Organizacje pozarządowe, przyjmując liczne datki, często napotykają trudności w efektywnym zarządzaniu swoimi zasobami, co jest kluczowe dla utrzymania ich statusu non-profit. Właśnie tutaj z pomocą przychodzi oprogramowanie księgowe dedykowane dla sektora non-profit, które umożliwia sprawną reakcję na te wyzwania.
Sektor non-profit charakteryzuje się ciągłym przepływem środków finansowych. Z raportu organizacji Nonprofits Source wynika, że tylko w 2020 roku Amerykanie przekazali imponującą kwotę 471,44 miliardów dolarów na rzecz różnorodnych organizacji charytatywnych. Co ciekawe, ta suma przewyższa o 5,1% wartość z roku poprzedniego.
Ze względu na to, że organizacje non-profit prowadzą rozległe operacje finansowe, muszą one ściśle przestrzegać norm finansowych, aby nie utracić swojego statusu zwolnionego z podatku. Zapraszam do lektury, aby dowiedzieć się więcej o tym zagadnieniu i o tym, jak oprogramowanie księgowe dla organizacji non-profit może znacznie ułatwić ten proces.
Czym jest oprogramowanie księgowe dla organizacji non-profit?
Mianem oprogramowania księgowego dla organizacji non-profit określa się wszelkie narzędzia, które wspierają zarządzanie zadaniami księgowymi w organizacjach o tym charakterze.
Warto jednak zauważyć subtelną różnicę między księgowością podmiotów nastawionych na zysk a organizacjami non-profit. W przypadku firm komercyjnych, rachunkowość skupia się głównie na monitorowaniu przychodów i strat, ukazując efektywność finansową przedsiębiorstwa. Służy ona do określenia, ile firma zarabia, wydaje, oszczędza lub traci.
Z kolei rachunkowość w organizacjach non-profit koncentruje się na zarządzaniu funduszami. Niezbędne jest monitorowanie przepływów środków – skąd pochodzą i gdzie są kierowane. Ponadto, oprogramowanie do księgowości non-profit przetwarza wszelkie wpływy z darowizn, a także informuje darczyńców oraz członków zarządu o tym, w jaki sposób organizacja wykorzystuje przekazane środki.
Dlaczego organizacje non-profit potrzebują oprogramowania księgowego?
Odpowiednie oprogramowanie księgowe jest kluczowe dla organizacji non-profit, aby zachować swój status zwolniony z podatku i zapewnić prawidłowe rozliczenia podatkowe.
Utrzymanie tych statusów wymaga od organizacji pozarządowych realizacji szeregu zadań księgowych.
Poniżej przedstawiam kilka kluczowych powodów, dla których warto wdrożyć oprogramowanie księgowe w organizacji non-profit:
- Standardy rachunkowości finansowej są niezwykle restrykcyjne dla organizacji non-profit. Oprogramowanie jest niezbędne do spełnienia wymogów takich jak FAS 116 czy FAS 117.
- Organizacje charytatywne często opierają swoją działalność na pracy wolontariuszy i niewielkiej liczbie pracowników. Automatyczne narzędzie, które jest łatwe w obsłudze, pozwala zoptymalizować koszty i efektywnie zarządzać księgowością.
- Oprogramowanie wspomaga także dodatkowe zadania księgowe, takie jak śledzenie dotacji, wypełnianie obowiązków sprawozdawczych, generowanie bilansów, aktualizowanie darczyńców o wykorzystaniu datków i wiele innych.
- Takie narzędzia odpowiednio formatują raporty księgowe potrzebne do zwrotu podatku przez organizacje zwolnione z opodatkowania lub Formularza 990.
Korzyści z oprogramowania księgowego dla organizacji non-profit
Niezależnie od skali działania – czy jest to globalna organizacja non-profit, czy lokalna inicjatywa charytatywna – zaawansowane narzędzie księgowe jest nieodzowne do prowadzenia rachunkowości w sektorze non-profit. Oto główne korzyści, jakie ono zapewnia:
- Organizacja charytatywna może przejrzyście i efektywnie przyjmować datki, zarówno online, jak i offline.
- Dzięki szczegółowemu raportowaniu i planowaniu, organizacja staje się bardziej atrakcyjna dla potencjalnych darczyńców i fundatorów, co zwiększa szanse na pozyskanie znaczących datków i dotacji.
- Oprogramowanie umożliwia transparentne przedstawianie wpływów i wypływów pieniężnych wszystkim interesariuszom, darczyńcom i członkom zarządu.
- Większość programów księgowych dla organizacji non-profit to aplikacje internetowe, działające w chmurze, co eliminuje konieczność ponoszenia wysokich kosztów związanych z konfiguracją i utrzymaniem infrastruktury IT.
- Niektóre z programów księgowych pomagają w przygotowaniu deklaracji podatkowych oraz spełnieniu wymogów HMRC i IRS.
- Dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań można znacząco zredukować liczbę błędów wynikających z czynnika ludzkiego.
- W jednym scentralizowanym systemie można uzyskać dostęp do wielu funkcji księgowych, w tym importu transakcji, portalu darowizn, potwierdzeń płatności, uzgodnień bankowych, budżetowania, drukowania czeków, śledzenia obietnic darowizn itp.
Po omówieniu kluczowych aspektów oprogramowania księgowego dla organizacji non-profit, jego funkcjonalności oraz korzyści, zaprezentuję listę popularnych, prostych w obsłudze i niezawodnych narzędzi do księgowości non-profit:
Wave Accounting
Wave Accounting to idealne rozwiązanie księgowe dla małych lub rozwijających się organizacji charytatywnych. Umożliwia samodzielne prowadzenie księgowości, eliminując koszty związane z zatrudnianiem dodatkowego personelu. Ponadto, jest proste w obsłudze i działa online, w popularnych przeglądarkach internetowych.
Od fakturowania po wypłaty – wszystko to dostępne jest w jednej, intuicyjnej aplikacji internetowej. Do najważniejszych cech należą:
- Dzięki fakturowaniu online, zapomnisz o problemach z odzyskiwaniem płatności od fundacji i darczyńców.
- Darczyńcy mogą łatwo i bezpiecznie dokonywać wpłat na rzecz organizacji charytatywnej za pośrednictwem panelu płatności online.
- Panel płatności akceptuje karty debetowe, kredytowe, Apple Pay oraz bezpośrednie przelewy bankowe.
- W łatwy sposób można śledzić darowizny i ich wykorzystanie.
- Moduł księgowy przygotowuje raporty podatkowe w odpowiednim formacie dla różnych deklaracji podatkowych.
- Moduł bankowy łączy konto bankowe z księgami rachunkowymi, co ułatwia rozliczenia.
Narzędzie oferuje bezpłatne usługi w zakresie fakturowania, księgowości i bankowości. Niewielka opłata pobierana jest jedynie za płace i płatności.
MoneyMinder
MoneyMinder to proste oprogramowanie księgowe, które oferuje funkcje umożliwiające szybkie zarządzanie działalnością charytatywną. Jest na tyle intuicyjne, że z jego funkcji mogą korzystać również wolontariusze bez doświadczenia w księgowości, pozwalając zaoszczędzić na kosztach związanych z zatrudnieniem księgowych. Narzędzie to jest pozbawione skomplikowanych funkcji oprogramowania skarbnika, co czyni je jeszcze bardziej dostępnym.
Warto zwrócić uwagę na następujące cechy narzędzia:
- Moduł Księgowość, umożliwiający zarządzanie rejestrami bankowymi, transakcjami, rozliczeniami, raportami i przelewami.
- Śledzenie pozyskiwania funduszy, zwrotów i płatności z możliwością szybkiego przesyłania tych informacji do interesariuszy drogą mailową.
- Możliwość tworzenia budżetów i prognozowania wydatków w oparciu o działania charytatywne i ich kategorie.
- Moduł Biblioteki Dokumentów, przechowujący rachunki, formularze, zapisy, inne dokumenty oraz szablony rozliczeń podatkowych.
- Przygotowywanie rocznych raportów, przeprowadzanie audytów oraz obliczanie sum dla formularza 990EZ.
Oprogramowanie oferuje darmową subskrypcję dla podstawowych zadań, takich jak śledzenie dawców, zarządzanie grupami i kalendarze. Dostęp do pełnego zestawu funkcji dla organizacji non-profit wymaga subskrypcji Pro.
Zoho Books
Zoho Books to wszechstronne oprogramowanie księgowe, dedykowane dla organizacji non-profit o dowolnej wielkości. Jest elastyczne i skalowalne, dzięki czemu nadaje się zarówno dla nowych fundacji, jak i dla globalnych organizacji non-profit, oferując funkcje i modele cenowe dostosowane do potrzeb każdej z nich.
Uruchomienie organizacji non-profit z pomocą tego narzędzia jest proste i szybkie, co oznacza, że rzadko potrzebny jest dedykowany księgowy lub specjalista ds. rachunkowości. Intuicyjny interfejs użytkownika (UI) i bezpłatny zespół wsparcia pozwalają na szybkie rozwiązywanie wszelkich problemów, które mogą się pojawić podczas pracy z oprogramowaniem.
Księgowanie funduszy w Zoho Books jest łatwe i intuicyjne, co pozwala skupić się na grantach, darowiznach i wydarzeniach. Aplikacja efektywnie zarządza wszystkimi przychodzącymi środkami z darowizn i kategoryzuje je.
Aplos
Aplos to kolejne solidne narzędzie do rachunkowości non-profit, które wspiera ponad 40 000 organizacji charytatywnych w utrzymaniu statusu organizacji non-profit i zwolnieniu z podatków.
Poniżej przedstawiam kluczowe funkcje tego pakietu internetowego dla organizacji non-profit:
- Autentyczna księgowość funduszy.
- Elastyczny plan kont.
- Monitorowanie przychodów, dotacji i darowizn.
- Budżetowanie działań charytatywnych w oparciu o tagi lub fundusze.
- Tworzenie spersonalizowanych raportów finansowych dla działów, kampanii i projektów.
- Eksport plików ACH.
- Alokacja wydatków i przychodów.
- Śledzenie środków trwałych.
- Raporty dla Formularzy 990.
Oprócz kompleksowego rozwiązania księgowego online, dostępnego za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub telefonu komórkowego, Aplos oferuje również usługi księgowe dla organizacji non-profit. Możesz skorzystać z usług na żądanie, gdy potrzebujesz pomocy w przetwarzaniu skomplikowanych kont lub deklaracji podatkowych. Zespół księgowy oferuje dokładne zapisy, lepsze sprawozdania finansowe i uproszczone rozwiązania.
Aplos oferuje trzy plany subskrypcji z 15-dniowym okresem próbnym: Aplos Lite, Aplos Core+, Aplos Core i Advanced Accounting.
Accounting Seed
Accounting Seed to kolejna rozbudowana platforma księgowa dla organizacji non-profit. Narzędzie zostało zaprojektowane specjalnie z myślą o potrzebach tego sektora i jest proste w obsłudze. Dodatkowo, umożliwia przeszkolenie wolontariuszy, co pozwala zredukować koszty związane z zatrudnieniem dodatkowego personelu.
Najważniejsze cechy tego narzędzia to:
- Zarządzanie księgowością funduszy w wielu walutach.
- Zarządzanie wieloma kampaniami pozyskiwania funduszy, grantami i darczyńcami.
- Możliwość działania z wielu lokalizacji.
- Zarządzanie więcej niż jedną organizacją charytatywną w ramach jednego scentralizowanego narzędzia.
- Raportowanie bez kodu.
- Szybkie zamknięcia miesiąca i roku.
- Pakiet sukcesu dla organizacji non-profit Salesforce (NPSP).
Ty i Twój zespół macie pełną kontrolę i nadzór nad cyklem zarządzania finansami. Ponadto niektóre funkcje umożliwiają przeglądanie sprawozdań finansowych, raportów darowizn i rozliczeń podatkowych w czasie rzeczywistym. W ten sposób możesz szybko reagować na potrzeby darczyńców i organów przyznających pomoc, a tym samym zwiększyć efektywność pozyskiwania środków.
Akaunting
Akaunting to popularne narzędzie księgowe dla freelancerów i małych firm. Jako mała organizacja non-profit możesz wypróbować to oprogramowanie, jeśli chcesz obniżyć koszty, jednocześnie przestrzegając rygorystycznych zasad dotyczących fundacji charytatywnych.
Główne funkcje, które mogą być przydatne dla organizacji charytatywnej to:
- Pulpit nawigacyjny dla wszystkich kont.
- Usługi bankowe i rozliczenia.
- Niestandardowe raporty dla wypełnień podatkowych, takie jak Formularz 990.
- Kategoryzowanie transakcji.
- Śledzenie wydatków.
Bezpłatna subskrypcja zapewnia dostęp do 1 profilu użytkownika i 1 profilu księgowego, a także do darmowego kalendarza rozliczeniowego, wsparcia społeczności oraz aktualnych kursów walut. Jeśli natomiast potrzebujesz bardziej rozbudowanych funkcji, możesz wykupić plan Premium Cloud, który oferuje nielimitowaną liczbę kont i pełny zakres funkcji oprogramowania Akaunting.
Podsumowanie
Oprogramowanie księgowe dla organizacji non-profit to nieocenione wsparcie w zarządzaniu zasobami. Ułatwia także składanie wymaganych deklaracji podatkowych, pomagając w utrzymaniu statusu organizacji zwolnionej z opodatkowania.
Wybierz jedno z przedstawionych narzędzi i upewnij się, że Twoja organizacja działa zgodnie z lokalnymi i międzynarodowymi przepisami.
Możesz być również zainteresowany Zoho Payroll, który służy do obsługi list płac w organizacjach non-profit i for-profit.