Specjaliści działów personalnych stają przed wyzwaniem poruszania się po rozbudowanym środowisku zarządzania zasobami ludzkimi. Poszukują innowacyjnych strategii, które usprawnią procesy i wzmocnią pozycję zatrudnionych zespołów.
Właśnie tutaj swoje zastosowanie znajduje platforma People Ops, która zmienia sposób, w jaki działają specjaliści HR. W niniejszym przewodniku przyjrzymy się czołowym platformom People Ops, dogłębnie analizując ich funkcje, atuty i użyteczność.
Czym jest People Ops i dlaczego ma znaczenie dla firmy?
People Ops, czyli Dział Operacji Personalnych, to funkcja biznesowa, która stawia dobrostan pracowników na pierwszym miejscu. Stanowi część szerszego zakresu HR, ale People Ops obejmuje bardziej kompleksowy zestaw obowiązków.
Dotyczy wszelkich działań mających na celu optymalizację produktywności pracowników, od rekrutacji aż po moment zakończenia zatrudnienia.
Do podstawowych obowiązków People Ops w firmie należą:
- Unowocześnianie i digitalizacja przestarzałych, biurokratycznych systemów HR, takich jak systemy płacowe i śledzenia kandydatów.
- Promowanie podejścia zorientowanego na klienta, traktowanie pracowników jako klientów wewnętrznych i zwiększanie ich zadowolenia.
- Zapewnianie codziennego wsparcia pracownikom, odpowiadanie na ich pytania dotyczące benefitów i zasad firmy.
- Monitorowanie i analizowanie kluczowych wskaźników HR, takich jak wskaźnik rotacji i czas potrzebny na zatrudnienie, w celu uzyskania wglądu i podejmowania lepszych decyzji.
- Ułatwianie procesu wdrożenia nowych pracowników, zapewniając im niezbędne zasoby i dostęp do technologii.
Jakie korzyści People Ops przynosi organizacji?
Zyski płynące z wdrożenia People Ops można zauważyć na różnych płaszczyznach w firmie – wśród pracowników, menedżerów i całej organizacji.
Korzyści dla pracowników:
People Ops gwarantuje, że proces rekrutacji jest uczciwy, przejrzysty i dostosowany do potrzeb firmy. Skuteczne programy wdrożeniowe wspierane przez People Ops pomagają nowym pracownikom poczuć się mile widzianymi, poinformowanymi i przygotowanymi do sukcesu.
Korzyści dla menedżerów:
People Ops pełni funkcję mediatora i wspiera menedżerów w rozwiązywaniu problemów związanych z relacjami pracowniczymi, takich jak konflikty czy skargi.
Korzyści dla całej organizacji:
Dział Operacji Personalnych odgrywa istotną rolę w kształtowaniu kultury organizacyjnej i umacnianiu wizerunku firmy jako pracodawcy poprzez zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi.
Czym różni się People Ops od HR?
Istnieją zarówno podstawowe, jak i bardziej szczegółowe różnice pomiędzy działem kadr (HR) a działem operacji personalnych (People Ops). People Ops w sposób proaktywny kładzie nacisk na zaangażowanie i utrzymanie pracowników oraz strategie przywództwa i zarządzania.
Z drugiej strony, Human Resources koncentruje się na praktycznych aspektach zarządzania pracownikami, takich jak zagadnienia prawne, etyczne i strukturalne.
Przyjrzyjmy się bliżej zadaniom wykonywanym przez People Ops i HR.
Do zadań funkcjonalnych działu HR należą:
- Przyciąganie i rekrutacja najlepszych specjalistów.
- Utrzymywanie struktury organizacyjnej, w tym opisów stanowisk, hierarchii raportowania i planowania sukcesji.
- Zarządzanie zgodnością prawną z różnymi regulacjami.
- Reagowanie na uwagi i skargi pracowników.
- Tworzenie i administrowanie strukturami wynagrodzeń, aby zapewnić ich konkurencyjność.
Zadania funkcjonalne dla zespołów People Operations obejmują:
- Analizowanie danych HR w celu identyfikowania wzorców i trendów wśród pracowników.
- Wykorzystywanie narzędzi do pomiaru satysfakcji pracowników i identyfikowanie obszarów wymagających poprawy.
- Identyfikowanie wyzwań operacyjnych i proponowanie rozwiązań poprzez szkolenia lub alokację zasobów.
- Aktywne poszukiwanie zasobów w celu wzmocnienia doświadczenia pracowników, ich produktywności i uprawnień, co prowadzi do lepszego zarządzania personelem.
Teraz, gdy masz już podstawową wiedzę na temat platform People Ops, sprawdźmy dostępne alternatywy. Poniżej znajduje się lista popularnych i cenionych platform People Ops, z których korzystają firmy:
ChartHop
ChartHop wprowadza rewolucję w dziedzinie HR dzięki dynamicznej platformie do obsługi operacji personalnych. Bezproblemowe łączenie i wizualizacja danych dotyczących pracowników umożliwia organizacjom uzyskanie cennych informacji, wspieranie spójności i podejmowanie skutecznych działań.
Funkcje:
- Elastyczne raportowanie umożliwia podział danych w dowolny sposób.
- Dostęp do centralnego centrum wizualizacji danych wszystkich pracowników, dostępnego dla każdego.
- Analiza danych historycznych i modelowanie przyszłych scenariuszy przy użyciu scentralizowanego systemu danych.
- Efektywne zarządzanie kondycją i rozwojem organizacji dzięki dostępowi do bazy danych operacji personalnych.
W przeciwieństwie do tradycyjnych systemów HR, ChartHop oferuje świeże podejście, stanowiąc centralny punkt dla wszystkich codziennych programów, procesów i inicjatyw. Zaspokaja potrzeby wszystkich w organizacji, od kadry kierowniczej wyższego szczebla w działach HR i finansach, po menedżerów i pracowników na wszystkich poziomach.
Hibob
Hibob to platforma People Ops zaprojektowana z myślą o poprawie doświadczenia pracowników, odpowiadająca na potrzeby małych i średnich przedsiębiorstw. Dzięki integracji funkcji zarządzania kapitałem ludzkim (HCM), Hibob zapewnia firmom narzędzia do efektywnej rekrutacji, utrzymania i angażowania pracowników.
Platforma usprawnia podstawowe zadania, oferując konfigurowalne pulpity nawigacyjne i raporty, które przyspieszają procesy administracyjne.
Funkcje:
- Zarządzanie przelewami bezpośrednimi, w tym zakładanie i modyfikowanie danych bankowych.
- Obsługa korekt płac, umożliwiająca dostosowanie wynagrodzeń pracowników.
- Śledzenie informacji dotyczących listy płac, w tym przepracowanych godzin, potrąceń i zaliczek na podatek.
- Udostępnienie portalu pracownikom, aby mogli uzyskać dostęp do swoich danych osobowych i je aktualizować.
- Oferowanie gotowych i konfigurowalnych raportów dotyczących listy płac i danych pracowników.
Hibob umożliwia firmom budowanie relacji i wspieranie zaangażowania pracowników, niezależnie od ich lokalizacji. Platforma, wspierając kulturę współpracy, sprzyja poczuciu jedności wśród członków zespołu.
Pingboard
Pingboard to wszechstronna platforma do zarządzania personelem, specjalizująca się w tworzeniu schematów organizacyjnych. Platforma oferuje szereg zalet ułatwiających skuteczne zarządzanie zasobami ludzkimi, w tym śledzenie nowych pracowników, monitorowanie ich osiągnięć i śledzenie czasu pracy.
Funkcje:
- Brak konieczności podawania danych karty kredytowej w przypadku bezpłatnego okresu próbnego.
- Możliwość wprowadzania nieograniczonej liczby danych pracowników.
- Pracodawcy mogą stworzyć unikalny profil dla każdego pracownika.
- Funkcja schematu organizacyjnego umożliwia pracodawcom przedstawienie struktury firmy w przystępny sposób.
Ponadto Pingboard obsługuje płynną integrację z popularnymi aplikacjami HR, zwiększając swoją funkcjonalność. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i możliwościom adaptacji, Pingboard umożliwia firmom łatwe nadzorowanie i angażowanie swoich zespołów, niezależnie od ich lokalizacji.
Organimi
Organimi to nowoczesna, oparta na chmurze platforma do zarządzania personelem, z której korzysta ponad 125 000 firm na całym świecie. Dzięki wszechstronnemu zestawowi funkcji, platforma ta umożliwia firmom każdej wielkości usprawnienie projektowania organizacji, sprzedaży, planowania kont, konsultacji i procesów operacyjnych.
Funkcje:
- Tworzenie w pełni spersonalizowanych wykresów z niestandardowymi polami, kolorystyką i projektami.
- Eksportowanie wykresów do formatów PDF lub PNG.
- Udostępnianie wykresów na trzy sposoby: za pomocą publicznego linku, prywatnego zaproszenia lub osadzenia w ramce iFrame.
- Korzystanie z niezawodnych opcji drukowania, w tym obsługi ponad 50 różnych formatów stron.
- Płynna integracja wykresów z ulubionymi narzędziami.
Niezależnie od tego, czy Twoja organizacja się rozwija i potrzebuje tradycyjnego, hierarchicznego schematu organizacyjnego, czy też zespoły projektowe wymagają dynamicznego schematu macierzowego, Organimi oferuje różnorodne opcje wykresów, które zaspokoją Twoje potrzeby.
Worknice
Worknice to kompleksowa platforma People Ops, której celem jest optymalizacja i uproszczenie każdego etapu cyklu życia pracownika. Dzięki centralizacji procesów i zapewnieniu zgodności, platforma ta umożliwia firmom pielęgnowanie rozwijającej się kultury korporacyjnej, wspieranie wysokiego poziomu zaangażowania i bezproblemowy dostęp do niezbędnych zasobów HR w ramach jednej platformy.
Funkcje:
- Organizowanie i przeglądanie wcześniejszych zmian w zatrudnieniu.
- Wykorzystywanie dynamicznych pól do tworzenia inteligentnych dokumentów.
- Uproszczenie procesów zatwierdzania dokumentów i zmian w zatrudnieniu.
- Dostęp do dynamicznych schematów organizacyjnych i katalogów.
To innowacyjne rozwiązanie wykracza poza konsolidację i usprawnianie, umożliwiając organizacjom aktywowanie wspaniałego doświadczenia pracowników od momentu rozpoczęcia pracy do jej zakończenia. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi Worknice gwarantuje, że każdy może wykorzystać potencjał tej nowoczesnej platformy.
Personio
Personio to wszechstronne rozwiązanie do zarządzania personelem przeznaczone dla małych i średnich firm. Głównym celem Personio jest usprawnienie procesów HR, promowanie przejrzystości i wydajności, dzięki czemu specjaliści HR mogą poświęcić swoją uwagę najważniejszemu aspektowi: ludziom.
Funkcje:
- Łatwe zarządzanie różnymi dokumentami, takimi jak wnioski urlopowe, odcinki wypłat i formularze podatkowe.
- Bezproblemowa integracja e-formularzy i e-podpisów w celu usprawnienia procesu zatwierdzania.
- Wygodny dostęp do niezbędnych narzędzi HR zebranych w jednym pulpicie nawigacyjnym.
- Usprawniony proces integracji danych, obejmujący kompleksowe dane osobowe i informacje o wynagrodzeniu.
Zapewniając ujednoliconą platformę, która obejmuje funkcje kadrowe, rekrutacyjne i płacowe, Personio umożliwia tysiącom klientów optymalizację ich operacji. Wykorzystując technologię automatyzacji przepływu pracy w obszarze HR (People Workflow Automation), Personio otwiera nowe możliwości biznesowe.
PeopleLogic
PeopleLogic to wszechstronna platforma do zarządzania personelem, która umożliwia liderom zwiększenie wydajności, produktywności i odpowiedzialności. Oferuje szereg usług, w tym zatrudnienie na stałe, mapowanie talentów, rozwój możliwości zatrudnienia, szkolenia, outsourcing zasobów ludzkich i doradztwo.
Funkcje:
- Uzyskiwanie wglądu w osobowość pracowników dzięki zaawansowanym technikom profilowania.
- Automatyzacja i usprawnienie raportowania w celu zarządzania pracą zespołową.
- Identyfikowanie potencjalnych pracowników zagrożonych odejściem i podejmowanie proaktywnych działań.
- Monitorowanie i zwiększanie poziomu zaangażowania pracowników w celu stworzenia produktywnego środowiska pracy.
Dzięki PeopleLogic zespoły mogą skutecznie współpracować przy inicjatywach związanych z zaangażowaniem, zyskując wgląd w zagregowane dane dotyczące pracowników, zespołów i działów.
UKG
UKG wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) do usprawniania operacji personalnych, zapewniając użytkownikom różnorodne opcje wizualizacji, takie jak wykresy bąbelkowe, mapy cieplne, wykresy punktowe i inne. Ponadto możliwości sztucznej inteligencji umożliwiają menedżerom ds. zmian tworzenie harmonogramów pracowników, przy jednoczesnym skutecznym zapewnieniu zgodności dzięki automatycznym kontrolom.
Funkcje:
- Opcja interfejsu białej etykiety w celu wyświetlania logo i marki firmy.
- Konfigurowalny interfejs oparty na rolach i preferencjach użytkowników.
- Łatwa konfiguracja automatycznych przepływów pracy.
- Generowanie raportów przy użyciu wbudowanych szablonów lub tworzenie raportów niestandardowych.
Aby zapewnić przestrzeganie zmieniających się przepisów kadrowo-płacowych, UKG utrzymuje zespół ekspertów ds. zgodności, którzy stale dostarczają aktualne informacje. Ponadto przyjmuje proaktywne podejście, ostrzegając odpowiednie zespoły i pracowników w przypadku potencjalnego ryzyka naruszenia przepisów.
OrgChart
OrgChart oferuje bezproblemową integrację danych z systemów HR i systemów śledzenia kandydatów, czego efektem są atrakcyjne wizualnie i spersonalizowane schematy organizacyjne.
Funkcje:
- Automatyczne aktualizacje schematów organizacyjnych w czasie rzeczywistym.
- Dostęp do istotnych wskaźników w celu pomiaru skuteczności strategii.
- Współpraca z kluczowymi interesariuszami w celu opracowania i realizacji planu.
- Bezproblemowa integracja danych HR w celu synchronizacji bieżących planów.
Ich intuicyjne rozwiązanie usprawnia procesy HR, czyniąc je mniej skomplikowanymi, jednocześnie oferując bezkonkurencyjny wgląd w personel. Dzięki prezentowaniu cennych informacji, OrgChart pomaga w podejmowaniu strategicznych decyzji dotyczących przyszłych struktur organizacyjnych.
Eddy
Eddy to intuicyjna platforma internetowa do zarządzania personelem, dzięki której firmy mogą usprawniać i optymalizować różne procesy HR, poprawiając ogólne doświadczenie pracowników i eliminując zależność od niewygodnych papierowych systemów i arkuszy kalkulacyjnych.
Funkcje:
- Zarządzanie polityką urlopową i kalendarzem czasu wolnego.
- Użytkownicy mogą rejestrować podwyżki płac i prowadzić oddzielne notatki administracyjne.
- Przypomnienia o szkoleniach dla nowych pracowników.
- Śledzenie dat ważności licencji i ubezpieczeń.
Dzięki Eddy firmy mogą z łatwością publikować swoje ogłoszenia o pracę na wiodących portalach ogłoszeniowych i tworzyć konfigurowalne strony kariery. Firmy mogą skutecznie zarządzać przepływem pracy w procesie rekrutacji, korzystając z intuicyjnego procesu przeciągania i upuszczania kandydatów w Eddy, przy jednoczesnej automatyzacji przesyłania wiadomości do kandydatów.
Zenefits
Platforma Zenefits People Ops oferuje kompleksowy zestaw funkcji do zarządzania różnymi aspektami pracowników. Godną uwagi funkcją jest możliwość tworzenia i dostosowywania pakietów wynagrodzeń bezpośrednio w systemie. Ponadto Zenefits upraszcza proces rekrutacji, umożliwiając automatyczne generowanie listów ofertowych i przesyłanie ich do nowych pracowników.
Funkcje:
- Konfigurowalny wybór dodatków.
- Elastyczne konfiguracje pulpitu nawigacyjnego do analizy danych pracowników.
- Kompleksowy pakiet do zarządzania wydajnością.
- Wydajne funkcje śledzenia czasu wolnego w celu zarządzania polityką PTO (płatne dni wolne) firmy, w tym daty wyłączenia wniosków o urlop.
Tym, co wyróżnia Zenefits, jest jego wszechstronność w zarządzaniu pracownikami etatowymi, niezależnymi wykonawcami i freelancerami. Oznacza to, że możesz z łatwością monitorować i administrować szczegółami różnych typów pracowników w ramach jednej platformy, co ułatwia nadzór nad personelem. Gdy pracownicy dołączą do Twojej organizacji, Zenefits umożliwia im przejęcie procesu wdrażania i rejestrowanie aktualizacji.
Podsumowanie
Ocena wielkości, struktury i złożoności organizacji ma kluczowe znaczenie dla wyboru oprogramowania, które może skutecznie skalować się i dostosowywać do unikalnych wymagań specjalistów HR.
Ponadto, analiza funkcji i możliwości platformy, takich jak zarządzanie listą płac, administracja świadczeniami, śledzenie czasu i obecności oraz możliwości samoobsługi pracowników, pozwala firmom określić, czy dana platforma jest w stanie efektywnie usprawnić procesy HR. Chociaż platformy People Ops pomagają lepiej zarządzać procesem zarządzania zasobami ludzkimi, możesz jeszcze bardziej usprawnić proces rekrutacji za pomocą narzędzi do mapowania talentów.