W dzisiejszych czasach, świat coraz bardziej skłania się ku cyfryzacji, eliminując potrzebę używania papieru. Dotyczy to zarówno dokumentów urzędowych, egzaminów, płatności, jak i sposobu składania podpisów.
Transformacja cyfrowa zrewolucjonizowała nasze życie, jak i miejsca pracy, oferując możliwość korzystania z podpisów elektronicznych.
Tradycyjne podpisywanie dokumentów długopisem odchodzi do lamusa. Pandemia COVID-19 dodatkowo przyspieszyła ten proces, wymuszając pracę zdalną, gdzie podpisy elektroniczne stały się często jedyną dostępną opcją.
W związku z tym, stosowanie tradycyjnych podpisów w celach osobistych i biznesowych staje się niepraktyczne, szczególnie w przypadku współpracy z osobami znajdującymi się w dużej odległości.
Nie można zapominać o tym, że podpisywanie fizyczne dokumentów wiąże się z koniecznością osobistego spotkania, skanowania, drukowania, a następnie wysyłania ich pocztą lub faksem. To wszystko jest czasochłonne, żmudne i wymaga sporo wysiłku.
W tym kontekście, oprogramowanie do obsługi podpisów elektronicznych staje się nieocenione! Automatyzuje cały proces i oszczędza nam wielu kłopotów.
Jeżeli zależy Ci na zwiększeniu swojej produktywności i usprawnieniu przepływu pracy, unikając przy tym problemów związanych z przestarzałymi metodami podpisywania dokumentów, to masz ku temu doskonałą okazję.
Przygotuj się na zgłębienie wiedzy na temat podpisów elektronicznych i poznaj jedne z najlepszych dostępnych programów do ich obsługi.
Czym jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny, często określany skrótem eSignature, to zaszyfrowana forma podpisu, stanowiąca potwierdzenie akceptacji danego dokumentu lub umowy w wersji cyfrowej. Programy umożliwiające składanie podpisów online nazywane są oprogramowaniem do podpisów elektronicznych.
Za pomocą komputera, tabletu lub smartfona możesz przesłać dokument, a następnie za pomocą specjalnego oprogramowania, rozesłać go do wielu osób. Dzięki temu, mogą one podpisać dokument online, bez konieczności stosowania tradycyjnych metod.
Oprogramowanie eSignature umożliwia łatwe gromadzenie i przechowywanie podpisów, poprzez dodawanie do dokumentów odpowiednich pól do ich wprowadzania.
Nie musisz martwić się o bezpieczeństwo, ponieważ programy tego typu weryfikują autentyczność podpisu i chronią dane za pomocą zaawansowanych metod szyfrowania. Dobre oprogramowanie oferuje dodatkowe zabezpieczenia, takie jak dzienniki kontroli, uwierzytelnianie i inne.
Przykładem podpisu elektronicznego może być sytuacja, gdy kurier prosi Cię o podpisanie odbioru przesyłki na ekranie smartfona lub tabletu. To właśnie jest podpis elektroniczny.
Proste, prawda?
Podpisy elektroniczne znajdują zastosowanie w wielu sytuacjach, na przykład:
- Umowy sprzedaży
- Kontrakty z dostawcami i podwykonawcami
- Nowe formularze klientów
- Potwierdzenia od klientów
- Zlecenia zmian
- Wdrażanie nowych pracowników
- Dokumenty prawne, takie jak umowy dotyczące własności intelektualnej
- Weryfikacja wieku oraz zgody rodziców
- Umowy o zachowaniu poufności i klauzule
Czy podpisy elektroniczne są legalne?
Kolejnym ważnym pytaniem, które pojawia się w kontekście podpisów elektronicznych, jest kwestia ich legalności.
Odpowiedź brzmi: tak, bez dwóch zdań.
Podpisy elektroniczne są prawnie wiążące.
W 2000 roku Stany Zjednoczone wprowadziły ustawę ESIGN, która nadała podpisom elektronicznym legalność w przypadku wszelkiego użytku w przestrzeni wirtualnej. W ślad za tym poszły również inne regiony na całym świecie, np. europejski eIDAS.
Dzięki temu firmy i przedsiębiorcy nie są już ograniczeni do zawierania umów wyłącznie w formie papierowej.
Jak podpisy elektroniczne mogą pomóc Twojej firmie?
Podpisy elektroniczne zyskują coraz większą popularność. Jak wynika z danych Statista, liczba transakcji z użyciem eSignature wzrosła z 200 milionów w roku 2014 do około 754 milionów w 2017. Przewiduje się wzrost o 39%, co może przełożyć się na wartość ponad 9 073 milionów dolarów do roku 2023.
Z czego wynika ten trend?
Już wyjaśniam.
Szybki przepływ pracy i oszczędność czasu ⏱️
Korzystanie z podpisów elektronicznych pozwala znacznie skrócić czas potrzebny do załatwienia spraw, ponieważ dokumenty mogą być podpisywane natychmiast online. Nie trzeba czekać na przyjazd danej osoby, co w przypadku tradycyjnego podpisu może powodować opóźnienia w realizacji zadań.
Technologia ta jest szczególnie przydatna w sektorze opieki zdrowotnej i innych branżach, w których szybkie zatwierdzanie dokumentów jest kluczowe.
Większa wygoda 💯
Podróżowanie do odległych miejsc tylko po to, aby uzyskać podpis, to przeszłość. Dzięki dostępowi do internetu i oprogramowaniu eSignature, zgody mogą być uzyskiwane błyskawicznie, co jest wygodne dla obu stron.
Ekologiczne rozwiązanie 🌲
Co roku, do produkcji papieru zużywa się ogromne ilości drewna, co negatywnie wpływa na środowisko. Rezygnując z papieru, dbamy o drzewa i przyrodę, dając przyszłym pokoleniom szansę na życie w zdrowszym ekosystemie.
Oszczędność zasobów ✂️
Podpisy elektroniczne to nie tylko oszczędność czasu, ale również pieniędzy. Możesz zrezygnować z wydatków na podróże, zakup papieru i tuszu do drukarki. Co więcej, można oddelegować pracowników, zajmujących się dotychczas skanowaniem, drukowaniem i dostarczaniem dokumentów, do innych ważniejszych zadań.
Teraz wiesz już, jak wiele korzyści daje stosowanie podpisów elektronicznych zamiast tradycyjnych.
Jeśli jesteś przekonany, zapoznaj się z najlepszymi programami do obsługi podpisów elektronicznych dostępnymi na rynku, aby móc w pełni korzystać z ich zalet.
eversign
Zautomatyzuj proces uzyskiwania podpisów od klientów, a także zatwierdzenia wewnętrzne za pomocą eversign. To narzędzie umożliwia bezpieczne i proste podpisywanie dokumentów z dowolnego urządzenia, a także wspiera firmy o różnej skali i wielkości.
Wbudowany edytor oferuje szereg przydatnych narzędzi do modyfikowania, podpisywania i wysyłania dokumentów w krótkim czasie. eversign posiada w pełni funkcjonalny i wydajny interfejs API REST, oparty na JSON, który pozwala na automatyzację różnych funkcji.
Jego funkcje są podobne do tych, które oferują inne narzędzia, np. szablony, ścieżki audytu, podpisywanie własne, integracje i zgodność. Ze względu na bezpieczeństwo, wykorzystuje 256-bitowy SSL oraz infrastrukturę pod stałym monitoringiem.
Możesz ustawić automatyczne wygaśnięcie ważności dokumentu, trwale go usunąć lub wyeksportować w inne bezpieczne miejsce. Możliwe jest dodanie do zespołu 25 osób, a także zarządzanie wieloma firmami.
Z narzędzia można korzystać bezpłatnie w przypadku 5 dokumentów miesięcznie i 3 dokumentów API. Dostępne są także płatne plany, zaczynające się od 9.99 USD miesięcznie, oferujące nieograniczoną liczbę dokumentów i rozszerzone funkcje.
signNow
Skorzystaj z pomocy signNow, aby generować podpisy elektroniczne w różnorodnych sytuacjach i usprawnić przepływ pracy. Wysyłaj dokumenty do podpisu przez wielu odbiorców, lub podpisuj własne pliki kilkoma kliknięciami. Prosty i intuicyjny interfejs API ułatwia osadzanie podpisów elektronicznych na stronie internetowej lub w aplikacji w kilka minut.
Możesz podpisywać dokumenty w dowolnym miejscu, nawet bez dostępu do Internetu. Narzędzie umożliwia również proszenie o dodatkowe informacje lub dokumenty, ustawianie powiadomień o zakończeniu, zapraszanie wielu odbiorców i ustalanie konkretnych schematów podpisywania dokumentów.
Możesz utworzyć unikalny link do podpisu, umieszczać opcjonalne sekcje płatności w formularzach do wypełnienia, a także dostosować treść zaproszeń do podpisu. Możliwe jest dodanie adresatów do wiadomości CC, którzy będą otrzymywać powiadomienia oraz ustalenie daty ważności dokumentu. signNow powiadomi Cię również, jeśli odbiorca odmówi podpisania przesłanego dokumentu.
signNow jest zgodny z PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II oraz 21 CFR Part 11. Posiada zaawansowane funkcje ochrony przed zagrożeniami. signNow dysponuje doskonałym interfejsem API RESTful, który można szybko zintegrować z innymi narzędziami.
PandaDoc
Zabezpiecz swoje transakcje za pomocą wiążących prawnie i wygodnych podpisów elektronicznych, wykorzystując PandaDoc.
Już ponad 20 tysięcy firm korzysta z tego rozwiązania, aby oszczędzić czas i zasoby. PandaDoc umożliwia wysyłanie ofert, wycen, umów, oraz pobieranie płatności, które wymagają zatwierdzenia.
Możesz korzystać z tego narzędzia w dowolnym miejscu i na dowolnym urządzeniu, co pozwala na usprawnienie pracy. PandaDoc nigdy nie idzie na kompromis w kwestii bezpieczeństwa. Technologia eSignature, jaką oferuje, jest w pełni zgodna z UETA i ESIGN. Do każdego podpisanego dokumentu dołączany jest certyfikat elektroniczny.
Unikaj zgadywania i korzystaj z analizy dokumentów oraz powiadomień, aby otrzymywać natychmiastowe informacje o tym, kiedy potencjalny klient otworzy dokument, obejrzy go, lub doda komentarz. Dostępnych jest ponad 200 profesjonalnych szablonów, które pomogą Ci zrobić dobre wrażenie na klientach.
PandaDoc oferuje również liczne integracje, które pomogą przyspieszyć przepływ pracy. Należą do nich HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack i inne.
Nitro Sign
Zapewnij swoim klientom komfortowe korzystanie z podpisów elektronicznych dzięki Nitro Sign.
To narzędzie eliminuje zbędne koszty i nie obciąża Cię dodatkowymi opłatami za każdy podpis. Niezależnie od tego, czy pracujesz z umowami, arkuszami kalkulacyjnymi, formularzami, projektami czy innymi dokumentami, Nitro oferuje narzędzia potrzebne do uproszczenia procesu podpisywania elektronicznego.
Jest kompatybilny z wieloma przeglądarkami internetowymi i urządzeniami mobilnymi. Nitro Sign jest bezpieczne i zgodne z amerykańskim prawem dotyczącym podpisów elektronicznych. Ułatwia bezproblemową współpracę dzięki możliwości udostępniania dokumentów online, przeglądania i dodawania do nich adnotacji w chmurze.
Możesz zapraszać inne osoby do komentowania dokumentów i monitorować postępy prac dzięki analizom i powiadomieniom w czasie rzeczywistym. Aby chronić Twoje dokumenty i dane, Nitro Sign wykorzystuje uwierzytelnianie dwuskładnikowe, ścieżki audytu i certyfikaty zgodności z HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield i innymi.
Rozwijaj swoje projekty i dbaj o pozytywne doświadczenia klientów, tworząc, łącząc, konwertując i porządkując pliki PDF w swoim urządzeniu. Nitro Sign pomaga wyeliminować błędy ludzkie w całym tym procesie.
Fill
Fill to prawdopodobnie najlepsze i najbardziej wszechstronne rozwiązanie eSignature dostępne na rynku. Jest to również prawdopodobnie najłatwiejszy sposób na wypełnianie plików PDF oraz wysyłanie podpisów, które wytrzymają próbę w sądzie. Co jest najlepsze? Fill działa praktycznie na każdym urządzeniu – komputerze, iOS, czy Androidzie, co gwarantuje szeroką dostępność i funkcjonalność na różnych platformach.
Użytkownicy Fill mogą spać spokojnie, mając świadomość, że są w dobrych rękach. Fill spełnia światowe standardy bezpieczeństwa i prywatności, a także kieruje się najlepszymi praktykami w zakresie bezpieczeństwa. Dlatego Fill jest tak szeroko stosowany w branżach takich jak opieka zdrowotna, organy ścigania, nieruchomości i usługi finansowe.
Użytkownicy z pewnością docenią fakt, że ich dane są bezpieczne dzięki szyfrowaniu klasy wojskowej oraz zgodności z HIPAA. Fill oferuje również swoim użytkownikom inteligentne analizy, które mogą być niezwykle przydatne w różnych firmach.
DocuSign
Przyspiesz pracę z umowami, listami ofertowymi, otwarciem konta i fakturami, wykorzystując DocuSign. Wysyłaj umowy i podpisuj je online w bezpieczny sposób, niezależnie od tego, z jakiego urządzenia korzystasz Ty lub druga strona.
Wyeliminuj powtarzalne, ręczne czynności i zaoszczędź niepotrzebnie wydane pieniądze. Zamiast tego, korzystaj z prostych i skutecznych rozwiązań i imponujących funkcji. DocuSign posiada aplikacje na trzech platformach – Android, Windows i iOS, dzięki czemu możesz pracować z dowolnego miejsca.
Monitoruj postępy w realizacji umowy i ustaw przypomnienia, aby otrzymywać automatyczne powiadomienia na każdym etapie. Do umowy możesz dodać standardowe pola, takie jak data i podpis, lub utworzyć pola niestandardowe i zapisać je.
DocuSign umożliwia użytkownikom podpisywanie się w 43 językach i wysyłanie dokumentów w 13 językach. Ustandaryzuj cały proces i oszczędzaj czas, przechowując często używane dokumenty i ponownie wykorzystując schematy routingowe, pola niestandardowe i inne elementy z tych dokumentów.
Połącz eSignatures z innymi narzędziami i oprogramowaniem, z których korzystasz, ponieważ DocuSign obsługuje ponad 350 integracji i wiodące interfejsy API, w tym Salesforce, produkty Google, SAP i inne. Niezawodna infrastruktura DocuSign gwarantuje dostępność na poziomie 99,99%, co jest niezbędne w Twojej pracy.
Nie musisz martwić się o bezpieczeństwo, ponieważ DocuSign spełnia rygorystyczne standardy bezpieczeństwa stosowane na całym świecie, w tym w UE i USA, i wykorzystuje silne technologie szyfrowania danych. Jest zgodny z organami regulacyjnymi takimi jak UETA, US ESIGN Act i EU elDAS. DocuSign przechowuje i generuje precyzyjne ścieżki audytu dla Twoich dokumentów.
Ceny zaczynają się od 10 USD miesięcznie.
Adobe Sign
Adobe Sign to kolejna godna uwagi opcja. To proste narzędzie umożliwia wysyłanie dokumentów w równie łatwy sposób, co wiadomości e-mail. Wystarczy przesłać plik, wpisać adres e-mail osoby podpisującej i nacisnąć przycisk „Wyślij”.
Po stronie osoby podpisującej, wystarczy kliknąć przesłany link i złożyć podpis w przeglądarce na dowolnym urządzeniu, czy to smartfonie, czy komputerze. Firma Adobe nie wymaga od nich rejestracji ani pobierania dodatkowych programów, co znacznie ułatwia cały proces.
Możesz monitorować status podpisu, wysyłać przypomnienia, przeglądać szczegółowe ścieżki audytu lub anulować prośby o transakcje. Adobe Sign bezproblemowo współpracuje z różnymi narzędziami, dzięki czemu możesz wysyłać dokumenty z programów takich jak Microsoft 365, Dropbox, Box i innych.
Ze względów bezpieczeństwa, Adobe Sign jest zgodny ze standardami takimi jak PCI DSS, SOC 2 Type 2 i ISO 27001. Obsługuje wiele formatów plików, w tym Adobe PDF i inne pliki PDF, MS Word, Excel i PowerPoint, Text, WordPerfect, pliki graficzne takie jak PNG, GIF, JPG, JPEG, TIF i BMP, a także HTML i HTM.
SignEasy
Dzięki ponad 10-letniemu doświadczeniu, SignEasy pomogło już ponad 35 000 organizacji zautomatyzować proces podpisywania za pomocą podpisów elektronicznych. Zapomnij o drukowaniu, skanowaniu i faksowaniu dokumentów. Zamiast tego, wykorzystaj to łatwe w użyciu narzędzie, które gwarantuje doskonałe doświadczenia związane z podpisywaniem.
Możesz umieścić swój podpis w dokumencie za pomocą palca, rysika lub myszki. Możliwe jest również przesłanie obrazu odręcznego podpisu, który został wcześniej wykonany na papierze. SignEasy umożliwia wysyłanie dokumentów w sekwencji równoległej lub seryjnej do wielu osób. Możesz także umożliwić innym podpisywanie ich w określonej kolejności, pojedynczo lub w tym samym czasie.
Możesz monitorować postępy w wysyłaniu dokumentów, sprawdzając, kto musi je podpisać lub kto już to zrobił. Wysyłaj powiadomienia push lub e-mail jako przypomnienie i otrzymuj alerty w momencie wykonania danej czynności. Inne funkcje obejmują integracje, zgodność, globalne rozpoznawanie, zaawansowane zabezpieczenia z uwierzytelnianiem odcisków palców, hasłami i certyfikacją SSL.
SignEasy obsługuje pliki w formatach MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG itp. Umożliwia również zapisywanie niedokończonych dokumentów, dzięki czemu można do nich wrócić później i wprowadzić zmiany. Dodatkowo, możesz uzyskać dostęp do plików w trybie offline. Importuj dokumenty z chmury, kart SD, wiadomości e-mail i innych aplikacji.
Jakość podpisów w SignEasy jest bardzo wysoka i przypomina podpisy fizyczne. Możesz ponownie wykorzystywać istniejące szablony, dodawać obrazy, adnotacje, inicjały poza tekstem oraz ustawiać pola niestandardowe, aby przyspieszyć swoją pracę. SignEasy jest dostępny w 24 językach. Dla pewności, możesz skorzystać z 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego.
HelloSign
Zaufany przez tysiące osób i firm na całym świecie, HelloSign to proste i skuteczne rozwiązanie eSignature. Obecnie należy do Dropboxa, dzięki czemu możesz korzystać z zalet obu tych platform.
Dostępny jest jako unikatowy interfejs internetowy, dodatek Salesforce lub przyjazny dla programistów interfejs API.
Możesz ponownie wykorzystywać dokumenty jako szablony, a także korzystać z szeregu innych funkcji, takich jak niestandardowe znakowanie, załączniki podpisującego, białe etykiety, zaawansowane zarządzanie zespołem, osadzane podpisy elektroniczne i integracja z Salesforce. HelloSign jest zgodny z HIPAA, więc nie musisz się o nic martwić.
Ceny zaczynają się od 15 USD miesięcznie przy płatności rocznej. Możesz również wypróbować HelloSign za darmo, bez podawania danych karty kredytowej.
Docsketch
Docsketch to bezpłatne narzędzie, które umożliwia szybkie podpisywanie dokumentów w intuicyjny sposób. To właśnie sprawia, że jest ono łatwe w obsłudze dla każdego, bez względu na poziom zaawansowania technologicznego. Podpisane dokumenty są archiwizowane i chronione przed ewentualnymi manipulacjami.
Docsketch jest zgodny z amerykańskimi i globalnymi przepisami dotyczącymi podpisów elektronicznych. Samodzielnie ustaw proces podpisywania dokumentu, tak jak Ci wygodnie! Jeśli ustalony zostanie określony porządek, osoby, które mają podpisać dokument, będą o tym automatycznie powiadamiane. Docsketch pomoże Ci również zobaczyć, ile osób pozostało do podpisania dokumentu.
Możesz przekształcić dokument w szablon do wielokrotnego użytku, aby mieć do niego dostęp w dowolnym miejscu i czasie. Wraz z każdym podpisanym plikiem otrzymasz szczegółowy raport z informacjami prawnymi. Docsketch automatycznie wykrywa puste linie w plikach, co ułatwia właściwe pozycjonowanie pól. Przygotowanie dokumentów do wypełnienia staje się dzięki temu łatwiejsze i szybsze.
Wykorzystując funkcję „Wyślij jako dokument sprzedaży”, możesz uzyskać zatwierdzenie niektórych dokumentów, takich jak oferty, wyceny i propozycje. Jeśli odbiorca jest gotowy do zatwierdzenia, może kliknąć przycisk „Zatwierdź” i przejść przez kolejne kroki.
Dodatkowe wskazówki dotyczące wyboru dobrego oprogramowania do podpisów elektronicznych
Może się okazać, że oprogramowanie do obsługi podpisów elektronicznych oferuje podobny zestaw funkcji. Różnica tkwi jednak w sposobie, w jaki oferuje rozwiązania. Dlatego wybór może być trudny. Zapoznaj się więc z poniższymi wskazówkami, zanim podejmiesz ostateczną decyzję.
- Ilość dokumentów: zastanów się, jak często wysyłasz dokumenty, które wymagają podpisów elektronicznych. Jeśli zdarza się to tylko kilka razy w roku, zakup oprogramowania oferującego bardzo dużą przepustowość nie ma sensu. Zamiast tego, wybierz zakres usług odpowiedni do Twoich potrzeb.
- Zgodność: nie ufaj ślepo rozwiązaniom. Sprawdź poziom bezpieczeństwa i zgodności, jakich przestrzegają. Wybrane oprogramowanie musi weryfikować autentyczność, zapewniać ścieżki audytu i inne ważne funkcje, potwierdzające jego wiarygodność.
- Integracje i API: Sprawdź, jak bezproblemowo wybrane oprogramowanie integruje się z innymi narzędziami, których już używasz. Upewnij się również, czy oferuje ono konfigurowalny, otwarty interfejs API, umożliwiający osadzenie funkcji podpisu elektronicznego bezpośrednio w aplikacji lub na stronie internetowej.
- Wieloplatformowość: Upewnij się, że wybrane oprogramowanie jest kompatybilne z różnymi platformami. Nie może być problemów z wysłaniem umowy ze smartfona z Androidem, jeśli odbiorca korzysta z systemu macOS.
- Typy dokumentów: oprogramowanie eSignature musi obsługiwać wiele typów i formatów dokumentów. Dzięki temu unikniesz problemów w trakcie pracy.
Podsumowanie
Podpisy elektroniczne stały się niezbędnym narzędziem zarówno dla nowoczesnych firm, jak i osób prywatnych. Zostały szeroko zaakceptowane przez wiele przedsiębiorstw, ze względu na korzyści związane z przepisami o zgodności, które są tak ważne w kontaktach z klientami z różnych krajów.
Jeśli jeszcze nie korzystasz z tej technologii, to nie jest za późno. Wybierz oprogramowanie eSignature i usprawnij swój przepływ pracy szybciej niż kiedykolwiek wcześniej!
Następnie wygeneruj swój podpis e-mail.