Efektywne funkcjonowanie firmy opiera się na umiejętności ustalania codziennych priorytetów, co prowadzi do osiągnięcia zamierzonych rezultatów.
Skuteczne zarządzanie zadaniami jest kluczowe, aby koncentrować się na najistotniejszych sprawach i pracować z maksymalną wydajnością.
Choć może wydawać się to proste, monitorowanie dużych projektów jest wyzwaniem, a stosowanie tych zasad w mniejszych projektach również bywa trudne.
W przypadku pracy zespołowej, oprogramowanie do zarządzania zadaniami staje się niezbędne.
Ten artykuł analizuje różne aspekty zarządzania zadaniami i przedstawia, jak radzić sobie z problemami związanymi z oprogramowaniem do tego celu.
Czym jest zarządzanie zadaniami?
Zarządzanie zadaniami jest fundamentem każdego udanego projektu. Bez odpowiedniej organizacji zadań, zapewnienie terminowej realizacji wszystkich elementów i utrzymanie projektu na właściwym kursie staje się trudne.
Efektywne zarządzanie projektami polega na skupieniu się na zadaniach o najwyższym priorytecie i planowaniu przyszłych działań.
Zarządzanie zadaniami to proces planowania, organizowania i ustalania hierarchii zadań w celu osiągnięcia wyznaczonych celów. Obejmuje tworzenie list zadań, przydzielanie ich członkom zespołu i ustalanie terminów. Kluczowe jest również śledzenie postępów i modyfikowanie planu w zależności od potrzeb.
Mimo że zarządzanie projektami i zespołami może wydawać się proste, można napotkać wiele przeszkód.
Przyjrzyjmy się bliżej wyzwaniom związanym z zarządzaniem zadaniami.
Wyzwania w zarządzaniu zadaniami
Każdy projekt wiąże się z licznymi wyzwaniami.
Konieczne jest tworzenie i porządkowanie zadań w logicznej kolejności, przydzielanie ich odpowiednim osobom, komunikowanie się z zespołem i dotrzymywanie terminów.
Przeanalizujmy typowe trudności w zarządzaniu zadaniami.
- Brak współpracy w zespole: Bez odpowiedniego systemu zarządzania, współpraca nad bieżącymi i przyszłymi zadaniami staje się utrudniona.
- Nieefektywna wymiana informacji: Prawidłowa i dokładna komunikacja jest fundamentem udanego projektu. Umożliwia członkom zespołu współpracę, a interesariuszom biznesowym bycie na bieżąco z postępami projektu.
- Nieuporządkowana organizacja zadań: Śledzenie zadań w arkuszach Excela i weryfikacja ukończonych pozycji w przypadku opóźnień staje się uciążliwe.
- Konflikty zespołowe: Skuteczne zarządzanie projektami wymaga harmonijnej współpracy liderów i wykonawców. Brak jasnych wytycznych, nieporozumienia i niedomówienia mogą prowadzić do konfliktów w zespole, co z kolei wpływa na spadek produktywności.
- Niejasny podział zadań: Brak systemu zarządzania projektami powoduje niejasności w przydzielaniu zadań, co może skutkować powierzaniem ich osobom bez odpowiednich kwalifikacji i doprowadzić do niepowodzenia projektu.
Aby sprostać tym wyzwaniom, można wybrać platformę, taką jak Monday.com.
Jest to oparte na chmurze narzędzie, które umożliwia zespołom tworzenie procesów pracy i organizowanie projektów.
Monday.com jest w pełni wolne od kodu, co umożliwia wszystkim uczestnikom projektu wprowadzanie zmian, takich jak tworzenie zadań, ustalanie terminów, ustalanie priorytetów i dodawanie komentarzy.
Przyjrzyjmy się funkcjom Monday.com, które ułatwiają organizację projektów.
Wizualne panele kontrolne
Pulpity Kanban w Monday.com pozwalają zespołowi na bieżąco monitorować sytuację.
Można korzystać z osi czasu, kalendarza, wykresów i innych widoków, aby śledzić postępy w każdym szczególe.
Narzędzia analityczne Monday.com umożliwiają ustalanie priorytetów, udostępnianie plików i wizualne sprawdzanie stanu pracy członków zespołu, co przekłada się na podejmowanie lepszych decyzji dotyczących rozwoju projektów.
Dzięki intuicyjnemu interfejsowi można szybko tworzyć niestandardowe pulpity nawigacyjne i zarządzać budżetami.
Automatyzacja
Monday.com oferuje automatyzację, która oszczędza czas na zbędne spotkania i ręczne aktualizacje e-mailowe. Można tworzyć przepływy pracy dla różnych zespołów i synchronizować terminy zadań z Kalendarzem Google.
Platformę można zintegrować z popularnymi aplikacjami do automatyzacji, takimi jak Zapier, aby tworzyć niestandardowe wyzwalacze. W momencie wyzwolenia zdarzenia, automatycznie powstaje nowy element w pulpicie nawigacyjnym Monday.com.
Eliminuje to konieczność ręcznego tworzenia zadań.
Integracje
Monday.com rozumie trudności menedżerów projektów w łączeniu rozproszonych kanałów komunikacji.
Platforma oferuje bezproblemową integrację z popularnymi narzędziami komunikacyjnymi, takimi jak Slack, Microsoft Teams, Outlook, co usprawnia przepływ pracy.
Przykładowo, integracja z Gmailem umożliwia zamianę wiadomości e-mail na zadania do wykonania i informowanie zespołu o konwersacjach.
Przepływ pracy Kanban i Gantta
Kanban to wizualna metoda usprawnienia przepływu pracy w zespole.
Ułatwia wyświetlanie danych w zrozumiałym formacie kolumnowym i przyspiesza podejmowanie decyzji. Członkowie zespołu mogą w prosty sposób wykorzystywać te dane i synchronizować zmiany w czasie rzeczywistym.
Pulpity Kanban są idealne do śledzenia iteracji i zaległości, co ułatwia monitorowanie osiągnięć.
Wykresy Gantta pozwalają natomiast przekształcić arkusze kalkulacyjne w inteligentne tablice wizualne, które pomagają w śledzeniu ważnych dat, kamieni milowych i zależności. Dzięki temu można mieć pewność, że wszystko zostanie zrealizowane terminowo i zgodnie z założonymi standardami.
Przykłady zastosowania Monday.com
Teraz, gdy znasz już funkcje platformy, zobaczmy, jak wykorzystać Monday.com do zarządzania projektami.
Tworzenie oprogramowania
W branży tworzenia oprogramowania kluczowe jest zarządzanie cyklami sprintu i stosowanie metodyk zwinnych.
Istnieją terminy realizacji bieżących zadań i harmonogram działań przyszłych. Aby być skutecznym, konieczna jest bieżąca aktualizacja i ustalanie priorytetów.
Monday.com ułatwia planowanie, ustalanie priorytetów i zarządzanie sprintami, tworzenie map drogowych i udostępnianie wizji produktu interesariuszom. Można również zautomatyzować przypisywanie zadań i akceptację projektów, a także zintegrować platformę z narzędziami, takimi jak GitHub.
Marketing i planowanie treści
Firmy poświęcają wiele czasu na tworzenie kampanii marketingowych.
Proces ten obejmuje akceptację pomysłów, przygotowywanie materiałów i częste spotkania z copywriterami i projektantami w celu wprowadzania zmian.
Dzięki Monday.com można monitorować wszystkie kampanie marketingowe na jednym pulpicie. Wizualne tablice ułatwiają podejmowanie decyzji i informowanie wszystkich o zmianach i harmonogramach.
Zamiast pisać e-maile ze zmianami, można pisać bezpośrednio w plikach, aby uniknąć ciągłych aktualizacji statusu. Platformę można również połączyć z popularnymi aplikacjami, takimi jak Adobe Photoshop i Acrobat.
Zasoby ludzkie i operacje
Za pomocą Monday.com, działy HR mogą śledzić proces rekrutacji i usprawniać proces wdrażania nowych pracowników.
Bez odpowiedniego systemu zarządzania pracownikami, dział HR potrzebowałby wsparcia w prowadzeniu codziennych spotkań, planowaniu rozmów kwalifikacyjnych i monitorowaniu postępów pracowników.
Ponadto, Monday.com udostępnia gotowe szablony HR do śledzenia obecności, urlopów i przechowywania informacji o pracownikach. Można zintegrować platformę z narzędziami takimi jak Slack, LinkedIn i Gmail, aby automatycznie importować dane pracowników.
Platforma CRM sprzedaży
Monday.com pełni funkcję centralnego systemu komunikacji z klientami. Można korzystać z oprogramowania CRM, integrując platformę z pocztą e-mail, tworząc szablony i wysyłając odpowiedzi z jednego pulpitu.
Ponadto można zautomatyzować powtarzalne zadania sprzedażowe, takie jak rozmowy i spotkania, ustawiać przypomnienia i śledzić wysłane wiadomości w celu generowania nowych potencjalnych klientów.
Jak każde narzędzie Saas, Monday.com ma wiele zalet i kilka wad. Mimo że zalety przeważają nad wadami, warto je przeanalizować przed podjęciem decyzji.
Rozpocznijmy od omówienia zalet Monday.com.
Zalety
- Monday.com posiada prosty, intuicyjny interfejs, który jest łatwy w obsłudze i skalowalny w miarę rozwoju firmy.
- Przełączanie jednym kliknięciem między różnymi widokami, takimi jak Gantt, Kanban, kalendarz i oś czasu.
- Monday.com oferuje gotowe szablony do planowania kampanii, wdrażania klientów, zarządzania kontaktami, zadaniami, śledzenia obecności i wielu innych.
- Platforma pozwala w łatwy sposób porządkować informacje o projektach, współpracować z zespołami, dodawać i przydzielać zadania oraz udostępniać projekty wszystkim w organizacji.
- Wbudowane integracje z popularnymi narzędziami komunikacyjnymi, takimi jak Slack, Zoom, Shopify, Gmail, Kalendarz Google, Dropbox i wiele innych.
Wady
- Aplikacja mobilna często nie synchronizuje się z aplikacją internetową w czasie rzeczywistym, co wymaga odświeżania, aby uzyskać aktualny widok.
- Ograniczona automatyzacja w zakresie poczty e-mail i śledzenia e-maili w aplikacji Pulse.
- Mimo dostępnych integracji, podstawowe plany nie oferują pełnej integracji z Salesforce i innymi popularnymi platformami.
- Podstawowe plany nie zawierają takich funkcji, jak tablice prywatne, automatyzacja i podstawowe integracje, które są dostępne w darmowych wersjach innych programów do zarządzania zadaniami.
Monday.com oferuje pięć planów cenowych:
Plan indywidualny
Dla firm na początku działalności, z zespołem składającym się z dwóch osób, idealna będzie bezpłatna wersja Monday.com.
W ramach planu indywidualnego można uzyskać dostęp do 3 tablic, ponad 200 szablonów, 20 typów kolumn i dokumentów.
Plan podstawowy
Plan podstawowy jest przeznaczony dla kilkuosobowych zespołów. Zarządzanie tablicami aktywności zespołu jest niedrogie, kosztuje około 8 USD miesięcznie za jedno stanowisko.
Plan podstawowy obejmuje priorytetową obsługę klienta, nieograniczoną liczbę bezpłatnych widzów oraz funkcje dostępne w planie indywidualnym.
Plan standardowy
Plan standardowy jest popularny w kontekście współpracy zespołowej i zwiększania produktywności.
Ten plan cenowy zapewnia dostęp do widoków osi czasu i wykresu Gantta, kalendarza, automatyzacji procesu konfiguracji i integracji z innymi platformami.
Plan profesjonalny
Plan Monday’s Pro umożliwia usprawnienie złożonych procesów i dostęp do wszystkich funkcji platformy.
Plan ten kosztuje 16 USD miesięcznie za jedno stanowisko i umożliwia utworzenie pulpitu nawigacyjnego łączącego do 10 tablic.
Plan dla przedsiębiorstw
Plany korporacyjne ułatwiają skalowanie procesów automatyzacji i integracji. Można utworzyć pulpit nawigacyjny łączący do 50 tablic.
Mimo że Monday.com jest liderem wśród oprogramowania do zarządzania projektami, istnieją inne podobne platformy, które można wypróbować.
Oto lista trzech najlepszych alternatyw dla Monday.com.
ClickUp
ClickUp to kolejne znakomite oprogramowanie do zarządzania projektami, przeznaczone dla zespołów pracujących zdalnie. To łatwa w użyciu platforma, oferująca niemal wszystkie funkcje dostępne w Monday.com.
ClickUp pomaga zespołom zachować produktywność i dobrą organizację oraz bez problemu współpracować na wizualnych tablicach. Członkowie zespołu mogą tworzyć sprinty, czatować, przypisywać zadania, dodawać komentarze i dokumenty, przydzielać zasoby, ustalać terminy i otrzymywać powiadomienia w jednym miejscu.
Wrike
Wrike to rozwiązanie dla menedżerów projektów, którzy potrzebują pomocy w gromadzeniu i porządkowaniu wymagań projektowych, tworzeniu planów i wizualizowaniu harmonogramów na wykresie Gantta.
Dzięki Wrike można łatwo wprowadzać zmiany w planach projektów w trakcie ich realizacji, a wszystkie zaangażowane zespoły będą informowane o wprowadzonych modyfikacjach.
Smartsheet
Smartsheet to doskonała opcja, jeśli szukasz aplikacji w chmurze, która wspiera zarządzanie pracą i współpracę w przedsiębiorstwie. Smartsheet cieszy się zaufaniem wielu firm na całym świecie i ma miliony użytkowników.
Aplikacja Smartsheet przypomina arkusz kalkulacyjny, co czyni ją łatwą w obsłudze i znajomą dla wielu użytkowników. Nadaje się do śledzenia zadań, lejków sprzedaży, planowania działań i usprawniania procesów biznesowych.
Smartsheet można używać do automatyzacji przepływu pracy, współpracy nad treścią, zarządzania projektami, rejestrowania aktywności, planowania, śledzenia danych w czasie rzeczywistym i wielu innych.
Podsumowanie
Staraliśmy się przedstawić krótką prezentację Monday.com i pokazać, w jaki sposób platforma ta może pomóc w efektywnym usprawnieniu zadań biznesowych.
Mamy nadzieję, że ten artykuł okazał się pomocny i pomoże w sprawnym zarządzaniu projektami za pomocą Monday.com. Platforma jest łatwa w obsłudze, dostępna i cieszy się zaufaniem wielu firm na całym świecie.
Nie zwlekaj i wypróbuj Monday.com już teraz.
Możesz również sprawdzić, jak najlepiej zarządzać pracą działu sprzedaży za pomocą systemu CRM Monday.com.
newsblog.pl