Systemy zarządzania finansami (FMS) stanowią kompleksowe rozwiązanie, które integruje, generuje, raportuje i archiwizuje różnorodne transakcje finansowe w przedsiębiorstwie. Umożliwiają one monitorowanie i kontrolowanie przepływu środków pieniężnych.
Nadrzędnym celem każdego oprogramowania finansowego jest ewidencjonowanie środków pieniężnych, które są w dyspozycji firmy, jej kontrahentów i klientów. Dzięki niemu osoby odpowiedzialne za finanse mogą efektywnie zarządzać przepływami pieniężnymi. Dlatego też, bez względu na rozmiar, każde przedsiębiorstwo potrzebuje rozwiązania księgowego, które umożliwi raportowanie transakcji zarówno po stronie przychodów, jak i kosztów.
Dlaczego warto wdrożyć system zarządzania finansami?
W przeszłości, złożone systemy zarządzania finansami były postrzegane jako domena dużych korporacji. Sytuacja ta uległa zmianie wraz z pojawieniem się wielu dostawców oprogramowania jako usługi (SaaS), którzy oferują zaawansowane i przystępne cenowo subskrypcje FMS w chmurze lub do wdrożenia na miejscu, co stało się atrakcyjne dla przedsiębiorstw każdej wielkości.
Obecnie, również małe i średnie firmy coraz częściej decydują się na wdrożenie skalowalnych rozwiązań FMS z następujących powodów:
#1. System FMS, działający online lub offline, pomaga minimalizować błędy finansowe, takie jak nieprawidłowe obliczenie podatku, błędy w wypłatach, nadpłaty dla dostawców, itp. Dzięki temu, firma może ograniczyć straty pieniężne i zamiast tego zainwestować je w rozwój.
#2. Standardowe systemy FMS dysponują rozbudowanymi funkcjami raportowania i analiz. Kierownictwo firmy ma możliwość generowania czytelnych raportów finansowych, które pokazują inwestorom przeszłe, aktualne i prognozowane trendy wzrostu w zakresie produktów i rynków.
#3. Wdrożenie systemu FMS jest niezbędne, aby zwiększyć przejrzystość finansów i danych we wszystkich działach małych i średnich firm. W przeciwnym wypadku, zarząd firmy będzie działał intuicyjnie, tracąc kontrolę nad przepływem środków pieniężnych.
#4. Dostawcy FMS regularnie aktualizują swoje narzędzia w związku ze zmianami standardów księgowych i przepisów podatkowych. Dzięki temu, nie ma potrzeby delegowania zespołu księgowych do ręcznego wprowadzania aktualnych zmian.
Kluczowe funkcje systemu zarządzania finansami
Wybierając system FMS, nie można kierować się przypadkiem. Narzędzie powinno oferować podstawowe funkcje i cechy, które zapewnią wartość w stosunku do poniesionych kosztów. Oto najważniejsze aspekty, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze FMS:
#1. Moduł księgi głównej do obsługi zobowiązań (AP), płac, należności (AR), księgi głównej itd.
#2. FMS powinien zawierać dedykowane narzędzie do zarządzania gotówką, przychodami i środkami pieniężnymi.
#3. Platforma FMS powinna oferować funkcje budżetowania, planowania i prognozowania.
#4. Aby zapewnić zgodność z lokalnymi i międzynarodowymi przepisami, FMS powinien zawierać narzędzia do zarządzania, analizy ryzyka i zapewnienia zgodności.
Poniżej znajduje się lista najlepszych narzędzi do zarządzania finansami, które są dostępne dla małych i średnich firm (SMB).
Workday
Workday to znana marka aplikacji biznesowych. Jednym z najczęściej subskrybowanych produktów jest rozwiązanie do zarządzania finansami. Małe i średnie przedsiębiorstwa wykorzystują to narzędzie, aby móc skupić się na analizie i planowaniu transakcji finansowych, a nie na ich procesowaniu. Co więcej, Workday regularnie wprowadza aktualizacje, dzięki czemu firma może utrzymać konkurencyjność na rynku.
System Workday FMS wykorzystuje najnowsze technologie przetwarzania danych, takie jak uczenie maszynowe, modelowanie danych obiektowych i przetwarzanie w pamięci, co umożliwia wykrywanie anomalii transakcji finansowych. Ponadto, system dostarcza inteligentne rekomendacje w oparciu o specyfikę działalności firmy i jej sytuację finansową.
Dzięki systemowi finansowemu Workday, można zaoszczędzić czas, który wcześniej był poświęcany na zarządzanie transakcjami i procesami. Zamiast tego, zasoby firmy mogą być wykorzystane w innych obszarach, takich jak marketing i sprzedaż, co przekłada się na wzrost przychodów.
Causal
Causal to intuicyjne narzędzie, które działa na zasadzie arkusza kalkulacyjnego, takiego jak Excel, ale bez jego złożoności. Zespół księgowy może korzystać z tego narzędzia do wykonywania zaawansowanych obliczeń finansowych, takich jak planowanie scenariuszy, prognozowanie danych i modelowanie danych. Co więcej, narzędzie umożliwia wizualizację danych w dowolnym formacie (tekst, tabela, wykres).
Causal można zintegrować ze źródłami danych, takimi jak systemy księgowe, systemy ERP i bazy danych. Dzięki temu, zespoły mogą korzystać z aktualnych i historycznych danych w raportach biznesowych.
Produkt ten jest odpowiedni dla startupów, organizacji non-profit, firm zajmujących się kryptowalutami, zespołów finansowych i marketingowych.
Sage Intacct
Od 1999 roku firma Intacct jest liderem w dostarczaniu systemów FMS w chmurze, które są dostosowane do potrzeb małych i średnich przedsiębiorstw. Firma jako pierwsza połączyła finanse i księgowość z technologią chmury, udostępniając systemy FMS online, dostępne z każdego miejsca.
Ponadto, jest to preferowane źródło zaawansowanych aplikacji finansowych dla AICPA (Amerykańskiego Instytutu Biegłych Rewidentów).
Po przejęciu Intacct w 2017 roku, firma Sage wprowadziła na rynek FMS pod nazwą Sage Intacct, który stał się ważnym elementem Sage Business Cloud. Nowy FMS składa się z niezależnych modułów, takich jak Core Financials, Advanced Functions, Dashboards & Reporting oraz Billing, co pozwala zaspokoić potrzeby globalnych firm z sektora MŚP.
Xero
Xero to rozbudowane narzędzie księgowe, które umożliwia małym i średnim firmom wprowadzanie rachunków, wysyłanie ofert klientom, wystawianie faktur, digitalizowanie pokwitowań za pomocą Hubdoc, uzgadnianie transakcji itp.
Aby przekształcić narzędzie księgowe w solidny system FMS, można zasubskrybować dodatkowe moduły, takie jak koszty roszczeń, analizy i projekty śledzenia. Xero oferuje także funkcje, takie jak śledzenie finansowania projektów, zarządzanie kontaktami, bezpieczne przechowywanie plików, zarządzanie zapasami itp.
Xero udostępnia wszystkie funkcje księgowe i finansowe, które pomagają małym i średnim firmom efektywnie zarządzać swoją działalnością i osiągać cele rentowności. Pulpit nawigacyjny Xero, który zawiera ponad 20 funkcji, umożliwia monitorowanie finansów firmy.
Pulpit nawigacyjny zawiera zestawienia przepływów pieniężnych, salda kont, rozliczenia bankowe, zaległe faktury i informacje o określonych produktach biznesowych. Dzięki temu, można na bieżąco śledzić sytuację firmy.
Kissflow
Kissflow to wszechstronne narzędzie, które umożliwia zespołowi finansowemu wykonanie zadań, które nie są dostępne w systemach ERP. Na przykład:
- Zatwierdzaj projekty i zamówienia zgodnie z wewnętrznymi i zewnętrznymi wytycznymi finansowymi. Dzięki systemowi opartemu na regułach,
- Uzasadnione zakupy nie będą opóźnione, a marnotrawstwo i zbędne zakupy będą ograniczane.
- Chroń poufne dane biznesowe dzięki dostępowi do narzędzi opartych na rolach i potrzebie znajomości.
- Uzyskaj wszystkie dane finansowe i operacyjne na jednym pulpicie nawigacyjnym, co umożliwia podejmowanie świadomych decyzji.
Intuicyjny interfejs graficzny Kissflow (GUI) umożliwia małym i średnim firmom bezproblemowe dostosowanie aplikacji do specyfiki oferowanych produktów i usług.
FinancialForce
FinancialForce to popularne oprogramowanie do zarządzania finansami, planowania i analiz. System FMS ERP został opracowany na platformie programistycznej Salesforce opartej na chmurze.
Inteligentne oprogramowanie FinancialForce ERP umożliwia uzyskanie kompleksowego i zorientowanego na klienta statusu firmy. Co więcej, jako zintegrowany system FMS ERP, zapewnia on front-end i back-end w jednym scentralizowanym miejscu, co ułatwia przepływ pracy.
Dzięki temu, kierownictwo firmy ma dostęp do połączonych danych w celu podejmowania ważnych decyzji, a pracownicy mogą efektywnie realizować swoje zadania. Narzędzie FinancialForce to nie tylko system FMS, ale cała gama narzędzi biznesowych, takich jak:
- Rozwiązania z zakresu automatyzacji usług (PSA)
- Rozwiązania do zarządzania zapasami
- Systemy rozliczeniowe i fakturowe
- Systemy rachunkowości i zarządzania finansami
Dzięki temu, zespół księgowy, finansowy i kierowniczy ma dostęp do danych związanych z operacjami i klientami w czasie rzeczywistym.
AccountsIQ
AccountsIQ to oparte na chmurze narzędzie księgowe, które ułatwia procesowanie, gromadzenie i raportowanie danych finansowych. Oferuje funkcje do budżetowania, automatyzacji konsolidacji, składania cyfrowych deklaracji VAT, audytu i zarządzania przepływami pieniężnymi.
Twórcy AccountsIQ opracowali produkt, mając na uwadze potrzeby przedsiębiorstw, które posiadają wiele działów pracujących w silosach. Taka organizacja pracy może okazać się niekorzystna dla małych i średnich firm.
Dzięki systemowi FMS, różne działy firmy, takie jak kadry, płace, należności, zobowiązania, zaopatrzenie, świadczenie usług i zapasy, są objęte jednym systemem.
AccountsIQ zawiera 250 szablonów raportów, pulpitów nawigacyjnych, pakietów raportów zarządzania, łącza Power BI i dodatki Excel. Co więcej, narzędzie oferuje konfigurowalną strukturę kodowania BI oraz 3-poziomową księgę główną. Wszystkie te funkcje umożliwiają wykorzystanie FMS do analizy wydajności i raportowania dla wszystkich obszarów działalności.
NetSuite Financial Management
Jeśli potrzebne jest narzędzie FMS, które bezproblemowo zintegruje sprzedaż, back-office i obsługę firmy, warto wypróbować NetSuite Financial Management. Sprawdzone i wszechstronne funkcje zarządzania finansami wykraczają poza standardowe narzędzia księgowe.
Oprogramowanie NetSuite pomaga w:
- Szybszym i bezbłędnym zamykaniu ksiąg finansowych
- Rozbudowanych funkcjach zarządzania wydatkami
- Audytowalnym i usprawnionym zarządzaniu przychodami
- Przejrzystości finansów firmy w czasie rzeczywistym
Narzędzie jest oparte na chmurze, dzięki czemu pracownicy i menedżerowie mają dostęp do niezbędnych danych z dowolnej lokalizacji. Nie ma potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania, a wszystkie zadania można wykonać za pośrednictwem przeglądarki internetowej.
System oferuje niezbędne moduły do księgowości, rozliczeń, budżetowania, planowania, sprawozdawczości finansowej, raportowania przychodów i innych.
Podsumowanie
Oprogramowanie do zarządzania finansami jest niezbędnym elementem systemu ERP. System FMS wraz z systemem ERP integruje dane finansowe i operacyjne w jednym centralnym systemie oprogramowania, z którego korzystają menedżerowie, aby podejmować decyzje.
Można rozpocząć od jednego z wymienionych narzędzi, aby efektywnie zarządzać finansami firmy. Co więcej, systemy te pomagają w transformacji cyfrowej firmy, co ułatwia zarządzanie danymi finansowymi i zapewnia zgodność ze światowymi standardami.