Niezbędne etapy zarządzania umowami, które należy znać

W dzisiejszym świecie, zarówno duże korporacje, jak i mniejsze przedsiębiorstwa, nie mogą funkcjonować bez odpowiednio sporządzonych umów. Kontrakty te stanowią prawnie wiążące porozumienia, które precyzują i regulują prawa oraz obowiązki każdej ze stron.

Historia kontraktów sięga daleko wstecz, na długo przed erą industrializacji i kapitalizmu. Już w czasach królów i imperiów, umowy wyznaczały warunki współpracy, a strony były zobowiązane do ich przestrzegania.

Mimo upływu czasu i dynamicznych zmian na świecie, fundamenty kontraktów pozostały niezmienne. Zarządzanie kontraktami jest procesem, który obejmuje całościowe podejście do umowy – od jej powstania, poprzez realizację, aż po jej ewentualne zakończenie.

Z uwagi na złożoność umów, zarządzanie nimi zostało podzielone na różne etapy, z których każdy odzwierciedla odmienny aspekt kontraktu. Kluczowymi elementami zarządzania kontraktami są: analiza efektywności, dążenie do optymalizacji wyników operacyjnych i finansowych, a także identyfikacja i minimalizacja ryzyka finansowego i reputacyjnego wynikającego z niedotrzymania warunków umowy.

Podstawowe zasady zarządzania umowami

Aby efektywnie zarządzać pracą i zespołem zaangażowanym w kontrakt, konieczne jest dokładne zrozumienie zakresu działań, potrzebnych zasobów oraz czasu niezbędnego do wykonania zadań. Jasność w tych aspektach stanowi fundament skutecznego zarządzania kontraktem.

Korzyści płynące z zarządzania umowami

• Utrzymanie jakości pracy: Nadrzędnym celem zarządzania kontraktami jest zapewnienie wysokiej jakości wykonanej pracy. Dąży się do tego, aby praca była realizowana efektywnie, terminowo, z optymalnym wykorzystaniem zasobów. To gwarantuje, że firma uzyskuje najlepszy stosunek wartości do ceny z każdej zawartej umowy. Realizacja tego celu odbywa się poprzez identyfikację i redukcję ryzyka finansowego oraz reputacyjnego.
• Lepsza kontrola nad projektem: Efektywne zarządzanie projektem jest niezbędne od samego początku jego realizacji. Pozwala to na prawidłowe i uporządkowane rozpoczęcie pracy.
• Wzrost przychodów: Wdrożenie skutecznego zarządzania umowami bezpośrednio przekłada się na wzrost przychodów firmy. Dzieje się tak na dwa sposoby: po pierwsze, firma staje się bardziej konkurencyjna na rynku i może pozyskiwać więcej kontraktów. Po drugie, wysoka jakość realizowanych prac pozwala na uzyskanie premii i wyższych wynagrodzeń.

Zarządzanie kontraktami a administracja kontraktami

Zarządzanie kontraktami obejmuje cały cykl życia umowy, od momentu jej powstania, aż po jej zakończenie. Natomiast administracja kontraktami dotyczy procesów związanych z zawarciem umowy pomiędzy stronami. Cykl administracji kończy się w momencie uzgodnienia i podpisania kontraktu. W tym samym momencie rozpoczyna się zarządzanie kontraktem, które trwa aż do jego wygaśnięcia.

Administratorzy kontraktów odpowiadają za to, by obie strony były zadowolone z uzgodnionej treści umowy. Z kolei menedżerowie kontraktów dbają o to, aby wszystkie strony przestrzegały postanowień i warunków zawartych w umowie.

Etapy zarządzania kontraktami

Zarządzanie kontraktami to znacznie więcej niż tylko samo podpisanie umowy. Obejmuje szereg działań, które prowadzą i rozwijają procesy obsługi każdego elementu kontraktu. Umożliwia to przejrzystość i precyzję każdego aspektu umowy.

Etap tworzenia

Planowanie stanowi kluczowy element sukcesu każdej strategii. Dobry menedżer zawsze zaczyna od zaplanowania projektu. W etapie tworzenia zarządzania kontraktem opracowywana jest elastyczna mapa działań, która uwzględnia również nieprzewidziane sytuacje.

Etap tworzenia to pierwszy krok w długiej drodze zarządzania kontraktem. Na tym etapie dokonuje się oceny potrzeb i zasobów firmy oraz analizuje kluczowe elementy strategii kontraktowej. Dzięki temu kolejne kroki są bardziej precyzyjne, a ewentualne improwizacje stają się łatwiejsze. Elementy, na które należy zwrócić uwagę na etapie planowania, to:

• Rodzaje kontraktów, którymi należy zarządzać
• Standardy stosowane w umowach
• Odpowiedzialność za każdy etap
• Wymagania dotyczące optymalnej realizacji zadań
• Potencjalne problemy i wąskie gardła oraz sposoby ich rozwiązywania
• Zasoby niezbędne do realizacji strategii kontraktowej

Etap tworzenia stanowi solidną podstawę dla wszystkich kolejnych etapów zarządzania kontraktem.

Etap współpracy

Etap współpracy następuje po etapie tworzenia i polega na wdrożeniu opracowanych założeń w życie. Jest to szczególnie ważne w przypadku nowych kontraktów. Na tym etapie opracowywane są standardowe wzory umów, które mogą być wykorzystywane w codziennych sytuacjach. Największym wyzwaniem na tym etapie jest stworzenie takiego wzoru umowy, który zabezpiecza interesy wszystkich stron przy jednoczesnej minimalizacji ryzyka.

W codziennych sytuacjach etap ten jest stosunkowo prosty – wystarczy wybrać odpowiedni wzór umowy i uzupełnić go o niezbędne informacje. Jednak w przypadku bardziej skomplikowanych sytuacji należy przygotować nową umowę od podstaw, dbając o zgodność z przepisami i standardami. Po etapie negocjacji i uzgodnień następuje podpisanie umowy, często w formie elektronicznej.

Etap podpisywania

Etap podpisywania jest kolejnym, kluczowym krokiem w procesie zarządzania umowami. Na tym etapie realizuje się strategie opracowane na poprzednich etapach. W tym momencie wdraża się również oprogramowanie do zarządzania umowami, które ułatwia realizację zadań związanych z kontraktami. Oprogramowanie to pozwala na centralne przechowywanie umów i zarządzanie nimi.

Oprogramowanie do zarządzania umowami to narzędzie cyfrowe, które umożliwia śledzenie umów na każdym etapie ich cyklu życia. Dzięki niemu firmy mogą zarządzać terminami odnowienia umów, monitorować zgodność, gromadzić podpisy elektroniczne oraz zarządzać szablonami umów.

Kolejnym istotnym elementem etapu wdrożenia jest wprowadzenie każdej ze stron w tematykę kontraktu. Należy upewnić się, że wszyscy rozumieją cele umowy i zadania menedżera kontraktu, a także znają narzędzia, z których będą korzystać.

Po zakończeniu etapu wdrożenia i złożeniu podpisów elektronicznych następuje faza przekazania, w której weryfikuje się umowę pod kątem poprawności i braku błędów. Potwierdza się role, zakres odpowiedzialności, kamienie milowe i cele.

Etap śledzenia

Na tym etapie wszystkie cele określone w umowach stają się rzeczywistością. Kluczowe jest więc, by dokładnie monitorować wszystkie warunki zawarte w umowie i regularnie weryfikować ich realizację, upewniając się, że wszystko przebiega zgodnie z planem.

Zadaniem menedżerów kontraktów na tym etapie jest monitorowanie postępów w realizacji zadań i upewnianie się, że wszystko jest zgodne z warunkami umowy. Są oni odpowiedzialni za identyfikowanie problemów i wdrażanie systemów wczesnego ostrzegania.

W tym przypadku menedżerowie mogą czerpać inspirację z etapu planowania. Można stworzyć listę kontrolną, która pozwoli na weryfikację wszystkich elementów umowy. Dzięki temu żadna część umowy nie zostanie pominięta, a odchylenia od ustalonych warunków zostaną szybko zauważone.

Etap odnowienia

Etap odnowienia nie jest w ścisłym tego słowa znaczeniu kolejnym etapem, ale warto o nim pamiętać już po zakończeniu kontraktu. Zasady tego etapu powinny być stosowane w każdym miejscu realizacji umów.

Etap odnowienia w zarządzaniu umową to moment, w którym podejmuje się decyzję, czy umowa zostanie przedłużona, czy też nie. Ze względu na ryzyko kar i opłat za opóźnienia, ważne jest, by aktywnie rozważać opcję zakończenia umowy i planować działania w tej kwestii z wyprzedzeniem.

Odnowienie obejmuje ocenę wykonania umowy oraz podjęcie decyzji o jej ewentualnym przedłużeniu lub modyfikacji. Interesariusze powinni znać terminy wygaśnięcia umowy i mieć wystarczająco dużo czasu na zebranie informacji, zanim podejmie się decyzje dotyczące kolejnej umowy.

Etap pokontraktowy

Etap pokontraktowy to finalny etap zarządzania umową. Jest on związany z zakończeniem realizacji kontraktu. Na tym etapie należy dopilnować, aby wszystkie formalności zostały dopełnione, wystawić (lub zapłacić) końcowe faktury, a także zarchiwizować umowę.

Ponadto wielu menedżerów kontraktów przeprowadza „sekcję zwłok” kontraktów, aby wyciągnąć wnioski z ich realizacji, które można wykorzystać przy realizacji kolejnych kontraktów. Taka analiza dostarcza cennych informacji, które mogą poprawić wyniki przyszłych umów.

Podsumowanie

Skuteczność umowy zależy w dużej mierze od osoby, która nią zarządza. Niezależnie od tego, jak dobre są warunki zawarte w umowie, żadna ze stron nie osiągnie sukcesu, jeśli umowa nie będzie zarządzana w odpowiedni sposób. Dlatego tak ważne jest, by w procesie zarządzania kontraktami kierować się ustalonymi zasadami i postępować w sposób zdyscyplinowany.

Warto również zapoznać się z dostępnymi szablonami dokumentów prawnych, które mogą być pomocne przy sporządzaniu umów.