8 najlepszych narzędzi programowych do obsługi zamówień dla małych i średnich przedsiębiorstw

Udoskonal proces zaopatrzenia w twojej małej lub średniej firmie, wykorzystując dedykowane aplikacje do zarządzania zakupami. Odkryj najlepsze narzędzia, które pomogą Ci zoptymalizować ten kluczowy aspekt działalności.

Zarządzanie zaopatrzeniem to złożony proces, który obejmuje wiele elementów, takich jak zakupy, kontrola zapasów, składanie zamówień, fakturowanie, zarządzanie dostawcami i dokonywanie płatności. Skuteczne zarządzanie zaopatrzeniem ma jednak fundamentalne znaczenie dla sukcesu firmy. Z tego powodu, przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na automatyzację tego procesu za pomocą specjalistycznego oprogramowania.

Opóźnianie wdrożenia oprogramowania zakupowego może prowadzić do negatywnych konsekwencji związanych z ręcznym przetwarzaniem danych. Dlatego warto rozważyć wprowadzenie tych narzędzi, gdy tylko pojawią się trudności związane z nieefektywnymi, ręcznymi procedurami.

Zanurzmy się w podstawy oprogramowania zakupowego i przeanalizujmy najlepsze dostępne rozwiązania.

Czym jest oprogramowanie zakupowe?

Zaopatrzenie to proces wyszukiwania i nabywania niezbędnych towarów i usług dla przedsiębiorstwa. Zatem, oprogramowanie zakupowe jest to narzędzie biznesowe, które automatyzuje różne etapy tego procesu.

Niezależnie od tego, czy chodzi o analizę wydatków, zarządzanie umowami, czy realizację płatności, tego rodzaju oprogramowanie zapewnia pełną kontrolę nad każdym aspektem operacji zakupowych. Dodatkowo, integruje się z różnymi systemami ERP, usprawniając tym samym cały proces.

Co istotne, niektóre z tych narzędzi umożliwiają wszystkim pracownikom dostęp i wykonywanie zadań z centralnego systemu, oczywiście z zachowaniem odpowiednich uprawnień.

Jakie funkcje oferują te narzędzia?

Aplikacje zakupowe oferują szeroki zakres funkcji, które ułatwiają proces zaopatrzenia. Pracownicy mogą składać zamówienia z dowolnego miejsca i utrzymywać stałą komunikację z zespołem. Poniżej przedstawiamy główne zadania, które może wykonywać to oprogramowanie:

• Generowanie i weryfikacja zamówień zakupu
• Automatyzacja wysyłki zamówień elektronicznych
• Wysyłanie powiadomień o statusie zamówień i ich anulowaniu
• Przekazywanie oczekujących zamówień do odpowiedniego personelu w celu podjęcia dalszych kroków
• Realizacja transakcji finansowych i magazynowych po otrzymaniu zamówienia
• Zapobieganie niedoborom poprzez efektywne zarządzanie zapasami
• Gromadzenie i analiza danych w celu optymalizacji zyskowności
• Usprawnienie procesów standaryzacji na różnych platformach

Przejdźmy teraz do omówienia, w jakich sytuacjach warto korzystać z oprogramowania zakupowego.

Kto korzysta z oprogramowania zakupowego?

Oprogramowanie zakupowe staje się niezbędne, gdy regularnie kupujesz duże ilości surowców, sprzętu komputerowego, materiałów biurowych itp. Zasadniczo, każde przedsiębiorstwo, które często dokonuje zakupów od zewnętrznych dostawców, powinno rozważyć wdrożenie takiego systemu, aby zapewnić przejrzystość operacji.

Najczęściej z oprogramowania zakupowego korzystają:

• Producenci dóbr konsumpcyjnych i artykułów gospodarstwa domowego
• Producenci pojazdów
• Firmy działające w branży e-commerce i detalu

Istnieje także wyspecjalizowana grupa firm, która chętnie korzysta z tego typu oprogramowania, a mianowicie konsultanci i agencje ds. zakupów.

Wiele marek decyduje się na zlecenie operacji zakupowych takim agencjom ze względu na wygodę i przystępność cenową. Firmy takie jak Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture są liderami w doradztwie w zakresie zakupów.

W jaki sposób oprogramowanie zakupowe wspiera firmy?

#1. Automatyzacja procesów zakupowych

Automatyzacja procesów biznesowych jest widoczna w wielu dziedzinach, a zaopatrzenie nie jest tutaj wyjątkiem. Dzięki oprogramowaniu zakupowemu można z powodzeniem zautomatyzować całą operację zakupową.

Od wyszukiwania dostawców, poprzez proces rejestracji, wybór produktów, kontrolę jakości, aż po podpisanie umów – wszystko to może być zarządzane z poziomu jednej aplikacji.

W większości przypadków narzędzie automatycznie przetwarza wewnętrzne zapotrzebowania na materiały eksploatacyjne. Wymaga jedynie akceptacji menedżera, zanim zamówienie zostanie przesłane do realizacji.

#2. Przejrzystość w procesie zakupowym

Interesariusze, tacy jak menedżerowie i dyrektorzy finansowi, mogą monitorować trendy zakupowe za pomocą centralnego systemu. Nie ma już potrzeby komplikowania procesu uzyskiwania raportów dotyczących zamówień.

Ponadto, narzędzie monitoruje każdy etap procesu, aż do sfinalizowania transakcji, zapewniając wysoki poziom przejrzystości korporacyjnej, co pomaga w zapobieganiu oszustwom.

#3. Optymalizacja procesu zatwierdzania

Oprogramowanie zakupowe jest wyposażone w inteligentne algorytmy, które oddzielają autentyczne zamówienia od marnotrawstwa. Dzięki temu menedżerowie otrzymują do akceptacji głównie te wnioski, które są uzasadnione. W rezultacie, proces zatwierdzania zamówień przebiega sprawniej.

#4. Kontrola wydatków

Pulpit nawigacyjny oprogramowania zakupowego umożliwia natychmiastowy wgląd w całkowite wydatki firmy na zakup materiałów, informacje o dostawcach, wysokość dokonywanych płatności i inne istotne dane. Ułatwia to planowanie budżetów i podejmowanie decyzji o oszczędzaniu na zbędnych zakupach.

Funkcje, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania zakupowego

Większość dostępnych narzędzi zakupowych oferuje podobny zestaw podstawowych funkcji. Przed podjęciem decyzji zakupowej warto upewnić się, że wybrane oprogramowanie oferuje przynajmniej następujące możliwości:

• Dostęp do panelu zarządzania dostawcami, który umożliwia dodawanie nowych dostawców i przeglądanie umów z obecnymi partnerami.
• Funkcję wyszukiwania dostawców.
• Narzędzie do zarządzania ryzykiem, które blokuje niepotrzebne wydatki lub błędne zamówienia.
• Funkcję audytu, która umożliwia kontrolę zamówień, płatności dla dostawców itp.
• Funkcję budżetowania, która umożliwia ustawienie miesięcznego lub kwartalnego budżetu i kontrolowanie wydatków.
• Funkcję komunikacji, która wysyła powiadomienia o nowych zamówieniach, fakturach, terminowych dostawach itp.
• Wersję mobilną aplikacji do śledzenia wydatków, zatwierdzania zamówień i finalizowania transakcji.
• Możliwość ustalania zasad zakupowych obowiązujących w firmie.
• Możliwość tworzenia niestandardowych przepływów pracy w zakresie zamówień, w przypadku gdy standardowe szablony nie pasują do specyficznych scenariuszy zakupowych.

Teraz, gdy znasz już podstawową koncepcję i funkcje takiego oprogramowania, spójrzmy na najlepsze aplikacje zakupowe, które mogą wykorzystać małe i średnie przedsiębiorstwa.

Precoro

Precoro jest doskonałym wyborem dla małych i średnich firm, które chcą usprawnić procesy zakupowe i wyeliminować ręczną pracę. Pozwala to zaoszczędzić cenny czas i pieniądze, umożliwiając skupienie się na ważniejszych zadaniach.

To innowacyjne i szybkie oprogramowanie optymalizuje proces od zakupu do płatności w celu zwiększenia wydajności pracy. Skutecznie zarządza zadaniami związanymi z procesem zakupowym, takimi jak zapotrzebowania, zamówienia i fakturowanie.

Precoro usprawnia system zakupowy, upraszczając proces zatwierdzania. Wszystkie etapy, takie jak składanie wniosków, generowanie zamówień, zatwierdzanie, fakturowanie i zarządzanie fakturami, mogą być wykonywane elektronicznie za pomocą tego narzędzia.

Aplikacja ułatwia również monitorowanie, akceptację i analizę wydatków w dowolnym miejscu i czasie.

Wykorzystując to niezawodne rozwiązanie, firmy uzyskują dostęp do regularnych raportów i analiz danych. Szczegółowe raporty obejmują wszystkie procesy i dane związane z zamówieniami.

Raporty te umożliwiają śledzenie i korygowanie błędów, dostosowywanie formatów raportów dla interesariuszy oraz eksportowanie danych w czasie rzeczywistym na potrzeby księgowości i analizy finansowej.

Kissflow

Jeśli zależy Ci na kontroli procesu zakupu do płatności, ale jednocześnie cenisz sobie elastyczność, Kissflow jest rozwiązaniem dla Ciebie. Oferuje proste i konfigurowalne opcje. W przypadku zapotrzebowań na zakup, oferuje intuicyjne formularze do zbierania, zatwierdzania i śledzenia wniosków.

Po zatwierdzeniu wniosku, automatycznie generuje zamówienia i wystawia zamówienia zakupu. W zakresie zarządzania dostawcami, oferuje wydajny portal do włączania, zarządzania i utrzymywania relacji z dostawcami.

Dzięki tej aplikacji możliwa jest akceptacja faktur w dowolnym miejscu i czasie. Obsługuje także automatyczne trójstronne dopasowanie, weryfikując faktury z umowami, zamówieniami i potwierdzeniami odbioru usług.

Kissflow generuje analizy oparte na danych, dostarczając praktycznych informacji o trendach zakupowych, wydatkach i wydajności dostawców. Użytkownicy mogą generować natychmiastowe raporty, które można dostosować do własnych potrzeb.

Oprogramowanie bezproblemowo integruje się z innymi narzędziami. Dzięki temu możesz go używać w połączeniu z różnymi systemami ERP i aplikacjami finansowymi, w tym Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP i NetSuite. Rozwiązanie to oferuje również potężne wtyczki i interfejsy API.

Team Procure

Team Procure jest idealnym rozwiązaniem dla małych i średnich przedsiębiorstw, które chcą usprawnić proces zaopatrzenia. Oprogramowanie to sprawdzi się także w przypadku przedsiębiorstw, które obsługują złożone operacje zakupowe na poziomie międzynarodowym.

Ta platforma oparta na chmurze obsługuje wszystkie procesy zatwierdzania, zamówienia i zapasy. Wnioski o zakup są sortowane według budżetu, działu i ważności. Użytkownicy mogą generować zamówienia zakupu i monitorować harmonogramy dostaw.

Team Procure oferuje funkcję matrycy cen, dzięki której firmy mogą zarządzać ofertami wielu dostawców i wybierać tego, który zaoferuje najniższą cenę. Ponieważ różne organizacje mają różne potrzeby, aplikacja umożliwia tworzenie indywidualnych przepływów pracy.

Dodawanie dostawców i sprzedawców jest proste. Oprogramowanie zawiera wskaźniki KPI do monitorowania wydajności. Nawet jeśli posiadasz magazyny w wielu lokalizacjach, to narzędzie ułatwi Ci zarządzanie zapasami. Możliwa jest też integracja z istniejącym systemem za pomocą API.

ProcurementExpress

ProcurementExpress to doskonałe oprogramowanie zakupowe, które usprawnia powiązane przepływy pracy. Pomaga wyeliminować długie, ręczne procesy, papierkową robotę i potencjalne oszustwa.

Jego innowacyjny system zatwierdzania pozwala ustalić maksymalne limity wydatków i określić ścieżki akceptacji. Firmy mogą także przypisywać zdefiniowane poziomy akceptacji różnym pracownikom. Ponadto, można dostosować i zautomatyzować każdy etap procesu zatwierdzania w celu zwiększenia wydajności.

Aplikacja umożliwia tworzenie szybkich i precyzyjnych zamówień zakupu na podstawie relacji z poszczególnymi dostawcami. Możesz dodać niezbędne pola i menu rozwijane, aby tworzyć profesjonalne i kontekstowe zamówienia.

Zgodnie ze strukturą finansową Twojej firmy, możesz przypisywać koszty do różnych lokalizacji, aby unikać przekroczenia budżetu. Dzięki funkcji raportowania, użytkownicy mogą analizować zestawienia wydatków. Oprogramowanie umożliwia tworzenie budżetów dla różnych projektów i działów.

Procurify

Pożegnaj się z procesami opartymi na dokumentach papierowych, powolnym zatwierdzaniem i złożonymi rozwiązaniami dzięki Procurify. To oprogramowanie do zarządzania wydatkami zapewnia pełną kontrolę nad wydatkami firmy.

Dzięki temu narzędziu można akceptować wszystkie zamówienia w jednym miejscu. Możesz też monitorować wydatki w czasie rzeczywistym, w odniesieniu do budżetu. Aplikacja oferuje również fizyczne i wirtualne karty płatnicze.

Procurify obsługuje tworzenie przepływów pracy do automatyzacji i śledzenia każdego etapu procesu zakupowego. Możesz ustawić uprawnienia do zakupów w zależności od działu i lokalizacji. Sortowanie zamówień według dostawców to kolejna zaleta tego narzędzia.

Aplikacja generuje analizy wydajności dostawców, pomagając podejmować świadome decyzje zakupowe. Możesz zaimportować pozycje z katalogu, wraz ze szczegółami, w tym obrazami.

To rozwiązanie integruje się bezpośrednio z Twoimi ulubionymi aplikacjami biznesowymi, takimi jak Amazon Business, Oracle, Quickbooks i Slack.

Coupa

Coupa to platforma, która zapewnia pełną kontrolę nad wydatkami, potrzebną do skutecznego zarządzania procesem zaopatrzenia. Dzięki temu rozwiązaniu możesz robić zakupy tak łatwo, jak w sklepie internetowym, jednocześnie oszczędzając cenny czas pracowników.

Najważniejsze cechy tej aplikacji to:

• Uproszczenie procesów składania zapotrzebowania i zamówień
• Śledzenie zamówień w czasie rzeczywistym
• Powiadomienia o obniżonych cenach i innych korzyściach
• Elastyczne formularze do wprowadzania danych dla usług opartych na umowach
• Pulpit nawigacyjny do zarządzania budżetem w czasie rzeczywistym

Oprócz tego, oprogramowanie obsługuje akceptację zamówień za pośrednictwem poczty elektronicznej i telefonów komórkowych. Firmy mogą wykorzystywać je również do zarządzania zapasami i umowami.

Bellwether

Z Bellwether proces zaopatrzenia staje się bardziej przejrzysty i szybszy. Pozwala wyeliminować ustne zatwierdzenia i długą wymianę informacji za pomocą wiadomości e-mail i rozmów telefonicznych.

To oprogramowanie umożliwia konfigurację zapotrzebowań, zamówień i faktur w minimalnym czasie i przy minimalnym nakładzie pracy. Funkcje, takie jak zaawansowane przepływy pracy i budżetowanie, zapewniają lepszą kontrolę nad wydatkami.

Oprogramowanie oparte na chmurze oferuje elastyczność i możliwość dostosowania do Twoich potrzeb. Jeśli potrzebujesz obsługi wielu języków lub niestandardowych pól, Bellwether jest odpowiednim wyborem. Umożliwia również dostęp do aplikacji z dowolnego miejsca.

PairSoft

PairSoft to łatwe w obsłudze oprogramowanie, które firmy mogą wykorzystać do automatyzacji przepływu pracy w całym procesie P2P (od zakupu do zapłaty). Pomaga w uzyskaniu przejrzystości wydatków i utrzymaniu dobrych relacji z dostawcami.

Oprogramowanie można szybko wdrożyć w systemie lub zintegrować z istniejącym systemem ERP, a jego obsługa jest intuicyjna. Ułatwia zarządzanie zamówieniami zakupu i zapewnia pełną kontrolę nad wydatkami w różnych kategoriach.

PairSoft ułatwia również komunikację w czasie rzeczywistym pomiędzy firmami a dostawcami. Przetwarzanie i akceptacja faktur to kolejne zadania, które można zautomatyzować przy użyciu tego oprogramowania. Dodatkowo, oprogramowanie oferuje funkcje analityczne i raportowanie.

Podsumowanie

W dobie cyfryzacji, trudno jest firmom zarządzać procesem zaopatrzenia bez dedykowanego oprogramowania lub automatyzacji. Narzędzia te otwierają nowe możliwości na każdym etapie tego procesu.

Co więcej, aplikacje zapewniają optymalną wydajność, nawet gdy firma się rozwija. Zapoznaj się z listą najlepszych programów do zaopatrzenia, aby wybrać to, które najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Warto zwrócić szczególną uwagę na podstawowe funkcje, które powinno posiadać solidne narzędzie do zautomatyzowanych zamówień.

Jako mała lub średnia firma możesz też poszukiwać informacji na temat najlepszych narzędzi do zarządzania dokumentami.