8 Oprogramowanie do zarządzania umowami usprawniające przepływ pracy

Oprogramowanie do zarządzania umowami: Klucz do sprawnych operacji biznesowych

W dzisiejszym świecie umowy stanowią fundament dochodów każdej firmy. Aby zapewnić ich płynny przepływ i terminowość, niezastąpione okazuje się oprogramowanie do zarządzania kontraktami.

Tradycyjne metody zarządzania umowami, z redagowaniem, poprawkami, podpisywaniem i wysyłką pocztową, odeszły do lamusa. Obecnie zespoły finansowe, sprzedażowe i obsługi klienta korzystają z automatycznych narzędzi, które umożliwiają tworzenie setek umów każdego dnia.

Jeżeli jeszcze nie wprowadziłeś do swojej firmy aplikacji do zarządzania umowami, to doskonale trafiłeś. Przygotowaliśmy listę najlepszych rozwiązań, dzięki której wybierzesz to idealne.

Po co właściwie jest oprogramowanie do zarządzania umowami?

Aplikacje do zarządzania umowami znacząco upraszczają cały proces zawierania kontraktów, od negocjacji aż po finalne podpisanie. Brzmi interesująco? Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych celów, jakie realizują tego typu systemy:

Skrócenie czasu trwania procesu umowy

Zazwyczaj przygotowanie projektu umowy może trwać nawet do czterech tygodni. Dzięki solidnemu systemowi zarządzania umowami, możesz tworzyć profesjonalne dokumenty w zaledwie kilka minut, co na pewno zrobi wrażenie na Twoim menedżerze.

Zwiększenie precyzji umów

Drobne, niezamierzone błędy w umowie mogą zaprzepaścić korzystną transakcję i nadszarpnąć zaufanie do Twojej firmy. Automatyczne narzędzia kontraktowe pozwalają uniknąć takich potknięć. Wykorzystują one istniejące dane do automatycznego wypełniania pól i wprowadzania istotnych informacji.

Twoim zadaniem jest jedynie personalizacja i modyfikacja wprowadzonych danych, aby dostosować umowę do aktualnej sytuacji.

Automatyzacja kluczowych procesów

Proces zawierania umowy składa się z wielu etapów, takich jak negocjacje, tworzenie, wstępne i zaktualizowane wyceny, przypomnienia o podpisaniu itp. Oprogramowanie do zarządzania umowami umożliwia zautomatyzowanie tych wszystkich kroków, co pozwoli Ci zaoszczędzić czas i nerwy.

Wdrożenie podpisów elektronicznych

Zespoły sprzedaży i obsługi klienta mogą sprawnie przekazywać umowę do podpisu między różnymi osobami dzięki podpisom elektronicznym. Proces podpisywania dokumentów online jest znacznie szybszy niż tradycyjne podpisywanie papierowych wersji.

Teraz, gdy już wiesz, jakie korzyści niosą ze sobą aplikacje do zarządzania umowami, czas zapoznać się z kilkoma popularnymi platformami.

PandaDoc

PandaDoc to nie tylko znane i cenione oprogramowanie do zarządzania umowami, ale platforma, która oferuje o wiele więcej. Umożliwia dostosowywanie, negocjowanie i wprowadzanie e-podpisów do złożonych umów, a dodatkowo dopasowuje tempo pracy do Twoich potrzeb.

To zaawansowane narzędzie oferuje setki szablonów umów, które możesz personalizować za pomocą intuicyjnego edytora „przeciągnij i upuść” i szybko udostępniać klientom. Co więcej, biblioteka zatwierdzonych klauzul pozwala na tworzenie bezbłędnych kontraktów na różne potrzeby.

Najważniejsze funkcje PandaDoc to:

• Powiadomienia w czasie rzeczywistym
• Bezproblemowe przetwarzanie płatności
• Aplikacja mobilna na Androida i iOS
• Nieograniczona liczba dokumentów i użytkowników
• Integracja z CRM w celu importu danych klientów

Platforma usprawnia proces zarządzania umowami poprzez automatyzację zadań, takich jak zatwierdzanie, podpisywanie zamówień i zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Członkowie zespołu mogą również komentować dokumenty lub prowadzić dyskusje za pomocą wbudowanej funkcji czatu.

Kontrakty Zoho

Zoho Contracts to wszechstronne oprogramowanie do zarządzania umowami, które usprawnia cały cykl życia kontraktu. Pomaga firmom zwiększyć wydajność, poprawić zgodność i zredukować ryzyko biznesowe. Ta aplikacja zaspokoi wszystkie Twoje potrzeby związane z umowami, od ich tworzenia, zatwierdzania i negocjacji, aż po finalne podpisanie.

Kluczowe cechy kontraktów Zoho to:

• Prawnie wiążące podpisy
• Funkcja przypomnień o działaniach
• Predefiniowane role użytkowników i uprawnienia dostępu
• Szyfrowanie danych i prywatne centra danych
• Centralne repozytorium dokumentów dla przedsiębiorstw

Możesz szybko tworzyć nowe umowy za pomocą kreatora, korzystać z gotowych szablonów lub tworzyć własne. Wbudowany edytor dokumentów, śledzenie zmian i możliwość komentowania ułatwiają współpracę nad dokumentami.

Dodatkowo platforma umożliwia projektowanie przepływów pracy zatwierdzania, pozyskiwanie danych z analiz, sprawdzanie historii umów, weryfikowanie bieżących zmian i zarządzanie zobowiązaniami umownymi.

ContractWorks

Jeżeli szukasz prostego w obsłudze oprogramowania do zarządzania umowami, którego konfiguracja zajmuje zaledwie kilka minut, to ContractWorks jest dla Ciebie. Aplikacja nie tylko zwiększa widoczność Twoich umów, ale także minimalizuje ryzyko przeoczenia terminu kolejnego odnowienia.

Najważniejsze cechy ContractWorks to:

• Dostosowane, zaplanowane raporty obejmujące wszystkie aspekty
• Nieograniczone alerty i powiadomienia o kluczowych terminach
• Tagi AI do łatwej nawigacji i wyszukiwania umów
• Inteligentne narzędzia AI do śledzenia kluczowych danych
• Intuicyjny interfejs użytkownika i dedykowany Menedżer Wdrożeń

Aplikacja umożliwia dodanie nieograniczonej liczby użytkowników, niezależnie od wybranego planu. Dzięki funkcji OCI i zaawansowanemu wyszukiwaniu możesz szybko znaleźć potrzebne informacje o umowie.

Co więcej, ContractWorks umożliwia przechowywanie wszystkich kontraktów w skalowalnym i bezpiecznym repozytorium. Wbudowana funkcja podpisu elektronicznego pozwala na wysyłanie, podpisywanie i archiwizowanie umów z dowolnego miejsca.

Concord

Concord to kompleksowa platforma do obsługi wszystkich procesów związanych z umowami. Umożliwia zarządzanie tworzeniem, zatwierdzaniem, e-podpisami i przechowywaniem umów, zapewniając pełną kontrolę nad całym cyklem życia kontraktu.

Platforma umożliwia również wykonywanie innych ważnych zadań, takich jak negocjacje zewnętrzne, wyszukiwanie umów, zarządzanie alertami terminów i raportowanie. Ułatwia również współpracę nad dokumentami, komentowanie i komunikację ze współpracownikami i dostawcami.

Kluczowe cechy Concord to:

• Automatyzacja zadań dzięki szerokiej integracji
• Analiza umów z porównaniem w terenie
• Powiadomienia e-mail o odnowieniu umowy lub zbliżającym się terminie
• Nieograniczona liczba prawnie wiążących podpisów
• Automatyczne rozsyłanie i zatwierdzanie dokumentów

Concord obsługuje integrację z wieloma aplikacjami, co usprawnia przepływ pracy. Możesz zintegrować go z ponad 4000 aplikacjami za pośrednictwem Zapier lub skorzystać z jego interfejsu API REST i webhooków. Ponadto możesz połączyć go z takimi platformami jak Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms i wieloma innymi.

DocuSign CLM

DocuSign CLM to doskonały wybór dla małych firm, ponieważ oferuje niedrogie oprogramowanie do zarządzania umowami. Pomaga uporządkować cały proces, umożliwiając tworzenie niestandardowych umów, automatyzację pracy z kontraktami oraz analizę trendów, zagrożeń i możliwości.

Możesz szybko przygotować umowę, korzystając z szablonów, bibliotek klauzul, edytora „przeciągnij i upuść” oraz reguł warunkowych. Aplikacja umożliwia również kontrolę wersji i przekazywanie kontraktów do weryfikacji wewnętrznej i zewnętrznej.

Najważniejsze cechy DocuSign CLM to:

• Automatyzacja zadań i kompleksowe zarządzanie przepływem pracy
• Oszczędność czasu dzięki standaryzacji procesów zarządzania umowami
• Eliminacja wąskich gardeł w celu zwiększenia wydajności
• Wsparcie analizy biznesowej dzięki szybkiemu przeglądowi i informacjom o trendach
• Sprawna i łatwa współpraca między członkami zespołu

Dodatkowo firmy mogą korzystać z DocuSign CLM do przechowywania umów w scentralizowanym repozytorium, zarządzania zobowiązaniami, wyszukiwania umów za pomocą filtrów i wielu innych funkcji. Aplikacja oferuje ponad 100 wstępnie skonfigurowanych kroków przepływu pracy, które można wykorzystać do generowania, przeglądania, zatwierdzania i przechowywania umów.

Ogar kontraktowy

Czy często gubisz się w swoich ważnych umowach? Contract Hound pomoże Ci zapanować nad chaosem. To proste oprogramowanie do zarządzania umowami umożliwia łatwe wyszukiwanie, przechowywanie i organizowanie wszystkich kontraktów, dzięki czemu możesz odłożyć zmartwienia na bok.

Godne uwagi cechy Contract Hound to:

• Przechowywanie i organizacja dokumentów w przeszukiwalnej bazie danych
• Możliwość bezpłatnego dodawania nieograniczonej liczby użytkowników do przeglądania kontaktu
• Bezpieczne podpisywanie i zatwierdzanie dzięki integracji
• Responsywny zespół wsparcia
• Bezpieczne miejsce przechowywania kopii zapasowych

Możesz ustawić przypomnienia i powiadomienia o datach wygaśnięcia i odnowienia umowy. Możesz również przyznać współpracownikom uprawnienia do odczytu lub edycji. Firmy mogą wykorzystywać Contract Hound do przeglądania i podpisywania umów, zarządzania dotacjami i śledzenia zmian.

CMx

CMx to wszechstronne i dynamiczne narzędzie do zarządzania umowami. Ta platforma dostępna jest zarówno w chmurze, jak i lokalnie. Umożliwia firmom dostęp do istotnych danych dotyczących zarządzania cyklem życia kontraktów z jednego miejsca, w tym umów, umów prawnych i powiązanych dokumentów.

Możesz łatwo tworzyć umowy, importując zaakceptowane klauzule do MS Word metodą „przeciągnij i upuść”. Dodatkowo możesz przechowywać wszystkie wersje kontraktów w centralnym repozytorium.

Najważniejsze cechy aplikacji CMx to:

• Zaawansowana analityka z praktycznymi danymi, niestandardowymi i zaplanowanymi raportami
• Uwierzytelnianie wieloskładnikowe, bezpieczna wielodostępność, certyfikat SSL
• Zaszyfrowane dane przechowywane w bezpiecznych centrach danych
• Workflow przeglądu i zatwierdzania umowy
• Łatwa konfiguracja i szczegółowe uprawnienia

Aplikacja obsługuje również integrację z różnymi edytorami, aplikacjami i platformami SSO, takimi jak Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 i Azure Active Directory.

Evisort

Szukasz odpowiedniego oprogramowania do zarządzania umowami dla swojej szybko rozwijającej się firmy? Evisort może być idealnym rozwiązaniem. To oparte na sztucznej inteligencji narzędzie pomaga zmniejszyć obciążenie pracą, generować alerty o wygaśnięciu umowy, przyspieszyć wyszukiwanie umów i skrócić czas transakcji.

Najważniejsze funkcje aplikacji Evisort to:

• Automatyzacja kontraktów w celu skalowania zasobów
• Przejrzyste procesy zatwierdzania w celu zapewnienia zgodności
• Automatyczne alerty i powiadomienia
• Zaawansowana analityka kontraktów, raporty i wizualizacja
• Integracja bez kodu i zarządzanie dostępem

Dzięki platformie Contract Intelligence Platform firmy Evisort możesz uprościć zarządzanie umowami. Usprawnia ona również przepływy pracy, aby Twój zespół mógł skoncentrować się na pracy strategicznej i współpracować w celu szybszego finalizowania transakcji. Platforma obsługuje integrację z aplikacjami takimi jak Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box i Salesforce.

Podstawowe funkcje narzędzia do zarządzania umowami

Dobre oprogramowanie do zarządzania umowami powinno posiadać następujące funkcje:

Szablony umów

Aplikacja powinna oferować szeroką gamę szablonów, z których często korzystają firmy. Powinna także umożliwiać zapisanie nowej umowy jako szablonu do wykorzystania w przyszłości.

Centralne Repozytorium Treści Umowy

Powinna istnieć baza danych treści, z których umowy będą często korzystać. Operator powinien mieć możliwość dostosowania pól do indywidualnych potrzeb.

Kontrola dostępu oparta na rolach

Przedstawiciele handlowi, recepcjoniści, pracownicy obsługi klienta, autorzy umów, menedżerowie i właściciele firm powinni mieć różne poziomy dostępu w systemie.

Bezpieczne i szyfrowane przechowywanie danych

Solidne oprogramowanie do zarządzania umowami powinno wykorzystywać silne metody uwierzytelniania i protokoły szyfrowania, aby chronić umowy przed niepowołanym dostępem.

OCR, AI, PDF i drukowanie

Oprogramowanie powinno zawierać funkcję OCR, umożliwiającą dodawanie treści z papierowych umów. Sztuczna inteligencja powinna przetwarzać dane, aby generować przejrzyste i profesjonalne pliki PDF.

Czasami potrzebne są wydrukowane wersje, dlatego funkcja drukowania również powinna być dostępna.

Panel

Panel pokazujący kluczowe wskaźniki zespołu zajmującego się umowami pomoże menedżerom, specjalistom ds. finansów i zespołom kierowniczym w planowaniu strategii biznesowych i finansowych.

Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania umowami powinno prezentować na pulpicie informacje o oczekujących umowach, projektach, umowach w toku, umowach oczekujących na zatwierdzenie przez klienta oraz nowych propozycjach umów.

Wbudowany podpis elektroniczny

Wybierając system do zarządzania umowami, upewnij się, że zawiera on funkcję podpisu elektronicznego. W przeciwnym razie konieczny może być zakup oddzielnej aplikacji tylko do obsługi e-podpisów. Oddzielenie tej kluczowej funkcji na pewno spowolni proces zawierania umowy.

Przepływ procesu kontraktowego

Aplikacja powinna oferować intuicyjny przepływ pracy w procesie przetwarzania umów. Na przykład, przedstawiciel terenowy inicjuje proces. Następnie zespół sprzedaży lub produktu weryfikuje elementy umowy i przekazuje ją menedżerom.

Po zatwierdzeniu cen i warunków przez menedżera, umowa trafia do akceptacji przez kierownictwo. Wszystko to powinno odbywać się w obrębie aplikacji.

Monitorowanie administratora

Menedżerowie, finansiści, kadra kierownicza i właściciel firmy muszą mieć dostęp do zaawansowanych funkcji monitorowania. Zapewnia to zgodność z polityką firmy.

Jaki jest standardowy proces zarządzania umowami?

Typowy proces zarządzania umową lub przepływ pracy składa się z sześciu kroków. Przyjrzyjmy się każdemu etapowi cyklu życia.

Tworzenie

Pierwszym etapem zarządzania umową jest jej stworzenie. Możesz użyć szablonu lub zacząć pisać od zera.

Współpraca

Umowy często wymagają współpracy wewnątrz firmy, ponieważ są to kluczowe dokumenty biznesowe. Wiele zespołów wnosi swój wkład, aby sfinalizować umowę w imieniu przedsiębiorstwa.

Edycja

Pierwsza wersja umowy nigdy nie jest ostateczna. Musi przejść przez różne etapy edycji i zmian, zanim zostanie sfinalizowana.

Podpis

Po przygotowaniu treści umowy, należy ją podpisać. Coraz częściej stosuje się podpisy elektroniczne.

Śledzenie

Konieczne jest śledzenie zobowiązań i zgodności z warunkami umowy.

Przechowywanie

Wszystkie umowy powinny być przechowywane w przeszukiwalnej, scentralizowanej i bezpiecznej bazie danych. Umożliwia to szybkie sortowanie i wyszukiwanie dokumentów.

Raportowanie

Powinieneś mieć dostęp do niestandardowych raportów analitycznych, które dostarczą cennych informacji na temat umów i pomogą w podejmowaniu świadomych decyzji.

Odnowienie

W wielu przypadkach umowy są odnawiane po pewnym czasie. Ważne jest, aby śledzić terminy przedłużenia.

Popularne książki do nauki zarządzania umowami

Zarządzanie umowami: Kluczowa kompetencja biznesowa

Tworzenie i negocjowanie umów

Podstawy zarządzania umowami

Zarządzanie kontraktami: Sekrety sukcesu

Podsumowanie

Zaprezentowaliśmy osiem najlepszych narzędzi do zarządzania umowami, które rewolucjonizują świat biznesu. Wybór konkretnego rozwiązania zależy od potrzeb Twojej firmy, ilości umów i budżetu. Przed podjęciem decyzji warto skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej, aby sprawdzić, czy dane narzędzie spełnia Twoje oczekiwania.

Możesz również dowiedzieć się, gdzie kupować i sprzedawać biznesy online.