QuickBooks i FreshBooks to czołowe aplikacje księgowe dla mniejszych firm, regularnie zajmujące wysokie pozycje w rozmaitych zestawieniach.
Oba te rozwiązania charakteryzują się dobrą wydajnością, oferują podobne, podstawowe funkcje, lecz posiadają również pewne istotne różnice, a ich konstrukcja odpowiada konkretnym potrzebom biznesowym.
Każda osoba rozpoczynająca działalność, pracownik biura rachunkowego czy freelancer zdaje sobie sprawę z wyzwań, jakie niesie ze sobą zarządzanie małą firmą. Zakupy materiałów, monitorowanie płatności i wydatków, a także kontrola przepływów pieniężnych to codzienna, wymagająca batalia, pochłaniająca mnóstwo energii.
Znacznie efektywniejsze jest zastosowanie oprogramowania do zarządzania finansami, które wspiera kompleksową obsługę, od tworzenia szablonów faktur po śledzenie codziennych kosztów i przychodów.
Oprócz usprawnienia procesu i zaoszczędzenia czasu na realizację innych zadań, korzystanie z takiego oprogramowania w dzisiejszych realiach zdejmuje z barków wiele obciążenia.
Choć większość ludzi zgadza się, że aplikacja do księgowości jest nieodzowna dla właścicieli małych firm i freelancerów, wybór spośród wielu dostępnych opcji staje się żmudny i może wprowadzać zamieszanie.
Jeśli identyfikujesz się z tą sytuacją, pomożemy Ci w porównaniu dwóch topowych programów księgowych: QuickBooks i FreshBooks, aby ułatwić wybór najbardziej odpowiedniego rozwiązania dla Twojej działalności.
Czym jest QuickBooks?
QuickBooks to popularny program do księgowości, dedykowany małym firmom, umożliwiający zarządzanie finansami przedsiębiorstwa z dowolnego miejsca. To rozwiązanie udostępnia zaawansowany i łatwy w obsłudze zestaw narzędzi księgowych, które pozwalają przedsiębiorstwom na jasny wgląd w ich wyniki finansowe, bez potrzeby manualnego wprowadzania danych.
QuickBooks integruje się z kontami, automatycznie klasyfikuje transakcje i zapewnia zespołom księgowym intuicyjny sposób zarządzania kosztami, organizowania ksiąg rachunkowych, monitorowania stanu magazynu, wysyłania faktur oraz prowadzenia list płac.
Firmy wykorzystujące QuickBooks mają możliwość personalizacji różnych funkcji, takich jak księgowość w chmurze, śledzenie czasu pracy i obsługa płatności, dostosowując je do własnych potrzeb. Dostęp do tego wszechstronnego narzędzia można uzyskać z komputerów, laptopów, tabletów lub smartfonów.
Główne cechy QuickBooks
# 1. Współpraca
Księgowi, biegli rewidenci i inni uprawnieni pracownicy firm korzystający z QuickBooks mogą logować się w tym samym czasie, bezpośrednio wprowadzać dane online i monitorować wszystkie zmiany za pomocą szczegółowego dziennika aktywności.
#2. Zarządzanie podatkami od wynagrodzeń
QuickBooks automatycznie wylicza podatki związane z każdym wynagrodzeniem, poza dokonywaniem płatności i aktualizacją podatków od wynagrodzeń. Program gwarantuje również ochronę przed karami podatkowymi i może pokryć do 25 000 USD w przypadku nałożenia kary na firmę.
#3. Śledzenie kosztów firmy
Aplikacja mobilna QuickBooks umożliwia robienie i zapisywanie zdjęć paragonów, które następnie mogą być dopasowane do odpowiednich transakcji.
QuickBooks, po podłączeniu do konta bankowego, karty kredytowej lub konta PayPal, automatycznie importuje, śledzi i kategoryzuje wydatki. Ta funkcja pomaga użytkownikom generować raporty precyzyjnie odzwierciedlające ich wydatki.
#4. Raporty
Użytkownicy QuickBooks mogą tworzyć i udostępniać współpracownikom profesjonalnie opracowane zestawienia finansowe i biznesowe, co pozwala zespołom księgowym na dostosowanie raportów do kluczowych informacji, oraz informowanie księgowych w czasie rzeczywistym za pomocą wiadomości e-mail.
Do kluczowych informacji, które użytkownicy mogą uzyskać na pulpicie nawigacyjnym, należą: dane dotyczące firmy, bilanse, sprawozdania finansowe, spersonalizowane raporty i trendy sprzedaży.
Czym jest FreshBooks?
FreshBooks to oparte na chmurze rozwiązanie księgowe skierowane do freelancerów oraz małych i średnich przedsiębiorstw. Ten prosty w obsłudze program księgowy oferuje intuicyjne rozwiązanie do generowania raportów finansowych, organizowania wydatków, tworzenia faktur i przyjmowania płatności.
Użytkownicy mają dostęp do FreshBooks za pośrednictwem przeglądarki internetowej na każdym komputerze, lub mogą korzystać z aplikacji mobilnej FreshBooks na urządzeniach iPhone, iPad lub Android, co umożliwia pracę w dowolnym miejscu. Wszystkie dane są bezpiecznie przechowywane w chmurze.
Użytkownicy FreshBooks mogą poświęcać mniej czasu na formalności, dzięki łatwemu fakturowaniu i akceptowaniu płatności online. Ponadto, można monitorować przepracowane godziny i przekształcać je w faktury, co zapewnia prawidłowe rozliczenie wykonanej pracy.
Po połączeniu z kontem bankowym, FreshBooks automatycznie śledzi wszystkie transakcje. Równocześnie rejestruje i kategoryzuje transakcje w jednym miejscu, co sprawia, że okres rozliczeniowy nie stanowi już wyzwania.
Główne funkcje FreshBooks
# 1. Księgowość, fakturowanie i płatności
FreshBooks oferuje prosty w użyciu system księgowości podwójnego zapisu, gwarantujący dokładność i zgodność, a także pomagający użytkownikom w identyfikacji i wyodrębnianiu pozycji przychodów i powiązanych wydatków, dla precyzyjnego ustalenia zysków i strat. Funkcja automatycznych kontroli i sald w oprogramowaniu pozwala na weryfikację kwot debetowych i kredytowych.
Użytkownicy FreshBooks mogą zapewnić swoim księgowym dedykowany dostęp do danych finansowych i raportów, co ułatwia im wsparcie firmy, a także automatyczne uzgadnianie rachunków bankowych, zarządzanie kredytami i zobowiązaniami.
Funkcja szybkiego fakturowania umożliwia użytkownikom automatyzację przypomnień o płatnościach, wymaganie częściowych wpłat, utrzymanie relacji z klientami i wysyłanie automatycznych przypomnień o płatnościach.
#2. Śledzenie czasu i kosztów
FreshBooks zawiera wbudowane narzędzie do śledzenia czasu i grafiku zespołu, dzięki któremu freelancerzy mogą rejestrować przepracowane godziny i automatycznie przenosić je do faktury.
Użytkownicy mogą również korzystać z narzędzia do śledzenia wydatków, które umożliwia lepszą kontrolę nad przepływami pieniężnymi, po połączeniu oprogramowania z kontami bankowymi. Dodatkowo, można kategoryzować wydatki lub oznaczać je jako podlegające rozliczeniu w ramach kontroli kosztów projektów, w celach budżetowych.
#3. Scentralizowane projekty i raporty
Firmy korzystające z FreshBooks mogą łatwo współpracować ze swoimi partnerami biznesowymi i kontrahentami, dzięki scentralizowanemu systemowi przechowywania plików, który oferuje wbudowane uprawnienia, zabezpieczające dostęp.
Narzędzia analityczne oprogramowania prezentują czytelne zestawienia, podsumowania i szczegółowe raporty, a także udostępniają gotowe propozycje i wyceny, sprawozdania finansowe, funkcje zarządzania klientami, aplikacje iOS i Android oraz automatyczne śledzenie postępów.
QuickBooks kontra FreshBooks
# 1. Fakturowanie
Konfigurowalne wzory faktur FreshBooks zawierają przycisk „kliknij, aby zapłacić”, który upraszcza płatności online za faktury, pobierając dane bezpośrednio z funkcji mierzenia czasu. Dodatkowe automatyczne funkcje to m.in. powtarzające się faktury za godziny rozliczeniowe i e-maile przypominające o zaległych płatnościach. Odbiorcy mogą od razu opłacić faktury za pośrednictwem Apple Pay i kart kredytowych ACH.
QuickBooks monitoruje rozliczane godziny, integrując zewnętrzne aplikacje śledzące czas, takie jak TSheets i Kalendarz Google, i uwzględnia je na fakturach. Kreator faktur oprogramowania zawiera opcje personalizacji, takie jak zmiana kolorów czy dodawanie logo, które użytkownicy mogą wykorzystać przed wysłaniem faktur. Opcje płatności obejmują przycisk „kliknij, aby zapłacić”, umożliwiający klientom wybór pomiędzy płatnościami Apple Pay, kartą kredytową lub ACH, oraz wysyłanie przypomnień o zaległych i powtarzających się płatnościach.
#2. Śledzenie czasu
Wbudowany moduł śledzenia czasu FreshBooks jest idealny dla firm, których praca opiera się na określonych przypadkach i projektach, gdzie pracownicy monitorują rozliczane godziny oraz powiązane z nimi wydatki. Użytkownicy mogą przeglądać czas pracy na pulpicie nawigacyjnym, monitorować poszczególnych pracowników i wprowadzać dane do systemu księgowego w czasie rzeczywistym.
QuickBooks oferuje dodatek o nazwie QuickBooks Time, który za dodatkową opłatą pozwala użytkownikom monitorować czas przepracowany przez pracowników zatrudnionych na pełny lub niepełny etat. Firmy, które nie zdecydują się na zakup tego dodatku, muszą wprowadzać listy płac jako wydatek i kategoryzować świadczoną usługę. Jest to postrzegane jako kłopotliwy sposób śledzenia czasu pracownika lub freelancera.
#3. Śledzenie wydatków
QuickBooks oferuje obsługę kart debetowych i kredytowych, regularnie informując użytkowników o marżach zysku w ramach miesięcznego cyklu rozliczeniowego. Jedynym minusem jest konieczność manualnego wprowadzania danych, ponieważ QuickBooks Online prezentuje jedynie pozycje, bez bardziej szczegółowego rozbicia. Użytkownicy mogą aktualizować miesięczne płatności za pomocą aplikacji mobilnej QuickBooks, robiąc zdjęcia i przesyłając paragony.
FreshBooks został zaprojektowany z myślą o fakturowaniu i przyjmowaniu płatności, co oznacza, że użytkownicy muszą zintegrować zewnętrzny system księgowy. Niemniej jednak oprogramowanie oferuje funkcje śledzenia wydatków, takie jak monitorowanie czasu projektu, paragonów i zarządzanie podatkami od sprzedaży, które są przydatne dla osób stawiających pierwsze kroki w biznesie.
#4. Łatwość obsługi
Zarówno QuickBooks, jak i FreshBooks oferują proste w obsłudze, wypełnione wykresami, intuicyjne pulpity nawigacyjne z bocznymi paskami, za pomocą których użytkownicy, nawet bez wiedzy z zakresu księgowości, mogą korzystać z różnych funkcji. Jednak QuickBooks wydaje się prostszy w konfiguracji niż FreshBooks. Użytkownicy FreshBooks mogą łatwo rejestrować i modyfikować wpisy w dzienniku, a także inicjować bilansowanie i zarządzać kontami.
FreshBooks ułatwia wprowadzanie danych; jednak użytkownicy nie mają możliwości zamknięcia transakcji z poprzedniego okresu, co jest konieczne w celu zapobiegania nieautoryzowanym zmianom danych księgowych. Chociaż istnieje opcja wprowadzania początkowych sald i modyfikowania zapisów księgowych w FreshBooks, konieczne jest posiadanie konta zarejestrowanego na inny adres e-mail, aby tego dokonać.
#5. Obliczenia podatkowe
Intuit, twórca popularnych programów TurboTax i QuickBooks Online, zaimplementował w oprogramowaniu wiele przydatnych funkcji podatkowych. Narzędzie ma na celu generowanie tylu deklaracji podatkowych na koniec roku, ilu pracowników zatrudnia użytkownik. Ponadto, właściciele firm mogą kategoryzować wydatki i podatki dochodowe w celu obliczenia wysokości podatków kwartalnych, a także monitorować podatek od sprzedaży i automatycznie dodawać podatki do faktur.
FreshBooks oferuje funkcję planowania podatkowego, lecz jest ona mniej kompleksowa niż ta, którą oferuje jego główny konkurent, co może sprawić, że planowanie podatkowe będzie nieco trudne dla freelancerów i osób nieposiadających doświadczenia w księgowości. FreshBooks oferuje również pomoc w kwestiach podatkowych, ale nie monitoruje kosztów poprzez skanowanie paragonów. Zamiast tego, użytkownicy mogą monitorować podatki wyłącznie poprzez połączenie swoich kont bankowych. Choć powinno być to wystarczające, brak wbudowanego skanera paragonów w zapracowanym biurze może być uciążliwy.
#6. Rachunkowość
FreshBooks dysponuje funkcją księgowania podwójnego zapisu, która pomaga w monitorowaniu przychodów w zestawieniu z wydatkami. Dzięki temu użytkownicy są w stanie oszacować swoje zyski i straty. Funkcja ta gwarantuje również, że kwoty debetu i kredytu są sobie równe, i natychmiast informuje o błędach, co pomaga w uniknięciu problemów podczas okresu podatkowego.
Użytkownicy FreshBooks mogą importować i kategoryzować transakcje finansowe, korzystając z różnych kategorii: transferów, kapitału własnego lub zwrotów, oraz tworzyć podsumowujące raporty, które można eksportować do programu Excel. Dodatkowo, użytkownicy mogą w prosty sposób dodać swojego księgowego do konta FreshBooks, aby dać mu dedykowany dostęp.
QuickBooks jest przeznaczony do monitorowania wszystkich wydatków poprzez sortowanie transakcji i ich przydzielanie do kategorii podatkowych. Oprogramowanie łączy również zdjęcia paragonów z odpowiednimi transakcjami i wykorzystuje zebrane dane do generowania rozmaitych raportów. Aplikacja mobilna QuickBooks wykorzystuje systemy GPS smartfonów do automatycznego śledzenia dystansu pokonywanego w milach, oraz generowania raportów dokładnie rejestrujących odliczenia z tytułu podróży służbowych.
#7. Raportowanie i pulpity nawigacyjne
Oba programy księgowe oferują różne rodzaje raportów, przy czym FreshBooks tworzy raporty dotyczące zysków i strat, kont klientów, podsumowań podatku od sprzedaży, wydatków i otrzymanych płatności. Pulpit nawigacyjny narzędzia prezentuje również najbardziej istotne wykresy i diagramy, zawierające miesięczne przychody cykliczne, zaległe należności, strumienie przychodów, całkowity zysk, wydatki oraz czas nierozliczony.
Z drugiej strony, pulpit nawigacyjny QuickBooks ma Centrum raportów w menu, które daje użytkownikom szybki dostęp do standardowych, gotowych szablonów raportów oraz możliwość personalizacji własnych. Sekcja „raporty zarządcze” umożliwia użytkownikom tworzenie profesjonalnych raportów ze stroną tytułową, stroną wstępną, spisem treści i przypisami końcowymi.
Przykłady raportów zawartych w gotowych szablonach to bilanse, raporty podatkowe, dzienniki audytu, zestawienia przepływów pieniężnych, otwarte faktury, zyski i straty, analizy budżetowe oraz raporty klientów opracowane według klas, klientów, miesięcy i roku.
#8. Cennik
Zarówno QuickBooks, jak i FreshBooks oferują plany subskrypcyjne, ale pod względem skalowalności, QuickBooks prezentuje korzystniejszą strukturę cenową. Dzięki QuickBooks można współpracować z księgowym i dołączyć do ponad 5-milionowej społeczności online.
Jeśli chodzi o FreshBooks, nie oferuje on uzgodnień bankowych dla użytkowników planu Lite, a liczba użytkowników wciąż musi być wyższa. Co istotne, należy pamiętać, że skalowanie wiąże się ze wzrostem kosztów.
Cennik QuickBooków
- Simple Start: 1 użytkownik, 25 USD miesięcznie, 2 biura rachunkowe
- Essentials: 3 użytkowników, 50 USD miesięcznie, 2 biura rachunkowe
- Plus: 5 użytkowników, 80 USD miesięcznie, 2 biura rachunkowe
- Advanced: 25 użytkowników, 180 USD miesięcznie, 3 biura rachunkowe
Ceny FreshBooków
- Lite: 180 USD rocznie lub 15 USD miesięcznie
- Plus: 300 USD rocznie lub 25 USD miesięcznie
- Premium: 600 USD rocznie lub 50 USD miesięcznie
- Select: Ceny ustalane indywidualnie
Wszystkie plany FreshBooks, oprócz Select, obejmują jednego użytkownika; za każdego dodatkowego członka zespołu użytkownicy płacą 10 USD.
#9. Obsługa integracji/integracje
QuickBooks oferuje co najmniej 400 natywnych integracji. Obejmują one bankowość biznesową, oprogramowanie do płatności, handel elektroniczny, CRM i wiele innych kategorii, co zapewnia kontrolę i wgląd w dane finansowe użytkowników i procesy sprzedaży. Dodatkowe integracje to m.in. PayPal i ReceiptBank, które pozwalają zachować aktualność transakcji.
FreshBooks oferuje ponad 100 integracji skierowanych do właścicieli małych firm i freelancerów. Ułatwiają one połączenie aplikacji z narzędziami do rozliczeń podatkowych i zarządzania zasobami ludzkimi, w sferze płac, podatków i fakturowania. Integracje takie jak Squarespace czy Zapier, pomagają użytkownikom w monitorowaniu płatności, a także w przetwarzaniu i organizowaniu wielu innych systemów.
#10. Lista płac
QuickBooks oferuje pełny plan obsługi płac z nielimitowanymi wypłatami i formularzami na koniec roku. Dodatkowe funkcje to m.in.: automatyczne wyliczanie podatków, portal online umożliwiający pracownikom wgląd do ich danych podatkowych i odcinków wypłat, obsługa zajęć komorniczych i potrąceń oraz raporty z danymi historycznymi do pobrania. Użytkownicy mogą również skorzystać z planu premium, który obsługuje natychmiastowe przelewy i administrację pracowniczą oraz oferuje centrum wsparcia HR.
FreshBooks obsługuje zewnętrzne, zintegrowane systemy list płac, ponieważ nie ma wbudowanej funkcji listy płac. Oprogramowanie wspiera Gusto, pobierając od 6 do 12 USD za użytkownika miesięcznie i dodatkową opłatę wstępną w wysokości 39 USD. Obsługuje również kanadyjską usługę płacową PaymentEvolution na darmowym poziomie lub poziomie 22 USD miesięcznie.
#11. Obsługa klienta
QuickBooks prowadzi obsługę klienta online, co oznacza, że w celu uzyskania wsparcia trzeba się zalogować. Użytkownicy mają również do dyspozycji wbudowaną bazę wiedzy, w której mogą znaleźć odpowiedzi na pytania, oraz aktywne forum społecznościowe.
Obsługa klienta FreshBooks oferuje czat na żywo i wsparcie telefoniczne przez 12 godzin dziennie, pięć dni w tygodniu. Na stronie internetowej firmy znajduje się centrum pomocy z opcją wyszukiwania, które obejmuje najczęściej poruszane tematy.
Quickbooks vs. Freshbooks: Podsumowanie różnic
FunkcjeQuickBooksFreshBooksPrzeglądZałożona w 1983 r.Założona w 2003 r.Rynek docelowyNajlepsze dla firm sprzedających produktyNajlepsze dla firm świadczących usługi, freelancerów i jednoosobowych działalności gospodarczychKluczowe funkcjeTworzy spersonalizowane faktury z własnymi logo i polami, które można generować w podróży za pomocą aplikacji mobilnej. Łatwe w użyciu narzędzia do księgowania podwójnego zapisu gwarantują dokładność i zgodność oraz ułatwiają przygotowywanie raportów finansowych.CennikSimple Start: 25 USD/miesiąc Essentials: 50 USD/miesiąc Plus: 80 USD/miesiąc Advanced: 180 USD/miesiącLite: 15 USD/miesiąc lub 180 USD rocznie Plus: 25 USD miesięcznie lub 300 USD rocznie Premium: 50 USD miesięcznie lub 600 USD rocznieWsparcie przez telefon, e-mail lub wiadomościPolecane artykuły Pomoc w produkcie Opcje szkoleń produktowych Baza wiedzy z możliwością przeszukiwania Społeczność użytkowników.Wsparcie przez telefon i e-mail Pomoc w produkcie Wiadomości w aplikacji Często zadawane pytania Przeszukiwalna baza wiedzy.Łatwość użytkowaniaProsty proces konfiguracji, który umożliwia szybkie rozpoczęcie pracy. Oferuje podstawy i szczegóły dodawane w miarę postępów.Dobrze zaprojektowana strona powitalna, prezentująca postęp konfiguracji, z pionowym paskiem menu po lewej stronie ekranu.
Notka autora
Kiedy wybrać QuickBooks
QuickBooks jest doskonały dla firm sprzedających produkty i zarządzających stanem magazynowym, ponieważ jego funkcja zarządzania magazynem pozwala na monitorowanie sprzedaży towarów z różnych kanałów, w tym Shopify i PayPal. Jego wszechstronność, integrująca inne produkty Intuit w miarę rozwoju punktu sprzedaży QuickBooks, umożliwia rozwój wraz z firmą użytkownika.
Jako bardziej popularne rozwiązanie, QuickBooks jest również chętnie wybierany przez księgowych i właścicieli firm, którzy chcą pracować w porozumieniu ze swoimi księgowymi, ponieważ skutecznie zarządza integracjami, kanałami bankowymi i zgodnością podatkową. Wybierz QuickBooks, jeśli szukasz niedrogiego oprogramowania księgowego, które można rozbudowywać wraz z rozwojem firmy.
Kiedy wybrać FreshBooks
FreshBooks jest popularny wśród jednoosobowych przedsiębiorców, freelancerów i właścicieli małych firm, którzy poszukują najwyższej jakości oprogramowania księgowego bez nacisku na pracę z księgowymi.
Posiada funkcje śledzenia czasu, fakturowania, zarządzania projektami oraz integracji zewnętrznych z popularnymi narzędziami płatniczymi, takimi jak Stripe, co jest idealne dla małych firm lub osób rozpoczynających działalność.
Intuicyjność FreshBooks sprawia, że oprogramowanie jest proste w konfiguracji i użytkowaniu. Umożliwia również szybką i łatwą integrację z popularnymi narzędziami biznesowymi.
Następnie warto zapoznać się z oprogramowaniem płacowym dla startupów i średnich firm.