W zarządzaniu zasobami ludzkimi, gdy ma się do czynienia z licznym zespołem, kluczowe jest sprawne operowanie danymi pracowników, aby podejmować odpowiednie decyzje.
To wymagające zadanie może pochłaniać sporo czasu, który można by przeznaczyć na inne obowiązki działu HR.
W takim kontekście, system informacji o zasobach ludzkich (HRIS) może okazać się wartościową inwestycją, optymalizującą zarządzanie informacjami o kadrach i zwiększającą ogólną wydajność.
W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej oprogramowaniu HRIS, jego typom, oraz przedstawimy osiem przykładów programów, które mogą wspomóc działalność HR.
Zacznijmy więc od podstaw.
Czym jest oprogramowanie HRIS?
System informacji o zasobach ludzkich (HRIS) to narzędzie, które cyfryzuje zadania i procedury związane z zarządzaniem personelem.
Mówiąc inaczej, HRIS to program, który obsługuje różnorodne działania HR, takie jak organizacja danych pracowników, kwestie księgowe, wypłaty i inne.
Dzięki temu, że HRIS przejmuje na siebie te zadania, działy HR mogą skupić się na analizie danych zamiast ich mozolnego zbierania i porządkowania, co w konsekwencji ułatwia podejmowanie lepszych decyzji. Co więcej, usprawnia to pracę całej firmy.
Większość systemów HRIS oferuje zestaw funkcji niezbędnych do całościowego zarządzania zasobami ludzkimi.
Zalety korzystania z oprogramowania HRIS
Automatyzacja procesów przyspiesza realizację zadań
Rutynowe zadania działu HR, takie jak monitorowanie urlopów, obecności czy obsługa list płac, są automatyzowane przez system HRIS. Jest to szczególnie istotne w dużych zespołach, gdzie oszczędność czasu jest znacząca.
Ułatwienie rekrutacji, oceny kandydatów i wdrożenia
System HRIS umożliwia gromadzenie i analizowanie dużej liczby CV w krótkim czasie, pomagając w identyfikacji najlepszych kandydatów. To znacznie odciąża dział HR, eliminując potrzebę ręcznego przeglądania aplikacji.
Po wyborze kandydata, HRIS może przejąć szereg zadań związanych z procesem onboardingu.
Wzmocnienie współpracy i komunikacji wewnętrznej
HRIS umożliwia pracownikom kontakt z działem HR. Za jego pośrednictwem mogą sprawdzać dane dotyczące obecności, pobierać odcinki wypłat, analizować wyniki, a także wnioskować o urlopy czy awanse.
Raporty i analizy pracownicze
HRIS śledzi wskaźniki wydajności pracowników i tworzy raporty tygodniowe, miesięczne, kwartalne i roczne, które pozwalają na szczegółową analizę.
Szybsze i bardziej precyzyjne podejmowanie decyzji
Analizując raporty i informacje zgromadzone w bazie HRIS, można skutecznie podejmować decyzje dotyczące zarządzania pracownikami.
Integracja z innymi narzędziami
System HRIS można zintegrować z innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie. Częstą praktyką jest łączenie go z systemem zarządzania projektami.
Dzięki temu, dział HR ma wgląd w realizowane przez pracowników zadania, co ułatwia ocenę ich pracy.
Znając już podstawowe informacje o oprogramowaniu HRIS, zobaczmy, na co zwrócić uwagę, inwestując w taki system.
Jak wybrać właściwe oprogramowanie HRIS?
Zrozumienie własnych potrzeb
Przed podjęciem decyzji o zakupie, kluczowe jest określenie, jakie konkretnie potrzeby ma zaspokoić system HRIS.
Istnieją różne rodzaje oprogramowania HRIS (o czym więcej powiemy później). Warto zacząć od zawężenia wyboru, biorąc pod uwagę te typy.
Następnie, należy sporządzić listę zadań, które chcemy zautomatyzować za pomocą HRIS i określić liczbę pracowników, którzy będą objęci jego działaniem.
Konsultacje z innymi działami
Przed zakupem HRIS warto skonsultować się z kierownikami działów, działem IT oraz całym zespołem HR.
Dzięki temu można uzyskać szerszą perspektywę, która pozwoli na lepsze dopasowanie rozwiązania do potrzeb firmy.
Konsultacje z innymi pracownikami mogą również przynieść ciekawe sugestie, które warto uwzględnić przy wyborze HRIS.
Określenie budżetu
Różni dostawcy oferują zróżnicowane pakiety, różniące się zakresem funkcji i ceną.
Ustalenie budżetu, który uwzględnia potrzeby firmy i oczekiwany zwrot z inwestycji, pomoże zawęzić wybór do kilku programów.
Należy również rozważyć zakup oprogramowania, które jest jednorazowe lub oferuje korzystniejsze pakiety przy dłuższym czasie trwania umowy.
Rozmowa z dostawcami i zrozumienie oprogramowania
Po wstępnym wyborze oprogramowania HRIS, które wydaje się odpowiadać potrzebom firmy, należy skontaktować się z jego dostawcą.
Warto umówić się na spotkanie, podczas którego omówione zostanie działanie systemu i jego wszystkie funkcje.
To pozwoli na weryfikację obietnic składanych przez dostawców i na porównanie różnych programów, co ułatwi podjęcie właściwej decyzji.
Udział w sesjach demonstracyjnych
Jeśli istnieje możliwość skorzystania z bezpłatnej wersji demonstracyjnej wybranego HRIS, warto z niej skorzystać. Demo pozwala na praktyczne przetestowanie funkcjonalności i zapoznanie się ze szczegółami oprogramowania.
Uwzględnienie powyższych czynników pozwoli na znalezienie optymalnego rozwiązania HRIS dla Twojej firmy.
Poniżej prezentujemy listę najlepszych programów HRIS, które warto rozważyć.
Freshteam
HRIS to system, który ułatwia zarządzanie pracownikami, w tym onboardingiem, offboardingiem, gromadzeniem informacji o pracownikach i śledzeniem obecności.
Funkcje
- Umożliwia skonfigurowanie systemu do onboardingu i efektywne gromadzenie oraz przechowywanie dokumentów pracowniczych.
- Prezentuje dane analityczne i generuje raporty dotyczące rekrutacji i zmian w strukturze zatrudnienia.
- Portal samoobsługowy umożliwia pracownikom rejestrowanie godzin pracy, urlopów itp.
Freshteam HRIS to doskonałe narzędzie do zarządzania informacjami o pracownikach i zasobami ludzkimi. Oferuje 21-dniowy okres próbny, który pozwala sprawdzić, czy spełnia on oczekiwania firmy.
Rippling
Rippling to rozbudowany system HRIS, który oferuje szeroki zakres funkcji, pozwalając na obsługę większości zadań działu HR.
Funkcje
- Integracja z popularnymi narzędziami, takimi jak Slack, Zoom, Google Workspace.
- Sprawne zarządzanie zmianami kadrowymi oraz procesami onboardingu i offboardingu.
- Obsługa płac, w tym zarządzanie listami płac i automatyczne obliczanie podatku.
- Zarządzanie świadczeniami pracowniczymi, takimi jak ubezpieczenie zdrowotne.
- Monitorowanie czasu pracy i obecności pracowników.
- Wbudowany system zarządzania nauką, umożliwiający szkolenia produktowe, szkolenia z kodeksu postępowania itp.
Rippling jest jednym z najlepszych rozwiązań do zarządzania zasobami ludzkimi, jednak jego cena jest wyższa niż innych systemów.
Zoho People
Zoho People to system HRIS, który umożliwia śledzenie danych pracowników i ich wydajności, oferując m.in. funkcje LMS, analityczne i dostosowywania. Obejmuje również podstawowe funkcje HR.
Funkcje
- Zarządzanie danymi pracowników, w tym gromadzenie i przechowywanie informacji o personelu oraz klasyfikacja siły roboczej.
- Monitorowanie obecności i zarządzanie czasem wolnym.
- Zarządzanie dokumentacją podczas onboardingu nowych pracowników.
- Korporacyjny LMS, obsługujący różne rodzaje szkoleń.
- Konfigurowalne przepływy pracy i system samoobsługowy dla pracowników.
- Integracja z Zoho Payroll w celu uproszczenia wypłat i zarządzania świadczeniami.
Standardowa wersja Zoho People HRIS dobrze sprawdza się w zarządzaniu pracownikami i podstawowych zadaniach HR. Jednak, jeśli potrzebne są funkcje płacowe, konieczne jest dokupienie Zoho Payroll, co generuje dodatkowe koszty.
ADP
ADP to system HRIS oferujący takie funkcje jak zarządzanie czasem pracy, wypłaty, świadczenia i ubezpieczenia, usługi zgodności i outsourcing HR.
Funkcje
- Sprawna obsługa płac, obejmująca szybkie przelewy i integrację z oprogramowaniem biznesowym.
- Wydajne zarządzanie personelem z wykorzystaniem rozwiązań do śledzenia czasu pracy i obecności.
- Łatwa rekrutacja i onboarding z usługami weryfikacji kandydatów.
- Usługi outsourcingu HR dla wszystkich głównych zadań HR.
- Usługi zgodności, takie jak obsługa podatków i weryfikacja pracowników.
ADP jest dobrym wyborem dla małych firm, które nie mają dużego zespołu HR. Usługi outsourcingu są szczególnie przydatne dla startupów.
Bamboo HR
Bamboo HR to system HRIS, który usprawnia zarządzanie informacjami o zasobach ludzkich, gwarantując bezpieczeństwo danych. Oferuje również raporty i analizy, możliwość dostosowania widoków i inne funkcje.
Funkcje
- Umożliwia gromadzenie danych i zarządzanie nimi w czasie rzeczywistym.
- Zgromadzone dane mogą być prezentowane w formie raportów analitycznych.
- Pozwala na dostosowanie systemu informacyjnego, zapewniając łatwy dostęp do dokumentów.
Bamboo HR to system HRIS o nieco ograniczonych funkcjach, koncentrujący się na zarządzaniu danymi, raportowaniu, analizie i bezpiecznym przechowywaniu. Jest to dobre rozwiązanie dla małych firm, potrzebujących sprawnej obsługi danych HR.
Zenefits
Zenefits to system HRIS zaprojektowany z myślą o łatwym wdrażaniu, zarządzaniu pracownikami, śledzeniu czasu pracy i przeglądach wydajności.
Funkcje
- Uproszczenie procesu wyboru i zapewnienia świadczeń pracowniczych, takich jak opieka zdrowotna i dofinansowanie dojazdów.
- Szybkie i łatwe przetwarzanie płac z zaawansowanymi funkcjami.
- Efektywne wdrożenie nowych pracowników, obejmujące m.in. obsługę dokumentacji.
- Zapewnienie zgodności z przepisami i łatwe śledzenie terminów.
Zenefits HRIS oferuje trzy różne pakiety, które można dopasować do potrzeb firmy.
Natural HR
Natural HR to kompleksowy system HRIS dla średniej wielkości organizacji, który usprawnia wszystkie zadania HR.
Funkcje
- Sprawne zarządzanie pracownikami z precyzyjnym gromadzeniem i przechowywaniem danych.
- Funkcje śledzenia czasu, w tym rejestrowanie wejść i wyjść, urlopy, nadgodziny.
- Zautomatyzowane zarządzanie płacami.
- Szczegółowa analiza wyników i raportowanie.
- Wgląd w zarządzanie przepływem pracy i zmianami.
- Łatwa obsługa świadczeń pracowniczych.
Natural HR to kompleksowe rozwiązanie, które zaspokaja wszystkie potrzeby HR średniej wielkości firm.
Paycor
Paycor to system HRIS przeznaczony do zarządzania pracownikami i ich informacjami.
Funkcje
- Mobilny system rejestracji czasu pracy, umożliwiający pracownikom rejestrowanie godzin pracy.
- Śledzenie i ocena wydajności pracowników, tworzenie przeglądów, zarządzanie awansami i przeniesieniami.
- Możliwość składania wniosków urlopowych przez pracowników.
- Nowi pracownicy mogą wprowadzać dane osobowe przed rozpoczęciem onboardingu.
- Dostęp do analiz dotyczących wynagrodzeń, zatrudnienia i struktury działów.
Paycor to system HRIS o ograniczonej funkcjonalności, który skupia się na wydajnym zarządzaniu pracownikami i śledzeniu ich danych.
Czym oprogramowanie HRIS różni się od innych systemów HR?
Rozróżnienie między różnymi systemami HR może być trudne.
Oprogramowanie HR stało się tak rozbudowane, że granice między poszczególnymi typami systemów stały się płynne.
Można wyróżnić trzy główne rodzaje oprogramowania HR:
#1. HRIS – System Informacji o Zasobach Ludzkich
HRIS to najbardziej podstawowy typ oprogramowania HR. Jego głównym zadaniem jest zarządzanie danymi pracowników, zasadami oraz wsparcie różnych procesów.
Typowe funkcje HRIS obejmują m.in. rekrutację, ewidencję czasu pracy, przepływy pracy, zarządzanie personelem, administrację, szkolenia i rozwój.
#2. HCM – Zarządzanie Kapitałem Ludzkim
System HCM oferuje wszystkie funkcje systemu HRIS, a ponadto posiada kilka dodatkowych.
Bardziej wszechstronne oprogramowanie HCM zawiera funkcje zarządzania talentami, takie jak obsługa płac, szkolenia i rozwój, planowanie sukcesji i planowanie kariery.
HCM obsługuje także zarządzanie procesem wdrażania, śledzenie wydajności, kontrolę stanowisk itp.
#3. HRMS – System Zarządzania Zasobami Ludzkimi
HRMS jest uważany za najbardziej rozbudowany z trzech systemów. Posiada wszystkie funkcje oferowane przez HRIS i HCM, wzbogacając zarządzanie pracownikami o dodatkowe możliwości.
HRMS obejmuje m.in. automatyczne obliczanie podatków, przetwarzanie płac, potrącenia i wypłaty. Oferuje również zarządzanie czasem i pracą, które jest przydatne w śledzeniu postępu prac projektowych i optymalizacji wydajności.
Wiele firm oferujących oprogramowanie HR stale rozbudowuje swoje narzędzia, co powoduje nakładanie się funkcji i coraz częstsze zamienne stosowanie terminów.
Wracając do HRIS, omówmy jego typy.
Rodzaje oprogramowania HRIS
Wszystkie 5 typów HRIS oferuje podstawowe funkcje, takie jak zarządzanie pracownikami, automatyzację, samoobsługę i scentralizowane bazy danych.
Poza tym, poszczególne programy HRIS charakteryzują się zestawem unikalnych cech.
Oto przegląd rodzajów HRIS:
#1. Operacyjny HRIS
Operacyjny HRIS jest szczególnie przydatny w gromadzeniu i raportowaniu danych. Umożliwia prowadzenie ewidencji pracowników, informacji o stanowiskach i ocenach wyników.
Menedżerowie HR mogą korzystać z operacyjnego HRIS do zarządzania wydajnością, awansami, zatrudnieniem, wewnętrznymi przesunięciami i ocenami.
System ten usprawnia standardowe procesy HR, eliminując powtarzalne zadania i zwiększając efektywność.
#2. Taktyczny HRIS
Taktyczny HRIS skupia się na wspomaganiu podejmowania ważnych decyzji, które mają wpływ na całą organizację.
Oprócz standardowych funkcji, takich jak szkolenia, rekrutacja i obsługa płac, wspiera także alokację zasobów, rozwój i analizę pracy.
Taktyczny HRIS może przetwarzać dane zewnętrzne, takie jak raporty analizy konkurencji, informacje związkowe, przepisy i wymagania rządowe.
#3. Strategiczny HRIS
Strategiczny HRIS wspomaga analizę firmy w kontekście tworzenia strategii i podejmowania odpowiednich decyzji.
Oprogramowanie to pomaga w planowaniu siły roboczej i określeniu obszarów, w których mogą pojawić się wolne stanowiska. Pomaga również w wyznaczaniu celów pracowniczych, analizując budżety i trendy rynkowe.
Strategiczny HRIS jest przeznaczony dla średniej wielkości organizacji, które chcą się dalej rozwijać.
#4. Kompleksowy HRIS
Jak sama nazwa wskazuje, kompleksowy HRIS zawiera wszystkie funkcje wymienionych powyżej typów. Organizacje, które potrzebują funkcji operacyjnych, taktycznych i strategicznych, mogą wykorzystać to oprogramowanie do usprawnienia zarządzania.
Kompleksowy HRIS oferuje m.in. funkcje zarządzania danymi pracowników, planowanie obsadzenia wakatów, wspomaga rekrutację oraz pomaga śledzić i analizować wyniki.
Systemy te są droższe, ale zapewniają kompletną platformę dla potrzeb działu HR.
#5. HRIS o ograniczonej funkcjonalności
Ten typ HRIS jest przeciwieństwem kompleksowego HRIS. Jest wysoko spersonalizowany i skupia się na konkretnych zadaniach. Zwykle ma jedną główną funkcję i jest zoptymalizowany do jej realizacji.
System HRIS o ograniczonych funkcjach jest dobrym rozwiązaniem dla mniejszych organizacji, które nie mają dużych wymagań lub potrzebują tylko jednej konkretnej funkcji.
Są proste w obsłudze i zarządzaniu, mogą być obsługiwane przez jednego specjalistę i są bardzo przystępne cenowo.
Podsumowanie
System HRIS może całkowicie odmienić sposób zarządzania pracownikami w firmie.
Dzięki odpowiednim narzędziom i funkcjom, dział HR może zwiększyć satysfakcję pracowników i jednocześnie osiągać lepsze rezultaty dla całej firmy.
Należy jednak pamiętać, że HRIS przyniesie oczekiwane korzyści tylko wtedy, gdy wybierzemy system, który odpowiada naszym konkretnym potrzebom.
Dlatego też, przed podjęciem decyzji o zakupie, warto dokładnie przeanalizować informacje zawarte w tym artykule.
newsblog.pl