyczny pokój) z dostępem do wszystkich wymaganych danych.
Zwykle VDR jest zabezpieczony za pomocą najwyższej klasy szyfrowania, protokołów bezpieczeństwa, uwierzytelniania dwuskładnikowego i kontroli pojedynczego logowania. W ten sposób organizacje mogą łatwo i bezpiecznie przeprowadzać transakcje fuzji i przejęć na dużą skalę.
Rejestratory VDR stały się niezbędnym narzędziem nowoczesnych firm do udostępniania ważnych danych firmowych klientom i dostawcom bez konieczności jakiejkolwiek fizycznej interakcji. W przeciwieństwie do fizycznych pomieszczeń do przetwarzania danych, to elektroniczne biuro danych pozwala uniknąć bałaganu związanego z ogromnymi fizycznymi dokumentami i zapewnia nowoczesne zarządzanie dokumentami.
Dzięki VDR organizacje mogą usprawnić przepływ pracy w firmie i zwiększyć produktywność zespołu, korzystając jednocześnie z bezpiecznej platformy współpracy. Jako użytkownik musisz złożyć specjalny wniosek o dostęp do swoich danych w VDR, a jeśli jesteś zakwalifikowany, otrzymasz szybką odpowiedź.
Jak działa wirtualny pokój danych?
VDR działa jako bezpieczna platforma repozytorium lub narzędzie do wszystkich dokumentów cyfrowych i umożliwia organizacjom zawieranie ogromnych transakcji z należytą starannością. Łączy w sobie możliwości zarządzania projektami w celu zapewnienia wydajnego przepływu pracy i zmniejszenia bałaganu związanego z ciężką fizyczną dokumentacją.
Źródło: DealPokój
Jeśli zdecydujesz się na VDR od wiarygodnego dostawcy, zainstaluje on go na Twoim serwerze i stworzy scentralizowaną, zabezpieczoną przestrzeń zasobów do udostępniania danych stronom trzecim. Osoby takie jak inwestorzy i klienci z odpowiednimi referencjami mogą uzyskiwać dostęp do zasobów w kontrolowanym środowisku.
VDR umożliwiają przechowywanie poufnych danych z zaawansowanymi zabezpieczeniami, a także pomagają zarządzać uprawnieniami widzów do ich czytania, kopiowania i drukowania. Podczas zawierania umów organizacje mogą bezpiecznie wymieniać dane i dokumenty oraz dokończyć proces. Poza tym VDR umożliwiają pracownikom szybkie wykonywanie przypisanych im zadań dzięki zautomatyzowanym procesom i zaawansowanemu zarządzaniu projektami.
Korzyści z wirtualnych pokoi danych
Korzyści z VDR obejmują:
- Bezpieczna i chroniona przestrzeń: Główną zaletą VDR jest to, że zapewnia bezpieczną przestrzeń do udostępniania i przechowywania poufnych danych. Jest chroniony przez protokoły szyfrowania w celu ochrony danych.
- Udoskonalona analiza due diligence: VDR odegrała kluczową rolę w usprawnieniu procesu due diligence, zapewniając scentralizowaną przestrzeń dla danych. Umożliwia efektywne udostępnianie, przeglądanie i analizę danych przez inwestorów i klientów.
- Zapewnij przejrzystość: ponieważ zapewnia bezpieczne środowisko, w którym organizacje i klienci mogą udostępniać dane i śledzić aktywność użytkowników, buduje wzajemne zaufanie i przejrzystość.
- Zwiększenie procesu transakcji: VDR przyniosło korzyści wielu organizacjom, zapewniając scentralizowaną platformę umożliwiającą organizacjom bezproblemowe realizowanie transakcji, udostępnianie dokumentów i przyspieszanie sprzedaży. Usprawnia wszystkie procesy, co pomaga użytkownikom szybko pracować nad transakcją.
- Opłacalność: Wdrożenie VDR na serwerach pomaga ograniczyć potrzebę fizycznej pracy papierowej oraz koszty związane z drukowaniem i obsługą tych dokumentów. Gdy zaczniesz korzystać z VDR, pomoże to obniżyć koszty udostępniania dokumentów i podróży w celu przedstawienia dokumentów klientom korporacyjnym.
Przypadki użycia Virtual Data Room
Wirtualne pokoje danych zrewolucjonizowały sposób przeprowadzania fuzji i przejęć, pozyskiwania kapitału, transakcji finansowych i innych transakcji biznesowych. Oto kilka przypadków użycia VDR:
- Produkcja: Organizacje związane z produkcją szeroko wykorzystują VDR do zawierania transakcji wartych miliardy dolarów z klientami i dostawcami. Zapewnia im platformę do współpracy i dystrybucji wrażliwych danych.
- Technologia informatyczna: Branża IT ma jednego z największych użytkowników VDR, którzy udostępniają dokumenty zespołom w różnych częściach świata, a także klientom, stronom trzecim i innym firmom.
- Banki: VDR pomaga bankom w zarządzaniu fuzjami, pożyczkami, wymianą wrażliwych dokumentów i innymi zadaniami w bezpiecznym i odpowiednio regulowanym środowisku. Zapewnia im bezpieczny wirtualny skarbiec, w którym mogą przechowywać wrażliwe dane klientów.
- Usługa konsultingowa: po wdrożeniu VDR skorzystało z niej wiele usług konsultingowych, ponieważ ułatwia współpracę projektową, zarządzanie klientami i dzielenie się wiedzą.
- Kancelarie prawnicze: Kancelarie prawne są znane z zajmowania się stosami dokumentów, ale VDR może pomóc im wydostać się z bałaganu i usprawnić przepływ pracy. Mogą teraz łatwo udostępniać dokumenty i inne dokumenty klientom i firmom.
Teraz przyjrzyjmy się wszystkim najlepszym dostawcom wirtualnych pokojów danych, których możesz rozważyć.
DealPokój
Bezpiecznie przechowuj wszystkie poufne dokumenty swojej organizacji w jednym miejscu, zarządzaj kontrolą danych, szybko udostępniaj je klientom na żądanie i współpracuj nad nimi za pomocą DealPokój. Jest to wiodąca platforma VDR preferowana przez wiele globalnych organizacji.
Dzięki opcji scentralizowanego przechowywania danych DealRoom możesz przeglądać wszystkie informacje za pomocą wbudowanego dokumentu i przeglądarki Excel bez konieczności przełączania się między platformami. Pozwala również wykorzystać wnikliwą analizę danych, w której możesz przeglądać i analizować działania związane z dokumentami oraz żądać dostępu i zaangażowania klientów.
Dzięki DealRoom nie musisz się zbytnio martwić kradzieżą danych lub nieautoryzowanym dostępem, ponieważ oprogramowanie ma konfigurowalne uprawnienia i uwierzytelnianie wieloskładnikowe. Ponadto możesz wypełnić wnioski o przeprowadzenie analizy due diligence za pomocą łatwego przesyłania metodą „przeciągnij i upuść”.
Początkowy plan DealRoom kosztuje 1295 USD miesięcznie.
Ograniczone
Ograniczone to renomowany dostawca wirtualnych pokojów danych, który może pomóc Ci przenieść zarządzanie dokumentami na wyższy poziom bezpieczeństwa. Zapewni Ci szeroką przestrzeń roboczą działającą jako skarbiec do przechowywania dokumentów Twojej firmy, klientów i inwestorów.
Caplinked wykorzystuje 256-bitowe szyfrowanie klasy wojskowej i jest zgodne z HIPAA i SOC 2. Niezależnie od tego, czy Twoja firma należy do sektora inwestycyjnego, IT czy produkcyjnego, Caplinked pomaga tworzyć niestandardowe grupy i konfigurować uprawnienia zgodnie z wymaganiami.
Co więcej, Caplinked to coś więcej niż tylko udostępnianie plików; tworzy magazyn kopii zapasowych i umożliwia tworzenie specjalnych instrukcji dostępu do magazynu. Możesz skorzystać z zarządzania prawami cyfrowymi, aby chronić swoje poufne pliki za pomocą odpowiedniego szyfrowania, aby widzowie z zabezpieczonymi danymi uwierzytelniającymi mieli do nich dostęp tylko.
Ten dostawca VDR wykorzystuje również moc sztucznej inteligencji, aby pomóc Ci automatycznie redagować poufne informacje i organizować dane za pomocą pojedynczego tekstu wyszukiwania. Korzystając z centralnego pulpitu nawigacyjnego, możesz łatwo śledzić wszystkie działania i modyfikacje dokonywane w systemie.
Caplinked oferuje oprogramowanie VDR w dwóch planach, zaczynając od Team za 149 USD miesięcznie.
Skrzynka
Skrzynka może uprościć zarządzanie transakcjami i udostępnianie danych za pomocą narzędzia VDR. Pomaga usprawnić i zabezpieczyć due diligence fuzji i przejęć, negocjacje umów, proces przetargowy i inne zarządzanie transakcjami.
Od pomocy klientom w natychmiastowym reagowaniu i negocjacjach po podpisywanie umów, Box pozwala wybierać spośród ponad 1400 integracji, aby przyspieszyć cykle transakcji. Zapewnia również dostęp mobilny i podgląd w przeglądarce w ponad 125 formatach plików, które działają bez wysiłku bez uszczerbku dla integralności lub bezpieczeństwa danych.
Box oferuje różne protokoły bezpieczeństwa, klasyfikację i niezawodne procesy autoryzacji użytkowników, aby zapewnić licytantom bezpieczeństwo i prywatność. Ponadto uzyskasz bezpieczny dostęp do plików i widoczność dzięki ukrywaniu współpracy i funkcjom znakowania wodnego. Wykorzystuje również funkcje dyspozycji i przechowywania, aby przestrzegać zgodności, takich jak SOX i FINRA.
Co więcej, Box to funkcja, która wykorzystuje uczenie maszynowe, aby pomóc Ci wyodrębnić wymagane, istotne informacje z przechowywanych dokumentów. Aby pracować nad nową umową, możesz współpracować z oferentami w swoim VDR oraz udostępniać swoje dane i zarządzać nimi.
zdigitalizować
Jeśli szukasz niezawodnego dostawcy wirtualnego pokoju danych do zarządzania umowami z klientami, to zapraszamy zdigitalizować może być dobrą opcją.
To rozwiązanie VDR zapewnia wgląd wymagany do przyspieszenia zawierania transakcji i zapewnia imponujące śledzenie dokumentów oraz analizę interakcji inwestora z danymi. Digify oferuje zaawansowaną opcję brandingu, która pozwala na używanie adresów URL z białą etykietą na platformie VDR.
Digify pomoże Ci w szybkim dostosowaniu za pomocą logo, awatarów i kolorów marki, co jest przydatne w budowaniu zaufania gości w pokoju danych. Dzięki certyfikacji ISO27001, umowom NDA on-click i pełnemu szyfrowaniu ten dostawca VDR zapewnia również najwyższy poziom bezpieczeństwa.
Standardowe plany tej usługi zaczynają się od 120 USD miesięcznie przy rozliczaniu rocznym.
Onehub
OnehubWirtualne pokoje danych zapewniają bezproblemową platformę do przechowywania i zarządzania danymi oraz pomyślnego zawierania transakcji.
Ten VDR umożliwia bezpieczną i bezproblemową współpracę z klientami, klientami i współpracownikami, udostępniając bez obaw dokumenty, dane i inne ważne informacje. Możesz zaoszczędzić dużo czasu, korzystając z funkcji przesyłania metodą „przeciągnij i upuść”, a także uzyskać wysokiej jakości podgląd ponad 30 typów plików.
Dzięki zaawansowanemu śledzeniu aktywności dowiesz się o każdej aktywności w swoim data roomie. Onehub znacznie ułatwia organizowanie wszystkich plików i folderów, jednocześnie kontrolując, kto może uzyskiwać dostęp do których plików.
Onehub stara się w pełni zadbać o Twoje dane i pokój danych za pomocą 256-bitowego szyfrowania na poziomie banku, zmniejszając szanse hakera na zdobycie Twoich danych. Pozwala także dostosować przestrzeń roboczą za pomocą logo i koloru Twojej organizacji, nadając jej osobisty charakter.
iDeale
Udostępniaj i współpracuj nad dokumentami biznesowymi i innymi poufnymi danymi, korzystając z zabezpieczeń VDR iDeale. Zapewnia interaktywną platformę, do której można uzyskać dostęp z dowolnego urządzenia bez żadnych wtyczek.
Podczas przesyłania dokumentów w iDeals możesz po prostu przeciągnąć i upuścić plik, a pliki zostaną automatycznie ponumerowane dla Twojej wygody. Możesz także ustawić znaki wodne i ustawienia przed rozpoczęciem transakcji, które zostaną automatycznie zastosowane do wszystkich dodanych dokumentów.
iDeals obsługuje ponad 25 formatów i masz możliwość ograniczenia widoku określonego tekstu lub obrazów w dokumencie poprzez zredagowanie poufnej części. Zarządzanie prawami do dokumentów jest wysoce efektywne, gdzie można skonfigurować uprawnienia do plików zgodnie z wymaganiami.
Dzięki dostępności pokoju danych na poziomie 99,95% zawsze masz dostęp do wszystkich udostępnionych danych. Będziesz także mógł uzyskać graficzne raporty pokazujące działania oferentów, co może pomóc skrócić czas podejmowania decyzji.
iDeals oferuje najwyższy poziom bezpieczeństwa dzięki 256-bitowemu szyfrowaniu wraz z 2048-bitowymi kluczami. Jej infrastruktura centrum danych jest w pełni audytowana i zgodna z SOC 2, a operacje centrum danych są audytowane przez EY i posiadają certyfikat ISO 27001.
Ponieważ wiele centrów danych stale odzwierciedla siebie nawzajem, szanse na utratę danych są minimalne, nawet jeśli występuje wiele awarii serwera. iDeals zapewnia wiele zaawansowanych funkcji, takich jak widok ogrodzenia, znak wodny, ograniczenie adresu IP, bezpieczna przeglądarka arkuszy kalkulacyjnych i wiele innych.
Wyślij dokument
Usprawnij udostępnianie dokumentów i procesy biznesowe dzięki Wyślij dokument przez Dropboxa. Oferuje wirtualny pokój danych z inteligentnym zarządzaniem uprawnieniami adresów e-mail i domen oraz dostępem do wrażliwych danych.
DocSend umożliwia nawet wdrożenie ochrony na poziomie szczegółowym, zapewniając zarządzanie uprawnieniami dla poszczególnych dokumentów. Ta platforma VDR ułatwiła użytkownikom przeglądanie plików z dowolnego urządzenia z odpowiednimi uprawnieniami bez konieczności pobierania oprogramowania.
Możesz wprowadzić spersonalizowane wrażenia z oglądania VDR za pomocą dostosowanego logo i obrazu banera. Stwarza to dobre wrażenie przed gośćmi. Umożliwia udostępnianie wielu dokumentów za pomocą jednego łącza.
Firmowy pokój
Poparte certyfikatem SOC 2 typu 2 i prostym zarządzaniem dokumentami, Firmowy pokój zapewnia łatwy w użyciu VDR dla wszystkich procesów współpracy i udostępniania dokumentów.
Narzędzie VDR pozwala efektywnie zarządzać plikami za pomocą funkcji przesyłania metodą „przeciągnij i upuść”, powiadamiać zespół o nowych dokumentach oraz wykorzystywać automatyczne indeksowanie i zaawansowane wyszukiwanie. Zawiera bezpieczną przeglądarkę arkuszy kalkulacyjnych wraz z przeglądarką dokumentów i programu Excel, która umożliwia przeglądanie danych w wielu formatach plików.
FirmRoom ma wbudowaną inteligentną funkcję redakcyjną, która szybko identyfikuje i usuwa wszelkie części wzorców informacji w celu ochrony osobistych i krytycznych dokumentów biznesowych.
Co więcej, FirmRoom zapewnia imponującą ochronę wszystkich przechowywanych dokumentów dzięki 4-poziomowemu dostępowi do dokumentów, funkcji znaku wodnego i NDA. Dzięki inteligentnej analityce będziesz mieć szeroki wgląd w to, co dzieje się z dokumentami w VDR, w tym mapę termiczną dokumentu oraz aktywność grup i użytkowników.
Ansarada
Osiągaj kluczowe wyniki biznesowe dzięki Ansarada, która zapewnia inteligentne wirtualne pokoje danych wspierające rozwój Twojej firmy. Oprócz tego, że jest bezpieczną platformą do udostępniania plików, integruje się z innymi platformami, pomagając przeglądać dokumenty bez ręcznego przełączania aplikacji.
Funkcja „przeciągnij i upuść” ułatwia przechowywanie plików w narzędziu. Oferuje również narzędzie Deal Workflow, które pozwala Twojemu zespołowi współpracować i strategicznie pracować bez ograniczeń co do całkowitej liczby użytkowników.
Ansarada to nowoczesny wirtualny pokój danych, który nie tylko pomaga przygotować się do transakcji M&A i IPO, ale także wdraża zarządzanie użytkownikami i dyscyplinę operacyjną. Wykorzystuje moc sztucznej inteligencji do śledzenia działań użytkowników.
Zdobądź to narzędzie, płacąc 1039 USD miesięcznie za nieograniczoną liczbę użytkowników.
Imprima
Imprima to platforma VDR oferująca szybszy dostęp do danych dzięki technologii blob storage. Jest zasilany przez sztuczną inteligencję, która pozwala pracować na dowolnym typie dokumentu w dowolnym języku i automatycznie redagować istotne części dokumentów w celu zapewnienia zgodności z RODO.
Ponadto Imprima dokładnie sprawdza dokumentację prawną i automatycznie porządkuje Twoje VDR. Oferuje pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym i mapy cieplne do śledzenia zainteresowań oferenta oraz umożliwia tworzenie niestandardowych szablonów w formacie graficznym.
Dzięki sztucznej inteligencji i narzędziu do automatyzacji Imprima możesz przeglądać dokumentację prawną i szybko automatycznie porządkować swoje VDR. Udoskonaliło zarządzanie użytkownikami, usprawniając proces zawierania transakcji i umożliwiając zarządzanie pytaniami i odpowiedziami w VDR.
Imprima jest zgodna z ISO 27001:2013 i RODO w celu ochrony danych i zachowania prywatności. Jej serwery danych z siedzibą w UE stosują wiodące w branży praktyki bezpieczeństwa.
Wniosek
Wirtualne pokoje danych (VDR) ułatwiły firmom bezpieczne przechowywanie danych i zarządzanie nimi, przy jednoczesnym przyspieszeniu fuzji i przejęć oraz innych transakcji.
Wszyscy dostawcy VDR, o których wspomniałem powyżej, oferują podstawowe i zaawansowane funkcje oraz solidne zasady bezpieczeństwa i zgodności, aby chronić Cię przed zagrożeniami bezpieczeństwa i prywatności. Dlatego wybierz dowolny z nich w oparciu o potrzeby biznesowe i przystępność cenową.
Następnie zapoznaj się z typami centrów danych wyjaśnionymi w maksymalnie 5 minut.