Szczegółowy przewodnik po macierzy priorytetów [4 Templates]

Ustalanie priorytetów w pracy może wydawać się prostym zadaniem – wystarczy zrealizować to, co klient uważa za najpilniejsze. Niemniej jednak, profesjonalne podejście do priorytetyzacji zadań i projektów biznesowych wymaga czegoś więcej. Za procesem wyznaczania ważności zadań kryje się cała metodologia, często określana mianem macierzy priorytetów projektów.

Aby firma mogła skutecznie się rozwijać i konkurować z innymi podmiotami na rynku, niezbędne jest nie tylko innowacyjne podejście, wykwalifikowany zespół czy nowoczesne narzędzia. Kluczową rolę odgrywa również wysoka jakość realizacji zadań, niezależnie od tego, czy chodzi o tworzenie aplikacji, czy produkcję dóbr konsumpcyjnych.

Doskonałe rezultaty można osiągnąć tylko wtedy, gdy zespół pracuje w zdyscyplinowany sposób, stosując metody naukowe do przypisywania, realizacji i przechodzenia do kolejnych zadań. Macierz priorytetów jest jednym z tych narzędzi, które optymalizują zarządzanie projektami, umożliwiając efektywniejszą pracę w krótszym czasie poprzez planową realizację zadań o wysokiej wartości.

Zapraszam do dalszej lektury tego artykułu, gdzie omówimy, czym jest macierz priorytetów projektów, jakie są jej zalety, przypadki użycia oraz dostępne szablony.

Czym jest macierz priorytetów?

Macierz priorytetów to narzędzie analityczne wykorzystywane do oceny zadań projektowych, często w połączeniu z innymi narzędziami do zarządzania procesami biznesowymi. Jest ona również stosowana w metodologii Six Sigma do oceny alternatywnych rozwiązań na podstawie określonych kryteriów i do podejmowania decyzji o tym, na czym powinni skoncentrować się przedsiębiorcy.

Niezależnie od tego, czy projekt jest prosty, czy złożony i długotrwały, macierz priorytetów znajdzie zastosowanie w obu przypadkach. Co istotne, to narzędzie nie jest przeznaczone wyłącznie dla firm. Może być również wykorzystywane przez freelancerów, przedsiębiorców indywidualnych i specjalistów w celach zawodowych lub osobistych.

Czasami, interesariusze projektu mogą napotykać trudności w ustaleniu, które zadanie powinno mieć pierwszeństwo. W takich sytuacjach, macierz priorytetów służy jako naukowa podstawa wyboru odpowiedniego zadania, biorąc pod uwagę jego wartość i pilność.

Macierz priorytetów może przybierać różne formy, w zależności od złożoności projektu i kryteriów oceny. Niektóre są bardzo proste, jak na przykład siatka 2×2, gdzie na osiach umieszczone są „Wartość” i „Koszt”. Inne mogą być znacznie bardziej zaawansowane, szczególnie gdy macierz priorytetów jest integrowana z metodologią Six Sigma.

Macierz priorytetów Six Sigma

Metodologia zarządzania Six Sigma nie może obejść się bez macierzy priorytetów. Ponieważ Six Sigma koncentruje się na analizie luk, ciągłym doskonaleniu procesów i eliminacji marnotrawstwa, macierz priorytetów jest doskonałym uzupełnieniem tego podejścia.

W ramach tego procesu macierze priorytetów porównują więcej niż jeden zbiór danych (przynajmniej dwa) i używają ważonych kryteriów do oceny zadań, co pozwala na ich uszeregowanie. Ze względu na ocenę wielu zbiorów danych, macierz priorytetów Six Sigma to coś więcej niż tylko siatka 2×2.

Składa się ona z:

• Zmiennych wyjściowych umieszczonych jako nagłówki kolumn w górnej części wykresu.
• Zmiennych wejściowych umieszczonych jako wiersze w panelu po lewej stronie.
• Ważonego wyniku, procentu, rangi i statusów po prawej stronie tabeli.
• Obliczonego ważonego wyniku na dole nagłówków kolumn.

Dzięki zastosowaniu metody Six Sigma w priorytetyzacji zadań, można podejmować racjonalne decyzje w sposób logiczny. Dodatkowo, wszyscy interesariusze projektu mogą osiągnąć konsensus w procesie decyzyjnym.

Według Lynne Hambleton, renomowanej konsultantki biznesowej i autorki, macierze priorytetów Six Sigma można podzielić na trzy różne typy. Wspomniała o nich w swojej książce: Treasure Chest of Six Sigma Metody, narzędzia i najlepsze praktyki wzrostu:

#1. W przypadku, gdy ważniejsze są zmienne z wyższym wynikiem, niezbędne jest ustalenie kryteriów na podstawie konsensusu. W takim przypadku uwzględniany jest wkład wszystkich członków zespołu, co prowadzi do stworzenia modelu opartego na konsensusie z przypisanymi wartościami liczbowymi.

#2. Macierz kombinacji jest zarazem wykresem przyczynowo-skutkowym, jak i macierzą priorytetów. Ta metoda polega na obliczeniu wpływu każdej zmiennej na pozostałe.

#3. Pełne kryteria analityczne to najbardziej zaawansowane narzędzie Six Sigma do ustalania priorytetów. Najczęściej jest ono wykorzystywane przez menedżerów portfela projektów do oceny licznych projektów i ich wpływu na model przychodów firmy oraz relacje z klientami.

Korzyści z macierzy priorytetów

#1. Macierz priorytetów ułatwia organizację dużej liczby zadań pod względem ich ważności i wartości. W dużym projekcie zapamiętanie wszystkich zadań nie jest łatwe, a oddzielenie ważnych elementów od mniej istotnych bez wsparcia tego narzędzia, może prowadzić do zgadywania.

#2. W przeciwieństwie do innych programów, macierz priorytetów jest w pełni konfigurowalna. Zespół projektowy może wspólnie dodawać lub usuwać zmienne, w zależności od potrzeb i specyfiki projektu. Dlatego istnieje wiele różnych wariantów macierzy priorytetów.

#3. Macierz priorytetów używana w istniejącym projekcie może posłużyć jako szablon dla nowych projektów. Wystarczy stworzyć szablon i zaktualizować wagi, kryteria, zmienne oraz zadania, w zależności od charakteru nowego przedsięwzięcia.

#4. Narzędzie jest łatwo zrozumiałe dla wszystkich członków zespołu, nawet tych, którzy nie są zaawansowani technicznie. Wystarczy wprowadzić listę zadań, wyniki i kryteria, a macierz priorytetów zajmie się resztą.

#5. Narzędzie to działa w sposób obiektywny, co pozwala firmom uniknąć subiektywizmu związanego z pracą manualną.

#6. Menedżerowie projektów i właściciele firm mogą efektywnie delegować zadania swoim podwładnym i optymalizować wykorzystanie zasobów ludzkich przy pomocy macierzy priorytetów.

Kiedy stosować macierz priorytetów?

Warto skorzystać z macierzy priorytetów, gdy:

• Trzeba ustalić priorytety złożonych zadań, zgłoszeń lub problemów, które obejmują kilka zmiennych, które należy wziąć pod uwagę przy ocenie.
• Konieczna jest ocena danych wejściowych w celu uszeregowania błędów, zgłoszeń, zadań czy projektów i przypisania im odpowiednich rang.
• Potrzebne jest zaplanowanie zadań projektowych, zarówno biznesowych jak i osobistych, w sposób prosty i umożliwiający terminową realizację.
• Wymagane jest stworzenie jednostronicowego dokumentu, który wizualizuje kluczowe obszary projektu.
• Chcemy efektywnie delegować zadania członkom zespołu bez zakłócania harmonogramu projektu.
• Ważna jest współpraca w ramach zespołu projektowego.

Komu jeszcze może przydać się macierz priorytetów:

• Pracownikom biurowym zajmującym się zadaniami administracyjnymi i domowymi.
• Freelancerom i wykonawcom, którzy muszą wycenić swoje projekty i odpowiednio zaplanować zadania.
• Mikro, małym, średnim i dużym firmom oceniającym projekty na podstawie ich wartości biznesowej.
• Kierownikom projektów, którzy nadzorują wiele projektów i zespołów projektowych.

Jak korzystać z macierzy priorytetów

Aby skutecznie korzystać z macierzy priorytetów, konieczne jest pełne zrozumienie jej kwadrantów:

Kwadrant 1

• Zadania o dużej wartości, które nie wymagają dużego wysiłku, ale przynoszą znaczne rezultaty.
• Zadania w tym obszarze są pilne i krytyczne, dlatego należy je zrealizować w pierwszej kolejności.

Kwadrant 2

• Projekty wymagające dużego nakładu pracy, ale przynoszące wysoki wpływ.
• Zazwyczaj zadania te nie mają ściśle określonego terminu.
• W przypadku tych projektów należy ustalić rozsądne kamienie milowe i regularnie dążyć do ich osiągnięcia.

Kwadrant 3

• Są to zadania, które nie wymagają dużego wysiłku i nie mają dużego wpływu.
• W miarę możliwości, zadania te należy delegować podwładnym lub współpracownikom.

Kwadrant 4

• Zadania, które nie zwiększają znacząco zwrotu z inwestycji (ROI), a jednocześnie wymagają dużego nakładu pracy.
• Powinny być realizowane w dalszej kolejności, po zadaniach z innych kwadrantów.
• Można również rozważyć usprawnienie procesu biznesowego w celu całkowitego wyeliminowania takich zadań.

Po zrozumieniu kwadrantów można przejść do praktycznego zastosowania macierzy priorytetów:

#1. Wybierz projekty lub zadania z macierzy, która dokonuje ważenia w oparciu o zmienne i wybrane kryteria.

#2. Pozycje wybrane w ten sposób automatycznie będą miały realną wartość dla firmy. Warto jednak dokonać dodatkowej weryfikacji, aby uniknąć potencjalnych strat finansowych.

#3. Kolejne zadania należy wybierać z macierzy priorytetów zgodnie z rankingiem. Narzędzie to ułatwia planowanie projektów.

#4. Warto korzystać z oprogramowania lub szablonów macierzy priorytetów, aby przechowywać pliki z wyznaczonymi priorytetami. Dzięki temu, interesariusze mogą szybko zapoznać się z hierarchią ważności zadań. Szablon można również wykorzystać ponownie w przyszłości.

Najlepsze praktyki macierzy priorytetów

#1. Kryteria oceny zadań powinny być ustalane podczas sesji burzy mózgów z udziałem właściciela projektu, kierownika, członków zespołu oraz użytkowników końcowych.

#2. W celu osiągnięcia konsensusu wśród interesariuszy, należy zastosować proces hierarchii analitycznej (AHP). Następnie, należy ustalić ważone kryteria, które będą wiarygodne dla wszystkich.

#3. Proces oceny powinien opierać się na współpracy. Można wykorzystać różne narzędzia, takie jak formularze online i tablice, aby osiągnąć porozumienie w zakresie subiektywnej oceny macierzy priorytetów.

Poniżej przedstawiamy kilka narzędzi i szablonów, które mogą pomóc w tworzeniu macierzy priorytetów:

Smartsheet

Smartsheet to uznane na całym świecie narzędzie do zarządzania przestrzenią roboczą i projektami, które jest z powodzeniem wykorzystywane przez firmy różnej wielkości. Jeżeli twoja firma korzysta już z subskrypcji tej aplikacji chmurowej, możesz łatwo użyć centrum rozwiązań do zarządzania projektami, aby utworzyć tablicę priorytetów produktów.

W centrum rozwiązań aplikacji Smartsheet dostępne są różne tablice projektów, takie jak Finanse i Księgowość, Klienci i Relacje z Klientami, Zasoby Ludzkie itp. W sekcji Rozwoju Produktu można znaleźć macierz priorytetów.

Jeśli nie masz subskrypcji Smartsheet lub nie chcesz korzystać z darmowej wersji próbnej, nie musisz się martwić. Smartsheet oferuje również podstawową macierz priorytetów, którą można pobrać i wykorzystywać w dowolnym celu. Wystarczy odwiedzić oficjalny portal Szablony Smartsheet. Znajdziesz tam 2-3 szablony, które możesz pobrać w formacie pliku Excel, PDF lub Word.

Macierz priorytetów Miro

Miro to kolejne godne zaufania narzędzie, które łączy wiele aplikacji biznesowych w jednym miejscu, takich jak tablica, hybrydowe środowisko pracy, zdalne spotkania, rysowanie schematów blokowych czy planowanie projektów. Dodatkowo, jest to repozytorium wysokiej jakości szablonów do zarządzania czasem i projektami, w tym mapy myśli, tablice Kanban, plany usług czy macierze priorytetów.

W bibliotece szablonów Miro wystarczy wyszukać „Priorytetyzacja”, aby znaleźć praktyczne szablony macierzy priorytetów, takie jak 2×2, 3×3 oraz RICE (Zasięg, Wpływ, Pewność i Wysiłek).

Szablony te należy dostosować w przestrzeni roboczej Miro. W przeciwieństwie do Smartsheet, nie można pobrać szablonu do arkusza kalkulacyjnego Excel. Zamiast tego, można eksportować tablicę w różnych formatach, które można udostępniać, takich jak JPEG, PDF, CSV i pliki kompatybilne z JIRA.

Ponadto Miro jest cenione za funkcje współpracy online, w tym planowanie projektów i burzę mózgów. Szablon macierzy priorytetów w Miro umożliwia korzystanie z narzędzi komunikacyjnych, takich jak głosowanie, tryb prezentacji, notowanie w czasie rzeczywistym, czat, wideoczat i udostępnianie tablic online.

Szablon macierzy Eisenhowera: Evernote

Evernote to jedna z wiodących aplikacji do robienia notatek, która oferuje również synchronizację dokumentów, skanowanie dokumentów, organizowanie harmonogramów kalendarza oraz zarządzanie zadaniami. Podobnie jak inne wymienione narzędzia, Evernote oferuje wiele szablonów do zastosowań biznesowych, domowych, osobistych i zawodowych. Jednym z tych szablonów jest macierz Eisenhowera.

Macierz Eisenhowera, podobnie jak macierz priorytetów, jest od dawna wykorzystywana do wyznaczania priorytetów zadań o największym znaczeniu. Jest to kwadrant 2×2, w którym zadania klasyfikowane są na podstawie ich rangi, ważności i pilności.

Kolumna po lewej stronie zawiera dwa nagłówki: Pilne + Ważne oraz Pilne + Nieważne. Z kolei kolumna po prawej stronie ma dwa nagłówki: Ważne + Niepilne i Nieważne + Niepilne.

Szablon można dostosować w aplikacji Evernote, korzystając z darmowej wersji próbnej lub płatnej subskrypcji.

Tabela priorytetów Google Workspace

Jeśli zasady organizacji lub ograniczenia związane z wykorzystaniem aplikacji biznesowych ograniczają dostęp do ekosystemu Google Workspace, warto spróbować Macierz priorytetów, opracowaną przez prioritymatrix.com. Jest to dedykowana aplikacja z Google Workspace Marketplace, stworzona przy użyciu zasobów Google, takich jak silnik aplikacji Google Cloud.

Intuicyjny interfejs użytkownika ułatwia ustalanie priorytetów. Możliwe jest również udostępnianie priorytetów zespołu za pomocą wspólnych widoków projektu. Do najważniejszych funkcji należą:

• Delegowanie zadań
• Zarządzanie zadaniami
• Zarządzanie wieloma projektami
• Integracja z Gmailem, Dyskiem Google, Dokumentami Google itp.
• Sortowanie zadań za pomocą zaawansowanych filtrów

Narzędzie to pomaga Tobie i Twojemu zespołowi skoncentrować się na właściwych zadaniach. Jest to jednak aplikacja oparta na subskrypcji. Po zakończeniu bezpłatnego okresu próbnego, należy wykupić licencję, aby móc z niego dalej korzystać.

W tym artykule omówiliśmy macierz priorytetów, jako popularne narzędzie do zarządzania czasem i podejmowania decyzji. Jest ono wykorzystywane w wielu prostych i złożonych projektach do ustalania, które zadania wymagają natychmiastowego skupienia, a które można odłożyć na później.

Technika ta opiera się na solidnych założeniach naukowych. Ułatwia zespołowi dopasowanie zadań do celów projektu, wykorzystując w tym celu system ważonej punktacji. Należy jednak pamiętać, że samo zastosowanie macierzy priorytetów może nie być wystarczające, ze względu na:

• Konieczność wyboru odpowiednich kryteriów dla danego narzędzia.
• Właściwe zważenie kryteriów poprzez konsultacje z klientami.
• Potrzebę efektywnej pracy zespołowej w czasie rzeczywistym.
• Trudność w stworzeniu idealnego szablonu, który sprawdzi się w większości projektów.

Dzięki informacjom zawartym w tym artykule oraz darmowym narzędziom macierzy priorytetów, wdrożenie tej metody w projektach indywidualnych i zespołowych stanie się znacznie prostsze.

Być może zainteresuje Cię również najlepsze oprogramowanie do zarządzania procesami, które może stymulować rozwój firmy.