Outlook oferuje możliwość tworzenia reguł do zarządzania wysyłanymi i otrzymywanymi e-mailami. Reguły te stanowią znakomite narzędzie do automatyzacji, które pozwala na kontrolowanie oraz porządkowanie wiadomości. Inną funkcją, która również zasługuje na uwagę, ale jest rzadziej omawiana, są Szybkie kroki. Ta funkcjonalność umożliwia automatyzację działań, takich jak przenoszenie lub kopiowanie wiadomości e-mail. Dzięki Szybkim krokom można jednym kliknięciem przenieść wszystkie nowe e-maile do wybranego folderu, co pozwala na ich segregację z głównej skrzynki odbiorczej do dedykowanego folderu o nazwie „Dzisiaj”. Proces konfiguracji jest bardzo prosty, a Szybki krok można wykorzystywać wielokrotnie w ciągu dnia. Oto, jak to zrobić.
Domyślnie Outlook organizuje e-maile według dat, tworząc sekcje takie jak „Dzisiaj”, „Wczoraj” oraz „Ostatni tydzień”. Podczas przeglądania wiadomości można łatwo natknąć się na e-mail z sekcji „Wczoraj” w momencie, gdy przeglądamy e-maile z dnia bieżącego. Dzieje się tak, ponieważ sekcje te nie funkcjonują jako oddzielne lokalizacje, lecz stanowią jedynie względne oznaczenia czasowe w skrzynce odbiorczej. Wykorzystamy te sekcje do przeniesienia wszystkich nowych wiadomości do wybranego folderu.
Aby rozpocząć, otwórz program Outlook. Na karcie „Strona główna” kliknij przycisk „Utwórz nowy” w sekcji „Szybkie kroki”.
Otworzy się nowe okno, w którym możesz skonfigurować nowy Szybki krok. Nadaj mu odpowiednią nazwę, ponieważ brak nazwy spowoduje, że przyjmie domyślną nazwę akcji, którą wybierzesz.
Rozwiń menu Działania i wybierz opcję „Przenieś do folderu”. Outlook poprosi Cię o wskazanie folderu lub utworzenie nowego. Stwórz nowy folder, nazywając go „Dzisiaj”. W sekcji „Opcjonalne” możesz również ustawić skrót klawiaturowy dla Szybkiego kroku. Po zakończeniu kliknij „Zakończ” i to wszystko.
Wracając do Outlooka, zminimalizuj sekcję „Dzisiaj”. Wybierz ją tak, aby była podświetlona na jasnoniebiesko. Kiedy sekcja „Dzisiaj” jest zwinięta, zaznaczasz jednocześnie wszystkie wiadomości e-mail, które się w niej znajdują.
Następnie kliknij na utworzony Szybki krok w przyborniku Szybkie kroki lub użyj przypisanego wcześniej skrótu klawiaturowego.
Wszystkie e-maile, które otrzymałeś dzisiaj, zostaną przeniesione do folderu, który utworzyłeś w Szybkim kroku. Dzięki temu unikniesz przypadkowego przeglądania starszych wiadomości.
Możesz także stworzyć kolejny Szybki krok, który usunie wszystkie wiadomości z folderu „Dzisiaj”. To zapewni, że folder pozostanie pusty i gotowy na nowe e-maile, które nadejdą pod koniec dnia. Wykorzystując zestaw Szybkich kroków, możesz regularnie przenosić wszystkie otrzymane dzisiaj wiadomości do nowego folderu, co pozwoli na skuteczną organizację.
Jednakże, aby ta strategia była efektywna, ważne jest, aby na koniec każdego dnia opróżnić folder „Dzisiaj”. W przeciwnym razie, możesz skończyć z kolejnym folderem zapełnionym wiadomościami e-mail.
newsblog.pl