Po wysłaniu wiadomości e-mail często pojawia się niepewność – czy trafi ona do folderu spam, czy odbiorca ją otworzy, i czy zainicjowany cykl komunikacji będzie kontynuowany.
Każdy z nas doświadczył sytuacji, w której nie mieliśmy pewności, co stało się z wysłaną wiadomością. W takich momentach z pomocą przychodzą narzędzia do monitorowania e-maili.
W przeszłości często nurtowało nas pytanie, co dzieje się z naszymi e-mailami. Czasem dodawaliśmy do wiadomości przekonujące wezwania do działania, angażującą treść, a nawet chwytliwy temat, licząc na to, że odbiorcy zdecydują się ją otworzyć.
Jednak nie zawsze odbiorca otwiera lub potwierdza odbiór każdej wiadomości z różnych przyczyn – może być niezainteresowany, zbyt zajęty lub po prostu uzna wiadomość za nieistotną. Nadawcy z kolei często pozostają w niepewności, czekając na odpowiedź, i niekiedy wysyłają kolejne wiadomości, by przypomnieć o sobie.
Obecnie dostępne są znacznie prostsze metody śledzenia poczty elektronicznej. Istnieją narzędzia, które umożliwiają użytkownikom sprawdzenie, czy odbiorca otworzył wiadomość, usunął ją, oznaczył jako spam, i wiele innych.
Jak monitorować e-maile za pomocą narzędzi lub oprogramowania?
Programy do śledzenia e-maili dodają do wiadomości transparentny, unikalny obraz (tzw. piksel śledzący, o rozmiarze 1×1 piksel). Gdy odbiorca otworzy wiadomość, dane z piksela są przesyłane do bazy danych, informując o fakcie otwarcia i czasie poświęconym na lekturę. Niektóre narzędzia pozwalają również ustalić lokalizację odbiorcy.
Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do monitorowania poczty?
Oprogramowanie do śledzenia wiadomości e-mail daje znacznie więcej niż tylko informacje o tym, czy wiadomość została otwarta. Pomaga określić optymalny czas wysyłki, analizując, kiedy odbiorcy najczęściej otwierają swoje skrzynki – na przykład wieczorem lub rano. Pozwala również zrozumieć, które elementy treści są najbardziej skuteczne, co pozwala na udoskonalenie przyszłych wiadomości.
Zapoznajmy się z najlepszymi narzędziami do śledzenia e-maili, które są obecnie dostępne.
Mailtrack
Mailtrack umożliwia łatwe monitorowanie wiadomości e-mail w Gmailu, i to za darmo. Narzędzie rejestruje aktywność użytkowników, informując, kiedy i ile razy otworzyli oni daną wiadomość. Dane są chronione przed dostępem osób trzecich i respektują prywatność użytkowników. Mailtrack wysyła powiadomienia w czasie rzeczywistym, gdy odbiorca otwiera wiadomość.
Streak
Streak pozwala zarządzać zgłoszeniami do działu wsparcia, kandydatami, klientami, sprzedawcami, potencjalnymi nabywcami, inwestorami, projektami i partnerami bezpośrednio z Gmaila. Narzędzie monitoruje dane kontaktowe, procesy i zadania. Można je dostosować do różnych potrzeb, takich jak pozyskiwanie funduszy, sprzedaż, rekrutacja, nieruchomości, wsparcie, rozwój biznesu i zarządzanie projektami.
Dzięki interfejsowi przypominającemu arkusz kalkulacyjny, można łatwo edytować, dodawać i współpracować z zespołem. Streak oferuje również funkcje grupowania, obsługi i filtrowania danych, co ułatwia identyfikację wąskich gardeł. Użytkownicy otrzymują również powiadomienia o postępach, mogą ustawiać przypomnienia i śledzić zadania.
Hunter MailTracker
Hunter MailTracker to darmowe i proste narzędzie do śledzenia e-maili w Gmailu. Pokazuje, kto otworzył wiadomość i ile razy to zrobił. Ułatwia monitorowanie wiadomości za pomocą rozszerzenia MailTracker, informując o otwarciach bezpośrednio w Gmailu, co pozwala na szybką reakcję.
Yesware
Dzięki Yesware otrzymasz powiadomienie natychmiast, gdy odbiorca otworzy Twój e-mail. Narzędzie monitoruje również przeglądanie załączników i kliknięcia linków, co pomaga budować relacje. Można je zintegrować z Gmail oraz Outlook, i otrzymywać informacje w czasie rzeczywistym.
Yesware informuje o tym, którzy potencjalni klienci czytają wiadomości, co pomaga w planowaniu kolejnych kroków i umawianiu spotkań. Narzędzie analizuje wydajność e-maili, mierząc zaangażowanie, wskaźniki odpowiedzi, wskaźniki otwarć, prezentuje tygodniowe analizy, informuje o najskuteczniejszych treściach, historii wiadomości i trendach.
Oprócz śledzenia e-maili, Yesware umożliwia planowanie spotkań, prowadzenie kampanii wielokanałowych, monitorowanie załączników, generowanie raportów i analiz, integrację z LinkedIn, Salesforce i udostępnia szablony wiadomości.
Saleshandy
Saleshandy pozwala ulepszyć komunikację z potencjalnymi klientami poprzez analizę zachowań odbiorców, automatyzację działań następczych i usprawnienie przepływu pracy. Narzędzie analizuje dane z wiadomości w Outlooku i Gmailu, pomagając w konwersji leadów. Oferuje dziesięciokrotne zwiększenie zaangażowania, wyższą konwersję i oszczędność czasu dzięki automatyzacji i personalizacji.
Saleshandy oferuje możliwość ustawienia niestandardowej domeny śledzenia, losowe odstępy między wysyłanymi wiadomościami, możliwość wysyłki z kont osobistych (lub firmowych) oraz personalizację treści. Automatyczne monitorowanie to dodatkowy atut, który pozwala na poprawę jakości tematu i treści e-maili.
Right Inbox
Right Inbox to narzędzie do śledzenia e-maili, które działa w przeglądarkach Safari, Chrome i Firefox. Umożliwia zarówno pisanie, jak i monitorowanie wiadomości. Użytkownicy mogą planować wysyłkę i śledzić efekty w czasie rzeczywistym.
Dzięki automatyzacji, Right Inbox ułatwia dotarcie do pożądanej grupy odbiorców. Narzędzie oferuje gotowe szablony, które można optymalizować i dostosowywać do własnych potrzeb, aby uniknąć błędów. Notatki kontekstowe ułatwiają zarządzanie wieloma rozmowami i przypominają istotne szczegóły.
YAMM
Jeśli szukasz narzędzia do monitorowania e-maili zintegrowanego z Gmailem, YAMM będzie dobrym wyborem. Pozwala dotrzeć do skrzynek odbiorczych, unikając folderu spam i promocje, wysyłać masowe wiadomości i śledzić wyniki. YAMM umożliwia przygotowanie listy mailingowej w Arkuszach Google, tworzenie szablonów wiadomości i monitorowanie kampanii bezpośrednio w Arkuszach Google.
Narzędzie udostępnia szczegółowe dane, takie jak odrzucenia, odpowiedzi, kliknięcia i wskaźniki otwarć, co pomaga w planowaniu kolejnych działań. Spersonalizowane kampanie e-mailowe pozwalają planować korespondencję seryjną i śledzić wyniki w czasie rzeczywistym, co zwiększa wskaźniki otwarć. YAMM pozwala również konfigurować powiadomienia e-mail z formularzy Google za pomocą gotowych szablonów.
EmailAnalytics
EmailAnalytics pomaga w skróceniu czasu odpowiedzi i mierzeniu aktywności e-mailowej. Narzędzie wizualizuje aktywność e-mailową za pomocą analiz, co pozwala na udoskonalenie kampanii. Monitoruje wysyłane i odbierane wiadomości, analizując dane i wskaźniki kampanii.
EmailAnalytics analizuje ruch e-mail, pomagając w określeniu optymalnych dni wysyłki i odbioru wiadomości. Pokazuje dane dla najlepszych nadawców i odbiorców oraz czas, jaki odbiorcy spędzają na lekturze wiadomości.
Mixmax
Mixmax to platforma do angażowania klientów, która umożliwia interakcję z nimi bezpośrednio z Gmaila. Narzędzie umożliwia umieszczanie ankiet, udostępnianie kalendarzy, planowanie sekwencji wiadomości, śledzenie e-maili, synchronizację narzędzi i automatyzację pracy.
Mixmax wzmacnia doświadczenia klientów i wspiera menedżerów ds. klienta, sprzedawców, rekruterów, przedsiębiorców i liderów. Oprogramowanie obejmuje także testy penetracyjne, zgodność z RODO, certyfikat TrustArc, ochronę danych i szyfrowanie, oraz jest zgodne z SOC 2 typu II.
MailerPlex
MailerPlex dostarcza nadawcom informacje o kliknięciach e-maili w czasie rzeczywistym. Narzędzie zostało stworzone z myślą o zwiększeniu sprzedaży dzięki prostemu i skutecznemu śledzeniu e-maili. Integracja z Gmailem pozwala na bieżąco monitorować, kto, kiedy i gdzie otworzył wiadomość.
MailerPlex oferuje szczegółowy i szybki pulpit nawigacyjny. Bezpieczeństwo jest traktowane priorytetowo. Narzędzie oferuje bezpłatne i nielimitowane śledzenie e-maili, umożliwiając dostęp do różnych funkcji.
Boomerang
Boomerang ułatwia planowanie wysyłki e-maili i ustawianie przypomnień. Pozwala kontrolować przepływ wiadomości. Można śledzić e-maile z przeglądarek, systemów iOS i Android, dodając przypomnienia za pomocą planowania kalendarza jednym kliknięciem.
Podsumowanie
Przedstawiliśmy kilka z najlepszych narzędzi do śledzenia e-maili. Oferują one różne funkcje i korzyści. Ich celem jest poprawa wydajności i zwiększenie sprzedaży dzięki szybkiemu i szczegółowemu wglądowi w dane. Wykorzystanie tych narzędzi jest niezbędne w prowadzeniu skutecznej kampanii i pomaganiu firmom w osiągnięciu pożądanych rezultatów.
Jak najlepiej wykorzystać narzędzia do śledzenia e-maili:
- Segmentuj listę mailingową
- Prowadź wartościowe rozmowy
- Dodawaj dodatkowy kontekst
Warto również zapoznać się z najlepszymi narzędziami do e-mail marketingu.
newsblog.pl
Maciej – redaktor, pasjonat technologii i samozwańczy pogromca błędów w systemie Windows. Zna Linuxa lepiej niż własną lodówkę, a kawa to jego główne źródło zasilania. Pisze, testuje, naprawia – i czasem nawet wyłącza i włącza ponownie. W wolnych chwilach udaje, że odpoczywa, ale i tak kończy z laptopem na kolanach.