7 najlepszych programów do zarządzania drukiem dla firm

Czy zmagasz się z problemami związanymi z drukowaniem w pracy, takimi jak niekompatybilność urządzeń, kwestie bezpieczeństwa, wysokie koszty i marnowanie papieru? Czas pozbyć się tych kłopotów! Wypróbuj specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania drukiem, które pomoże Ci zredukować wydatki i zwiększyć satysfakcję pracowników oraz użytkowników.

W dzisiejszych czasach zarządzanie drukiem staje się coraz ważniejsze. Firmy i punkty usługowe starają się obniżyć koszty działalności, aby zwiększyć swoje zyski. Oprócz tego, systemy zarządzania drukiem stanowią istotny element ochrony poufnych danych firmowych przed niepowołanymi osobami. Znalezienie odpowiedniego oprogramowania nie jest jednak łatwe i wymaga gruntownego rozeznania.

Zapraszamy do lektury, aby dowiedzieć się więcej o zarządzaniu drukiem oraz o najlepszych rozwiązaniach dostępnych na rynku. Zaoszczędź czas, który musiałbyś poświęcić na samodzielne poszukiwania.

Czym jest zarządzanie drukiem?

Zarządzanie drukiem to zespół działań, takich jak monitorowanie drukarek, śledzenie urządzeń, kontrola wydruków, zabezpieczanie poufnych informacji, optymalizacja kosztów drukowania oraz analiza danych. Nowoczesne oprogramowanie łączy te wszystkie funkcje w jedno spójne rozwiązanie.

Zarówno startupy, jak i małe i średnie przedsiębiorstwa korzystają z podstawowych narzędzi do zarządzania drukiem. Z kolei duże firmy często wdrażają zaawansowane rozwiązania, działające lokalnie lub w chmurze, aby kompleksowo zarządzać procesem drukowania na skalę globalną.

Korzyści z zarządzania drukiem

Poniżej przedstawiamy najważniejsze powody, dla których warto zainwestować w system zarządzania drukiem:

#1. Redukcja kosztów drukowania

Wydatki na drukarki, tusze i papier generują ogromne roczne koszty. Badania pokazują, że dzięki systemom zarządzania drukiem można znacznie ograniczyć niepotrzebne wydruki i tym samym zredukować koszty.

#2. Ochrona poufnych dokumentów

Niedopuszczalne jest, aby pracownicy swobodnie drukowali wrażliwe dokumenty biznesowe. Niezbędne jest dokumentowanie procesu drukowania tajnych plików, by zagwarantować właściwą odpowiedzialność za ich bezpieczne zniszczenie po zakończeniu pracy. Oprogramowanie do zarządzania drukiem umożliwia skuteczną ochronę danych.

#3. Usprawnienie procesu drukowania

Przełożeni często obserwują sytuacje, gdy pracownicy tracą czas w kolejkach do odbioru wydruków. Poprzez optymalizację procesu drukowania można uniknąć takich nieefektywnych sytuacji. Pracownicy z pewnością docenią takie usprawnienia.

#4. Drukowanie zdalne

Dzięki systemom zarządzania drukiem w chmurze, osoby pracujące zdalnie mogą przesyłać dokumenty do druku, a następnie odbierać je w siedzibie firmy. Ponadto, te rozwiązania zapewniają bezpieczeństwo danych poprzez szyfrowanie przesyłanych pakietów.

#5. Ograniczenie marnotrawstwa papieru

Produkcja papieru wiąże się z wycinką drzew, co negatywnie wpływa na środowisko naturalne. Wdrożenie systemu zarządzania drukiem pozwala skutecznie kontrolować zużycie papieru i chronić przyrodę.

Zapoznajmy się teraz z najlepszym oprogramowaniem do zarządzania drukiem dostępnym na rynku.

PaperCut

Jeśli chodzi o efektywne narzędzia do zarządzania drukiem dla firm różnej wielkości, PaperCut jest jednym z czołowych graczy na rynku. To oprogramowanie i jego usługi w chmurze pomagają firmom w redukcji strat, a także zapewniają bezpieczeństwo danych podczas drukowania poufnych dokumentów.

PaperCut sprawia, że proces drukowania staje się prosty i przyjemny. W dzisiejszych czasach pracownicy używają wielu urządzeń, takich jak smartfony, tablety, Chromebooki i laptopy. Dla administratorów IT może być trudne zapewnienie, że wszystkie sterowniki są gotowe do bezproblemowego drukowania na tak wielu różnych urządzeniach.

PaperCut skutecznie rozwiązuje ten problem, oferując łatwe w użyciu usługi, takie jak wysyłanie zadań drukowania do jednej kolejki i odbieranie ich z dowolnej drukarki, a także wspólny ekran dotykowy MFD dla różnych modeli drukarek.

Za pomocą tego oprogramowania można również wdrożyć zaawansowane funkcje bezpieczeństwa druku. PaperCut stosuje trójstopniową ochronę druku:

• Zabezpiecza infrastrukturę druku, umożliwiając kontrolowanie tego, kto i co może drukować.
• Podczas procesu drukowania można korzystać z uwierzytelniania dwuskładnikowego i bezpiecznego zwalniania kopii za pomocą kart.
• Po wydrukowaniu dokumentu, w celu zabezpieczenia poufnych danych, można użyć znaków wodnych, ścieżek audytu, podpisów cyfrowych i archiwizacji wydruków.

PaperCut oferuje również bezpłatne narzędzia, takie jak PaperCut Mobility Print (alternatywa dla Google Cloud Print), QRdoc do stemplowania dokumentów oraz PaperCut Views do analizy druku.

Print Conductor

Z pomocą Print Conductor możesz drukować ponad 90 różnych rodzajów dokumentów bez potrzeby ich otwierania. Oprogramowanie cechuje szybki i niezawodny mechanizm drukowania oraz intuicyjny interfejs do drukowania wsadowego. Dodatkowo, możesz sortować dokumenty, przeglądać je przed drukiem, monitorować zadania wsadowe i szybko zmieniać ustawienia drukowania, a wszystko to z poziomu jednej aplikacji.

Narzędzie obsługuje wszystkie nowoczesne drukarki w sieciach lokalnych, rozległych i chmurowych. Oprócz drukarek fizycznych, Print Conductor umożliwia zarządzanie zadaniami drukowania na drukarkach wirtualnych, takich jak drukarki PDF i OneNote.

Podobnie jak konkurencyjne rozwiązania, Print Conductor posiada moduł analizy druku. Pomaga on oszacować zapotrzebowanie na papier i tusz przed rozpoczęciem dużych zadań drukowania wsadowego. Dane te dostępne są w sekcji Raport szczegółowy i Raport.

Print Manager Plus 9.0

Print Manager Plus 9.0 wprowadza nowy wymiar w zarządzaniu drukiem, oferując firmom niezrównaną kontrolę, dostęp i wgląd w ich procesy drukowania. Twórcy tego oprogramowania przez dziesięciolecia dopracowywali swój produkt w oparciu o doświadczenia wielu firm.

Jest to nowoczesne oprogramowanie, które oferuje najlepsze wsparcie i technologię dla użytkowników. Wdrażając je w swojej organizacji, możesz obniżyć koszty materiałów eksploatacyjnych, zredukować marnotrawstwo papieru oraz uzyskać szczegółowe informacje o druku w różnych działach.

Oto niektóre z wyjątkowych funkcji Print Manager Plus 9.0:

• Administrator IT może na bieżąco monitorować zadania drukowania użytkowników, stacji roboczych, drukarek, sieci i kosztów.
• Stacja wydawania z dowodem osobistym lub systemem płatności usprawnia proces drukowania w biurze lub drukarni.
• Ustawienia limitów i budżetów pozwalają zaoszczędzić pieniądze, ograniczając drukowanie w zależności od użytkownika, stacji roboczej lub drukarki.

Print Manager Plus 9.0 promuje również politykę przyjazną dla środowiska. Oprogramowanie pomaga ograniczyć marnotrawstwo tuszu, energii i papieru, co z kolei zmniejsza ślad węglowy firmy.

uniFLOW

Kolejnym narzędziem do przejęcia kontroli nad infrastrukturą drukowania w miejscu pracy jest uniFLOW. Duże organizacje i firmy poligraficzne, które korzystają z zaawansowanych urządzeń drukujących różnych producentów, takich jak Canon, Xerox, Epson, Brother czy Konica Minolta, używają tego oprogramowania do zarządzania drukowaniem, skanowaniem i dokumentami.

uniFLOW oferuje aplikacje do zarządzania drukiem zarówno lokalnie, jak i w chmurze. Oba te rozwiązania działają jako zintegrowany portal do skanowania, drukowania i zarządzania urządzeniami, zapewniając bezpieczeństwo i prostotę obsługi.

Funkcje bezpiecznego drukowania i uniwersalny sterownik to wyróżniki uniFLOW. Technologia bezpiecznego druku umożliwia przypisanie każdemu pracownikowi indywidualnego konta. Użytkownicy muszą aktywować wydruk za pomocą własnego identyfikatora lub kodu PIN, a sam odbiór wydruku jest możliwy tylko przy urządzeniu.

Uniwersalny sterownik zapewnia, że aplikacja obsługuje różnorodne urządzenia i maszyny drukujące. Użytkownicy mogą wysyłać zadania drukowania do dowolnej drukarki sieciowej, korzystając z komputerów, telefonów komórkowych i laptopów.

UniPrint InfinityCloud

UniPrint InfinityCloud to popularne rozwiązanie do zarządzania drukiem i wirtualnym interfejsem pulpitu (VDI) w przedsiębiorstwach. Dzięki swojej niezależności od dostawcy, oprogramowanie bezproblemowo współpracuje ze wszystkimi nowoczesnymi drukarkami i urządzeniami komputerowymi.

UniPrint jest idealnym rozwiązaniem zarówno dla startupów, jak i dużych międzynarodowych korporacji. Firma oferuje również specjalistyczne usługi, dostosowane do potrzeb branż takich jak bankowość i finanse, ubezpieczenia, dostawcy usług zarządzanych (MSP), dostawcy usług w chmurze, rząd, organizacje pozarządowe (NGO) i opieka zdrowotna.

Najważniejsze funkcje UniPrint obejmują elastyczny model rozliczeń, drukowanie bezserwerowe, analitykę druku, śledzenie drukowania, drukowanie z dowolnego miejsca oraz drukowanie bezdotykowe.

PrinterAdmin

Warto również rozważyć PrinterAdmin, jeśli poszukujesz wygodnego rozwiązania do zarządzania drukiem dla instytucji edukacyjnej lub firmy. To narzędzie pozwala na monitorowanie wszystkich aspektów procesu drukowania, w tym użytkowników, drukarek, stacji roboczych i obciążeń.

Oprogramowanie jest również wyposażone w narzędzie do analizy druku, które dostarcza informacji o ilości wydruków, zużyciu tuszu oraz całkowitych kosztach drukowania w firmie.

PrinterAdmin oferuje dostęp do następujących zaawansowanych funkcji:

• Print Job Manager, umożliwiający konfigurację ustawień drukowania, tworzenie kont, instalowanie sterowników itp.
• Stacja wydawania dokumentów, która minimalizuje straty i podnosi poziom bezpieczeństwa, zwalniając wydruk tylko w obecności użytkownika.
• Narzędzie Print Watermarking, pozwalające na dodawanie znaków wodnych do wydruków.

Wszystkie aplikacje dostępne są w ramach 30-dniowej wersji próbnej. Zachęcamy do skorzystania z okresu testowego, aby ocenić, czy dane rozwiązanie spełnia potrzeby Twojej firmy.

Print Tracker Pro

Print Tracker Pro charakteryzuje się prostą instalacją, która umożliwia rozpoczęcie zarządzania drukiem w ciągu kilku minut. Dzięki prostej konfiguracji i obsłudze, Twoi pracownicy lub klienci mogą cieszyć się najwyższym poziomem komfortu.

Jest to inteligentne rozwiązanie do zarządzania drukiem, które bez problemu współpracuje ze wszystkimi rodzajami nowoczesnych drukarek i urządzeń komputerowych, minimalizując przestoje spowodowane instalacją sterowników lub brakiem obsługi danego sprzętu.

System śledzenia dostarcza szczegółowych informacji dotyczących drukowania, takich jak poziomy tonera, liczniki, liczby stron, instalacje drukarek i alerty serwisowe. Możesz również ustawić, aby narzędzie automatycznie wysyłało przypomnienia o uzupełnieniu tuszu lub uwzględniało odczyty z drukarek na fakturach.

Podsumowanie

Powyżej przedstawiliśmy wybrane, popularne i gotowe do wdrożenia oprogramowanie do zarządzania drukiem. Aplikacje te mogą być z powodzeniem stosowane w biurach domowych, firmach, sklepach, wydawnictwach i punktach ksero.

Jeśli interesuje Cię ten temat, zachęcamy również do zapoznania się z naszym artykułem o najlepszych narzędziach do konwersji stron internetowych do formatu PDF, co pomoże Ci zaoszczędzić pieniądze, unikając drukowania tam, gdzie to możliwe.