Zadaniem kierowników projektów jest skuteczne przeprowadzenie projektu i zespołu od początku do końca.
Muszą sprostać temu wyzwaniu, utrzymując wszystkich zaangażowanych na bieżąco i przedstawiając cel projektu w formie narracji. Przedstawiamy szablon mapy drogowej projektu!
Mapa drogowa projektu umożliwia kierownikowi przedstawienie interesariuszom ogólnego zarysu projektu w przystępnej formie. Celem jest zaangażowanie wszystkich zainteresowanych, eliminując wszelkie wątpliwości dotyczące etapów realizacji projektu, jego elementów, budżetu oraz głównego założenia.
To nic innego jak opowiadanie historii, w którym złożone aspekty techniczne są wyjaśniane za pomocą realnych przykładów. Po zakończeniu prezentacji oczekiwania wszystkich interesariuszy, menedżerów i członków zespołu wykonawczego powinny być jasno sprecyzowane.
Jako kierownik projektu, masz wiele spraw na głowie, a mapa drogowa nie powinna być kolejną z nich. Dlatego też liczne agencje oraz doświadczeni specjaliści od zarządzania projektami korzystają z gotowych szablonów map drogowych projektów. Zapraszamy do lektury, aby zgłębić temat mapy drogowej projektu i poznać profesjonalne szablony, które możesz wykorzystać.
Czym jest mapa drogowa w zarządzaniu projektami?
Mapa drogowa projektu to zrozumiałe, ogólne i jednocześnie szczegółowe przedstawienie kluczowych aspektów danego przedsięwzięcia. Jest to klarowny i dostępny zasób, który kierownicy projektów mogą udostępnić zarówno grupie zawodowej, jak i szerszemu gronu odbiorców, aby w prosty sposób przedstawić:
- Zwięzły opis celów projektu.
- Najważniejsze rezultaty projektu.
- Powiązania między zadaniami w projekcie.
- Kluczowe etapy projektu.
- Potencjalne zagrożenia dla projektu.
Wykorzystaj ją, aby przedstawić historię projektu przed jego rozpoczęciem oraz w trakcie jego trwania. Umożliwia to dzielenie się planami na wyższym poziomie, ustalanie adekwatnych oczekiwań oraz podkreślanie istotnych elementów przyszłych działań projektowych.
Dlaczego warto tworzyć mapę drogową projektu?
Mapa drogowa projektu to prosty sposób na przedstawienie celów lub zadań danego przedsięwzięcia. W pewnych sytuacjach raporty te mogą być modyfikowane, aby ilustrować aktualny stan projektu oraz tempo jego realizacji. Poniżej znajdziesz omówienie, dlaczego mapa drogowa projektu jest ważna dla każdego przedsięwzięcia:
#1. Zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy
Szablon mapy drogowej projektu pomaga ustalić odpowiednie oczekiwania wśród właścicieli projektu i interesariuszy. Dzięki zwięzłemu przedstawieniu kosztów, zasobów i osi czasu, przełożeni mogą pomóc w określeniu potrzeb związanych z projektem.
#2. Łatwe przekazywanie celów i planów
Mapy drogowe projektów zazwyczaj prezentowane są w formie graficznej z ogólnym zarysem. Dlatego też jest to ważny dokument, który umożliwia szybkie przekazanie kluczowych informacji interesariuszom.
#3. Wspieranie szybszego podejmowania decyzji
Mapa drogowa projektu precyzyjnie wskazuje na najważniejsze rezultaty i cele. W przypadku konfliktu priorytetów zadań w trakcie realizacji projektu, można odwołać się do pierwotnego planu, aby zidentyfikować, które zadanie wymaga przyspieszenia.
#4. Tworzenie zaktualizowanych podsumowań projektu
Głównym celem mapy drogowej projektu jest tworzenie różnych, aktualnych wersji w miarę postępu projektu. Można wykorzystać te zaktualizowane raporty do klarownego przedstawienia stanu projektu, który będzie zrozumiały dla każdego odbiorcy.
#5. Komunikacja z zespołami zewnętrznymi
Mapy drogowe projektów zazwyczaj nie zawierają poufnych informacji. Dzięki temu dokument można udostępniać również stronom zewnętrznym, zaangażowanym w projekt.
#6. Służy jako przypomnienie
W każdym projekcie istnieje ryzyko utraty kursu w trakcie codziennej pracy. Należy jednak instruować zespół, aby odnosił się do mapy drogowej projektu w celu powrotu na właściwą ścieżkę.
Korzyści wynikające z posiadania mapy drogowej projektu
Mapa drogowa projektu przez długi czas była niedoceniana, lecz obecnie kierownicy projektów dostrzegają jej wartość. Wykorzystanie mapy drogowej w planowaniu projektu przynosi następujące przewagi:
- Określenie odpowiedzialności za projekt
- Ustalanie priorytetów i harmonizacja działań
- Efektywna koordynacja
- Jasne określenie ról
- Wyjaśnienie celów projektu
Elementy typowej mapy drogowej projektu
Mapa drogowa projektu powinna zmieścić się na jednej stronie. Dlatego też, elementy planu projektu należy wybierać rozważnie. Szablon mapy drogowej powinien zawierać następujące aspekty:
- Po pierwsze, należy umieścić przegląd harmonogramu projektu, wraz z ostatecznymi terminami.
- Nie wolno pomijać kluczowych etapów, które zespół zamierza osiągnąć.
- Mapa drogowa powinna także wizualnie przedstawiać podział budżetu i zasobów ludzkich.
- Wszelkie zależności zadań, które mogą wystąpić, również powinny być tutaj wyróżnione.
- Dokument mapy drogowej projektu powinien zawierać ważne dane kontaktowe, w szczególności do zewnętrznych konsultantów i dostawców.
- W kilku zdaniach należy opisać cele, założenia i priorytety projektu jako ogólny przegląd.
Poniżej znajdują się wybrane, godne polecenia darmowe szablony map drogowych projektu, które możesz wykorzystać.
Smartsheet
Smartsheet to uznany dostawca oprogramowania jako usługi (SaaS) do zarządzania pracą i zdalnej współpracy przy projektach. Jedną z jego najnowszych propozycji jest intuicyjna i edytowalna mapa drogowa projektu, przeznaczona dla profesjonalnych kierowników.
W tej aplikacji webowej możesz wykorzystać dowolny z dostępnych szablonów, a następnie zachować go do aktualizacji w trakcie trwania projektu. Formaty te są łatwo dostępne, ponieważ Smartsheet umożliwia pobranie edytowanego szablonu w różnych formatach, takich jak Word, Excel, PowerPoint, Dokumenty, Arkusze i Prezentacje.
Niektóre z gotowych szablonów, aktualnych w chwili obecnej to:
- Przykładowa mapa drogowa projektu dla technologii informacyjnej (IT)
- Przykładowy dokument mapy drogowej dla wielu projektów
- Przykład 3-letniej mapy drogowej projektu
- Szablon mapy drogowej projektu Agile
Co więcej, szablony są darmowe, gdyż istnieje możliwość wypróbowania platformy w wersji testowej i pobrania potrzebnego dokumentu. Ponadto, jeśli platforma okaże się przydatna w Twoich projektach, możesz wykupić pełną subskrypcję.
Office Timeline
Office Timeline to kolejne popularne źródło wysokiej jakości szablonów map drogowych, które można pobrać bezpłatnie. Narzędzie to ułatwia przekształcanie skomplikowanych danych dotyczących zarządzania projektami w przejrzyste mapy drogowe w programie Microsoft PowerPoint.
Możesz z pełnym zaufaniem zaprezentować dokument mapy drogowej przed wymagającą publicznością. Przemyślana i wizualna struktura mapy drogowej w tym narzędziu jest łatwa do zapamiętania.
Dostępne szablony dokumentów mapy drogowej obejmują:
- Przykładowy dokument mapy drogowej projektu
- Szablon mapy drogowej produktu
- Szablon mapy drogowej IT
- Szablon mapy drogowej strategii/biznesu
- Szablon mapy drogowej technologii
Obecnie Office Timeline nie umożliwia bezpośredniego pobierania szablonów planów działania dla plików Google Workspace, takich jak Arkusze, Dokumenty i Prezentacje. Jednak szablony te można łatwo otworzyć na platformie Google, gdyż jest ona wysoce kompatybilna z plikami Microsoft Office.
Aha!
Aha! Szablony map drogowych produktów pozwalają zaoszczędzić czas, który normalnie byłby poświęcony na personalizację szablonów. Dzięki tym szablonm, w ciągu kilku minut możesz rozpocząć prezentację planów, celów i przeglądów projektu na wyższym poziomie. Obecnie dostępnych jest 16 bezpłatnych dokumentów z planami projektu do pobrania, które można dostosować do swoich potrzeb.
Nie wszystkie przykłady map drogowych projektu są identyczne, dlatego należy korzystać z nich z rozwagą. Przykładowo, niektóre z nich są odpowiednie do prezentacji celów biznesowych projektu na wysokim poziomie. Z kolei, inne są lepiej dostosowane do przedstawiania wydań produktów, opisu funkcji projektu, itd.
Aha umożliwia pobieranie plików map drogowych w formatach Microsoft PowerPoint i Excel. Jeśli jednak potrzebujesz dedykowanego narzędzia do opracowywania i wizualizacji mapy drogowej projektu, możesz wykupić subskrypcję narzędzia Aha.
Szablon.net
Szablon.net jest kolejnym wiarygodnym źródłem przykładowych dokumentów harmonogramu projektu. Korzystając z bezpłatnych przykładów, możesz stworzyć skuteczną, strategiczną mapę drogową projektu dla swojej firmy. Zapewnia dostęp do różnych typów planów działania, od kreatywnych projektów infograficznych po zwinne zarządzanie projektami.
Strona ta może nie być idealna, jeśli szukasz darmowych szablonów map drogowych wysokiej jakości. Obecnie serwis internetowy oferuje jedynie dwa podstawowe szablony map drogowych projektów.
Slite
Jeśli nie jesteś pewien, jak zacząć tworzenie profesjonalnej mapy drogowej projektu, możesz odwiedzić stronę Slite i zapoznać się z darmowymi szablonami. Szablony cechuje atrakcyjny wygląd oraz łatwość w dostosowaniu. Co więcej, aplikacja webowa Slite umożliwia edytowanie szablonu online, we współpracy z innymi użytkownikami.
W przeciwieństwie do innych stron z szablonami, nie ma możliwości pobrania formatu Word lub Docs w celu samodzielnej edycji. Zamiast tego, darmowy szablon otwierany jest w edytorze aplikacji Slite, w którym można korzystać z różnych komponentów w celu spersonalizowania dokumentu mapy drogowej projektu.
Darmowy szablon zawiera różne segmenty, takie jak nagłówek mapy drogowej, misja zespołu, tło projektu, kwartalna wizualizacja mapy drogowej za pomocą wykresu Gantta oraz ogólny przegląd mapy drogowej. Dzięki temu, personalizacja tych sekcji jest bardzo prosta i nie wymaga dodatkowych wyjaśnień.
Można także dołączyć pliki z Dysku Google, aby uzupełnić dokument mapy drogowej o dodatkowe pliki projektów z chmury. Po zakończeniu edycji dokument można wydrukować lub wyeksportować do formatu PDF.
Podsumowanie
Przedstawiona mapa drogowa projektu powinna ukazywać ogólny zarys przedsięwzięcia. Nie powinien to być jedynie szczegółowy podział zasobów, zadań lub kosztów projektu. Interesariusze mogą korzystać z wykresów Gantta lub innego oprogramowania do zarządzania projektami w celu zobrazowania tych szczegółów.
Wykorzystaj dowolny z przedstawionych szablonów harmonogramu projektu, aby utworzyć profesjonalną mapę drogową, która uzupełni pierwotny plan projektu. Dzięki wykorzystaniu gotowych szablonów, zamiast tworzenia ich od podstaw, mapa drogowa projektu będzie prosta i zwięzła.
Warto zapoznać się z tymi narzędziami, aby stworzyć atrakcyjne wykresy Gantta dla swoich projektów i wyprzedzić harmonogram.