Program Outlook oferuje użytkownikom różnorodne okienka, które można włączać i wyłączać w zależności od potrzeb. Wśród nich znajdują się te standardowe, jak okienko nawigacji, oraz mniej znane, takie jak okienka Do zrobienia i Osoby. Poniżej przedstawiamy sposób na dostosowanie okienka zadań do wykonania.
Aktywacja okienka zadań do wykonania
Domyślnie panel zadań do wykonania nie jest wyświetlany, dlatego należy go aktywować, wybierając opcję Widok > Pasek zadań do wykonania.
Na powyższym obrazku widać również inne opcje, takie jak okienko folderów, okienko odczytu oraz okienko osób. Termin „okno” odnosi się do sekcji interfejsu, która dostarcza użytkownikowi dodatkowych informacji lub ułatwia dostęp do często używanych funkcji. Choć Microsoft nazywa to „szybą” w swojej dokumentacji, my będziemy stosować określenie „okienko”.
Dostępne opcje okienka zadań do wykonania
Po wybraniu Widok > Pasek zadań do wykonania ukażą się cztery opcje: Kalendarz, Osoby, Zadania oraz Wyłączone.
Kalendarz przedstawia aktualny miesiąc oraz nadchodzące wydarzenia. Okienko Osoby pokazuje kontakty, które dodałeś do ulubionych, natomiast Zadania wyświetlają listę zadań Outlooka uporządkowanych według terminów.
Możesz zdecydować się na wyświetlanie kalendarza, kontaktów, zadań lub kombinacji tych trzech elementów, które będą umieszczone w okienku po prawej stronie programu Outlook.
Elementy w pasku zadań do wykonania pojawiają się w kolejności, w jakiej je aktywujesz. Chociaż dodaliśmy je w standardowej kolejności – Kalendarz, Osoby, Zadania – usunięcie Kalendarza, a następnie jego ponowne dodanie spowoduje, że pojawi się on na końcu listy.
Jeżeli nie chcesz mieć okienka zadań do wykonania w ogóle, wystarczy kliknąć Widok > Pasek zadań do wykonania > Wyłączone lub odznaczyć wszystkie inne opcje.
Personalizacja okienka zadań do wykonania
W przypadku elementów kalendarza oraz osób dostępne są jedynie podstawowe opcje, takie jak wyświetlanie nadchodzących spotkań i ulubionych kontaktów. Opcja Osoby pozwala na wyszukiwanie kontaktów, ale to wszystko.
Natomiast element Zadania oferuje znacznie więcej możliwości dostosowywania. Działa on podobnie jak standardowy folder e-mail, co oznacza, że możesz go modyfikować jak każdy inny folder. Zazwyczaj zadania są sortowane według daty zakończenia w porządku rosnącym.
Aby zmienić kolejność sortowania, wystarczy kliknąć czarną strzałkę obok „Dzisiaj”, a zadania zostaną wyświetlone w porządku malejącym.
Jeśli klikniesz prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu w nagłówku, pojawi się menu kontekstowe z opcjami dostosowywania.
Pierwsze trzy opcje – „Cała poczta”, „Nieprzeczytana poczta” i „Wspomniana poczta” – są w tym kontekście dość nieprzydatne, gdyż są standardowymi filtrami dla folderu poczty. Opcja „Rozmieść według” pozwala na sortowanie według innych kryteriów niż domyślny „Termin”.
Do wyboru masz następujące opcje:
Kategorie: porządkuje zadania alfabetycznie według przypisanej kategorii.
Data rozpoczęcia: sortuje zadania według daty ich rozpoczęcia.
Termin: sortuje według daty zakończenia.
Folder: sortuje według nazwy folderu, w którym znajdują się zadania (możesz tworzyć lub przenosić zadania do dowolnego folderu w programie Outlook).
Typ: sortuje według rodzaju zadania, czy to wiadomości e-mail, czy rzeczywiście zadania (możesz przeciągać e-maile do zadań, aby stworzyć nowe zadanie).
Ważność: sortuje według flagi ważności – Wysoka, Normalna lub Niska.
W sekcji „Rozmieść według” znajdziesz opcję „Odwróć sortowanie”, która działa tak samo, jak kliknięcie czarnej strzałki w prawym górnym rogu. Możesz również aktywować opcję „Pokaż w grupach”, która zmienia widok z grup na prostą listę.
Na koniec dostępne są „Ustawienia widoku”, które otwierają okno dostosowywania folderu.
W poprzednich częściach omawialiśmy sposoby personalizacji folderów oraz używanie formatowania warunkowego do wyróżniania elementów. Jeśli chcesz zmienić widoczność kolumn lub styl wyświetlania zadań, zapoznaj się z tymi artykułami i wprowadź odpowiednie zmiany. Zawsze masz możliwość przywrócenia domyślnego widoku, wybierając „Resetuj bieżący widok”, jeśli nie jesteś zadowolony z wprowadzonych zmian.
Okienko zadań do wykonania jest jedną z najważniejszych funkcji programu Outlook, ponieważ pozwala na łatwe zarządzanie informacjami o spotkaniach, kontaktach i zadaniach, które są dostępne bezpośrednio obok wiadomości e-mail. Outlook z pewnością zwiększa produktywność, a okienko Do zrobienia jest jego kluczowym elementem.
newsblog.pl