W miarę jak globalna siła robocza przechodzi na model pracy zdalnej, spotkania w salach konferencyjnych zostały zastąpione rozmowami wideo. Jeśli nie masz doświadczenia w wideokonferencjach, z przyjemnością Ci pomożemy!
Zamknij niepotrzebne aplikacje dla lepszej wydajności
Zanim rozpoczniesz wideokonferencję, warto poświęcić chwilę na zapisanie swojej pracy oraz zamknięcie wszelkich zbędnych aplikacji. W szczególności należy wyłączyć programy, które mogą zawierać dane osobowe lub zużywać nadmiernie zasoby systemowe.
Zbyt wiele otwartych aplikacji może spowolnić działanie komputera podczas rozmowy wideo. To dlatego, że samo połączenie wymaga znacznych zasobów, zwłaszcza jeśli korzystasz z lżejszego laptopa. Jeśli usłyszysz hałas wentylatorów podczas spotkania lub zauważysz opóźnienia w aplikacji wideokonferencyjnej, zamknij pozostałe otwarte programy.
Zachowaj ostrożność przy udostępnianiu ekranu
Jeśli planujesz udostępniać ekran podczas rozmowy, warto podjąć dodatkowe środki ostrożności, aby uniknąć przypadkowego ujawnienia prywatnych lub potencjalnie kompromitujących informacji. Najpierw zamknij wszystkie karty w przeglądarce, szczególnie te, które mogłyby być nieodpowiednie do wyświetlenia publicznego.
Następnie włącz tryb Nie przeszkadzać na swoim komputerze, niezależnie od tego, czy to Mac, czy Windows. Dzięki temu nie będziesz narażony na przypadkowe wyświetlenie powiadomień z prywatnych wiadomości podczas udostępniania ekranu.
Sprawdź swoje połączenie internetowe
Przed połączeniem wideo warto skorzystać z narzędzi do testowania prędkości internetu, takich jak Fast.com lub Speedtest.net. Jeśli prędkość jest niewystarczająca, spróbuj zbliżyć się do routera Wi-Fi lub zastosować inne metody wzmocnienia sygnału. Możesz również skorzystać z narzędzi, które pomogą poprawić jakość połączenia internetowego.
Wybierz odpowiednie oświetlenie i neutralne tło
Najlepiej prowadzić wideokonferencję w miejscu dobrze oświetlonym, aby Twoja twarz była wyraźnie widoczna. Jeśli naturalne światło nie jest dostępne, rozważ użycie delikatnego oświetlenia fluorescencyjnego, unikając intensywnego światła.
Warto również wybrać neutralne tło, które nie będzie rozpraszające. Prosta ściana sprawdzi się dobrze. Jeśli nie masz odpowiedniego tła, możesz rozmyć tło w Skypie lub użyć wirtualnego tła w Zoomie.
Przetestuj dźwięk i obraz
Przed przystąpieniem do wideokonferencji upewnij się, że zarówno mikrofon, jak i kamera są podłączone i działają prawidłowo. Większość aplikacji do wideokonferencji oferuje możliwość przeprowadzenia testu połączenia. Sprawdź opcje lub ustawienia w aplikacji.
Na przykład, w Skype możesz przejść do sekcji „Audio i wideo” w ustawieniach, aby wykonać testowe połączenie.
Dostosuj wysokość kamery do poziomu oczu
Ważne jest, aby ustawić kamerę na odpowiednim poziomie. Staraj się umieścić ją na wysokości oczu, aby uniknąć patrzenia w górę lub w dół. Nie chcesz, aby Twoi współpracownicy mieli widok na Twoje nozdrza podczas ważnego spotkania.
Podczas rozmowy skup się na kamerze, unikając patrzenia na siebie lub czatu. Dzięki temu nie rozpraszasz innych uczestników.
Rozważ zakup lepszego mikrofonu lub kamery
Dla sporadycznych połączeń wbudowane mikrofony i kamery w laptopach powinny być wystarczające. Jednak jeśli Twój laptop jest starszy, jakość obrazu może być gorsza niż w nowoczesnym smartfonie.
Jeśli planujesz regularnie uczestniczyć w spotkaniach online, warto pomyśleć o zakupie lepszej kamery i/lub zestawu słuchawkowego.
Podczas rozmowy wideo warto używać słuchawek lub wkładek dousznych. Dają one lepszą jakość dźwięku niż wbudowany mikrofon laptopa. Aby uniknąć opóźnień, wybierz słuchawki przewodowe.
Przygotuj się z wyprzedzeniem
Jeśli prowadziłeś spotkanie, najlepiej wcześniej przygotować wszystkie tematy do omówienia oraz potrzebne dokumenty. Jeśli współpracownicy mają zobaczyć jakiś plik, wyślij go przed spotkaniem i upewnij się, że wszyscy mają dostęp do niezbędnych informacji przed wideokonferencją.
W ten sposób nie stracisz pierwszych minut rozmowy na oczekiwanie na wszystkich.
Ubierz się odpowiednio
Praca zdalna nie oznacza, że można uczestniczyć w spotkaniach w piżamie. Oczywiście nie musisz zakładać formalnego garnituru, ale warto znaleźć kompromis i ubrać się w styl biznesowy na co dzień lub formalny, w zależności od kultury Twojego miejsca pracy.
Choć spodnie mogą być opcjonalne, warto pamiętać, aby ich nie zdejmować. W przeciwnym razie, jeśli zapomnisz wyłączyć kamerę, może to prowadzić do nieprzyjemnych sytuacji.
Wycisz się, gdy nie mówisz
W trakcie spotkania wideo z wieloma uczestnikami zaleca się, aby przez większość czasu być wyciszonym. Włącz mikrofon tylko wtedy, gdy zamierzasz mówić.
To pomoże zredukować hałas w tle. Dodatkowo, jeśli ktoś wejdzie do pomieszczenia i zacznie rozmawiać, gdy Ty jesteś w trakcie rozmowy (co jest bardzo możliwe, ponieważ pracujesz w domu), nie będziesz musiał się spieszyć, aby znaleźć przycisk wyciszenia.
Skup się jak na spotkaniu stacjonarnym
Choć może być kuszące, aby wykorzystać czas wideokonferencji na przeglądanie poczty elektronicznej lub czytanie artykułów, lepiej tego unikać. Staraj się skupić na osobie mówiącej i nie odwracaj wzroku od kamery.
Traktuj wideokonferencję jak spotkanie na żywo. Czy przeglądałbyś memy kotów na Reddicie, gdybyś był w sali konferencyjnej? Jeśli nie, nie rób tego także podczas wideokonferencji.
Jeśli coś piszesz lub patrzysz na ekran, Twoi współpracownicy mogą zauważyć, że nie zwracasz uwagi.
Staraj się trzymać dzieci i zwierzęta z daleka, ale się nie stresuj
Jeśli masz dzieci lub zwierzęta, dobrze jest poprosić kogoś o opiekę nad nimi w trakcie wideokonferencji. Jeśli nie ma nikogo, kto mógłby ich zająć, postaraj się zaangażować je w jakąś aktywność, na przykład oglądanie ulubionych kreskówek.
Mimo że podejmiesz te środki ostrożności, Twoje dzieci mogą przypadkowo wejść do pokoju, ale nie przejmuj się tym zbytnio. W obecnej sytuacji wszyscy powinni być wyrozumiali.
W przypadku takiej sytuacji, po prostu uprzejmie zapytaj współpracowników, czy możesz na chwilę odejść, a na pewno to zrozumieją.
Jeśli dopiero zaczynasz pracę zdalną, zapoznaj się z kilkoma wskazówkami, które mogą polepszyć Twoje doświadczenie.
newsblog.pl