Długie wątki e-mailowe często bywają trudne do śledzenia. Jeśli Twoja skrzynka odbiorcza jest nimi przepełniona, a sposób prezentacji konwersacji w Twoim kliencie pocztowym nie ułatwia przeglądania wiadomości, rozważ użycie arkusza kalkulacyjnego jako alternatywy. Usługa Odpowiedz do arkusza to narzędzie internetowe, które umożliwia dodawanie wszystkich wiadomości e-mail oraz ich odpowiedzi do arkusza kalkulacyjnego Google. Dzięki temu masz możliwość przeglądania całego wątku w jednym miejscu. Nowe wiadomości w tym samym wątku będą automatycznie dodawane do arkusza. Poniżej przedstawiamy, jak w prosty sposób zautomatyzować dodawanie wątków e-mailowych do arkusza kalkulacyjnego.
Jak przesłać wątki e-mailowe do arkusza kalkulacyjnego
Aby aktywować funkcję Odpowiedz do arkusza, należy dodać ten adres jako kontakt w swoim kliencie pocztowym oraz jako odbiorcę w wątku e-mail, który chcesz umieścić w arkuszu. Adres e-mail to: new@reply-to-sheet.com.
Utwórz nową wiadomość e-mail, w której dodasz Odpowiedz do arkusza jako odbiorcę, obok osoby, do której kierujesz wiadomość. Po wysłaniu e-maila i otrzymaniu odpowiedzi, sprawdź swoją skrzynkę odbiorczą. Powinieneś otrzymać nową wiadomość od „Nowy”, która zawiera załącznik o identycznej nazwie jak temat wysłanej wiadomości.
Po otwarciu załącznika zostanie on wyświetlony w arkuszu kalkulacyjnym Google. Znajdziesz tam adres e-mail nadawcy, treść oryginalnej wiadomości, odpowiedzi oraz datę i czas ich wysłania.
Każdy wątek, do którego dodasz Odpowiedz do arkusza, będzie posiadał swój własny arkusz kalkulacyjny. Arkusz będzie aktualizowany za każdym razem, gdy nadejdzie nowa odpowiedź. Proces aktualizacji może zająć chwilę, dlatego warto dodać ten adres e-mail do kontaktów, aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień.
Jednakże, należy pamiętać o pewnym ograniczeniu tej usługi: Twój odbiorca może usunąć Odpowiedz do arkusza z listy odbiorców, co spowoduje, że odpowiedzi nie trafią do arkusza. Możesz jednak zyskać na czasie, dodając Odpowiedz do arkusza w polu UDW. Odbiorca nie będzie świadomy dodatkowego adresata i nie będzie miał możliwości jego usunięcia. Odpowiedzi będą nadal trafiały do arkusza kalkulacyjnego.
Usługa działa zaskakująco dobrze, chociaż jedynym mankamentem jest czas, jaki potrzebuje arkusz, aby dotrzeć do skrzynki odbiorczej i uaktualnić się. Mimo to ogólnie sprawdza się doskonale. Jeśli korzystasz z systemu sprzedaży biletów, który wysyła odpowiedzi na Twoją skrzynkę, to może to być efektywny sposób na zapanowanie nad komunikacją.
Pamiętaj, że korzystanie z tej usługi do przesyłania lub odbierania wrażliwych informacji e-mailowych niekoniecznie jest zalecane.
newsblog.pl