Stwórz schemat blokowy, aby uprościć opisywanie zawiłych procesów lub algorytmów.
Diagramy od dawna stanowią znakomity sposób na zrozumienie złożonych zadań oraz ich skuteczne zarządzanie. Szczególnie schematy blokowe oferują wiele korzyści.
Ułatwiają one przejrzyste przedstawienie dowolnego procesu, wspomagają inspekcje oraz pomagają w ustanawianiu standardów jakości i efektywności pracy, co przekłada się na sprawne działanie wszystkich etapów.
Co więcej, umożliwiają lepszą komunikację dotyczącą całego procesu w zespole. Pozwalają również na identyfikację zbędnych kroków i wąskich gardeł, co z kolei ułatwia usprawnienie wykonywanej pracy.
Czyż nie jest to niezwykle przydatne?
Oczywiście, że tak!
Zagłębmy się zatem w świat schematów blokowych i sprawdźmy, jak je tworzyć.
Czym jest schemat blokowy?
Schemat blokowy to diagram przedstawiający proces lub algorytm krok po kroku, zazwyczaj od góry do dołu lub od lewej do prawej. Przedstawia całe zadanie podzielone na mniejsze etapy, kończąc się rozwiązaniem lub zakończeniem procesu. Można go narysować ręcznie na papierze lub stworzyć cyfrowo przy użyciu odpowiedniego oprogramowania.
Działa on jak wirtualna mapa podróży przez dany proces, ułatwiając jego zrozumienie.
Wielu autorów klasyfikowało schematy blokowe, tworząc własne systematyki. Na przykład, Sterneckert dokonała klasyfikacji wykresów na podstawie „Kontroli przepływu”, wyróżniając 4 typy schematów blokowych:
Są to:
- Schematy blokowe dokumentów,
- Schematy blokowe systemów,
- Schematy blokowe danych oraz
- Schematy blokowe programów.
Istnieje wiele innych typologii schematów blokowych opartych na innych kryteriach.
W jaki sposób schemat blokowy ułatwia zrozumienie złożonych zagadnień?
Schemat blokowy pozwala na szybkie zrozumienie trudnych procesów poprzez uproszczenie przepływu pracy lub algorytmu. Zapewnia jasny obraz każdego skomplikowanego procesu, pomagając w śledzeniu postępów, kolejnych kroków i bieżących zadań.
Ułatwia analizę sytuacji, co pozwala na osiągnięcie pożądanych rezultatów. Schemat blokowy oferuje także z góry określone zakończenie konkretnego scenariusza.
Wizualizuje cały proces, wykorzystując różne kształty do reprezentowania różnych rodzajów kroków. Kroki te mogą obejmować działanie, podejmowanie decyzji, dokumentację, wejście/wyjście, oczekiwanie czy opóźnienie. Każdy rodzaj kroku ma swój odpowiedni kształt, co ułatwia interpretację schematu. Nie są to sztywne zasady, lecz raczej globalnie przyjęte standardy, które zapewniają powszechną dostępność i zrozumiałość.
Przykładowo, krok wymagający podjęcia decyzji jest oznaczony rombem. Różne kształty są przypisane do różnych etapów. Strzałki natomiast wskazują ścieżkę, czyli kolejność wykonywania kroków. Wykresy wykorzystują wiele atrakcyjnych kształtów, takich jak prostokąty, romby czy owale.
Najczęściej stosowane kształty i ich zastosowanie w schemacie blokowym
Różne kształty mają za zadanie definiowanie rodzajów kroków. W schematach blokowych używa się wielu kształtów, a niektóre z nich są szczególnie popularne:
- Terminator – symbol o kształcie owalnym, oznaczający początek i koniec procesu. Jest także używany do przedstawienia wyniku lub rezultatu określonej ścieżki na wykresie.
- Decyzja – reprezentowana przez romb, z którego wychodzą dwie ścieżki, odpowiadające odpowiedziom „Tak” i „Nie”. W algorytmach komputerowych odpowiada to instrukcji „jeżeli-w przeciwnym razie”, używanej do porównywania i generowania binarnych danych wyjściowych.
- Proces – symbol w kształcie prostokąta, często używany do oznaczenia konkretnego działania lub funkcji w procesie. Pola te mogą zawierać pojedyncze kroki lub kilka następujących po sobie kroków.
- Dokument – ten kształt jest umieszczany w diagramie, gdy pobierany jest dowolny dokument jako dane wejściowe. Może to być odbieranie listów, e-maili, zamówień itp. Symbol ten jest również stosowany, gdy dokument jest gotowy do wydruku, np. tworzenie notatek, listów itp.
- Dane (wejście/wyjście) – romboidalny kształt na diagramie reprezentuje dane wchodzące do procesu lub z niego wychodzące.
- Wstępnie zdefiniowany proces – symbolizuje znany proces, który został zdefiniowany w innym miejscu. Można go także wykorzystać do oznaczenia bardziej skomplikowanych procesów. Nie jest konieczne uwzględnianie wszystkich szczegółów takiego procesu na schemacie blokowym, ale symbol ten pozwala na zrozumienie jego działania.
- Wprowadzanie ręczne – jak sama nazwa wskazuje, symbol ten odnosi się do ręcznego wprowadzania danych przez użytkownika, zazwyczaj za pomocą jakiegoś urządzenia lub narzędzia.
- Opóźnienie – ten symbol wskazuje na opóźnienie w pewnej części procesu. W polu symbolu można podać czas trwania opóźnienia, aby schemat był bardziej czytelny.
- Komentarz lub adnotacja – symbol komentarza jest używany, gdy dany krok wymaga dodatkowych informacji. Jest on umieszczany w nawiasach klamrowych, a opcjonalnie może być połączony linią przerywaną z sekcją schematu, której dotyczy.
- Baza danych – symbol o kształcie cylindra, używany gdy dane są przechowywane w usłudze przechowywania danych.
- Łącznik na stronie – małe kółko, które łączy różne elementy na tej samej stronie, pozwalając uniknąć zagmatwania i bałaganu.
- Łącznik poza stroną – używany do łączenia elementów znajdujących się na różnych stronach. W przypadku bardzo złożonych procesów, schematy blokowe mogą być obszerne, a łączniki poza stroną ułatwiają poruszanie się po nich.
Popularne zastosowania schematów blokowych
Oprócz algorytmów komputerowych schematy blokowe są powszechnie stosowane w biznesie, produkcji, edukacji, inżynierii, sprzedaży i marketingu. Znajdują zastosowanie we wszystkich możliwych obszarach procesów w tych dziedzinach i dają kompleksowy obraz całego procesu.
Zanim stworzysz schemat blokowy dla swoich potrzeb, warto przyjrzeć się kilku popularnym zastosowaniom:
Efektywne algorytmy komputerowe
Schematy blokowe są szczególnie przydatne w tworzeniu efektywnych algorytmów komputerowych. Pomagają zrozumieć skomplikowane problemy i przedstawić cały proces tworzenia skutecznego rozwiązania logicznego. Wspierają komunikację, dyskusję i analizę algorytmów.
Planowanie nowych projektów
Schematy blokowe okazują się niezwykle pomocne w planowaniu nowych projektów, w które często zaangażowanych jest wiele osób. Pomagają efektywnie zilustrować kroki niezbędne do realizacji projektu.
Audyt procesów
Schematy blokowe, oprócz tego, że zapewniają jasny obraz procesu, są także skutecznym narzędziem do wykrywania problemów. Podział całego procesu na mniejsze, logicznie powiązane kroki pomaga w identyfikacji niepotrzebnych elementów i umożliwia wprowadzanie usprawnień, oszczędzając czas i zapewniając płynny przepływ pracy.
Zarządzanie przepływem pracy
Diagramy przepływu pracy (jeden z rodzajów schematów blokowych) są używane do zarządzania przepływem pracy. Zarządzanie to może być ukierunkowane na ludzki aspekt pracy, integrację procesów lub oba te aspekty jednocześnie.
Procesy są ustawiane w optymalny sposób, co w efekcie prowadzi do najwyższej efektywności i wydajności.
Modelowanie procesów biznesowych
Schematy blokowe są przydatne do dokumentowania procesów biznesowych. Procesy te mogą być bardzo różnorodne i prowadzić do wielu różnych rezultatów. Schematy blokowe pomagają ustrukturyzować takie procesy i nadać im właściwy kierunek. Warto wspomnieć, że do modelowania procesów biznesowych często stosuje się specjalny rodzaj diagramu, jakim jest „Event-driven Process Chain” (EPC).
Podejmowanie decyzji 🤔
Schematy blokowe mogą przedstawić wszystkie możliwe wybory, co przyspiesza proces podejmowania decyzji. Pomagają w podejmowaniu decyzji na podstawie danych i ułatwiają cały proces. W efekcie, schematy blokowe kierunkują myślenie decyzyjne i wspomagają podejmowanie szybszych decyzji.
Creately
Bardzo praktyczne narzędzie do tworzenia schematów blokowych za pomocą szablonów, Creately, oferuje automatyzację, która znacząco przyspiesza proces tworzenia. Udostępnia szeroki wybór kształtów, typów diagramów, skrótów na pasku narzędzi, motywów i stylów, które pozwalają nadać diagramom profesjonalny wygląd.
Obszar roboczy jest przejrzysty i uporządkowany, co ułatwia skupienie się wyłącznie na tworzeniu schematu blokowego, bez zbędnego rozpraszania uwagi. To tylko jeden z powodów, dla których firmy takie jak PayPal, Amazon i eBay korzystają z usług Creately od dłuższego czasu.
Możesz zacząć od bezpłatnego planu, który oferuje ograniczone funkcje. Płatne plany, zaczynające się od 4,95 USD miesięcznie, oferują rozszerzone możliwości narzędzia.
Jeśli jesteś architektem chmury AWS, z pewnością docenisz ich narzędzie do tworzenia diagramów.
Edraw
Kompatybilny z systemami Windows, Mac i Linux, Edraw Flowchart Maker jest równie dobry, jak inne narzędzia wymienione w tym artykule. Zaufały mu tak znane marki jak Samsung, IBM i Intel.
Narzędzie oferuje szeroki wybór symboli, kształtów i elementów, które można dodawać do diagramu metodą „przeciągnij i upuść”. Jest bardzo łatwy w obsłudze. Nawet osoby, które nigdy wcześniej nie korzystały z tego typu oprogramowania, nie będą miały problemu z jego opanowaniem.
Zobacz oprogramowanie w akcji:
Największą zaletą Edraw Flowchart Maker jest możliwość zakupu dożywotniego dostępu, co pozwala na oszczędność pieniędzy w przyszłości.
Lucidchart
Lucidchart to narzędzie do tworzenia schematów blokowych oparte na zasadzie „przeciągnij i upuść”, z bogatą biblioteką kształtów i elementów. Możesz rozpocząć pracę od pustego płótna lub wybrać jeden z gotowych szablonów, co znacząco przyspieszy proces tworzenia. Dodane kształty można łączyć w odpowiedniej kolejności i dostosowywać pod względem kolorów, tekstu itp.
Po zakończeniu tworzenia schematu blokowego można go zapisać i udostępnić w różnych formatach oraz współpracować nad nim z członkami zespołu. Ponadto, Lucidchart umożliwia integrację z aplikacjami Google Workspace i Microsoft Office, co zwiększa produktywność i pozwala osiągnąć lepsze rezultaty przy tej samej pracy.
Zen Flowchart
Całkowicie bezpłatny i zaufany przez ponad 650 000 użytkowników na całym świecie, w tym przez Google i Spotify, Zen Flowchart zdecydowanie wyróżnia się na tej liście, głównie ze względu na swoją prostotę. Wystarczy kilka kliknięć, aby stworzyć schemat blokowy. Zacznij od dodania nowych węzłów lub połącz ze sobą różne węzły za pomocą inteligentnych złączy.
Interfejs jest bardzo przejrzysty i minimalistyczny, co ułatwia skupienie się na tworzeniu treści bez zbędnych rozpraszaczy. Dodatkowo, jednym kliknięciem można łatwo zmienić kolor węzłów i nadać diagramowi odpowiedni styl.
Po zakończeniu tworzenia schematu blokowego można go zapisać jako plik PNG lub jako dokument na żywo, który dostosowuje się do wprowadzanych zmian.
SmartDraw
Możesz korzystać z SmartDraw online lub pobrać oprogramowanie na system Windows, aby utworzyć schemat blokowy. Wybór zależy od Twoich preferencji, ponieważ obie opcje oferują taki sam poziom łatwości użytkowania.
Możesz zacząć od wyboru jednego z wielu gotowych szablonów, a następnie dodać kolejne kroki za pomocą kilku kliknięć. Nie musisz się martwić o formatowanie, ponieważ narzędzie robi to automatycznie. Wystarczy dodawać proste polecenia, a wszystko zostanie odpowiednio uporządkowane.
Wszystkie utworzone schematy blokowe można przechowywać w folderze udostępnionym, co ułatwia współpracę zespołową. W przypadku problemów lub wątpliwości, można skontaktować się z zespołem wsparcia.
Diagrams
Jak sama nazwa wskazuje, Diagrams umożliwia tworzenie schematów blokowych i różnego rodzaju diagramów do wielu różnych celów. Oferuje bogaty wybór elementów podzielonych na kategorie, takich jak elementy podstawowe, zaawansowane i inne.
W obrębie obszaru roboczego możesz dokonywać wielu modyfikacji, aby dopasować diagram do swoich potrzeb i preferencji, bez ograniczeń ze strony oprogramowania. Wystarczy jedno kliknięcie, aby połączyć wszystkie strzałki i elementy w celu ich poprawnego wyrównania.
Możesz wypróbować to oprogramowanie również do tworzenia diagramów architektury aplikacji.
Canva
Wszyscy słyszeliśmy o Canva i jej zaletach, dlatego nie mogło jej zabraknąć na tej liście. Oprócz wielu funkcji tego narzędzia, możesz tworzyć atrakcyjne schematy blokowe za pomocą profesjonalnych szablonów i łatwo dostosowywać kolory, czcionki i wyrównanie.
Narzędzie zostało stworzone z myślą o osobach nie będących projektantami, dlatego wszystko działa na zasadzie „przeciągnij i upuść”. Możesz wykorzystać do 20 różnych wykresów i dodać różne symbole, obrazy, ikony itp.
Po zakończeniu tworzenia schematu blokowego można go zapisać, pobrać, a nawet osadzić w prezentacjach za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
Podsumowanie
Przedstawiliśmy schematy blokowe i ich zastosowania. Omówiliśmy również, jak rozpocząć tworzenie imponujących schematów blokowych.
Możesz również zapoznać się z narzędziami do tworzenia map myśli, aby wizualizować swoje pomysły.
newsblog.pl