Odkryj zestawienie najlepszych szablonów Smartsheet, które usprawnią zarządzanie projektami i procesami biznesowymi w różnych sektorach gospodarki.
Smartsheet to czołowe narzędzie w dziedzinie zarządzania projektami, pracą oraz współpracy, wykorzystywane zarówno w małych, jak i dużych przedsiębiorstwach. Jak wynika z niedawnego raportu Datanyze, platforma Smartsheet kontroluje 5,28% rynku aplikacji do zarządzania projektami i współpracy w środowisku pracy.
Zauważalny odsetek firm decyduje się na Smartsheet w celu organizacji zadań i projektów. Jeśli również jesteś zainteresowany tym narzędziem i chcesz zoptymalizować czas poświęcony na zarządzanie firmą, warto skorzystać z gotowych szablonów Smartsheet.
Zapoznaj się z dalszą częścią artykułu, aby poznać szereg profesjonalnych i funkcjonalnych szablonów Smartsheet, które pozwolą Ci błyskawicznie rozpocząć zarządzanie projektami lub zadaniami.
Czym są szablony Smartsheet?
Szablony to przygotowane do użycia tablice w Smartsheet, przeznaczone do zarządzania projektami lub pracą, które można zastosować w podobnych przypadkach biznesowych. W obszernej bibliotece Smartsheet dostępna jest szeroka gama szablonów, co ułatwia znalezienie takiego, który będzie idealnie pasował do Twojej firmy lub branży.
Szablony zawierają wszystkie niezbędne pola, których potrzebujesz w arkuszu do zarządzania projektem. Na przykład, plan wydarzenia i budżet zawierają takie elementy jak:
- Kolumny na nazwę zadania, osobę odpowiedzialną, postęp, ryzyko, termin, ilość, budżet, notatki itp.
- Zadania główne i podzadania
- Różne widoki, takie jak wykresy Gantta, widok kart, kalendarz
Teraz wystarczy jedynie wprowadzić własne zadania i podzadania, aby rozpocząć zarządzanie wydarzeniem.
Po wykupieniu płatnej subskrypcji Smartsheet zyskujesz nieograniczony dostęp do wszystkich szablonów. Zespół deweloperów Smartsheet regularnie poszerza bazę dostępnych szablonów.
Dlaczego warto korzystać z szablonów Smartsheet?
Głównym powodem, dla którego warto korzystać z szablonów do zarządzania projektami lub zadaniami w Smartsheet, jest możliwość błyskawicznego rozpoczęcia pracy nad projektem. Poniżej przedstawiono dodatkowe argumenty:
Jak uzyskać dostęp do szablonów Smartsheet?
Z pewnością zaintrygowała Cię perspektywa korzystania z tych szablonów. Znalezienie odpowiedniego może jednak okazać się wyzwaniem. Nie martw się! Postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami, aby dowiedzieć się, jak poruszać się po szablonach Smartsheet:
Zarejestruj się w Smartsheet
Jeśli nie posiadasz jeszcze konta, utwórz je, wykonując poniższe kroki. Smartsheet oferuje 30-dniowy okres próbny za darmo.
- Kliknij przycisk „Wypróbuj Smartsheet za darmo”.
- Pod pytaniem „Nie masz konta?” kliknij „Utwórz”.
- Wpisz swój adres e-mail lub zarejestruj się przy pomocy konta Google/Microsoft.
Zaloguj się do Smartsheet
Jeśli posiadasz już konto, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
- Przejdź do portalu logowania aplikacji internetowej Smartsheet.
- Wprowadź swój adres e-mail i hasło.
- Kliknij przycisk „Zaloguj się”.
- Jeśli wcześniej rejestrowałeś się za pomocą konta Google, Apple lub Microsoft, wybierz odpowiednią opcję szybkiego logowania.
Uzyskaj dostęp do szablonów Smartsheet
- Po zalogowaniu do Smartsheet, przejdziesz do zakładki „Strona główna”.
- Aby zapoznać się z szablonami Smartsheet, możesz przejść do zakładki „Centrum rozwiązań” lub skorzystać z przycisku „Utwórz” na zakładce „Strona główna”.
- Na zakładce „Strona główna”, kliknij opcję „Utwórz” znajdującą się w prawym górnym rogu aplikacji.
- Pojawi się menu z opcjami takimi jak „Arkusz”, „Formularz”, „Raport”, „Przeglądaj szablony” itp.
- Kliknij „Przeglądaj szablony”.
- Znajdujesz się teraz w Centrum rozwiązań i powinieneś zobaczyć ekran „Przeglądaj wszystkie rozwiązania”.
- Kliknij „Zobacz więcej szablonów” lub „Zobacz więcej zestawów szablonów”, w zależności od Twoich potrzeb. Zestawy szablonów zawierają więcej zasobów roboczych, takich jak pulpity nawigacyjne, raporty, formularze.
- Teraz masz pełną listę szablonów Smartsheet.
- Możesz zawęzić listę, wybierając opcje filtrowania, takie jak „Klienci i sprzedaż”, „Finanse i księgowość”, „Zasoby ludzkie”, „IT” itp., w panelu nawigacyjnym w kolumnie „Centrum rozwiązań”.
Najlepsze szablony Smartsheet dla różnych branż
Marketing cyfrowy
Szablon zintegrowanego planu marketingu cyfrowego jest doskonałym rozwiązaniem dla zespołów marketingowych, które obsługują różnorodne zlecenia i potrzeby innych działów firmy. Dzięki tej tablicy Smartsheet możesz natychmiast rozpocząć realizację zintegrowanej kampanii marketingu cyfrowego.
Arkusze zawierają zaawansowane formuły, automatyzację przepływu pracy i niestandardowe funkcje formatowania tekstu. Ponadto, zapewniają szczegółowe planowanie ścieżki projektu, szczegółowy harmonogram działań marketingowych oraz podsumowanie dla kierowników.
Możesz z łatwością przełączyć się na widok wykresu Gantta z trybu tabeli, ponieważ szablon zawiera niezbędne kolumny „Zakończenie” i „Czas trwania”. Dostępna jest również kolumna „Flaga”, którą możesz wykorzystać do wyróżnienia poszczególnych etapów projektu. Nie można też pominąć kolumny „Budżet/Wydatki”, która umożliwia kontrolę wydatków marketingowych.
Sprzedaż detaliczna
Sektor sprzedaży detalicznej boryka się z wyzwaniem optymalizacji zapasów. Dlatego Smartsheet oferuje zautomatyzowaną tablicę inwentaryzacyjną, która usprawnia następujące procesy biznesowe w handlu detalicznym:
- Zwiększenie wydajności pracy w magazynie
- Bilansowanie sprzedaży, zamówień i zapasów
- Wskazywanie optymalnych dat uzupełniania zapasów
- Ograniczenie nadmiernych wydatków na zapasy
- Natychmiastowy dostęp do danych dostawców
Szablon „Kontrola zapasów magazynowych” posiada pole do wprowadzania danych po prawej stronie i stałe informacje po lewej. Wśród przydatnych kolumn domyślnych znajdują się m.in.: dział, status ponownego zamówienia, nazwa produktu, wartość zapasów.
Możesz zautomatyzować zarządzanie zapasami przy pomocy szablonu do zarządzania zapasami za pomocą kodów kreskowych. Zawiera on specjalną kolumnę na kody kreskowe produktów. Możesz korzystać z kodów kreskowych lub zsynchronizować arkusz kalkulacyjny z systemem ERP, aby monitorować liczbę różnych produktów w swoim magazynie.
Budownictwo i inżynieria
Firmy budowlane mogą znacząco zyskać, stosując poniższe szablony Smartsheet w odpowiednich przypadkach:
- Szablon śledzenia dokumentacji budowlanej
- Szablon harmonogramu wyposażenia
- Szablon budżetu budowlanego
- Harmonogram budowy z wykresem Gantta
Na przykład, szablon planowania budowy jest szczególnie przydatny do planowania, monitorowania i wizualizacji projektu budowlanego. Możesz skopiować szablon i zmienić jego nazwę, aby korzystać z tego samego szablonu w wielu projektach budowlanych.
Szablon jest kompatybilny zarówno z aplikacjami mobilnymi, jak i internetowymi. Dzięki temu inżynierowie terenowi i kierownicy mogą na bieżąco aktualizować niezbędne kolumny zadań. Wstępnie ustawione kolumny stanu zawierają informacje takie jak data rozpoczęcia, data zakończenia, osoba odpowiedzialna, status, procent ukończenia, czas trwania, notatki itp.
Kolumna „Nazwa zadania” zawiera listę większości zadań i podzadań związanych z budową. Na przykład, są tam zadania takie jak „Hydraulika”, „Izolacja”, „Szafki”. Po rozwinięciu tych zadań, można zobaczyć podzadania takie jak „Roboty ziemne”, „Gruntowanie”, „Ocieplenie”, „Główne łazienki”, „Kuchnia”, „Piwnica” i tak dalej.
Rozrywka i gościnność
Branża hotelarsko-rozrywkowa musi szczegółowo śledzić wydatki, odpowiedzialność za zadania, frekwencję gości, sprzedaż biletów, mapowanie biletów do przychodów, monitorowanie spożycia posiłków przez gości w czasie rzeczywistym i wiele innych.
Aby sprostać tym wyzwaniom, przydatne będą następujące tablice Smartsheet:
- Szablon rozpoczęcia wydarzenia i budżetu
- Szablon gali zbierania funduszy
- Szablon hotelu i karnetów na wydarzenia
- Szablon planu zadań wydarzenia
Przykładowo, format „Personel wydarzenia Hotel & Karnety” jest idealny do zarządzania zakwaterowaniem w hotelu dla personelu lub klientów uczestniczących w wydarzeniu rozrywkowym.
Tablica projektu zawiera istotne kolumny danych, takie jak rodzaj przepustki, koszt przepustki, szacowany koszt hotelu, nazwa hotelu, zameldowanie, wymeldowanie, informacje o karcie kredytowej, stawka itp.
Finanse i usługi finansowe
W projektach związanych z usługami finansowymi niezbędne jest precyzyjne rejestrowanie danych i proste funkcje audytu. Poniższe szablony Smartsheet mogą sprostać większości Twoich wymagań w tym sektorze:
- Szablon listy kontrolnej projektu IPO
- Szablon harmonogramu spłat kredytu
- Szablon zamknięcia miesiąca finansowego
Załóżmy, że planujesz wejście na giełdę poprzez ofertę IPO. Jest to ogromny projekt dla każdej firmy, która chce pozyskać kapitał od inwestorów poprzez sprzedaż akcji. Wykorzystaj tablicę Smartsheet, aby zaplanować wszystkie aspekty IPO, nawet jeśli nie znasz wszystkich kroków.
Kolumna „Prace przygotowawcze” zawiera wszystkie zadania, które należy wykonać. Przykładowe zadania to:
- Sprawozdania finansowe
- Przygotowanie do due diligence
- Przygotowanie do dual-class
- EIP i ESPP
- Przygotowanie S-1
- Okres przeglądu SEC
- Sfinalizuj i publicznie zarejestruj S-1
Inne ważne pola w kolumnach to data rozpoczęcia, data zakończenia, tygodnie odliczenia, zależności, czas trwania, osoba odpowiedzialna itp.
Produkcja
Twoje zakłady produkcyjne potrzebują różnorodnych surowców, sprzętu, receptur produktów, wytycznych dotyczących rozwoju produktu i wielu innych. Możesz skutecznie śledzić to wszystko za pomocą arkuszy do zarządzania projektami w Smartsheet. Na przykład, możesz potrzebować następujących elementów:
- Dziennik raportu incydentu z szablonem formularza
- Zatwierdzenie nowego produktu z szablonem formularza
- Szablon harmonogramu rozwoju nowego produktu
- Szablon harmonogramu konserwacji maszyn
Format harmonogramu konserwacji maszyn to prosta lista kontrolna, którą można wydrukować lub śledzić w wersji cyfrowej. Zawiera ona wszystkie pola, które powinny być monitorowane, takie jak status maszyny, nazwa maszyny, lokalizacja, data ostatniej konserwacji, data następnej konserwacji, harmonogram konserwacji, przypisanie do technika i notatki.
Zasoby ludzkie
Smartsheet oferuje bogaty wybór szablonów przydatnych dla agencji rekrutacyjnych. Firmy z własnymi działami HR również mogą skorzystać z tych tablic Smartsheet. Oto kilka godnych uwagi przykładów:
- Katalog informacji o pracownikach
- Lista kontrolna przeglądu pracowniczego
- Formularz podania o pracę
- Śledzenie kandydatów do pracy
- Aplikacja śledząca CV z formularzem
- Dokumentacja rozwiązania stosunku pracy
- Proces rozmowy kwalifikacyjnej z wykresem Gantta
- Lista kontrolna nowego pracownika
- Karta czasu z automatycznym zatwierdzaniem
Na przykład, jeśli musisz zatrudnić 10 osób do zespołu marketingowego, użyj szablonu „Proces rozmowy kwalifikacyjnej z wykresem Gantta”.
Ten arkusz zawiera wszystkie etapy, które można napotkać w procesie rekrutacji, takie jak faza wstępnej rozmowy, faza rozmowy z kandydatem, faza selekcji kandydata i faza zatrudnienia.
Tablica projektu automatycznie wyświetla wykres Gantta w panelu nawigacyjnym po prawej stronie i widok kalendarza w górnych kolumnach. Dzięki temu kierownicy działu HR mogą monitorować postęp całego procesu, obserwując pulpit nawigacyjny wykresu Gantta.
Non-profit
Poniższe szablony Smartsheet są szczególnie przydatne dla organizacji non-profit i pozarządowych (NGO):
- Plan marketingowy wydarzeń non-profit
- Zgłoszenia zespołu terenowego z formularzem
- Zarządzanie darczyńcami
- Lista wolontariuszy
Proces księgowy organizacji non-profit ma kluczowe znaczenie dla zachowania statusu zwolnienia z podatku w Stanach Zjednoczonych i Wielkiej Brytanii. Dlatego konieczne jest śledzenie danych darczyńców, takich jak kwoty darowizn, imię i nazwisko, adres, NIP itp.
W tym celu możesz wykorzystać format zarządzania darczyńcami oferowany przez Smartsheet. Zawiera on standardowe pola danych, które mogą być Ci potrzebne.
Domyślnie dostępne są takie nagłówki kolumn, jak rok darowizny, imię i nazwisko darczyńcy, adres e-mail, numer telefonu, adres, region, nazwa funduszu. Ponieważ tablice Smartsheet są oparte na arkuszach kalkulacyjnych, można łatwo importować te dane do różnych programów księgowych przeznaczonych dla organizacji non-profit.
Księgowość
Smartsheet ma bogatą kolekcję szablonów dla biur rachunkowych i firm. Wśród dostępnych formatów warto wyróżnić:
- Sprawozdanie z przepływów pieniężnych
- Bilans
- Rachunek zysków i strat
- Zamknięcie miesiąca finansowego
- Roczne rozliczenie podatku
Dzięki tym formatom, małe, średnie i startujące firmy mogą zaoszczędzić znaczną sumę pieniędzy. Korzystanie z szablonów Smartsheet umożliwi Ci zachowanie zgodności z przepisami księgowymi bez konieczności angażowania zewnętrznych agencji.
Alternatywy dla szablonów Smartsheet
Zapoznałeś się z szeroką ofertą szablonów Smartsheet. Teraz spójrz na inne aplikacje do zarządzania projektami, które również oferują szablony:
Szablony Monday.com
monday.com dysponuje rozbudowaną biblioteką szablonów, dostosowanych do różnych potrzeb biznesowych. W bibliotece szablonów znajdziesz m.in. kategorie takie jak marketing, zarządzanie projektami, projektowanie, sprzedaż i CRM, HR i tworzenie oprogramowania. Możesz uzyskać dostęp do większej liczby szablonów, wybierając kategorie biznesowe w panelu nawigacyjnym po lewej stronie.
Szablony ClickUp
Biblioteka szablonów ClickUp prezentuje często używane szablony bezpośrednio na stronie głównej. Są one pogrupowane według branż, takich jak projektowanie, kreatywność, inżynieria, finanse, produkt, księgowość. Dostępne są dwa filtry w lewym pasku bocznym: poziomy i przypadki użycia. Możesz znaleźć odpowiedni szablon, modyfikując ustawienia filtrów.
Podsumowanie
Szablony są doskonałym narzędziem do rozpoczęcia nowych projektów bez konieczności zgadywania i obaw przed błędami ludzkimi. Dlatego większość aplikacji do zarządzania projektami oferuje gotowe szablony. Smartsheet nie jest tu wyjątkiem i udostępnia darmowe szablony do użytku osobistego i komercyjnego bez dodatkowych wymagań licencyjnych.
Artykuł przedstawił szereg unikalnych szablonów Smartsheet do zarządzania biznesem i projektami. Z pewnością znajdziesz wśród nich tablicę Smartsheet dopasowaną do potrzeb Twojej firmy. Rozpocznij korzystanie z szablonów od razu lub spersonalizuj je, aby dostosować arkusz do swoich wymagań.
Możesz być również zainteresowany najlepszymi szablonami faktur dla Word i Notion.
newsblog.pl