Przetwarzanie listy płac jest łatwiejsze niż myślisz z falowaniem newsblog.pl

Czy prowadzisz małą, średnią lub dopiero rozwijającą się firmę i szukasz efektywnego sposobu na obsługę listy płac? Koniecznie zapoznaj się z tą dogłębną analizą systemu Rippling Payroll.

Przetwarzanie list płac to skomplikowane zadanie, ponieważ wymaga wypłacania pracownikom należnych wynagrodzeń przy jednoczesnym potrącaniu podatków zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i międzynarodowymi. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi płacowych online i offline, które ułatwiają to zadanie.

Jednak każde oprogramowanie płacowe ma swoje plusy i minusy. Nie należy wybierać przypadkowego rozwiązania i na nim polegać. Idealne narzędzie płacowe powinno automatycznie dopasowywać się do potrzeb Twojej firmy. System Rippling Payroll jest doskonałym przykładem elastycznego procesora płac.

Zapraszam do dalszej lektury, ponieważ w tym artykule szczegółowo omówimy oprogramowanie Rippling Payroll. Na koniec dowiesz się, czy jest to odpowiednie rozwiązanie dla Twojej firmy.

Czym jest oprogramowanie płacowe?

Aplikacje płacowe, takie jak Rippling, pomagają pracodawcom terminowo wypłacać wynagrodzenia pracownikom, minimalizując ryzyko błędów. Narzędzia te zawierają aktualne informacje o lokalnych i globalnych przepisach podatkowych, instrukcje dotyczące odprowadzania podatków, dane o programach świadczeń pracowniczych i wiele innych.

Nie wystarczy po prostu zaimportować do aplikacji grafiku i skali płac pracowników i kliknąć przycisk, aby uruchomić listę płac. Narzędzie samodzielnie oblicza wszystkie premie, płatności jednorazowe, potrącenia, świadczenia i należne podatki.

Dodatkowo, oprogramowanie ułatwia wysyłanie płatności online i offline. Zajmuje się również składaniem formularzy podatkowych i płaceniem podatków w imieniu pracowników do urzędów takich jak IRS, HMRC i innych odpowiednich instytucji.

Rippling jako internetowe oprogramowanie do obsługi płac

Rippling to nowoczesny system do przetwarzania płac z dodatkowymi funkcjami zarządzania finansami, IT i HR. Możesz zdecydować się na kompleksowe rozwiązanie Rippling dla swojej firmy lub wybrać tylko moduł płacowy.

W przypadku pełnego pakietu, moduł płac automatycznie importuje dane pracowników, dostawców i kontrahentów z modułu HRMS. Jeśli wybierzesz tylko Rippling Payroll, możesz zintegrować go z innymi systemami HRMS, ERP, aplikacjami do rejestracji czasu pracy i oprogramowaniem księgowym.

Możesz w pełni zautomatyzować narzędzie, aby terminowo wysyłać formularze podatkowe do organów federalnych i stanowych. Wystarczy, że zaktualizujesz bazę danych pracowników o odpowiednie informacje, takie jak wynagrodzenie, świadczenia, numery podatkowe itp.

Dodatkowo, Rippling informuje pracowników o wypłacie wynagrodzenia, prezentując im przy tym estetyczne powiadomienie.

Funkcje platformy Rippling Unity

Zanim przejdziemy do szczegółów dotyczących samej obsługi płac, warto zapoznać się z funkcjami administracyjnymi i automatyzacyjnymi platformy Rippling Payroll.

Poniższe funkcje ułatwią zarządzanie systemem i kontrolę dostępu dla podwładnych:

Automatyzacja przepływu pracy

Narzędzia do automatyzacji przepływu pracy pozwalają na automatyczne uruchamianie kolejnych etapów procesu płacowego. Możesz na przykład automatycznie łączyć dane z systemów zewnętrznych, dane kadrowe i określone formuły, aby wygenerować listę płac w wyznaczonym terminie.

Po przygotowaniu listy płac, aplikacja wyśle powiadomienie z prośbą o jej przejrzenie i zatwierdzenie. Następnie Rippling Payroll dokona płatności w ustalonym dniu. Automatyzacja jest również możliwa w przypadku rozliczeń podatkowych i zgodności.

Mechanizm zarządzania zasadami

Ustalanie skomplikowanych zasad płacowych dla całej organizacji to trudne zadanie. Jednak z Ripplingiem możesz wykonać to zadanie w bardzo krótkim czasie. Większość zadań związanych z tworzeniem i wdrażaniem zasad jest wykonywana automatycznie.

Wystarczy tylko wybrać, które zasady mają obowiązywać w przypadku konkretnych pracowników działu płac lub HR. Funkcja egzekwowania zasad działa dynamicznie. Kiedy pracownik działu kadr lub płac zostanie awansowany, jego profil automatycznie dostosowuje się do zasad obowiązujących na nowym stanowisku.

Zorganizowane i zintegrowane dane HR

Obsługa płac to nie tylko wypłacanie wynagrodzeń i rozliczanie podatków. To również analiza wydatków organizacji i poszukiwanie sposobów na zwiększenie efektywności w kolejnym roku finansowym. W tym celu możesz wykorzystać zaawansowane funkcje pobierania danych platformy Rippling.

Możesz na przykład zebrać w jednym widoku wszystkie dane dotyczące płac z różnych działów, takich jak HR, finanse, IT, księgowość, dostawcy itd. Następnie możesz stosować formuły, narzędzia do tworzenia wykresów i inne opcje, aby przygotować raporty.

Zatwierdzenia i zarządzanie uprawnieniami

Nie każdy pracownik działu kadr, administracji, finansów, płac i księgowości powinien mieć dostęp do wszystkich danych związanych z wynagrodzeniami. Zgodność z przepisami zależy od prawidłowego obchodzenia się z danymi pracowników.

Dlatego potrzebne jest narzędzie do zarządzania uprawnieniami i zatwierdzeniami, takie jak Rippling. Umożliwia ono tworzenie uprawnień opartych na rolach. Narzędzie jest bardzo elastyczne i pozwala na wprowadzanie zmian ad hoc, takich jak szybkie przyznanie menedżerowi dostępu do określonych danych płacowych na krótki czas.

Podstawowe funkcje płacowe

Poniżej znajdziesz przegląd funkcji przetwarzania listy płac oferowanych przez Rippling Payroll:

Szybsza obsługa płac

Decydując się na Rippling, zyskujesz możliwość szybkiego i bezbłędnego tworzenia i przeglądania list płac.

Oprogramowanie synchronizuje wszystkie dane kadrowe z systemem płacowym i eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych oraz wykonywania obliczeń, takich jak godziny pracy i potrącenia. Wystarczy kliknąć przycisk „Uruchom”, a narzędzie wygeneruje listę płac w czasie krótszym niż 2 minuty.

Uruchom listę płac z szablonów

Użytkownicy mają dostęp do różnorodnych szablonów związanych z płacami, które pozwalają uniknąć konieczności tworzenia raportów od podstaw. Na przykład, szablon raportu listy płac pozwala na wgląd w szczegółowy podział wynagrodzeń.

Z kolei szablon raportu płacowego zawiera zbiorcze informacje o wynagrodzeniach wszystkich pracowników. Ponadto Rippling oferuje inne szablony, które wspierają automatyzację przepływu pracy.

Zgodność

Rippling zawiera większość formularzy dotyczących przepisów podatkowych i zatrudnienia obowiązujących w Stanach Zjednoczonych. Te formularze zgodności obejmują między innymi 941s, W-3s, W-2s, 1094-C, 1095-C i 1099s. Dzięki temu nie musisz zatrudniać dodatkowych osób do pozyskiwania i wypełniania tych formularzy.

Rozliczenie podatkowe

Aplikacja obejmuje wszystkie standardowe rodzaje wynagrodzeń, podatki i potrącenia na świadczenia pracownicze.

Oprócz standardowych podatków w USA możesz skonfigurować niestandardowe zasady podatkowe dla pracowników pracujących za granicą. Rippling pomoże Ci doliczyć podatek VAT lub GST i odliczyć go od wypłat pracowników.

Płatności międzynarodowe

Rippling umożliwia bezproblemowe dokonywanie płatności międzynarodowych. Niezależnie od tego, czy Twoja firma zatrudnia pracowników i kontrahentów w różnych krajach, nie musisz przełączać się na inne aplikacje, aby im zapłacić. Za pomocą Rippling zapłacisz im w ciągu kilku minut, niezależnie od ich lokalizacji.

WOM i śledzenie pozostawienia

Firmy mogą zapomnieć o ręcznym śledzeniu płatnego urlopu (PTO) i nieobecności swoich pracowników, ponieważ Rippling zajmie się tym za nich. Oprogramowanie umożliwia dostosowanie polityki PTO i przeglądanie wniosków o urlop za pomocą jednego kliknięcia. Dodatkowo, WOM i zatwierdzone godziny pracy są automatycznie synchronizowane z listą płac.

Raporty płacowe

Raporty płacowe pomagają w zwiększeniu efektywności kosztowej firmy w przyszłości. Zespół kierowniczy zawsze oczekuje od działu płac raportów o wynagrodzeniach. Pracownicy działu płac muszą zebrać dane w jednym miejscu i sformatować je w tabele.

Dzięki Rippling pracownicy działu płac mogą generować profesjonalne raporty za pomocą kilku kliknięć. Raporty mogą zawierać zaawansowane wykresy, takie jak wykresy słupkowe, kołowe, liniowe, ułatwiające wizualizację danych.

Kody pracy

Kody pracy to inteligentna i wyrafinowana funkcja tej aplikacji. Dzięki nim firmy mogą uzyskać jasny obraz tego, jak pracownicy spędzają czas i ile to kosztuje. Możesz wybrać kody zadań w oparciu o lokalizację, klienta i zadanie.

Co więcej, firmy mogą zmieniać stawkę płac swoich pracowników w zależności od wykonywanej pracy, a zmiany te zostaną automatycznie uwzględnione w liście płac.

Obsługuje wszystkie stany USA

Rippling to uznane oprogramowanie do obsługi płac, które działa we wszystkich 50 stanach USA. Jeśli Twoja firma działa w Stanach Zjednoczonych, możesz wykorzystać je do wypłacania wynagrodzeń pracownikom w dowolnym stanie.

Płatności natychmiastowe

Funkcja płatności pracowniczych i podatkowych pozwala wybrać optymalny sposób dokonywania wypłat. Jeśli preferujesz przelewy bezpośrednie za pomocą karty kredytowej, debetowej, ACH lub przelewów bankowych, możesz skonfigurować listę płac w taki sposób.

W niektórych przypadkach konieczne może być przesłanie płatności czekiem. Narzędzie Rippling Payroll umożliwia również korzystanie z czeków.

Aplikacje mobilne

Rippling Payroll jest dostępny na smartfony i tablety z systemem iOS i Android. Dostępne są również oddzielne interfejsy dla menedżerów płac i indywidualnych pracowników.

Pracownicy mogą korzystać z aplikacji mobilnej, aby sprawdzać swoje PTO, nieplanowane urlopy, urlopy bezpłatne, premie, wynagrodzenia, potrącenia podatkowe itd. Dodatkowo, mają dostęp do swoich formularzy 1099 i W-2.

Jako administrator możesz w każdej chwili przejrzeć listę płac poszczególnych pracowników. Jeśli znajdziesz błędy, możesz zrobić notatki, aby później je poprawić na laptopie lub komputerze.

Ponieważ Rippling Payroll jest również dostępny jako aplikacja internetowa, możesz korzystać z większości funkcji na telefonie komórkowym za pośrednictwem przeglądarki Chrome lub Mozilla.

Integracje z aplikacjami innych firm

Firmy mogą integrować różne aplikacje płacowe i inne aplikacje z Rippling. Human Interest, Guideline, One Medical, TimeDoctor, Harvest, QuickBooks Time, Toggl, Clockify, Workers’ Comp, Betterment, Vanguard, Tapcheck, BlueStar, Money Intelligence i ForUsAll to tylko niektóre obsługiwane aplikacje do integracji.

Firmy docelowe

Rippling Payroll jest szczególnie odpowiedni dla małych i średnich firm. Według deklaracji producenta, narzędzie jest przeznaczone dla organizacji, które muszą obsługiwać listy płac do 1000 pracowników, freelancerów lub kontrahentów.

Jeśli Twoja siła robocza jest bardzo zróżnicowana i rozproszona po różnych zakątkach świata, nie musisz się martwić. Rippling poradzi sobie z obsługą płac pracowników w różnych lokalizacjach, ponieważ obsługuje wiele trybów płatności, takich jak przelewy bankowe, płatności międzynarodowe i czeki.

Oficjalna strona Rippling podaje, że aplikacja jest odpowiednia dla firm działających w następujących branżach:

• Technologia
• Opieka zdrowotna
• Sprzedaż
• Produkcja
• Marketing
• Organizacje non-profit
• Profesjonalne usługi
• Usługi finansowe
• Restauracje

Jednakże, biorąc pod uwagę zaawansowane funkcje i opcje dostosowywania, Rippling Payroll jest w stanie sprostać potrzebom każdej firmy. Wystarczy, że posiadasz bazę danych pracowników, aby móc dokonywać wypłat. Szczególnie korzystne jest wykupienie pełnego pakietu oprogramowania Rippling.

Cennik

Według oficjalnej strony Rippling, opłata wynosi 8 dolarów miesięcznie za użytkownika. Nie ma natomiast informacji o opłatach za platformę lub za poszczególne moduły HR, płace, IT itd.

W innej sekcji strony Rippling wspomina, że można dokupić poszczególne funkcje. Na przykład, możesz zapłacić tylko za moduł Payroll. W takim przypadku musisz wykupić subskrypcję platformy Rippling Unity, która umożliwia korzystanie z funkcji Payroll. Opłaty za platformę Rippling Unity są naliczane dodatkowo.

Ponieważ narzędzie nie przedstawia szczegółowej struktury cenowej, możesz otrzymać spersonalizowaną ofertę bezpośrednio od Rippling, wypełniając formularz „Uzyskaj bezpłatną wycenę”.

Alternatywy

Poniżej przedstawiamy kilka alternatyw, które można porównać z Ripplingiem:

ADP

ADP oferuje elastyczne i skalowalne rozwiązania płacowe dla firm różnej wielkości. Na przykład, lista płac dla małej firmy zatrudniającej od 1 do 49 pracowników i lista płac dla dużych przedsiębiorstw zatrudniających 50 i więcej osób.

Narzędzie obejmuje obsługę płac, podatków i zgodność z przepisami federalnymi i stanowymi. Ponadto, możesz zintegrować aplikację z narzędziami HR, finansowymi i księgowymi.

Zoho Payroll

Funkcja płacowa Zoho pomaga w automatycznym prowadzeniu list płac, dzięki czemu możesz skupić się na zadaniach przynoszących dochód, takich jak sprzedaż i marketing. Kluczowe funkcje płacowe to obsługa płac specyficzna dla danej branży, premie pracownicze, obsługa wypłat jednym kliknięciem, niestandardowe potrącenia, płatności online/offline i zarządzanie pożyczkami.

Ostatnie słowa

W dzisiejszych czasach firmy działające w modelu hybrydowym i zdalnym potrzebują niezawodnego oprogramowania płacowego, które zautomatyzuje większość etapów procesu płacowego. Dodatkowo, narzędzie powinno uwzględniać przepisy podatkowe obowiązujące w poszczególnych stanach USA, przepisy międzynarodowe, wspierać zarządzanie świadczeniami pracowniczymi i wiele innych aspektów.

Rippling to kompleksowa aplikacja do zarządzania biznesem, która koncentruje się na HR, IT i finansach. Możesz skorzystać z całej aplikacji lub tylko z modułu Płace, aby usprawnić proces obsługi list płac. Rippling wyróżnia się jako kompleksowe i wszechstronne rozwiązanie płacowe, które spełnia wiele standardów biznesowych.

Może zainteresują Cię również kursy przygotowujące do certyfikacji SHRM.