10 najlepszych programów stowarzyszenia właścicieli domów (HOA) dla Twojej społeczności

Aplikacje do zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi to inteligentne rozwiązania wspierające funkcjonowanie stowarzyszeń właścicieli domów, spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych.

Administrowanie taką wspólnotą lub spółdzielnią to skomplikowane zadanie. Często menedżerowie, właściciele nieruchomości i członkowie zarządu zauważają, że obowiązki piętrzą się, wnioski o usługi pozostają bez odpowiedzi, a finalnie cierpi na tym cała społeczność.

W odpowiedzi na te problemy powstało oprogramowanie do zarządzania HOA, które digitalizuje dane, zadania i zgłoszenia serwisowe. Operatorzy mogą zarządzać całą społecznością za pomocą kilku kliknięć myszką, korzystając jedynie z komputera.

Zachęcamy do lektury, aby dowiedzieć się więcej o tego typu oprogramowaniu i poznać kilka popularnych rozwiązań, które warto wziąć pod uwagę.

Czym jest oprogramowanie HOA?

Oprogramowanie do zarządzania HOA, zwane też narzędziem dla stowarzyszeń właścicieli domów, to pakiet aplikacji dedykowany wsparciu personelu zarządzającego, zarządców nieruchomości oraz członków zarządu. Umożliwia ono cyfryzację całej działalności i zarządzanie zarówno mniejszymi, jak i większymi społecznościami za pomocą tabletu lub laptopa.

Większość tego typu aplikacji to rozbudowane narzędzia CRM. Typowe oprogramowanie może zawierać takie funkcje jak:

• Baza danych umów dostępna online
• Kreator stron internetowych
• Generator zgłoszeń serwisowych
• System zarządzania zgłoszeniami
• Mechanizm wysyłki e-maili
• Komunikator do rozmów na żywo
• Bramki płatności
• Kalendarz wydarzeń
• Obsługa finansowa usług
• Powiadomienia i przypomnienia

Oprogramowanie HOA może koncentrować się na przepisach, operacjach lub administracji. Jednak uniwersalne narzędzia spełniają praktycznie wszystkie wymagania. Z tego powodu rozwiązania „wszystko w jednym” są bardziej ekonomiczne niż programy oferujące pojedyncze funkcje.

Kluczowe cechy oprogramowania HOA

Zaczęcie poszukiwań odpowiedniej aplikacji do zarządzania HOA może być przytłaczające. Narzędzia znacząco różnią się pod względem funkcjonalności, dostępnych funkcji i modułów. Przed podjęciem decyzji warto zwrócić uwagę na następujące cechy:

System płatności

Moduł płatności powinien obsługiwać różne metody płatności online, takie jak karty debetowe, kredytowe, przelewy i IVR. Dodatkowo system powinien skutecznie śledzić, rejestrować i potwierdzać wpłaty od członków.

Baza danych mieszkańców

Baza danych członków społeczności jest kluczowym elementem każdej aplikacji do zarządzania HOA. To tutaj przechowywane są wszystkie informacje o mieszkańcach, właścicielach, zarządcach nieruchomości, najemcach, pracownikach obsługi i innych osobach związanych ze wspólnotą.

Obsługa bazy powinna być intuicyjna, bez konieczności posiadania wiedzy eksperckiej z zakresu baz danych MySQL. Powinien istnieć przyjazny graficzny interfejs użytkownika z polami, w które można po prostu wprowadzać dane. Ponadto wybór danych powinien być możliwy za pomocą prostych list rozwijanych.

Portal mieszkańca

Konieczny jest portal, w którym członkowie społeczności mogą logować się do swoich profili i aktualizować swoje dane, a także informacje dotyczące zasad i przepisów obowiązujących we wspólnocie.

W portalu można również publikować treści dostępne tylko dla członków. Dodatkowo można umożliwić członkom wzajemną komunikację za pośrednictwem poczty e-mail, czatu i forów.

Śledzenie i raportowanie finansów

Śledzenie przepływu środków pieniężnych ma fundamentalne znaczenie dla każdej wspólnoty. Narzędzie powinno umożliwiać tworzenie oddzielnych kategorii dla dochodów i wydatków. Ważny jest też pulpit nawigacyjny z widokiem ogólnym, umożliwiającym uzyskanie w czasie rzeczywistym informacji o saldzie, stanie zapasów itp.

Ponadto potrzebne jest narzędzie do generowania raportów jednym kliknięciem, umożliwiające tworzenie miesięcznych, kwartalnych i rocznych sprawozdań finansowych i publikowanie ich online na stronie internetowej wspólnoty w celu zapewnienia transparentności. Takie raporty pomogą również uzyskać status organizacji non-profit po połączeniu systemu z oprogramowaniem księgowym.

Komunikacja i rozmowy

Oddzielny moduł komunikacyjny powinien zawierać funkcje takie jak powiadomienia push, e-maile, SMS-y, zarządzanie kontaktami oraz bezpieczne udostępnianie informacji.

Moduł ten powinien również zapisywać wszystkie rozmowy do celów audytu.

Planowanie i zarządzanie wydarzeniami

Dobra jest też funkcja zarządzania i planowania wydarzeń. Ułatwia ona organizację wszelkiego rodzaju imprez, takich jak przyjęcia i uroczystości.

Korzyści z oprogramowania HOA

• Aplikacje do zarządzania HOA mogą usprawnić procesy związane z dokumentacją, płatnościami, zgłoszeniami serwisowymi, śledzeniem tych zgłoszeń, wysyłaniem przypomnień o płatnościach, zarządzaniem finansami i innymi zadaniami.
• Zarządcy nieruchomości mogą zatrudnić osoby na część etatu do obsługi oprogramowania i zmniejszyć koszty zespołu operacyjnego.
• Można łatwo zdigitalizować wszystkie dane i dokumenty, przechowując je w jednym miejscu. Są one dostępne do audytu w każdym momencie.
• Zamiast przechowywać fizyczne dokumenty pod kluczem, dane można przechowywać w narzędziu HOA lokalnie lub w chmurze z zapewnieniem bezpieczeństwa poprzez szyfrowanie.
• Oprogramowanie poprawia jakość raportowania finansowego, incydentalnego i bezpieczeństwa w zakresie operacji HOA.
• Oprogramowanie może zrewolucjonizować sposób komunikacji mieszkańców. W ten sposób wszyscy są na bieżąco z wydarzeniami.

Poniżej prezentujemy popularne i godne zaufania oprogramowanie HOA, które ułatwi zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi:

PayHOA

PayHOA oferuje rozbudowane funkcje i w 100% zdalne zarządzanie HOA. Oprogramowanie sprawdza się w przypadku różnych wspólnot, od małych po duże i obejmujących wiele nieruchomości.

Narzędzie to zawiera oddzielne moduły dotyczące finansów, komunikacji, dokumentów i wniosków. Posiada też dodatkowe funkcje:

• Tworzenie i hostowanie własnej strony internetowej, dzięki której wspólnota będzie dostępna online
• Skrytka do cyfrowego skanowania czeków i kierowania ich do odpowiednich centrów przetwarzania
• Rejestr elektroniczny, który śledzi wszystkie czeki przetwarzane przez skrytkę

Narzędzie jest dostępne w ramach 30-dniowego okresu próbnego bez konieczności podawania danych karty kredytowej. Po tym czasie można wykupić subskrypcję zależną od ilości obsługiwanych nieruchomości. Oferowane są elastyczne pakiety od 0 do 50 jednostek, 51 do 150 jednostek oraz od 301 do 500 jednostek.

ADDA

ADDA to kolejny kompleksowy system zarządzania spółdzielniami mieszkaniowymi, oferujący funkcje związane z rozliczeniami, księgowością, komunikacją, helpdeskiem i bezpieczeństwem. Aby uzyskać dostęp do pełnego systemu zarządzania HOA, należy wykupić trzy różne pakiety ADDA: ADDA ERP, ADDA Strażnik oraz ADDA Klub.

ADDA oferuje również dedykowaną aplikację mobilną Apartament SuperApp, która zapewnia wygodny dostęp do funkcji HOA dla zarządców nieruchomości, mieszkańców i pracowników obsługi.

ADDA ERP służy przede wszystkim do wsparcia technicznego, komunikacji ze społecznościami, księgowości, zarządzania wydatkami, płatnościami, rozliczeniami, raportami administracyjnymi, zasobami i zapasami wspólnoty.

ADDA Strażnik z kolei jest przeznaczony do zarządzania gośćmi, pracownikami obsługi, przeprowadzkami, pojazdami, bezpieczeństwem oraz służbami ratunkowymi.

ADDA Klub to narzędzie, które pozwala zarządzać udogodnieniami rekreacyjnymi, takimi jak rezerwacje online, zarządzanie dostępem do wydarzeń i księgowość klubowa.

Rentec Direct

Rentec Direct to oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami, które ma wbudowane funkcje zarządzania HOA. Jest przeznaczone dla zarządców nieruchomości, właścicieli budynków i do weryfikacji najemców. Standardowa subskrypcja aplikacji HOA oferuje:

• Profesjonalną stronę internetową dla społeczności mieszkańców lub do celów związanych z wynajmem
• Kompleksowy system księgowy dla banków, nieruchomości i najemców
• Weryfikację najemców przed zawarciem umowy
• Portal płatności online dla najemców
• Zarządzanie dokumentami w chmurze

System subskrypcji obejmuje dwa produkty: Rentec Pro i Rentec PM.

Rentec Pro jest odpowiedni dla tych, którzy zarządzają własnymi nieruchomościami. Może z niego skorzystać także członek zarządu wspólnoty, który zleci obsługę zadań operacyjnych i administracyjnych operatorowi.

Rentec PM jest z kolei dedykowany dla zarządców nieruchomości, którzy zarządzają wieloma właścicielami i ich aktywami. Obejmuje wszystkie funkcje Rentec Pro i dodatkowo aplikację mobilną Owner Portal oraz usługi zarządzania kontem powierniczym.

Buildium

Buildium to ujednolicona platforma do zarządzania nieruchomościami, która jest prosta w obsłudze. Do jej podstawowych funkcji należą:

• Operacje biznesowe
• Leasing
• Księgowość i płatności
• Marketing
• Efektywność biznesowa

W zależności od wybranych opcji, funkcje różnią się. W podstawowym planie Essential oferuje ona następujące funkcje do zarządzania HOA:

• Strona do zarządzania nieruchomościami
• Wnioski o konserwację
• E-deklaracja 1099
• Centrum dla mieszkańców
• Płatności online
• Portfolio dla zarządców nieruchomości
• Weryfikacja najemcy

Oprogramowanie HOA jest przeznaczone nie tylko dla stowarzyszeń mieszkaniowych. Można z niego korzystać również w przypadku zarządzania portfelami mieszkań studenckich, niedrogich lokali, nieruchomości komercyjnych i stowarzyszeń społecznych.

Smartwebs

Smartwebs to popularny dostawca aplikacji do zarządzania HOA, który oferuje wiele rozwiązań. W zależności od potrzeb, można wybrać narzędzie do zarządzania, księgowości lub oprogramowanie „wszystko w jednym”.

SmartBooks to autorskie oprogramowanie księgowe firmy Smartwebs. Automatyzuje ono zadania związane z pobieraniem płatności, oferując płatności cykliczne online, przetwarzanie windykacji, przypomnienia o płatnościach i system płatności dla dostawców.

Narzędzie Smartwebs Management zapewnia standardowe funkcje dla operacji niefinansowych dla HOA każdej wielkości. Jego funkcjonalność obejmuje moduły dotyczące naruszeń, architektury, zleceń roboczych, komunikacji i portali.

Dla tych, którzy potrzebują aplikacji „wszystko w jednym”, dostępna jest platforma Smartwebs One z subskrypcją „All-In-One”.

Yardi Breeze

Breeze to proste w obsłudze narzędzie do zarządzania HOA firmy Yardi Systems. Oferuje funkcje przeznaczone dla różnych rodzajów nieruchomości. Wśród nich są:

• Wspólnoty mieszkaniowe
• Powierzchnie komercyjne
• Niedrogie mieszkania
• Magazyny samoobsługowe
• Stowarzyszenia mieszkaniowe
• Domy prefabrykowane
• PHA

Narzędzie Residential Associations można wykorzystać do wszystkich operacji i potrzeb administracyjnych. Jego najważniejsze funkcje to:

• Zarządzanie własnością
• Monitorowanie społeczności
• Konserwacja
• Księgowość
• Pobieranie opłat
• Konta do zapłaty
• Konfiguracja i wsparcie
• Dodatki

Oprogramowanie Residential Associations jest dostępne tylko w ramach subskrypcji Breeze Premier. Opłaty są naliczane za jednostkę miesięcznie, z minimalnym miesięcznym zobowiązaniem.

Monthli

Monthli to szybko rozwijająca się aplikacja HOA, którą warto rozważyć. Oprogramowanie jest całkowicie bezpłatne. To dobre rozwiązanie, jeśli chcesz zaoszczędzić na kosztach operacyjnych i administracyjnych swojej spółdzielni.

Zawiera unikalne funkcje do zarządzania HOA, takie jak:

• Moduł składów dla nowych członków społeczności
• Komunikacja z narzędziami moderacji i preferencjami
• System zarządzania dokumentami i dostarczania poczty
• System zgłoszeń serwisowych
• Powiadomienia i przypomnienia
• Planowanie i zarządzanie wydarzeniami

Chociaż narzędzie jest bezpłatne, oferuje płatne usługi opcjonalne, takie jak ubezpieczenie i zewnętrzni dostawcy napraw, dzięki którym firma zarabia.

Condo Control

Condo Control to kolejne łatwe w obsłudze oprogramowanie HOA, które może być używane przez członków zarządu, zarządców nieruchomości i mieszkańców. Dzięki temu wspólnoty oszczędzają na kosztach administracyjnych. Dodatkowo, dzięki cyfrowej obsłudze procesów, oszczędza się na papierowej dokumentacji.

Pakiet Condo Control posiada dedykowane funkcje do obsługi różnych podmiotów z branży nieruchomości, takich jak kondominia i spółdzielnie, HOA, firmy zarządzające, ochrona i zarządzanie obiektami.

Dla mniej wymagających wspólnot dostępny jest plan Condo Control Core. Natomiast plan Premium jest przeznaczony dla większych społeczności, które wymagają dodatkowych zabezpieczeń, usług konsjerża, prowadzenia dokumentacji i komunikacji.

AppFolio

AppFolio Property Management unowocześnia zarządzanie HOA dzięki solidnym rozwiązaniom proptech. Umożliwia mieszkańcom zarządzanie swoją wspólnotą bez zatrudniania dodatkowego personelu księgowego lub zarządcy nieruchomości. Narzędzie jest również odpowiednie dla dużych stowarzyszeń i agencji zarządzających nieruchomościami komercyjnymi.

Oprogramowanie AppFolio HOA zawiera wszystkie niezbędne funkcje. Obsługuje komunikację, zgłoszenia napraw, księgowość, raportowanie, leasing, marketing i zarządzanie.

Concierge Plus

Concierge Plus ułatwia życie firmom ochroniarskim i zarządcom nieruchomości. To przejrzyste oprogramowanie HOA zapewnia nowe sposoby zadowalania mieszkańców i członków zarządu, jednocześnie zwiększając wydajność codziennych operacji.

Narzędzie jest dostępne dla różnych rodzajów nieruchomości, takich jak kondominia, osiedla zamknięte, HOA, budynki wielorodzinne i firmy zarządzające nieruchomościami.

Aplikacja do zarządzania HOA została podzielona na trzy moduły: Zarządzaj, Komunikuj i Integruj. Choć narzędzie ma wiele funkcji, ceny nie są publicznie dostępne. Aby otrzymać wycenę, należy zarezerwować wersję próbną lub demo.

Wniosek

Inwestycja w oprogramowanie HOA przynosi wiele korzyści. Te narzędzia umożliwiają efektywną komunikację pomiędzy właścicielami domów, mieszkańcami, właścicielami i zarządcami nieruchomości. Pomagają one w realizacji celów związanych z zarządzaniem wspólnotą, a także pozwalają zaoszczędzić pieniądze.

Przed zakupem oprogramowania HOA warto zapoznać się z powyższymi narzędziami. Są to jedne z najlepszych opcji dostępnych na rynku i oferują standardowe funkcje potrzebne do sprawnego funkcjonowania stowarzyszenia właścicieli domów.

Prace ziemne i konstrukcje to dwa trudne aspekty, z którymi często muszą mierzyć się wspólnoty. Dlatego warto rozważyć również narzędzia CRM dla budownictwa i oprogramowanie do wyceny robót ziemnych, przydatne w przyszłych projektach remontowych.