10 najlepszych szablonów karty projektu dla sprawnego rozpoczęcia projektu

Znaczenie Karty Projektu w Efektywnym Zarządzaniu

Wydawanie poleceń ustnych może często prowadzić do nieporozumień i chaosu. Wyobraźmy sobie, że zamiast szczegółowego pisemnego briefu, przekazujemy swojemu zespołowi ustne wytyczne dotyczące projektu. W takiej sytuacji łatwo o przeoczenie istotnych detali czy niejasności. Z drugiej strony, skrupulatne spisywanie każdego aspektu projektu bywa czasochłonne i uciążliwe. Właśnie tutaj na scenę wkraczają szablony kart projektu, stanowiące idealne rozwiązanie!

Karta projektu to ustrukturyzowane podejście do planowania i realizacji przedsięwzięć. Jest ona niezwykle pomocna dla inicjatorów i zespołów projektowych, oferując sprawdzony kierunek, który zwiększa szanse na powodzenie. Pozwala ona precyzyjnie zdefiniować zadania i cele poszczególnych działów, minimalizując jednocześnie ryzyko wystąpienia nieporozumień.

Badania przeprowadzone przez Project Management Institute (PMI) na próbie ponad 5400 firm pokazują, że około 70% projektów kończy się niepowodzeniem z powodu nieskutecznego zarządzania, w szczególności braku karty projektu. Okazuje się, że 59% projektów mogłoby osiągnąć sukces, gdyby zapewniono odpowiednią komunikację, 29% wymagałoby większej odpowiedzialności, a 37% – formalnie określonych celów.

Zatem, przedsięwzięcia rozpoczynane bez właściwie udokumentowanych wytycznych są bardziej podatne na niepowodzenie, co niesie ze sobą negatywne konsekwencje. Karta projektu pełni kluczową rolę, poczynając od opracowania planu działania, poprzez realizację, aż po osiągnięcie zamierzonych rezultatów. Zobaczmy, jak to działa.

W jaki sposób Karta Projektu Wspiera Organizacje Biznesowe?

Zarówno firmy produktowe, jak i usługowe, regularnie poszukują innowacyjnych pomysłów, które mają stymulować rozwój. Kluczowe jest, aby kierownicy projektów byli w stanie ocenić potencjał i wykonalność tych koncepcji.

W inicjowanie projektu zaangażowanych jest wiele czynników, takich jak cele, strategie, dostępne zasoby i alokacja budżetu. Dobrze skonstruowany plan stanowi drogowskaz do pomyślnego zakończenia, umożliwiając formalne zrozumienie oczekiwanych rezultatów na każdym etapie realizacji.

Karta projektu jest doskonałym narzędziem, które umożliwia firmom szczegółowe opisanie prac w poszczególnych segmentach, zapewniając jednocześnie wszystkim zainteresowanym stronom spójne zrozumienie sytuacji. Po opracowaniu planu, menedżerowie mają możliwość przeanalizowania potencjalnych wad i wprowadzenia niezbędnych poprawek. Te działania znacząco redukują ryzyko niepowodzenia projektu.

Przedsiębiorstwa działające w różnych sektorach, takie jak IT, motoryzacja czy FMCG, poszukują szablonów kart projektów, które są dostosowane do ich specyficznych potrzeb i pomagają w skutecznym osiąganiu wyznaczonych celów.

Karta Projektu a SoW (Zakres Prac) i Plan Projektu – Kluczowe Różnice

Karta projektu, SoW (Statement of Work), czyli Zakres Prac, oraz plan projektu to pojęcia powiązane, lecz różniące się zasadniczo pod względem celu i zastosowania.

Poniższa tabela przedstawia kluczowe różnice między nimi:

Parametry	Karta projektu	Zakres Prac (SoW)	Plan projektu
Kto jest odpowiedzialny	Inicjator projektu	Wykonawca projektu	Kierownik projektu
Jaki jest harmonogram	Na etapie planowania	Po zatwierdzeniu projektu przez klienta	Po utworzeniu karty projektu
Główny cel	Formalne udokumentowanie projektu wraz z procesem realizacji	Określenie zasobów i rozwiązań prowadzących do osiągnięcia pożądanego rezultatu	Realizacja zadań z wykorzystaniem odpowiednich strategii wdrożeniowych
Główna specyfikacja	Cel, zakres, ryzyka, interesariusze, finanse	Ustalenie odpowiedzialności, szacunki, metody	Czas trwania, alokacja zasobów, zespoły

Podsumowując, karta projektu ma na celu udokumentowanie szczegółów projektu oraz przedstawienie wytycznych dotyczących jego realizacji. Z kolei SoW stanowi formalną umowę między klientem a wykonawcą, zawierającą techniczne aspekty projektu. Natomiast plan projektu jest operacyjnym przewodnikiem dla zespołu.

Zachęcamy również do zapoznania się z najlepszymi szablonami planowania strategicznego, które mogą być pomocne w kolejnych krokach biznesowych!

Jak Opracować Szablon Karty Projektu?

Karta projektu ma ogromne znaczenie dla wszystkich interesariuszy. Dlatego jej tworzenie powinno odbywać się pod nadzorem odpowiednich pracowników i kierowników działów, tak aby dostarczyć wyczerpujących informacji na temat projektu i jego celowości.

Opracowanie karty projektu wymaga przestrzegania pewnej sekwencyjnej struktury, która uwzględnia wszystkie istotne aspekty projektu. Poniżej znajduje się zwięzły opis podstawowej struktury karty projektu:

• Określ główny cel projektu, uwzględniając jego skuteczność i specyficzne wymagania. To pomoże w jasnym przekazaniu idei projektu członkom zespołu.
• Zależnie od zakresu, trendów rynkowych i skali projektu, wskaż liczbę osób, która jest niezbędna do realizacji.
• Przedstaw listę wymagań i zasobów, które są potrzebne do osiągnięcia zamierzonych rezultatów.
• Zidentyfikuj potencjalne zagrożenia, które mogą wystąpić w trakcie realizacji projektu.
• Wymień interesariuszy, którzy są bezpośrednio lub pośrednio zaangażowani w projekt.
• Podaj szacunkowy koszt projektu, rozkładając potrzeby finansowe na poszczególne etapy.
• Ustal harmonogram rozpoczęcia i planowany czas realizacji projektu.

Karta projektu ma na celu dostarczenie wszystkich niezbędnych informacji o danym przedsięwzięciu. Firmy często korzystają z szablonów kart projektów oraz planów zarządzania zmianami, aby uniknąć pominięcia ważnych aspektów zarządzania projektem. Przyjrzyjmy się korzyściom płynącym z ich wykorzystania.

Korzyści Wynikające z Używania Szablonów Kart Projektów w Zarządzaniu

Szablony kart projektów są tworzone na podstawie szczegółowych analiz przeprowadzonych przez ekspertów. Wspomagają one kierowników projektów w opracowywaniu i przygotowywaniu dokumentów statutowych. Ich celem jest wyeliminowanie nadmiernego wysiłku związanego z tworzeniem karty projektu oraz zapewnienie użytecznego formatu.

• Zawierają informacje dotyczące głównych celów, finansów, zasobów i wykonalności projektu.
• Są ekonomicznym rozwiązaniem, które pozwala ocenić, czy projekt jest wart poświęcenia czasu i środków finansowych.
• Umożliwiają firmom dostosowanie harmonogramu pracy poszczególnych działów do aktualnych potrzeb.
• Ułatwiają precyzyjne wyjaśnienie celu i koncepcji projektu, zapewniając zespołowi szczegółowy plan działania.

Warto zapoznać się z ofertą szablonów kart projektów oferowanych przez zaufane firmy.

Miro

Miro to firma z certyfikatem ISO, która oferuje szeroki wybór szablonów (ponad 1000) dedykowanych różnym obszarom pracy i rozwoju biznesu. Szablony te są kompatybilne z innymi narzędziami. W procesie ich tworzenia uwzględniono wszystkie istotne punkty, które mają kluczowe znaczenie dla ciągłego wzrostu.

Szablon ma strukturę tabelaryczną, gdzie pierwsze trzy komórki są przeznaczone na cel projektu, jego zakres i kryteria sukcesu. W następnej sekcji można wpisać nazwy członków zespołu, interesariuszy i użytkowników końcowych.

Ponadto, w szablonie znajdują się sekcje na zasoby, ograniczenia i czynniki ryzyka. Możliwe jest również zdefiniowanie kluczowych etapów w formie osi czasu.

Miro udostępnia szablon jednostronicowy, który prezentuje najważniejsze informacje w przejrzystej formie. Można w nim zawrzeć odnośniki, które pozwolą na zdefiniowanie danego parametru.

PowerSlides

PowerSlides oferuje ponad 7000 profesjonalnych szablonów, z których korzysta ponad 30 000 użytkowników, a w tym takie marki jak Amazon, Samsung i Microsoft. Szablony pozwalają na zmianę kolorów, dodawanie/edycję diagramów, map, obrazów i korzystanie z biblioteki ponad 2500 ikon wektorowych.

Szablon karty projektu składa się z czterech przejrzystych slajdów z wysokiej jakości grafikami i panelami tabelarycznymi. Jest on przystosowany do prezentacji analitycznych i może być wykorzystany przez inżynierów, kierowników projektów czy wykładowców.

Pierwszy slajd zawiera nazwę projektu, cel i harmonogram wraz z ważnymi etapami realizacji. Następny slajd to tabela do wprowadzenia budżetu wraz z szczegółami kosztów i nazwiskami pracowników.

W części poświęconej analizie biznesowej PowerSlides umożliwia ocenę korzyści z perspektywy finansowej, operacyjnej, rynkowej, klienta i personelu. Dodatkowo można wymienić problemy, przeprowadzić analizę kosztów i rozłożyć zadania na mniejsze części.

Inteligentny Arkusz (Smartsheet)

Smartsheet jest zaufaną marką z szeroką bazą klientów, w tym firmy z listy Fortune 100. Firma ta zdobyła Top 50 Best Software Awards 2023 w kategorii Produkty do Zarządzania Projektami.

Smartsheet oferuje pięć głównych rodzajów szablonów kart projektów, z prostym formatem do standardowego użytku. Szablony zawierają około dziewięciu pól, które służą do prezentacji szczegółów projektu, takich jak kluczowe wskaźniki, rezultaty, harmonogram, zasoby, założenia i inne.

Szablon Six Sigma jest podobny do standardowego, ale zawiera predefiniowane role związane z metodologią Six Sigma. Szablon wspiera wzrost i osiąganie lepszych rezultatów dzięki kontroli kosztów.

Szablon Agile zawiera kolumny umożliwiające planowanie wykonalnych działań. Jest on szczególnie przydatny dla kierowników projektów i Scrum Masterów. Szablon konstrukcyjny można dostosować do specyfiki danego projektu budowlanego.

Szablon jednostronicowy jest łatwy do wydrukowania, ponieważ zawiera wszystkie kluczowe informacje o sponsorach, klientach i projekcie. Ułatwia on szybkie przekazanie najważniejszych informacji.

Szablon uzasadnienia biznesowego Smartsheet jest precyzyjnym dokumentem, który pomaga uzyskać akceptację projektu przez interesariuszy.

GoLeanSixSigma.com

GoLeanSixSigma.com współpracuje z różnymi branżami, oferując szkolenia online, kursy certyfikacyjne i materiały do zarządzania projektami. Z kursów skorzystało ponad 450 000 osób z firm takich jak Fedex, Tesla i ponad 6100 innych klientów.

Podstawowe elementy karty projektu oferowanej przez GoLeanSixSigma.com to: opis problemu, uzasadnienie biznesowe, cel, oś czasu, zakres i zespoły. Szablon gromadzi parametry na jednej stronie, aby szybko przedstawić kluczowe informacje dotyczące projektu.

Oś czasu GoLeanSixSigma.com jest podzielona na kolumny: definicja, pomiar, analiza, ulepszenie i kontrola. Zapewnia on również miejsce na informacje o członkach zespołu, ich stanowiskach i czasie pracy.

ProjectManagement.com

ProjectManagement.com to platforma internetowa, która oferuje rozwiązania dla kierowników projektów. Udostępnia ona artykuły, webinary, szablony, wpisy na blogu oraz porady ekspertów.

Szablon karty projektu umożliwia wprowadzenie szczegółowych danych w przeznaczonych do tego kolumnach, a następnie przedstawienie informacji biznesowych. Dokument został stworzony w celu wsparcia menedżerów w organizacji pracy i formułowaniu nowych pomysłów.

Dokument ProjectManagement.com składa się z 25 istotnych elementów, a najważniejsze z nich to: streszczenie zakresu, sponsorzy, kryteria sukcesu i proces organizacyjny. Możliwe jest również wprowadzenie krótkich informacji o fazie rozwoju, testowaniu prototypów, akceptacji użytkowników i sesjach na żywo.

Warto również usprawnić swoje projekty za pomocą specjalnego oprogramowania do zarządzania projektami.

Bit.ai

Bit.ai to platforma do współpracy nad dokumentami, z której korzystają firmy takie jak Canon i Accenture. Szablon karty projektu opiera się na scentralizowanym modelu pracy w formie zestawienia, zaczynając od opisu projektu.

W szablonie można zwięźle opisać zakres, kryteria sukcesu lub rezultaty w punktach. Dostępne jest również miejsce na informacje o finansach, kamieniach milowych i założeniach, a także ryzyku, szczegółach zespołu i zatwierdzeniach.

Bit.ai umożliwia dostęp do szablonu w czasie rzeczywistym, co pozwala na łączenie wielu projektów lub współpracę z interesariuszami. Platforma oferuje również integrację z mediami społecznościowymi, linkami internetowymi, plikami PDF i Figma, w celu zwiększenia efektywności zarządzania biznesem.

Szablon Karty Projektu (Project Charter Template)

Szablon Karty Projektu to platforma stworzona przez zespół Casual.pm. Oferuje ona zestaw narzędzi, które pomagają kierownikom projektów w tworzeniu treści statutowych. Dodatkowo, dostępne są przewodniki, filmy i próbki, które pomagają w efektywnym tworzeniu karty projektu.

Dostępne są bezpłatne szablony kart dla różnych projektów, takich jak: przeprojektowanie strony internetowej, badanie technologii, media społecznościowe czy kampanie marketingowe.

Szablon karty umożliwia omówienie tła projektu i proponowanego rozwiązania. Można w nim osobno zdefiniować cele i zakres projektu. Dostępne są również oddzielne kolumny na opis interesariuszy, kamieni milowych, budżetu, ograniczeń, założeń i czynników ryzyka.

Template.net

Template.net to rozbudowana biblioteka szablonów i narzędzi. Można tu znaleźć projekty kart, dokumentację, formularze, prezentacje i inne zasoby. Platforma oferuje ponad dziesięć formatów szablonów kart projektów, które są dostępne do pobrania.

Wśród dostępnych szablonów znajdują się dedykowane projekty dla Six Sigma, zespołu, IT, oprogramowania, doskonalenia procesów, konstrukcji i biznesu. Jeden z podstawowych szablonów rozpoczyna się od sekcji, w której można wprowadzić szczegóły projektu, takie jak: nazwa, sponsor, autor, data, nazwa komitetu i data prezentacji.

Template.net pozwala na wpisanie krótkich oświadczeń w sekcji opisu, celu i dopasowania strategicznego. Formularz tabeli zawiera rubryki na grupy klientów, interesariuszy, budżet, zakres, kryteria sukcesu, zależności, kamienie milowe, zasoby i potencjalne ryzyka.

Mój pm (Mypm)

Mypm to firma specjalizująca się w zarządzaniu projektami. Posiada ona duże doświadczenie we współpracy z organizacjami z sektora publicznego i komercyjnego. Sklep internetowy Mypm oferuje około 86 edytowalnych szablonów, które pomagają w rozwoju organizacji.

Do celów zawodowych udostępniany jest bezpłatny szablon karty projektu. Dokument zawiera tytuł projektu i indeks na pierwszych stronach, a główna treść rozpoczyna się od streszczenia, celu, zadań i innych istotnych informacji.

Szablon zawiera oddzielne sekcje na krótki opis wymagań, zakresu, rezultatów, ryzyka, założeń i ograniczeń. Mypm umożliwia dodanie przeglądu harmonogramu, budżetu, zasobów ludzkich, zamówień i interesariuszy w tabeli. Na końcu znajduje się formularz autoryzacyjny dla sponsora projektu.

Archiwum Szablonów (Template Archive)

Archiwum Szablonów to platforma internetowa oferująca średnio 40 szablonów w różnych kategoriach. Znajdziemy tu zarówno tabele miejsc w klasie, jak i arkusze kalkulacyjne budżetu osobistego czy umowy z wykonawcami.

Platforma oferuje wiele przykładowych szablonów kart projektów, z których korzystają firmy i instytucje. Szablony te umożliwiają zebranie wszystkich niezbędnych informacji o projekcie, począwszy od tabeli zawierającej identyfikator projektu, nazwę, sponsora, kierownika i zasoby.

Archiwum Szablonów prosi o podanie powodów, celów, zakresu, czynników sukcesu i innych istotnych informacji w zwięzłej formie. Pozostałe sekcje zawierają rezultaty projektu (ramy, logikę, badania, narzędzia), kamienie milowe (postęp na różnych poziomach) oraz kluczowe problemy i zagrożenia.

Podsumowanie: Wdrażanie Szablonu Karty Projektu

Karta projektu ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego ukończenia każdego przedsięwzięcia biznesowego. Zapewnia ona przejrzysty obraz celu i uzasadnienie oczekiwanych rezultatów.

Wdrożenie gotowego szablonu, zamiast samodzielnego tworzenia karty projektu, pozwala na oszczędność czasu i pieniędzy. Wielu menedżerów nie zdaje sobie sprawy z dostępności szablonów. Niektórzy z nich uważają, że są w stanie poradzić sobie sami, co prowadzi do spowolnienia i ograniczenia rozwoju.

Wybór odpowiedniego szablonu może być trudny, dlatego należy wziąć pod uwagę typ projektu, skalę prac, wymagania i inne istotne parametry, aby w pełni wykorzystać potencjał dokumentu.

Na koniec, warto zapoznać się z zagadnieniem doskonalenia procesów biznesowych (BPI), aby dowiedzieć się więcej o jego istocie i działaniu.