8 Oprogramowanie do automatyzacji zadań w celu optymalizacji powtarzalnych zadań

Wykorzystanie programów do automatyzacji zadań to sposób na zredukowanie pracy manualnej i podniesienie efektywności w przedsiębiorstwach, które bazują na technologii, zarówno w sferze cyfrowej, jak i materialnej.

Automatyzacja to korzystne rozwiązanie dla właścicieli firm oraz menedżerów pragnących ograniczyć wydatki bez jednoczesnego obniżania wydajności i produktywności.

Praktycznie każda gałąź przemysłu, od produkcji dóbr konsumpcyjnych, artykułów codziennego użytku i pojazdów, aż po tworzenie oprogramowania, odnosi korzyści z automatyzacji zadań oraz procesów.

Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz swoją przygodę z automatyzacją, czy też masz już pewne doświadczenie i chcesz udoskonalić swoje strategie automatyzacji, ten artykuł jest dla Ciebie!

Przedstawiamy tutaj wybrane narzędzia do automatyzacji zadań, które są wykorzystywane przez wiodące małe i średnie firmy, startupy i duże przedsiębiorstwa. Dodatkowo, dowiesz się więcej o etapach oraz korzyściach wynikających z automatyzacji zadań. Zapraszamy do lektury!

Czym jest automatyzacja zadań? 👩‍💻

Automatyzacja zadań to proces wykorzystania programów komputerowych lub algorytmów do wykonywania powtarzalnych i przewidywalnych czynności manualnych za pomocą komputerów, smartfonów, tabletów lub komputerów jednopłytkowych (SBC), takich jak Raspberry Pi.

Zwiększa ona spójność oraz precyzję w realizacji zadań. Co ważne, automatyzacja zadań zapewnia niezwykłą skuteczność nawet w przypadku najbardziej skomplikowanych zadań. Zasadniczo, minimalizuje ona wysiłek fizyczny potrzebny do osiągnięcia zamierzonego celu, jednocześnie usprawniając cały projekt biznesowy lub komercyjny.

Automatyzacja zadań nie całkowicie wyklucza udział ludzi. Chodzi o ograniczenie konieczności ręcznej interwencji pracowników firmy, aby mogli oni przeznaczyć swój czas na działania takie jak zwiększanie sprzedaży, poprawa wskaźników marketingowych i ostatecznie, na generowanie wyższych dochodów.

Etapy automatyzacji zadania biznesowego 🏦

Automatyzacja zadań w biznesie w dużym stopniu opiera się na instrukcjach warunkowych, będących segmentem programowania komputerowego, które rozwiązują problemy typu „JEŚLI to, TO tamto” (ang. IF this THEN that).

Jednak nie trzeba mieć doświadczenia w kodowaniu, ponieważ istnieją narzędzia z interfejsem „przeciągnij i upuść” do automatyzacji zadań. Dzięki nim można tworzyć bardzo zaawansowane scenariusze automatyzacji bez konieczności pisania kodu.

Oto kroki, które są powtarzalne w większości narzędzi omówionych w tym artykule lub dostępnych w sieci:

#1. Stwórz schemat działań dla powtarzalnych zadań

Najpierw należy ustalić, czy dany proces biznesowy jest powtarzalny. Rozważmy poniższy przykład schematu zarządzania projektem w Asanie. To doskonała ilustracja scenariusza automatyzacji:

• Kierownik projektu dodaje zadanie w Asanie.
• Przypisuje także osobę odpowiedzialną za zadanie w Asanie.
• Aplikacja Kalendarz Google tej osoby automatycznie wyświetla to zadanie w harmonogramie.

Możesz wykorzystać swoją wyobraźnię i kreatywność do tworzenia podobnych schematów działania.

#2. Wybierz aplikację wyzwalającą i dodaj zdarzenia wyzwalające

Większość programów do automatyzacji zadań poprosi Cię o wybranie aplikacji wyzwalającej oraz zdarzenia wyzwalającego, które uruchomi zautomatyzowany proces. W powyższym przykładzie:

• Zdarzenie wyzwalające: Dodano nowe zadanie i przydzielono członka zespołu

#3. Wybierz aplikację akcji i zdarzenia akcji

Teraz wystarczy wybrać Kalendarz Google jako aplikację akcji oraz dodać wydarzenie kalendarza jako zdarzenie akcji.

#4. Uruchom automatyzację

Narzędzie do automatyzacji przetestuje i uwierzytelni konto w trakcie całego procesu. Gdy upewnisz się, że automatyzacja działa poprawnie, możesz uruchomić przepis.

Od tej chwili aplikacja do automatyzacji zadań będzie automatycznie rezerwować czas w kalendarzach członków Twojego zespołu, gdy przypiszesz im nowe zadanie. Nie będziesz musiał ich już o to prosić ani wysyłać przypomnień mailowych!

Korzyści z automatyzacji zadań 👍

Korzyści, jakie Twoja firma osiągnie dzięki automatyzacji zadań, zależą od branży. Poniżej przedstawiamy uniwersalne korzyści wspólne dla każdej branży:

• Automatyzacja przyspiesza realizację powtarzalnych zadań. Jeśli jesteś w stanie przewidzieć dokładne kroki wykonywania zadania, oprogramowanie może je odtworzyć, a Ty możesz odpocząć, podczas gdy program wykonuje poszczególne czynności.
• Możesz chronić swoich pracowników przed wypaleniem zawodowym i zmęczeniem, wykorzystując kod algorytmiczny do wykonywania powtarzalnych czynności.
• Ludzie często popełniają drobne błędy, takie jak literówki, wykonując powtarzalne zadania. Takie błędy mogą mieć jednak poważne konsekwencje. Możesz wykorzystać oprogramowanie do automatyzacji zadań, aby wykonywać powtarzalne czynności i uchronić swoją firmę przed utratą reputacji.
• Dzięki takim narzędziom możesz odciążyć pracowników od pracy manualnej i wykorzystać ich potencjał w działach generujących dochód, takich jak sprzedaż, marketing, obsługa klienta.
• Wiele branż produkujących dobra konsumpcyjne, urządzenia i przemysł motoryzacyjny wykorzystuje kombinację algorytmów i robotyki do automatyzacji całej linii produkcyjnej. To znacznie obniża koszty produkcji.
• Automatyzacja zadań gwarantuje spójność cyfrowych procesów biznesowych z zasadami korporacyjnymi, takimi jak automatyzacja obiegu dokumentów w celu tworzenia i zatwierdzania dokumentów biznesowych.
• Zyskujesz większą kontrolę nad działaniami firmy i liniami produkcyjnymi. W sytuacjach kryzysowych możesz szybko przywrócić operacje za pomocą planów awaryjnych, takich jak przeniesienie aplikacji do chmury do innego dostawcy lub modyfikacja potrzeb produkcyjnych fabryki.
• Wreszcie, najbardziej pożądaną korzyścią jest większy zwrot z inwestycji w ręcznie wykonywane procesy biznesowe, takie jak marketing cyfrowy, marketing e-mailowy, onboarding klientów online, weryfikacja KYC i inne.

Teraz już wiesz, czym jest oprogramowanie do automatyzacji zadań, jakie są jego etapy i korzyści. Czas zapoznać się z kilkoma popularnymi narzędziami do łatwej i ekonomicznej automatyzacji zadań, które możesz wykorzystać w firmie lub do użytku osobistego:

Pipefy

Jeśli chodzi o automatyzację zadań lub przepływu pracy, Pipefy jest niezastąpiony. Oprócz automatyzacji, możesz na tej platformie tworzyć i modyfikować dowolny rodzaj przepływu pracy, z możliwością nieograniczonego i łatwego skalowania. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi graficznemu, proces automatyzacji staje się niezwykle prosty.

W rezultacie wzrasta wydajność zespołu, a jego członkowie mogą w pełni wykorzystać potencjał aplikacji. Pomaga również w zarządzaniu szybkim dostosowaniem przepływu pracy do opinii klientów lub nowych wymagań wewnętrznych.

Teraz możesz w mniejszym stopniu polegać na e-mailach i arkuszach kalkulacyjnych, ponieważ to oprogramowanie do automatyzacji pozwala uniknąć błędów poprzez wyeliminowanie duplikowania danych.

Pipefy pozwala na stworzenie przepływu pracy od podstaw za pomocą edytora wizualnego lub wybranie jednego z gotowych szablonów, które możesz dostosować do własnych potrzeb. Co więcej, konfigurowalne pulpity nawigacyjne i raporty tego narzędzia są przydatne do śledzenia KPI, monitorowania statusu i identyfikowania nowych możliwości.

Ta aplikacja umożliwia łączenie, sortowanie i kierowanie przychodzących żądań, akceptacji i zgłoszeń, niezależnie od ich źródła. Wspiera współpracę, informując wszystkich członków zespołu o aktualnym stanie projektu i pozwalając im na współpracę w oparciu o określone uprawnienia.

Zoho Flow

Masz dość oddzielnego zarządzania różnymi aplikacjami używanymi przez Twoje zespoły? Zoho Flow umożliwia automatyzację przepływów pracy i zadań biznesowych poprzez łączenie używanych aplikacji. Dzięki inteligentnej funkcji integracji tego oprogramowania pozbędziesz się wszelkich silosów informacyjnych.

Aplikacja łączy wszystkie aplikacje, zapewniając nieprzerwany przepływ e-maili, danych i raportów. Przepływy można projektować poprzez dostosowywanie gotowych schematów, co zapewnia maksymalną produktywność i pozwala na automatyczne wykonywanie rutynowych zadań.

Co więcej, nie ma konieczności angażowania się w skomplikowane kodowanie integracyjne, ponieważ intuicyjny kreator pozwala na ustawienie zdarzeń wyzwalających i akcji poprzez płynną integrację. Zespoły mogą nawet tworzyć przepływy pracy, które łączą różne działy, co pozwala na lepszą koordynację działań firmy.

Ponadto organizacje mogą tworzyć własne integracje za pomocą tego narzędzia w różnych obszarach biznesowych. Do najpopularniejszych obsługiwanych aplikacji należą Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Kalendarz Google, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox i Salesforce.

Wrike

Jeśli Twój zespół ma dość wykonywania żmudnych procesów, które wpływają na jego produktywność, czas wybrać Wrike. Jego wydajny Automation Engine pozwala zautomatyzować codzienne przepływy pracy, dzięki czemu możesz skupić się na zadaniach, które są najważniejsze dla Twojej firmy.

Firmy mogą tworzyć reguły dla powtarzalnych zadań, wykorzystując wyzwalacze i akcje, aby przyspieszyć i usprawnić procesy. Narzędzie ostrzega i automatycznie aktualizuje w celu szybszego skalowania, usprawnienia procesów i ograniczenia błędów.

Wrike automatycznie przenosi zadanie do kolejnego etapu przepływu pracy, w zależności od priorytetu zadania, statusu i ryzyka. Dzięki pełnej widoczności przepływów pracy dla wszystkich członków zespołu, zapewniona jest przejrzystość działań.

Aplikacja oferuje również funkcje takie jak @wzmianki, powiadomienia i przypomnienia dla lepszej współpracy.

ClickUp

Dzięki funkcji ClickUp Automations możesz z łatwością zautomatyzować rutynowe zadania i pomóc swojemu zespołowi skoncentrować się na ważniejszych czynnościach.

Za pomocą tej platformy można tworzyć zadania na ponad 100 sposobów. Oprócz tworzenia własnych automatyzacji, możesz zautomatyzować zadania związane z przydzielaniem zadań, statusami, priorytetami, datami, tworzeniem i przenoszeniem zadań.

Umożliwia również przydzielanie zadań, zmianę statusu, zamieszczanie komentarzy i wykonywanie wielu innych czynności. Użytkownicy mogą wybrać akcję, która zostanie wykonana w momencie uruchomienia automatyzacji, oszczędzając w ten sposób swój cenny czas.

ClickUp Automations obsługuje szereg zewnętrznych aplikacji, w tym Slack, Arkusze Google, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform i Airtable, co pozwala na tworzenie jednolitego, współdzielonego przepływu pracy. Co najważniejsze, platforma zapewnia bezpieczeństwo danych użytkowników oraz oferuje wysoki poziom dostępności.

Jira Automation

Szukasz rozwiązania do automatyzacji zadań, które pomoże Ci skoncentrować się na ważnych zadaniach? Wybierz Jira Automation, aby za pomocą kilku kliknięć zautomatyzować dowolne zadanie lub przepływ pracy w Twojej firmie.

Dzięki tej platformie możliwości są nieograniczone – możesz jej używać do automatyzacji przydzielania zadań po synchronizację zadań między działami.

Nie wymaga ona również umiejętności kodowania. Wybierz jeden z ponad 100 gotowych szablonów (DevOps, Slack, Business, Global itp.) i zacznij tworzyć reguły automatyzacji w ciągu kilku minut. Możesz także skorzystać z jej instrukcji i filmów, aby rozpocząć proces.

Firmy mogą używać tego oprogramowania z innymi popularnymi narzędziami biznesowymi, takimi jak MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket itp.

Zapier

Dzięki integracji z 5000 aplikacji i nieograniczonym możliwościom automatyzacji, Zapier jest preferowanym rozwiązaniem do automatyzacji zadań dla renomowanych marek, takich jak Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable i innych. To oprogramowanie do automatyzacji zadań, które nie wymaga kodu, oferuje następujące funkcje:

• Wieloetapowa automatyzacja, która może obejmować do 100 aplikacji
• Prosta logika „jeśli/to” do programowania warunkowego w interfejsie graficznym
• Funkcja „przeciągnij i upuść” do tworzenia scenariuszy automatyzacji
• Liczne filtry, które umożliwiają tworzenie złożonych scenariuszy automatyzacji
• Możliwość formatowania danych w scenariuszach automatyzacji za pomocą funkcji Formatter

W chwili pisania tego artykułu, platforma do integracji aplikacji jest skierowana do specjalistów z obszarów takich jak sprzedaż, IT, małe firmy oraz marketerzy internetowi.

Mówiąc o przepływach pracy w biznesie, można użyć integracji aplikacji Zapier lub Zaps do komunikacji z klientami, zarządzania danymi, zarządzania potencjalnymi klientami i procesów biznesowych.

Tallyfy

Tallyfy jest szczególnie polecany firmom, które przetwarzają więcej dokumentów, plików i danych niż inne przedsiębiorstwa. Twórcy tej platformy automatyzacji skupili się na automatyzacji zadań związanych z formularzami online, przepływami pracy w firmie, procesami, zadaniami, zatwierdzaniem dokumentów i innymi.

Oferuje integracje i webhooki dla różnych aplikacji biznesowych i profesjonalnych, takich jak Google Mail (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau i inne.

Oprogramowanie do automatyzacji zadań obsługuje również narzędzia automatyzacji firm trzecich, takie jak Zapier Connector i Power Automate. Jeśli nie znajdziesz integracji dla swojej aplikacji biznesowej w Tallyfy, możesz zintegrować aplikację z Power Automate lub Zapier, a następnie używać jej za pośrednictwem Tallyfly.

Nintex

Nintex to idealny wybór dla firm, które poszukują wszechstronnej platformy do automatyzacji. To narzędzie umożliwia użytkownikom automatyzację manualnych, codziennych zadań oraz zarządzanie przepływem pracy w firmie poprzez automatyzację procesów.

Wystarczy zidentyfikować procesy wymagające automatyzacji i rozpocząć ich automatyzację za pomocą kilku kliknięć – bez konieczności kodowania. Nie musisz już korzystać z papierowych formularzy, ponieważ firmy mogą cyfrowo zbierać informacje z formularzy oraz za pomocą smartfonów.

Ponadto, Nintex umożliwia składanie podpisów elektronicznych na dokumentach oraz automatyczne generowanie dokumentów w razie potrzeby. Możesz również dołączyć do globalnej sieci partnerów, aby wdrażać automatyzację w szybki i skuteczny sposób.

Podsumowanie

Automatyzacja zadań to klucz do produktywności, wydajności i zysków firmy. Pomaga uniknąć kosztownych błędów i szybciej wykonywać zadania fizyczne lub cyfrowe. Sukces automatyzacji zależy jednak od oprogramowania, które wykorzystujesz do tworzenia zautomatyzowanych procesów lub przepisów na zadania.

Wypróbuj powyższe programy do automatyzacji zadań i wybierz ten, który najlepiej pasuje do profilu Twojej firmy i preferencji w zakresie automatyzacji.

Na koniec, warto również zapoznać się z narzędziami do automatyzacji rozliczeń z dostawcami.