Trello i Asana to dwa popularne rozwiązania do organizacji pracy nad projektami. Pojawia się jednak pytanie, które z nich będzie lepszym wyborem? Niniejsza analiza porównawcza pomoże Ci podjąć świadomą decyzję.
W gąszczu dostępnych narzędzi do zarządzania projektami, wybór odpowiedniej platformy może być wyzwaniem. Nie wszystkie aplikacje oferują niezbędne funkcje i nie każde z nich jest odpowiednie dla przedsiębiorstw o różnej skali działania.
Gdy wahasz się między dwoma konkretnymi programami, najlepszą strategią jest ich bezpośrednie porównanie. Dlatego postanowiliśmy zestawić ze sobą Trello i Asanę. Zanim jednak przejdziemy do sedna, warto zastanowić się, dlaczego firmy w ogóle potrzebują narzędzi do zarządzania projektami.
Znaczenie narzędzi do zarządzania projektami w biznesie
Sprawne planowanie i organizacja
Każdy projekt wymaga jasnego planu działania oraz uporządkowanego harmonogramu zadań. Narzędzia do zarządzania projektami umożliwiają firmom dążenie do wspólnego celu poprzez tworzenie szczegółowych planów realizacji przedsięwzięć.
Zarządzanie zadaniami
Platformy PM pozwalają firmom na bieżąco monitorować postępy i efektywnie zarządzać zadaniami w całym cyklu życia projektu. Przypisywanie zadań, ustalanie terminów i śledzenie zależności to tylko niektóre z typowych funkcji, które pomagają utrzymać odpowiedzialność członków zespołu za swoje obowiązki.
Alokacja zasobów
Skuteczne zarządzanie zasobami i ich alokacja jest kluczowe dla powodzenia projektu. Narzędzia do zarządzania projektami zapewniają wgląd w dostępność zasobów i obciążenie pracą, co minimalizuje ryzyko konfliktów i optymalizuje wykorzystanie dostępnych środków.
Współpraca i komunikacja
Powodzenie projektu w dużej mierze zależy od sprawnej komunikacji i współpracy między członkami zespołu. Aplikacje do zarządzania projektami oferują wbudowane funkcje ułatwiające komunikację i współpracę w obrębie jednej platformy.
Zarządzanie budżetem
Narzędzia PM umożliwiają również kontrolę wydatków i alokacji budżetu w ramach projektu. Dzięki temu firmy unikają przekroczenia kosztów i realizują projekty zgodnie z założeniami finansowymi.
Skalowalność
Większość narzędzi do zarządzania projektami jest przystosowana do obsługi przedsięwzięć o różnej skali i stopniu skomplikowania. Firmy o zmiennych potrzebach mogą je wykorzystywać do skalowania swoich operacji w zależności od potrzeb projektu.
Zarządzanie ryzykiem
Większość narzędzi PM wspiera identyfikację i ocenę ryzyka, umożliwiając dokumentowanie, monitorowanie i minimalizowanie jego potencjalnego wpływu. Eliminuje to potrzebę korzystania z odrębnego narzędzia do tego celu.
Raportowanie
Narzędzia do zarządzania projektami umożliwiają śledzenie postępów projektu w czasie rzeczywistym. Pozwala to organizacjom na monitorowanie kluczowych wskaźników wydajności (KPI), śledzenie kamieni milowych i generowanie raportów dotyczących efektywności pracy zespołu.
Czym jest Trello?
Trello to intuicyjna platforma internetowa do zarządzania projektami, idealna do organizacji zadań, śledzenia postępów i współpracy pomiędzy członkami zespołów. Bazuje na wizualnym podejściu do organizacji projektów, wykorzystując tablice, listy i karty. Tablica reprezentuje cały projekt, listy odpowiadają jego etapom, a karty reprezentują poszczególne zadania.
Każda karta zawiera szczegóły danego zadania, które można swobodnie przemieszczać między listami, odzwierciedlając jego postęp. Użytkownicy mają możliwość dopasowania tych elementów do swoich indywidualnych potrzeb. Dodatkowo, Trello oferuje integrację z wieloma innymi narzędziami, co usprawnia zarządzanie projektami.
Czym jest Asana?
Asana to kolejna platforma do zarządzania projektami, dostępna zarówno jako aplikacja internetowa, jak i desktopowa. Jest odpowiednia dla szerokiego grona użytkowników, od freelancerów, przez małe i średnie przedsiębiorstwa, aż po korporacje. Asana ułatwia organizowanie, monitorowanie i zarządzanie projektami.
Interfejs Asany jest przejrzysty i wizualny, umożliwiając tworzenie zadań, przypisywanie ich członkom zespołu, ustalanie terminów realizacji i monitorowanie postępów. Dostępnych jest wiele trybów widoku, takich jak listy zadań, tablice Kanban, kalendarze i osie czasu. Asana oferuje również szablony i integracje, które dodatkowo usprawniają zarządzanie projektami.
Trello vs. Asana: Porównanie funkcji
Teraz przyjrzyjmy się, jak te dwa narzędzia do zarządzania projektami wypadają w porównaniu pod kątem kluczowych funkcji.
#1. Zarządzanie zadaniami
Trello jest wszechstronne i może być wykorzystane do zarządzania dowolnym projektem, przepływem pracy czy zadaniem. Umożliwia dołączanie ważnych plików do poszczególnych kart zadań. Dodatkowo, pozwala na tworzenie list kontrolnych i automatyzację przepływu pracy w celu wyeliminowania powtarzalnych czynności.
Narzędzie oferuje liczne opcje personalizacji, co pozwala na zwiększenie produktywności członków zespołu. Umożliwia także przypisywanie członków zespołu do poszczególnych kart i projektów, dodawanie terminów realizacji zadań, tworzenie list kontrolnych oraz zmianę statusu karty na „gotowe” po zakończeniu zadania.
Asana również oferuje funkcje efektywnego zarządzania projektami. Przegląd projektów pozwala na jasną wizualizację terminów i kamieni milowych. Funkcja „Portfele” umożliwia szybkie określanie priorytetów i odpowiednią alokację zasobów.
Asana pozwala na dostosowanie pulpitu nawigacyjnego, umożliwiając wyróżnienie najważniejszych informacji o projekcie. Funkcja „Cele” prezentuje kluczowe cele biznesowe, co pomaga w ustalaniu priorytetów i osiąganiu mierzalnych rezultatów.
#2. Współpraca i komunikacja w zespole
Trello oferuje szereg elastycznych funkcji promujących sprawną współpracę i komunikację między członkami zespołu. Użytkownicy mogą dodawać do kart pliki, notatki i komentarze, zapewniając, że żadna istotna informacja nie zostanie pominięta.
Trello obsługuje przesyłanie plików z różnych aplikacji do udostępniania oraz składnię Markdown, co ułatwia formatowanie notatek i komentarzy. Istnieje również możliwość oznaczania konkretnych osób na kartach.
Dzięki Asanie, organizacja nie musi korzystać z dodatkowych narzędzi do komunikacji i zarządzania projektami. Platforma ta może być używana do aktualizacji statusu projektu, ustalania celów, przesyłania ogłoszeń i harmonogramów spotkań.
Asana pozwala również na dodawanie komentarzy do zadań, z możliwością oznaczania członków zespołu w celu zadawania pytań lub uzyskiwania informacji zwrotnej. Użytkownicy mogą lajkować komentarze i publikować ogłoszenia skierowane do całego zespołu.
#3. Interfejs użytkownika
Trello charakteryzuje się minimalistycznym interfejsem. Po otwarciu oprogramowania użytkownik od razu widzi tablicę, zawierającą karty rozmieszczone na trzech listach. Można dodawać kolejne listy i karty, a także tworzyć kolejne tablice dla innych projektów.
Lewy panel umożliwia dostęp do wszystkich tablic, członków zespołu i ustawień obszaru roboczego. Z tego panelu można również przełączać się między różnymi widokami. Górne menu zapewnia dostęp do obszarów roboczych, ostatnich działań, tablic oznaczonych gwiazdką i szablonów.
Asana oferuje wizualny i intuicyjny interfejs, który jest bardziej złożony niż w przypadku Trello, ale jednocześnie oferuje szerszy zakres opcji. Oprócz strony głównej, lewy panel zawiera bezpośrednie linki do sekcji takich jak „Moje zadania”, „Skrzynka odbiorcza”, „Portfolio”, „Raportowanie” i „Cele”.
Istnieje również możliwość dodawania linków do sekcji „Zapisane wyszukiwania”. Nowi użytkownicy mogą jednak potrzebować czasu, aby w pełni zrozumieć wszystkie funkcje Asany.
#4. Łatwość obsługi
Trello jest niezwykle intuicyjne i proste w użyciu. Jego przejrzysty interfejs pozwala każdemu na natychmiastowe rozpoczęcie pracy, bez konieczności przechodzenia przez długi proces prób i błędów. Niezależnie od tego, czy chodzi o tworzenie zadań, czy dodawanie współpracowników, uproszczony interfejs Trello sprawia, że praca jest przyjemna i efektywna.
Asana oferuje wiele widoków zarządzania zadaniami na różnych etapach, co jest szczególnie przydatne dla menedżerów, którzy prowadzą liczne projekty o zróżnicowanych potrzebach. Asana cieszy się dużą popularnością wśród doświadczonych użytkowników.
Nowi użytkownicy Asany mogą mieć trudności z wykorzystaniem wszystkich funkcji, chyba że wcześniej przejdą odpowiednie szkolenie. Ze względu na dość stromą krzywą uczenia się, opanowanie pełnego potencjału tego narzędzia może zająć sporo czasu.
#5. Automatyzacja zadań
Trello ma wbudowane narzędzie do automatyzacji o nazwie Butler Automation. Ten system, niewymagający znajomości kodowania, jest dostępny dla każdej tablicy Trello. Wystarczy kilka kroków, aby zdefiniować regułę, uwzględniając wyzwalacz i akcję.
Dostępne są również przyciski kart i tablic umożliwiające uruchamianie automatyzacji na żądanie jednym kliknięciem. Możliwe jest także konfigurowanie poleceń harmonogramu w oparciu o kalendarz i terminy. Co więcej, automatyzację można przenieść poza tablicę dzięki integracji z pocztą e-mail i innymi aplikacjami.
Asana również oferuje automatyzację zadań, pomagając zredukować liczbę manualnych czynności i usprawnić proces pracy. Dzięki funkcji „Reguły” można automatyzować rutynowe zadania i tworzyć własne, dostosowane reguły.
Asana posiada kreator reguł z ponad 70 gotowymi szablonami i funkcjami automatycznego przesuwania terminów. Dostępna jest także gotowa galeria reguł, pozwalająca na szybkie wdrożenie popularnych procesów.
#6. Dostępność szablonów
Trello oferuje szeroki wybór szablonów do różnych celów, takich jak zarządzanie projektami, biznes, inżynieria, marketing, produktywność, produkcja, operacje, HR i sprzedaż.
Jeśli szukasz szablonów do zarządzania projektami, masz do wyboru popularne opcje, takie jak „Zarządzanie projektami”, „Prosta tablica projektowa”, „Zarządzanie projektami rządowymi”, „Szablon zwinnej tablicy”, „Szablon zarządzania programami”, „Proces żądania i akceptacji pracy” i „Zarządzanie przepływem pracy klienta”.
Podobnie, Asana oferuje kolekcję szablonów do zwinnego planowania, planowania projektów, planowania strategicznego, tworzenia oprogramowania, zarządzania zasobami, CRM, zaangażowania pracowników i wielu innych. Każdy szablon zawiera zintegrowane przydatne funkcje i rekomendowaną listę aplikacji, które pomogą w osiągnięciu najlepszych rezultatów.
Szablony takie jak „Plany rozwoju zawodowego”, „Planowanie celów zespołu”, „Plan działania programu”, „Tygodniowe harmonogramy planowania wydarzeń”, „Zarządzanie projektami kaskadowymi”, „Szablony osi czasu projektu”, „Raport o stanie”, „Opinie i akceptacje zasobów kreatywnych”, „Współpraca z agencjami”, „Szablony planowania strategicznego” i „Szablony planów budowy” są niezwykle przydatne w zadaniach związanych z zarządzaniem projektami.
#7. Integracja z aplikacjami biznesowymi
Trello oferuje integrację z różnymi aplikacjami biznesowymi, obejmując takie obszary jak automatyzacja, zarządzanie plikami, analityka, komunikacja, projektowanie produktów, media społecznościowe i marketing, sprzedaż i wsparcie, narzędzia programistyczne oraz HR.
Firmy mogą integrować Trello z popularnymi aplikacjami biznesowymi, takimi jak Jotform, Toggl, Zapier, Mailbutler, Pipedrive, Telegram, IBM Connect, Gmail, Kalendarz Google, Microsoft Teams, Confluence Cloud, Miro, GitHub, Scrum, Dropbox, Mailchimp, Evernote, Twitter, Salesforce, Zendesk, Zoho Desk, Helpscout i Freshdesk.
Funkcja integracji jest również dostępna w Asanie. Platforma ta może być synchronizowana z narzędziami z kategorii takich jak komunikacja, zarządzanie plikami, HR, finanse, IT, marketing, operacje, konektory, sprzedaż, produktywność, raportowanie, projektowanie, zarządzanie produktem i bezpieczeństwo.
Microsoft Teams, Adobe Acrobat Cloud, Azure, Tableau, Jira Cloud, Microsoft 365, Slack, Gmail, Kalendarz Google, Zapier, Power BI, Outlook, Dysk Google, Vimeo, IBM App Connect, Canva, Figma, Invision, YouTube, Zoho Connect, Box, GitLab, Notion i Trello to tylko niektóre z aplikacji, które można zintegrować z Asaną.
#8. Plany cenowe i subskrypcyjne
Trello oferuje cztery różne plany cenowe. Pierwszy z nich jest bezpłatny i może być wykorzystywany przez każdego, z pewnymi ograniczeniami, takimi jak 10 tablic na obszar roboczy i 250 uruchomień poleceń miesięcznie. Dla małych zespołów, które potrzebują rozszerzyć współpracę, idealny będzie plan Standard, kosztujący 5 USD/użytkownika/miesiąc.
Zespoły, które muszą śledzić i wizualizować wiele projektów, mogą wybrać plan Premium, który kosztuje 10 USD/użytkownika/miesiąc i oferuje różne widoki obszaru roboczego i zadań. Plan Enterprise Trello zaczyna się od 17,50 USD/użytkownika/miesiąc przy zakupie dla 50 użytkowników. Plan ten zapewnia organizacjom lepsze bezpieczeństwo i kontrolę.
Asana oferuje cztery plany subskrypcji. Bezpłatny plan podstawowy jest idealny dla osób i zespołów, które dopiero zaczynają swoją przygodę z zarządzaniem projektami. Plan Premium kosztuje 10,00 USD/użytkownika/miesiąc i zawiera takie funkcje jak narzędzie do tworzenia przepływu pracy, zaawansowane wyszukiwanie, konsola administracyjna, formularze, kamienie milowe i nielimitowane raporty z projektów.
Plan Business kosztuje 24,99 USD/użytkownika/miesiąc i zawiera takie funkcje jak narzędzie do tworzenia niestandardowych reguł, portfolia, cele, rozgałęzianie i dostosowywanie formularzy, akceptacje i śledzenie czasu. Dla firm poszukujących funkcji na poziomie przedsiębiorstwa, takich jak pakiety, przeznaczony jest plan Asana Enterprise.
Trello vs. Asana: Werdykt
Zarówno Trello, jak i Asana posiadają duże grono użytkowników, co świadczy o ich skuteczności jako platform do zarządzania projektami. Przed podjęciem decyzji o wyborze konkretnej aplikacji warto dokładnie przeanalizować jej funkcje.
Jak wynika z powyższej analizy, Trello jest łatwiejsze w obsłudze dla użytkowników na każdym poziomie zaawansowania. Jeśli więc nie masz czasu na inwestowanie w szkolenie i naukę nowego narzędzia, Trello może okazać się lepszym rozwiązaniem niż Asana.
Biorąc pod uwagę koszty, Trello jest bardziej przystępne cenowo niż Asana. Bezpłatny plan Asany ma również wiele ograniczeń funkcjonalnych. Użytkownicy o ograniczonym budżecie mogą więc preferować Trello.
Z drugiej strony, Asana jest bardziej odpowiednia dla firm pracujących nad złożonymi projektami, z wieloma dostawcami i współpracownikami. Plan Enterprise Asany to niezawodne narzędzie PM, które oferuje więcej zaawansowanych funkcji niż Trello.
Zachęcamy również do zapoznania się z innymi porównaniami, takimi jak „Trello Vs. Jira” i „Jira vs. Asana”.
newsblog.pl