Metoda OKR (cele i kluczowe rezultaty) pomaga pracownikom w zharmonizowaniu działań z długofalową wizją i zamierzeniami przedsiębiorstwa.
Wyznaczanie konkretnych, mierzalnych celów wspomaga zespoły i poszczególne osoby w koncentracji na najważniejszych zadaniach.
Siłą dobrze opracowanych szablonów OKR jest to, że umożliwiają one pracownikom osiąganie realnych postępów i utrzymują ich motywację na wysokim poziomie.
W niniejszym artykule przeanalizujemy popularne platformy oprogramowania, które oferują szablony OKR, ułatwiające proces śledzenia postępów w realizacji celów.
Czym są OKR?
OKR, czyli Cele i Kluczowe Wyniki, to system, który tworzy wizualne i sprzyjające współpracy środowisko. Umożliwia on zespołom swobodne dyskusje, ustalanie priorytetów i wspólne monitorowanie postępów w realizacji wyznaczonych celów.
Innymi słowy, OKR to struktura, która mobilizuje organizację do osiągania wyznaczonych celów. Metoda ta podnosi wydajność, koncentrując wysiłki na priorytetowych zadaniach, nie zaniedbując jednocześnie tych o niższym znaczeniu.
OKR odgrywają istotną rolę w rozwoju firmy, wpływając na zwiększenie koncentracji i kierując proces ciągłego doskonalenia we właściwym kierunku. Zanim jednak przejdziemy do analizy, dlaczego OKR są niezbędne dla firm, warto je lepiej zrozumieć.
Dlaczego OKR są ważne dla biznesu?
Ustalanie i realizacja OKR może przynieść szereg korzyści zarówno pracownikom, jak i zespołom oraz całej organizacji. Oto kilka z nich:
Wyznaczanie celów: OKR to skuteczny sposób na ujednolicenie procesu wyznaczania celów w ramach całej firmy lub zespołu.
Zwiększanie zaangażowania: Wydajność członków zespołu może być mierzona za pomocą narzędzi do śledzenia postępów, cotygodniowych raportów i ocen. System ten pozwala nagradzać osoby osiągające dobre wyniki oraz szkolić te, które radzą sobie gorzej.
Monitorowanie wydajności: Pomaga to w identyfikacji kluczowych informacji, które każdy członek zespołu powinien uwzględnić, takich jak harmonogramy i status projektu. Uzyskaj aktualny wgląd w postępy zespołu w realizacji ważnych inicjatyw.
Elastyczność: OKR wspierają metodykę zwinną. Przygotowują członków zespołu do adaptacji do dynamicznego środowiska pracy i reagowania na szybko zmieniające się warunki, umożliwiając jednocześnie sprawną współpracę.
Rozwój: Dzięki jasnemu ustalaniu i regularnemu przeglądaniu OKR, organizacja ma możliwość uczenia się na błędach i ciągłego doskonalenia umiejętności w zakresie wyznaczania celów.
Dodatkowo, posiadanie OKR zapewnia większą przejrzystość i koncentrację, co motywuje pracowników do szybszego osiągania celów. Wspiera to kulturę odpowiedzialności, która pomaga dostosować indywidualne cele do ogólnych celów firmy.
Jak stworzyć szablon OKR?
Proces tworzenia OKR od podstaw składa się z szeregu kroków wykonywanych w ustrukturyzowany sposób. Szablon OKR może przyjąć formę arkusza kalkulacyjnego, dokumentu tekstowego lub projektu graficznego.
Na początku należy w szablonie umieścić priorytetowe cele, które są zgodne z wizją firmy. Następnie określić kluczowe rezultaty, które wskażą, czy przybliżamy się do osiągnięcia tych celów. Wyznaczać cele, które będą mierzalne, aby zapewnić efektywniejsze śledzenie postępów.
Następnie należy udostępnić arkusz/dokument OKR kadrze kierowniczej i członkom zespołów. Warto skonsultować się z nimi w celu udoskonalenia OKR na podstawie ich uwag i sugestii.
Regularnie dokonuj przeglądu celów i monitoruj postępy menedżerów i członków zespołu. Aktualizuj OKR, aby sprostać zmieniającym się wymaganiom i zapewnić ich zgodność z celami wyższego rzędu.
Czym są szablony OKR?
Szablony OKR to gotowe wzorce, które są wykorzystywane przez firmy, które dopiero zaczynają stosować tę metodę. Są to swego rodzaju przewodniki, które ułatwiają podjęcie decyzji dotyczących celów zespołu i kluczowych wyników do osiągnięcia.
Korzystając z prostego szablonu OKR, można w łatwy sposób planować, monitorować i wizualizować swoje cele. Pomaga on w ujednoliceniu procesu wyznaczania celów i stanowi punkt odniesienia dla wszystkich członków zespołu. Szablony OKR upraszczają również proces śledzenia postępów firmy w realizacji celów w jednym, centralnym miejscu.
Korzystanie z szablonu pozwala zaoszczędzić czas i nakład pracy. Zamiast zaczynać od zera co kwartał, wystarczy skopiować szablon i wypełnić odpowiednie pola. Po wprowadzeniu wszystkich szczegółów można udostępnić cele interesariuszom firmy i prezentować postępy w czasie rzeczywistym.
Szablony OKR są nie tylko łatwe w edycji, ale także można je modyfikować w przypadku zmiany priorytetów. Do swoich OKR można dołączać różne dokumenty, takie jak arkusze kalkulacyjne, wykresy, prezentacje, zdjęcia i filmy.
Przeanalizujmy kilka najlepszych narzędzi do tworzenia szablonów OKR, które mogą pomóc w opracowaniu strategii na kolejne kwartały, z uwzględnieniem bardziej elastycznych metod pracy.
Atlassian
Atlassian to firma z branży oprogramowania, która opracowuje platformy do zarządzania procesami tworzenia oprogramowania. Jest ona wykorzystywana przez przedsiębiorstwa do zarządzania projektami i współpracy między zespołami.
Atlassian jest znany z narzędzi do tworzenia oprogramowania, takich jak Jira, Confluence, Bitbucket i Trello.
Można rozpocząć od stworzenia strony Confluence dla każdego celu. W tym miejscu można zamieścić cel, kluczowe wyniki i inne szczegółowe informacje dotyczące planów. Następnie umieścić tablice Jira lub Trello na stronie Confluence, aby móc śledzić postępy.
Przekaż OKR swoim zespołom, przydzielając im zadania i podzadania, które są zgodne z kluczowymi wynikami. Użyj strony Confluence, aby monitorować postępy i dzielić się nimi z innymi członkami zespołu.
Smartsheet
Smartsheet to platforma do zarządzania projektami oparta na chmurze, która umożliwia organizacjom i zespołom współpracę przy działaniach projektowych. Wśród jej funkcji znajdują się widoki pulpitu nawigacyjnego, przepływy pracy, raporty i narzędzia do planowania.
Będąc platformą do planowania i harmonogramowania projektów, oferuje ona szereg szablonów OKR do jasnego określania celów i monitorowania postępów. Szablony dostępne są w formatach Excel, Word, PDF i Arkuszy Google, co ułatwia ich dostosowywanie i udostępnianie zespołom.
Smartsheet kategoryzuje szablony w zależności od etapu realizacji projektu. Na przykład, zaczyna się od szablonu dokumentu, gdzie można dodać harmonogramy, cele i powiązane kluczowe wyniki. Następnie oferowany jest szablon śledzenia OKR do monitorowania postępów i definiowania ról dla członków zespołu.
Po określeniu celów należy wykorzystać szablony raportów i recenzji, aby przeanalizować planowane wyniki, bieżące postępy i osiągnięty rezultat. Te szablony Smartsheet stanowią doskonały punkt wyjścia, jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z OKR.
Miro
Miro to narzędzie do wizualnej współpracy, które wspiera zdalne zespoły w realizacji codziennych zadań. Jest to bezpłatna, łatwa w obsłudze wirtualna tablica oferująca wiele funkcji, takich jak karteczki samoprzylepne, emotikony, kształty i anonimowe głosowanie.
Oprócz szablonów tablic, Miro udostępnia również bezpłatne szablony OKR, które pomagają w ustalaniu celów biznesowych. Korzystanie z nich usprawnia proces wyznaczania celów, poprawia przejrzystość i wspiera spójność w całej firmie. Szablony te są konfigurowalne i służą do definiowania celów, kluczowych wyników i planów działania.
Aby uzyskać dostęp do szablonów Miro, przejdź do Galerii szablonów Miro i wybierz szablon OKR z dostępnej biblioteki. Po wybraniu szablonu można rozpocząć jego personalizację, dodając cele, kluczowe wyniki i inne elementy.
Dzięki funkcjom wizualnym Miro, możesz oznaczyć kolorami różne części szablonu OKR, aby na pierwszy rzut oka zobaczyć, który zespół jest odpowiedzialny za dany kluczowy wynik. Jest to idealne narzędzie do współpracy zespołowej na odległość.
HubSpot
HubSpot to jedna z najpopularniejszych platform marketingowych, która ułatwia efektywną komunikację. Jest to raczej platforma CRM, która łączy działania e-mailowe i reakcje klientów. Hubspot jest ceniony za łatwy w obsłudze system zarządzania treścią, centrum sprzedaży, centrum usług, strony docelowe, szablony i funkcje generowania leadów.
Podobnie jak w przypadku innych szablonów marketingowych, Hubspot oferuje bezpłatne szablony OKR, które można pobrać w formacie PDF, Excel lub Arkuszy Google. Korzystając z gotowego szablonu OKR Hubspot, możesz wprowadzić cele wraz z powiązanymi z nimi kluczowymi wynikami w ciągu kilku minut.
Asana
Asana to oprogramowanie do zarządzania projektami, które jest używane przez przedsiębiorstwa do śledzenia zadań i projektów w czasie rzeczywistym. Jest to również świetne narzędzie do zarządzania OKR i monitorowania postępów w realizacji celów firmy.
Tworzenie szablonu OKR w Asanie polega na definiowaniu celów. Za pomocą Asana Goals można opracowywać projekty, wyznaczać kamienie milowe i łączyć je z priorytetami organizacji. Można rozpocząć od utworzenia celów firmowych, a następnie przejść do tworzenia celów zespołowych.
Po ustaleniu celów można podzielić się nimi z interesariuszami i menedżerami. Liderzy zespołów mogą dalej dostosowywać priorytety za pomocą filtrów, przypisywania okresów i statusu śledzenia. Poszczególni członkowie zespołu mogą sprawdzać swoje cele, przechodząc do zakładki „Moje cele” w Asanie.
Mooncamp
Mooncamp to platforma OKR przeznaczona dla elastycznych zespołów, które koncentrują się na celach. Umożliwia ona automatyzację przepływów pracy w jednym środowisku roboczym, obejmując elastyczne cele, cotygodniowe raporty i inne funkcje.
Jeśli nie masz doświadczenia w korzystaniu z systemu OKR, możesz zacząć od bezpłatnego szablonu OKR Excel firmy Mooncamp. Jest on intuicyjny, łatwy do wypełnienia i można go dostosować do potrzeb konkretnej firmy. Jest używany przez firmy i zespoły niezależnie od wielkości i branży.
Rozpocznij od pobrania szablonu OKR Excel i otwórz go w Microsoft Excel lub korzystaj z wersji dostępnej w Arkuszach Google. Udostępnij dostęp do arkuszy swoim kolegom z zespołu i kliknij zakładkę „Pierwsze kroki”, która poprowadzi cię przez szablon monitorowania OKR Mooncamp.
W drugiej zakładce zobaczysz pulpit nawigacyjny OKR, który zbiera dane z różnych arkuszy zespołów. Możesz również śledzić cotygodniowe raporty w zakładce „Raporty”. Na koniec, cele i kluczowe wyniki możesz uporządkować w odpowiednich zakładkach przypisanych do poszczególnych zespołów.
Mural
Mural to platforma do wizualnej współpracy, która jest wykorzystywana do planowania produktów i strategii. Można w niej w atrakcyjnej wizualnie formie przedstawić metodologie takie jak design thinking i agile.
Za pomocą szablonu OKR Mural możesz zdefiniować cele i kluczowe wyniki w ramach dwóch sesji planowania. Aby uzyskać dostęp do szablonu OKR Mural, należy założyć konto i zalogować się do aplikacji. Następnie, wyszukaj „Biblioteki szablonów”, aby uzyskać dostęp do szablonów.
Po wybraniu szablonu OKR dostosuj go do swoich potrzeb. Można dodawać pola tekstowe, karteczki samoprzylepne i inne elementy. Współpracuj z członkami zespołu, zapraszając ich do edycji szablonu i udziału w dyskusji na temat OKR.
W miarę postępów zespołu w realizacji celów, można używać elementów wizualnych Muralu, takich jak etykiety, aby wskazać ukończenie zadań. Kontynuuj przegląd wyników swojego zespołu, wprowadzaj niezbędne poprawki i powtarzaj kluczowe wyniki.
Figma
Figma to popularna, rozwijająca się platforma „wszystko w jednym” do projektowania, prototypowania, opracowywania i tworzenia schematów blokowych, które są wykorzystywane w planowaniu strategicznym. Platforma posiada intuicyjny i łatwy w obsłudze interfejs, który pomaga tworzyć prototypy dowolnych projektów i udostępniać je zespołowi bez konieczności pisania kodu.
Dzięki platformie FigJam firmy Figma zespoły mogą tworzyć lepsze produkty, harmonizując decyzje, definiując pomysły i przyspieszając pracę. Platforma oferuje szereg funkcji umożliwiających lepsze planowanie strategiczne, od dodawania pomysłów podczas burzy mózgów po tworzenie elastycznych przepływów pracy.
Użytkownik otrzymuje wiele gotowych szablonów do tworzenia przepływów pracy bez konieczności rozpoczynania od zera. Szablon OKR firmy FigJam pomaga opracować listę celów i kluczowych wyników dla zespołu produktowego.
Aby rozpocząć, przejrzyj dostępne szablony OKR firmy Figma i wybierz ten, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Skopiuj szablon i dostosuj go, dodając cele i kluczowe wyniki. Zaproś członków zespołu do udziału w dyskusji na temat OKR i śledź ich postępy za pomocą znaczników wyboru i pasków postępu.
Skuteczniejsza strategia na wyciągnięcie ręki
Metoda OKR jest stosowana we wszystkich branżach i działach, takich jak IT, rozwój produktów, marketing, finanse i HR, w celu efektywnej współpracy nad projektami i osiągania założonych celów. Należy jednak pamiętać, że OKR różnią się od KPI.
Gotowe szablony OKR umożliwiają szybsze ustalanie celów firmy bez konieczności korzystania z zaawansowanych narzędzi programistycznych. System OKR promuje wspólne zrozumienie celów i zachęca do otwartej komunikacji, co przekłada się na lepszą współpracę w zespole.