10 szablonów zarządzania zasobami cyfrowymi usprawniających przepływ pracy twórczej

Potrzebujesz efektywnego sposobu na kontrolę obszernej bazy cyfrowych materiałów firmowych? Sprawdź gotowe szablony!

W dzisiejszych czasach zasoby cyfrowe są fundamentalnym elementem działania przedsiębiorstw. Spotykamy je na każdym kroku – od danych osobowych pracowników, po materiały sprzedażowe i marketingowe. Zarządzanie takimi zasobami może być proste, jeśli wykorzystamy szablony systemów zarządzania zasobami cyfrowymi, dedykowane konkretnym aplikacjom.

Czym jest zarządzanie zasobami cyfrowymi?

Każda treść cyfrowa, która generuje zyski dla Twojej firmy, stanowi jej zasób cyfrowy. Mogą to być zdjęcia stockowe wykorzystywane w blogach, kody źródłowe aplikacji, artykuły publikowane na stronach internetowych, ilustracje wektorowe, kolekcje wideo, podcasty, wywiady audio, projekty graficzne i wiele innych.

Gdy w bezpieczny sposób przechowujesz, porządkujesz, udostępniasz, publikujesz, aktualizujesz i archiwizujesz te cyfrowe elementy, tworzysz system zarządzania zasobami cyfrowymi, znany jako DAM (Digital Asset Management). Zarządzanie tymi kluczowymi dla firmy zasobami możesz realizować za pomocą specjalistycznego oprogramowania, platformy SharePoint, arkuszy kalkulacyjnych, a nawet poprzez pliki przechowywane na serwerze NAS. Jednak dla małych, średnich i startujących firm szczególnie efektywnym rozwiązaniem jest wykorzystanie darmowego lub niedrogiego szablonu DAM.

Co to jest szablon zarządzania zasobami cyfrowymi?

Szablon DAM to gotowe, wstępnie skonfigurowane środowisko pracy do zarządzania zasobami cyfrowymi, dostosowane do konkretnego oprogramowania DAM. Zawiera on już przygotowane kolumny, wiersze, tabele, pola, kategorie i miejsca na Twoje treści.

Personalizacja takiego szablonu wymaga jedynie dodania nazw projektów, informacji o członkach zespołu, danych kontaktowych, reguł udostępniania, możliwości komentowania i integracji z innymi aplikacjami (jak Figma, Anima, GSuit itp.). Dzięki temu możesz błyskawicznie uruchomić projekty związane z zarządzaniem zasobami. Nie musisz już tracić czasu na planowanie struktury całego systemu DAM.

Większość takich szablonów udostępnianych jest przez twórców oprogramowania DAM lub niezależnych autorów.

Korzyści z szablonów zarządzania zasobami cyfrowymi

Poznaj powody, dla których warto wybierać gotowe szablony DAM, zamiast budować całe systemy od zera:

• Oszczędzasz wiele godzin pracy, które inaczej poświęciłbyś na analizowanie i projektowanie struktury systemu DAM.
• Łatwiej zachować spójność marki, dzięki gotowym elementom identyfikacji wizualnej, co pozwala profesjonalnie zarządzać udostępnianiem zasobów.
• Szablony DAM umożliwiają tworzenie dostępu do zasobów w oparciu o role użytkowników w intranecie lub internecie.
• Większość szablonów DAM oferuje funkcje automatyzacji przesyłania treści, zarządzania metadanymi, wyszukiwania, kontroli wersji i wiele innych.
• Korzystając z darmowych szablonów, dostarczanych przez twórców oprogramowania DAM, unikasz kosztów związanych z zlecaniem stworzenia systemu zewnętrznym firmom.

Teraz, gdy rozumiesz podstawy i zalety szablonów zarządzania zasobami cyfrowymi, przejdźmy do przeglądu najlepszych z nich, które pomogą Ci usprawnić proces tworzenia i dystrybucji kreatywnych treści:

Airtable

Jeśli korzystasz z aplikacji internetowej Airtable, możesz użyć dedykowanego szablonu, aby w prosty sposób zarządzać wszystkimi swoimi plikami, dokumentami, kodami, grafikami i innymi zasobami. Szablon dzieli przestrzeń roboczą na dwie części:

• Panel zarządzania zasobami
• Centralny pulpit nawigacyjny

Panel DAM zawiera wszystkie standardowe kolumny danych, niezbędne do kategoryzowania zasobów i wprowadzania dodatkowych informacji. Najważniejsze pola to:

• Metadane lub nazwa zasobu
• Daty (utworzenia, terminu, modyfikacji itd.)
• Status zatwierdzenia
• Typ zgłoszenia
• Nazwa klienta lub marki
• Zgłaszający
• Projektant
• Priorytet
• Notatki

Dodatkowo, szablon Airtable jest darmowy i kompatybilny z każdym planem subskrypcji tej aplikacji. Możesz go wykorzystać zarówno do celów prywatnych, jak i komercyjnych.

monday.com

Jeśli używasz monday.com do zarządzania projektami i produktami, z pewnością spodoba Ci się również ten szablon DAM. Jest to kompleksowy i łatwy w obsłudze system, który może wykorzystać każdy pracownik w firmie. Dzięki temu, że korzystasz z gotowego szablonu, nie musisz się długo uczyć jego obsługi.

Przestrzeń robocza DAM w monday.com oferuje trzy główne widoki:

• Karty zasobów
• Główna tabela
• Galeria plików

W powyższych widokach znajdziesz elementy, tabele, pola danych, nagłówki kolumn, itd. W galerii plików możesz przeglądać stan wszystkich zasobów (istniejących, oczekujących, w trakcie realizacji), wraz z miniaturami, komentarzami, historią wersji, aktywnością i metadanymi.

Spreadsheet.com

Szablon Spreadsheet.com to rozwiązanie bez użycia kodu do zarządzania zasobami. Jeśli korzystasz z tej platformy do zarządzania pracą i przestrzenią roboczą, koniecznie wypróbuj ten szablon. Po kliknięciu linku, automatycznie doda się do Twojej aplikacji internetowej.

Szablon jest prosty i intuicyjny. Pozwala na zarządzanie zasobami i plikami w interfejsie przypominającym arkusz kalkulacyjny. Składa się z trzech podstawowych widoków:

• Podstawowe aktywa
• Uporządkowane według statusu
• Pogrupowane według lokalizacji

W razie potrzeby możesz dodać dodatkowe widoki z listy dostępnych opcji.

Smartsheet

Jest to szablon przeznaczony do współpracy z aplikacją internetową Smartsheet, umożliwiającą zarządzanie projektami, pracą, zespołem i portfelem projektów. Aby go użyć, potrzebna jest płatna subskrypcja. Szablon oferuje następujące funkcje:

• Formularz do rejestracji i zgłaszania nowych aktywów
• Śledzenie statusu i sposobu wykorzystania zasobów (dostępne na komputerze i urządzeniu mobilnym)
• Skanowanie zasobów za pomocą kodów kreskowych, aby uzyskać więcej informacji
• Podgląd wszystkich statystyk zasobów na pulpicie nawigacyjnym

Softr.io

Ten szablon Softr.io przenosi zarządzanie zasobami cyfrowymi na wyższy poziom dzięki wykorzystaniu aplikacji. Softr.io to platforma do tworzenia aplikacji bez użycia kodu. Za pomocą interfejsu przeciągnij i upuść możesz budować automatyczne i solidne aplikacje, zarówno do użytku biznesowego, jak i prywatnego. Szablon DAM działa na podobnej zasadzie.

Dzięki temu szablonowi możesz połączyć aplikację z innymi programami do zarządzania pracą i projektami. Umożliwia to wprowadzanie danych, działań, nazw i innych informacji. Na przykład, szablon pozwala na import danych z Airtable do szablonu Softr.io, aby zarządzać zasobami cyfrowymi.

Stackby

Szablon Stackby DAM jest kompatybilny z aplikacją internetową Stackby. Jeśli Twój zespół ma trudności z odnajdywaniem potrzebnych zasobów, lub wielokrotnie prosi o to samo, ponieważ zasoby nie są odpowiednio uporządkowane, koniecznie wypróbuj ten szablon.

Szablon zawiera komponenty, takie jak „Zasoby”, „Projekty”, „Tematy”, itp. Znajduje się w nim również galeria, gdzie użytkownicy mogą łatwo sortować i filtrować istniejące zasoby cyfrowe, zanim zawnioskują o nowe.

W razie potrzeby, pracownicy firmy mogą składać wnioski o nowe zasoby cyfrowe, podając szczegółowe informacje, które umożliwią projektantowi szybkie rozpoczęcie pracy.

Tracup

Szablon Tracup to łatwe w użyciu rozwiązanie DAM oparte na chmurze. Pomaga Tobie i Twojemu zespołowi odnaleźć potrzebne zasoby cyfrowe do mediów społecznościowych, reklam online, tworzenia treści, publikowania stron internetowych i tworzenia aplikacji. Dzięki zaawansowanym filtrom i opcjom sortowania, wyszukiwanie zasobów jest błyskawiczne.

Szablon oferuje również funkcje wspólnej pracy i zarządzania zasobami. Możesz organizować wirtualne spotkania, aby wspólnie pracować nad nowym zasobem i udostępnić link do przestrzeni roboczej Tracup. Dodatkowo, możesz tworzyć uprawnienia dostępu do treści na podstawie ról członków zespołu, aby zachować poufność firmowych materiałów.

SketchBubble

Szablon SketchBubble jest doskonały do prezentacji systemów zarządzania zasobami cyfrowymi lub pomysłów na przestrzeń roboczą dla partnerów biznesowych lub potencjalnych klientów.

Prezentacja PowerPoint zawiera animowane slajdy, które wyjaśniają planowanie i realizację projektu DAM w dowolnej firmie. Aby uzyskać licencję na komercyjne użycie pliku PPT, należy założyć płatne konto w SketchBubble.

FPPT.COM

Chcesz przedstawić rozwiązanie DAM klientowi lub swojemu przełożonemu? Skorzystaj z darmowego szablonu FPPT.COM dla Microsoft PowerPoint, aby stylowo zaprezentować swoje plany i workflow.

Szablon zawiera nowoczesne projekty slajdów PPT na jasnym tle, dzięki czemu odbiorcy łatwo zrozumieją przedstawione informacje. Plik PPT nie zawiera jednak gotowej treści – musisz samodzielnie opracować swoje rozwiązanie DAM.

Canva

Szukasz kompleksowego rozwiązania do zarządzania zasobami cyfrowymi, które pozwoli Twoim zespołom na efektywną współpracę, tworzenie, przeglądanie, aktualizowanie i udostępnianie zasobów? Wypróbuj zespoły Canva. Canva to czołowa aplikacja internetowa do projektowania graficznego i tworzenia zasobów multimedialnych.

Następujące funkcje Canvy umożliwiają sprawne zarządzanie zasobami firmowymi w chmurze:

• Foldery zespołu do tworzenia i współpracy
• Edytor Canva
• Śledzenie i lokalizacja plików za pomocą wyszukiwarki
• Kontrola wersji
• Nielimitowana liczba folderów dla marek i klientów
• Intuicyjny panel nawigacyjny
• Do 1 TB miejsca w chmurze na członka zespołu
• Dostęp do edycji i udostępniania w oparciu o role

Dzięki Canva Teams możesz przekształcić aplikację do projektowania graficznego w funkcjonalne środowisko DAM.

Podsumowanie

Zasoby cyfrowe powinny być dostępne dla marketerów, specjalistów od mediów społecznościowych, reklamodawców i zespołów ds. treści zawsze wtedy, gdy są one potrzebne do rozwoju Twojej firmy. Nie musi to być skomplikowane. Jeśli przepływ materiałów w Twojej firmie stanowi wyzwanie, wybierz jeden z zaprezentowanych szablonów DAM.

Koniecznie sprawdź również oprogramowanie do zarządzania zasobami cyfrowymi.