10 najlepszych narzędzi do śledzenia obecności pracowników dla małych i średnich firm

Systemy monitorowania obecności pracowników zrewolucjonizowały tradycyjne metody ewidencji czasu pracy. Ich elastyczność i dostępność z dowolnego miejsca i o dowolnej porze sprawiają, że zarządzanie obecnością staje się znacznie prostsze.

Minęły już czasy ręcznego prowadzenia rejestrów i arkuszy kalkulacyjnych w Excelu. Teraz pracownicy mogą potwierdzać swoją obecność online, eliminując potrzebę fizycznej interwencji. Menedżerowie, z kolei, mogą monitorować aktywność swoich zespołów za pomocą urządzeń mobilnych. Takie rozwiązanie przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i zarządzającym.

Spójrzmy, jak aplikacje do ewidencji czasu pracy wspierają sprawną organizację pracy w firmach.

Elastyczność

Współcześni pracownicy często wykonują swoje obowiązki poza tradycyjnym biurem, pracując zdalnie lub biorąc udział w spotkaniach w terenie. Śledzenie ich aktywności w takich warunkach może być wyzwaniem. Aplikacje do monitorowania obecności pomagają w rejestrowaniu przepracowanych godzin i umożliwiają menedżerom efektywne planowanie pracy.

Precyzja

Automatyzacja procesu rejestracji czasu pracy minimalizuje ryzyko błędów ręcznych, zapewniając precyzyjne dane dotyczące obecności.

Wydajność

Oprogramowanie do monitorowania obecności oszczędza czas, który wcześniej był poświęcany na ręczne śledzenie i zarządzanie frekwencją. Automatyzuje żmudne zadania związane z obsługą dokumentacji i kart czasu pracy.

Raporty obecności

Aplikacje gromadzą dane o wykonanych zadaniach i przypisanych projektach, tworząc centralne repozytorium informacji. Takie scentralizowane dane ułatwiają analizę efektywności pracowników i przegląd historii ich pracy.

Integracja

Aplikacje do śledzenia czasu pracy mogą być łatwo zintegrowane z systemami zewnętrznymi, takimi jak czytniki kart czy urządzenia biometryczne. Ponadto, zasady ewidencji czasu pracy można dostosować do indywidualnych potrzeb firmy.

Śledzenie w czasie rzeczywistym

Aplikacje do monitorowania obecności pracowników zazwyczaj działają w chmurze, co umożliwia śledzenie lokalizacji pracowników w czasie rzeczywistym.

Przyjrzyjmy się teraz niektórym z najbardziej popularnych narzędzi do ewidencji czasu pracy.

Clockify

Clockify oferuje system do ewidencji czasu pracy, który pozwala zespołom monitorować przepracowane godziny w różnych projektach. Platforma oferuje nieograniczony dostęp dla użytkowników i jest dostępna bezpłatnie. Dane są automatycznie synchronizowane online i dostępne na różnych urządzeniach.

Funkcje

Rejestracja czasu: Clockify umożliwia ręczne lub automatyczne rejestrowanie czasu poświęconego na realizację zadań. Program oferuje tryb stopera do bieżącego monitorowania czasu oraz możliwość ręcznego dodawania godzin.

Zarządzanie arkuszami czasu pracy: System umożliwia szybkie raportowanie czasu pracy w ujęciu tygodniowym. Użytkownicy mogą tworzyć plany zadań, a następnie śledzić całkowity czas poświęcony na każde z nich.

Zarządzanie projektami i zespołem: Ta funkcja pozwala określić, na czym zespół koncentruje swój czas i nad czym pracuje. Generowane raporty można pobierać w formatach PDF, Excel i CSV.

Zoho People

Zoho People to rozbudowane rozwiązanie do koordynacji zadań administracyjnych działu HR. System oferuje zarządzanie bazą danych pracowników, ewidencję czasu pracy i urlopów, zarządzanie wydajnością, zarządzanie podróżami oraz generowanie list płac.

Funkcje

Zarządzanie urlopami: Zoho People umożliwia rejestrowanie i monitorowanie różnych typów urlopów, takich jak szkolenia, urlopy wypoczynkowe i zwolnienia lekarskie. System oferuje również analizę wzorców urlopowych w celu optymalizacji efektywności pracy.

Zarządzanie obecnością: Aplikacja Zoho People pozwala śledzić godziny zameldowania i wymeldowania pracowników w dowolnym miejscu dzięki dostępowi w chmurze. Dostępna jest również funkcja geolokalizacji umożliwiająca potwierdzanie obecności za pomocą urządzeń mobilnych. Menedżerowie mogą ustalać ograniczenia IP, aby regulować miejsca, z których pracownicy mogą się rejestrować.

Rejestracja czasu pracy: Zoho People oferuje funkcję śledzenia czasu pracy, która pomaga firmom monitorować zadania i lokalizacje pracowników. Umożliwia regularne sprawdzanie efektywności zespołu i zwiększanie ogólnej produktywności.

Ocena wydajności: System pomaga ocenić umiejętności i osiągnięcia pracowników. Zoho People wspiera proces oceny, aby zapewnić jego efektywność.

Jibble

Jibble to aplikacja chmurowa, która oferuje łatwe zarządzanie czasem oraz funkcje monitorowania obecności i aktywności pracowników. Aplikacja posiada intuicyjny interfejs, który upraszcza proces rejestracji czasu pracy w zespołach korzystających z Slack i Microsoft.

Funkcje

• Rozpoznawanie twarzy do odblokowywania aplikacji.
• Monitorowanie lokalizacji i godzin pracy za pomocą GPS.
• Kody PIN do rejestrowania czasu pracy w celu minimalizacji błędów.

Aplikacja Jibble oferuje bezpłatny plan z nieograniczoną liczbą użytkowników. Płatne plany zaczynają się od 2 USD za użytkownika miesięcznie.

QuickBooks

QuickBooks to efektywny system do rejestracji czasu pracy, przeznaczony dla firm z mobilnymi pracownikami. Jest idealny dla firm, w których pracownicy regularnie przemieszczają się poza biurem.

QuickBooks to rozwiązanie chmurowe, do którego użytkownicy mogą uzyskać dostęp za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub mobilnej. Pracownicy mogą logować się i wylogowywać z pracy, sprawdzać harmonogramy i składać wnioski o wolne.

Firmy z pracownikami zdalnymi potrzebują systemów do monitorowania lokalizacji, aby upewnić się, że pracownicy wykonują swoje obowiązki we właściwym czasie i miejscu. QuickBooks umożliwia to dzięki funkcji śledzenia GPS na żywo oraz możliwości ustawienia geofencingu.

QuickBooks oferuje menedżerom funkcję tworzenia harmonogramów pracy w oparciu o zadania lub zmiany. Mogą komunikować się z pracownikami, aby upewnić się, że wszyscy są na bieżąco. Oprogramowanie może być również używane do zatwierdzania lub odrzucania wniosków o urlop, wysyłania przypomnień o zameldowaniu i wymeldowaniu oraz zmiany kodów zadań.

QuickBooks wyróżnia się na tle konkurencji rozbudowanymi funkcjami śledzenia zadań. Umożliwia monitorowanie postępów projektu, porównywanie szacunków z rzeczywistymi wydatkami, wysyłanie wiadomości oraz śledzenie statusu projektu i kosztów.

System integruje się z oprogramowaniem zewnętrznym, co pozwala na łatwe przesyłanie danych o czasie pracy pracowników do systemów płacowych i księgowych.

Buddy Punch

Buddy Punch oferuje funkcje związane z czasem pracy i frekwencją, które pomagają firmom w przestrzeganiu wewnętrznych zasad oraz regulacji prawnych dotyczących zatrudnienia. System oferuje automatyczne obliczanie nadgodzin, automatyczne przerwy i wymeldowania oraz zdjęcia stempli z kamery internetowej. Te funkcje ograniczają ryzyko nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy, zapewniając dokładne dane i poprawność wypłat.

System pozwala ograniczyć rejestrowanie czasu pracy do określonych dni i zmian, a także blokować określone adresy IP i urządzenia. W przypadku pracowników mobilnych, Buddy Punch oferuje monitoring GPS i geofencing.

Buddy Punch usprawnia proces ewidencji czasu pracy dzięki przepływom zatwierdzania, uprawnieniom menedżerskim i integracji z systemami płacowymi i księgowymi. System oferuje różne raporty na żądanie oraz funkcje alarmów i powiadomień.

TrackSmart

TrackSmart jest odpowiednim rozwiązaniem dla małych firm z różnych branż, zatrudniających do 100 pracowników.

To skuteczne narzędzie do bezproblemowego śledzenia urlopów, godzin pracy i innych dni wolnych. TrackSmart oferuje intuicyjny interfejs internetowy, zawierający wszystkie potrzebne funkcje, takie jak kalendarze i grafiki pracy.

System oferuje funkcjonalność tradycyjnych formularzy papierowych, wzbogaconą o automatyczne raportowanie i rejestrację wniosków urlopowych oraz narzędzie do obsługi procesów zatwierdzania.

Funkcje

• Zarządzanie nieobecnościami
• Zarządzanie kalendarzem
• Śledzenie FMLA
• Śledzenie nadgodzin
• Portal samoobsługowy
• Karty czasu pracy
• Śledzenie urlopów

Roczne plany TrackSmart zaczynają się od 169 USD rocznie. Dostępne są również bezpłatne wersje próbne. System działa w chmurze i jest idealny dla właścicieli firm, specjalistów HR i menedżerów. Pomaga również firmom w śledzeniu nadgodzin.

factoHR

factoHR jest globalnym dostawcą systemów zarządzania zasobami ludzkimi, obsługującym ponad 1000 klientów na całym świecie i ponad milion pracowników. Firma oferuje najwyższy poziom wsparcia klienta, wierząc, że długoterminowe relacje są kluczem do sukcesu.

Funkcje

Funkcja śledzenia obecności w factoHR oferuje automatyczne pobieranie danych w czasie rzeczywistym z różnych czytników oraz obliczanie spóźnień, wczesnych wyjść i nadgodzin. Inne funkcje zarządzania obecnością to:

• Integracja biometryczna
• Rejestracja online
• Zarządzanie urlopami
• Zarządzanie kartami czasu pracy

factoHR ma ponad 20-letnie doświadczenie i obsługuje klientów z różnych branż. Firma została uznana za najlepszego dostawcę oprogramowania HR przez Światowy Kongres HRD.

MyAttendanceTracker

MyAttendanceTracker umożliwia śledzenie obecności uczniów na różnych urządzeniach, wykorzystując terminy dostosowane do potrzeb użytkownika.

Funkcje

Zintegrowany dziennik ocen ucznia: Umożliwia przypisywanie konfigurowalnych ocen do każdej klasy, spójnych z danymi dotyczącymi frekwencji.

Komunikacja nauczyciel/rodzic: Automatyczne powiadomienia dla rodziców o nieobecnościach, zmianach ocen i problemach wychowawczych za pomocą wiadomości SMS i e-mail.

Tablice ocen: Przejrzyste wskaźniki na pulpitach uczniów, klas i ocen. Dostępne są niestandardowe raporty dotyczące postępów.

Kompatybilność z różnymi urządzeniami: Łatwe wprowadzanie danych za pomocą tabletów lub telefonów. Aplikacja jest zoptymalizowana do pracy na smartfonach i dużych ekranach.

Śledzenie postępów uczniów: Każda klasa ma dedykowaną stronę z przeglądem, umożliwiającą śledzenie ocen, dodawanie i usuwanie uczniów oraz robienie notatek.

Task Hours

W Task Hours, możesz założyć konta pracownicze, pobierać klientów stacjonarnych, logować się i śledzić wykonywane zadania. System umożliwia tworzenie struktur raportowania w celu poprawy kontroli na wszystkich szczeblach firmy.

Funkcje

Automatyczne śledzenie czasu: Task Hours automatycznie śledzi czas pracy klienta na komputerze i generuje grafiki na bieżąco. Eliminuje potrzebę ręcznego wypełniania długich formularzy.

Automatyczne przechwytywanie ekranu: System monitoruje aktywność za pomocą automatycznego przechwytywania ekranu, które włącza się tylko podczas wykonywania zadań. Funkcja działa również w trybie offline.

Ręczne arkusze czasu pracy: Zespół może ręcznie rejestrować czas, gdy nie korzysta z klienta pulpitu Task Hours. Zatwierdzenie czasu następuje na etapie weryfikacji.

Inteligentna analiza: Analiza danych pomaga w identyfikacji zachowań i obszarów produktywności pracowników.

Rozbudowane raportowanie: Elastyczne raportowanie umożliwia śledzenie i analizowanie wydajności zespołu, a także określenie pracowników, którzy w największym stopniu przyczyniają się do rozwoju firmy.

Inteligentne powiadomienia: System wysyła powiadomienia o każdym rozpoczętym, zakończonym i wstrzymanym zadaniu, przypomina pracownikom o konieczności korzystania z niego oraz dostarcza codzienne arkusze czasu pracy.

Wsparcie na żywo: Zespół wsparcia oferuje pomoc w zakresie funkcji Task Hours. Wsparcie dostępne jest na żywo oraz przez e-mail w weekendy.

Timenotes

Timenotes to inteligentna i prosta aplikacja do śledzenia obecności, która pomaga monitorować czas pracy i frekwencję pracowników. System eliminuje potrzebę ręcznego wypełniania arkuszy czasu pracy.

Jak to działa? Podczas rejestracji pracownicy wybierają zadanie i uzupełniają wymagane informacje. Dane są dostępne w formie raportów i mogą być eksportowane do różnych formatów. Timenotes umożliwia monitorowanie obecności i urlopów, identyfikowanie zadań i zarobków pracowników oraz ustalanie ich wynagrodzeń.

Funkcje

Konfigurowalny: Timenotes oferuje szerokie możliwości personalizacji, dostosowując system do potrzeb firmy i pracowników.

Raporty i pulpity nawigacyjne: Tworzenie raportów z możliwością filtrowania danych, wyboru zakresów czasowych i eksportowania danych do formatów Excel, PDF i CSV. System ułatwia generowanie raportów dla klientów, płac lub celów zarządczych.

Śledzenie czasu wolnego: System umożliwia przeglądanie planowanych urlopów, zarządzanie obecnością oraz potwierdzanie zgłoszeń nieobecności.

Śledzenie w czasie rzeczywistym: Monitorowanie logów pracy i aktywności na bieżąco.

Podsumowanie

Budowanie kultury organizacji, w której pracownicy czują się doceniani i wspierani, wymaga gruntownej wiedzy na temat zarządzania zasobami ludzkimi i procesów. Potrzebujesz umiejętności mierzenia wydajności pracowników, zarządzania ich codziennymi zadaniami i wyciągania wniosków. Oprogramowanie do śledzenia obecności może pomóc Ci we wszystkich tych aspektach, zapewniając narzędzia do wzmocnienia kultury organizacyjnej i rozwoju firmy.

Może Cię również zainteresować oprogramowanie do śledzenia czasu pracy dla zespołów.