SharePoint a OneDrive: czym się różnią?

Istotne Różnice w Skrócie

• OneDrive to usługa chmurowa, idealna do przechowywania osobistych plików. SharePoint natomiast koncentruje się na wspieraniu zespołowej pracy.

• OneDrive oferuje plan bezpłatny, w przeciwieństwie do SharePoint. Podstawowy plan SharePoint to 1 TB przestrzeni za 5 USD na użytkownika, a OneDrive oferuje 100 GB za 1,99 USD miesięcznie.

• Wybierz OneDrive, gdy priorytetem jest ograniczona przestrzeń i podstawowa współpraca. SharePoint to rozwiązanie dla tych, którzy potrzebują więcej miejsca, zaawansowanych funkcji i intensywnej kooperacji zespołowej.

ZOBACZ MATERIAŁ WIDEO

W dzisiejszych czasach, bezpieczny dostęp do danych z każdego miejsca i ich łatwe udostępnianie to fundament efektywnej pracy. Microsoft proponuje dwa narzędzia, OneDrive i SharePoint, ale jakie są między nimi różnice i które z nich najlepiej odpowie na Twoje potrzeby? Przeanalizujmy ich kluczowe cechy.

1. Różne Grupy Docelowe

Źródło zdjęcia: Mistrz prasy/Shutterstock

Microsoft OneDrive to platforma do przechowywania plików w chmurze, przeznaczona dla pojedynczych użytkowników lub niewielkich grup. Jest to doskonałe miejsce do przechowywania Twoich osobistych danych, które chcesz udostępnić wybranym osobom. Jego bezproblemowa integracja z pakietem Office sprawia, że jest to idealny wybór dla studentów, freelancerów i osób pracujących na własny rachunek.

Z kolei Microsoft SharePoint to system zarządzania treścią, który ułatwia współpracę w zespołach. Możesz tworzyć witryny SharePoint do przechowywania dokumentów i udostępniania ich poszczególnym działom lub całej organizacji. Użytkownicy witryny SharePoint mają możliwość przeglądania i edytowania pracy innych, w zależności od przyznanych uprawnień.

Microsoft prezentuje te produkty w odmienny sposób. OneDrive jest promowany jako rozwiązanie do przechowywania danych w chmurze dla indywidualnych użytkowników i małych firm. Natomiast SharePoint jest dedykowany dla dużych przedsiębiorstw i korporacji, skupiając się na wsparciu pracy zespołowej, a nie tylko jako magazyn danych.

2. Współdzielenie i Kooperacja nad Plikami

Autor zdjęcia: Tetiana Jurczenko/Shutterstock

W zakresie udostępniania i współtworzenia plików, SharePoint oferuje o wiele więcej możliwości. W OneDrive to właściciel pliku decyduje, kto może go przeglądać, edytować i udostępniać. SharePoint pozwala centralnemu administratorowi nadawać różnorodne poziomy dostępu konkretnym użytkownikom lub zespołom.

SharePoint cechuje się intuicyjnym interfejsem i szeregiem funkcji, takich jak aktualizacje statusów, przypomnienia o terminach i powiadomienia o postępie prac. Ułatwia to zarządzanie projektami w stopniu, w jakim OneDrive nie jest w stanie tego zaoferować. Dodatkowo, można zintegrować SharePoint z Yammer – platformą społecznościową, co umożliwia bezpośrednią komunikację między członkami zespołu.

Obydwie platformy umożliwiają tworzenie bibliotek plików w celu porządkowania zawartości, ale zarządzanie nimi i nawigacja po nich są prostsze w SharePoint, szczególnie przy dużej ilości danych. Jeżeli priorytetem jest dla Ciebie bezproblemowa współpraca i udostępnianie plików, SharePoint będzie bardziej odpowiednim rozwiązaniem.

Zarówno OneDrive, jak i SharePoint umożliwiają dostęp do danych z dowolnego urządzenia, niezależnie od lokalizacji. Oba systemy wspierają synchronizację z urządzeniami, pozwalając na pobieranie danych do użytku lokalnego. W tym aspekcie obie platformy oferują bardzo zbliżone funkcjonalności.

3. Bezpieczeństwo i Ochrona Prywatności

Zdjęcie autorstwa: Kreatywna Luma/Shutterstock

Microsoft dokłada wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo obu platform. Dzięki szyfrowaniu danych w czasie rzeczywistym, możesz tworzyć kopie zapasowe plików zarówno w SharePoint, jak i OneDrive. Ponadto, jeżeli przypadkowo usuniesz plik, masz możliwość odzyskania go z kosza w obu systemach, choć w SharePoint możliwe jest odzyskiwanie tylko tych plików, które można edytować.

Firma Microsoft stosuje mechanizm wykrywania wirusów do skanowania plików przesyłanych do SharePoint i OneDrive, chroniąc w ten sposób Twoje pliki i przestrzeń dyskową. W przypadku wykrycia zainfekowanego pliku, użytkownicy obu platform są natychmiast informowani. W SharePoint administratorzy mogą blokować dostęp do zainfekowanych plików w bazie danych.

Należy jednak pamiętać o potencjalnych zagrożeniach podczas udostępniania plików na obu platformach. Unikaj nieautoryzowanego dostępu, zarządzaj rozważnie uprawnieniami edycji, aby zapobiec utracie lub kradzieży danych. Ogranicz udostępnianie tylko do niezbędnych osób, aby uprościć zarządzanie danymi i zwiększyć poziom bezpieczeństwa.

4. Koszty i Przestrzeń Dyskową

Zdjęcie od: Jirsak/Shutterstock

W ramach bezpłatnego planu, OneDrive oferuje 15 GB przestrzeni dyskowej, co powinno być wystarczające do indywidualnego użytku. Jeśli potrzebujesz więcej miejsca, masz do wyboru dwie opcje: subskrypcję Microsoft 365 Basic, zapewniającą 100 GB za 1,99 USD miesięcznie, lub Microsoft 365 Personal, która oferuje 1 TB za 6,99 USD miesięcznie.

Warto wiedzieć, że samodzielny plan OneDrive nosi nazwę Microsoft 365 Basic. Może to być istotne dla uniknięcia nieporozumień.

SharePoint nie posiada opcji darmowej. Samodzielny pakiet kosztuje 5 USD miesięcznie na użytkownika, zapewniając 1 TB przestrzeni dyskowej na osobę. Możesz także nabyć SharePoint jako część planu biznesowego Microsoft 365, który oferuje administratorom do 25 TB przestrzeni dyskowej na witrynę.

Oferta cenowa i przestrzeni dyskowej sprawiają, że SharePoint jest bardziej korzystny dla współpracy zespołowej. OneDrive, zwłaszcza w darmowej opcji, jest lepszym wyborem dla osób indywidualnych.

5. Bardziej Zaawansowane Funkcje

SharePoint oferuje zaawansowane funkcje, które nie są dostępne w OneDrive. Na przykład, funkcja publikowania w sieci umożliwia udostępnianie ważnych dokumentów na zewnętrznej stronie internetowej firmy, za pomocą wbudowanego systemu zarządzania treścią. To sprawia, że pracownicy i klienci mają łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów.

SharePoint pozwala również na dodawanie aplikacji do stron wewnętrznych i internetowych, tworzenie portali pracowniczych, dostęp do formularzy i wiele innych. Umożliwia także automatyzację zadań, w oparciu o działania użytkowników, takie jak wysyłanie nowych plików do konkretnego zespołu lub kierownika projektu. OneDrive nie oferuje takich funkcjonalności.

Poniżej znajdziesz listę innych możliwości programu Microsoft SharePoint, których możesz nie znaleźć w OneDrive.

6. Które Narzędzie Wybrać?

Zdjęcie autorstwa: monticello/Shutterstock

Jeżeli jesteś osobą pracującą samodzielnie, lub właścicielem małej firmy, która nie potrzebuje zaawansowanej współpracy i dużego miejsca na dane, OneDrive może okazać się wystarczający. Z kolei SharePoint będzie bardziej odpowiedni, gdy zarządzasz dużym zespołem, który wymaga częstej współpracy i większej przestrzeni dyskowej.

Możesz również korzystać z obu platform, ponieważ plan SharePoint obejmuje OneDrive. OneDrive możesz wykorzystać do przechowywania wrażliwych dokumentów firmowych, jak biznesplany i dane finansowe, ograniczając do nich dostęp tylko dla wybranych osób. SharePoint natomiast może służyć do współpracy nad mniej wrażliwymi dokumentami, takimi jak regulaminy, harmonogramy i materiały szkoleniowe.

Dodatkowo, istnieje możliwość synchronizacji OneDrive z SharePoint, co ułatwi korzystanie z obu narzędzi, jak również z Microsoft Teams, co usprawni współpracę w Twoim zespole.

Podsumowując, OneDrive najlepiej sprawdzi się do użytku osobistego, natomiast SharePoint jest bardziej odpowiedni do współpracy w większych zespołach.