W dzisiejszych czasach oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych stało się niezbędne dla firm, które na co dzień pracują z dużą liczbą ważnych dokumentów. Wśród wielu dostępnych rozwiązań, airSlate wyróżnia się jako platforma oferująca zaawansowaną automatyzację w zakresie zarządzania dokumentami.
Tradycyjne ścieżki obiegu dokumentów często obfitują w zadania wykonywane ręcznie i powtarzalne czynności. Są one nie tylko podatne na błędy, ale również angażują zasoby ludzkie, które można efektywniej wykorzystać w innych obszarach. Automatyzacja tych procesów jest więc nie tylko pożądana, ale wręcz konieczna. Na rynku pojawiło się wiele narzędzi do automatyzacji przepływu dokumentów, jednak nie każde z nich będzie idealne dla Twojej firmy. Właśnie dlatego warto przyjrzeć się bliżej rozwiązaniu airSlate i ocenić jego przydatność.
Zapraszamy do analizy oprogramowania airSlate, aby sprawdzić, czy rzeczywiście jest to rozwiązanie, które przyniesie korzyści Twojemu przedsiębiorstwu.
Czym jest automatyzacja przepływu pracy?
Automatyzacja przepływu pracy to proces polegający na projektowaniu, implementacji i automatyzowaniu procesów biznesowych zgodnie z ustalonymi regułami. Firmy, które na co dzień pracują z dużą ilością umów, dokumentów, plików, mediów i treści, często wykorzystują automatyzację do kierowania zadaniami, plikami oraz dokumentami pomiędzy pracownikami i systemami, zgodnie z ustalonymi kryteriami biznesowymi.
Współczesne narzędzia internetowe umożliwiają wszystkim członkom zespołu logowanie się do swoich zadań. Kierownicy mogą łatwo przeglądać dokumenty z poprzednich dni, przesyłać je dalej w celu zatwierdzenia lub odsyłać autorom do poprawy.
Dlaczego automatyzacja przepływu pracy jest kluczowa dla firm?
Redukcja błędów ludzkich
Ludzie nie są idealni i popełniają błędy, szczególnie podczas wykonywania powtarzalnych zadań. W informatyce takie zadania idealnie nadają się do automatyzacji. Zatem automatyzacja procesów przetwarzania dokumentów jest kluczowa dla eliminacji błędów.
Precyzja treści
Wykorzystanie narzędzi automatyzujących i szablonów w cyklu życia dokumentu biznesowego podnosi jego dokładność i profesjonalizm.
Spójność dokumentów
Zautomatyzowany system zarządzania umowami pozwala uniknąć sytuacji, w której do klientów wysyłane są różne oferty o odmiennych wartościach.
Wzmocnienie marki
Firmy budują swoją markę między innymi poprzez stosowanie unikalnych materiałów brandingowych. Używając zautomatyzowanego oprogramowania do tworzenia dokumentów firmowych, nie trzeba już martwić się o spójne oznakowanie każdego pliku.
Zwiększenie wydajności operacyjnej
Dzięki automatyzacji firma może tworzyć i wysyłać do akceptacji, podpisu elektronicznego i innych procesów setki umów, treści i dokumentów w ciągu kilku sekund. Jest to szczególnie istotne, gdy przetwarzanie dużych ilości dokumentów biznesowych jest na porządku dziennym.
Efektywność procesów
Automatyzacja pozwala na zrównoważenie liczby i jakości dokumentów, co znacząco usprawnia przepływ treści w firmie.
Skalowalność
W przypadku sezonowego wzrostu liczby przetwarzanych dokumentów, narzędzie do automatyzacji przepływu pracy ułatwi skalowanie operacji, eliminując potrzebę angażowania dodatkowych pracowników tymczasowych.
Czym jest airSlate?
airSlate to wszechstronna aplikacja działająca w chmurze, która obsługuje każdy etap obiegu dokumentów – od tworzenia przepływu po analizę procesów. Jest to narzędzie typu „no-code”, co oznacza, że nie wymaga specjalistycznej wiedzy programistycznej. Zarządzanie narzędziem i rozwiązywanie ewentualnych problemów jest proste i nie wymaga dodatkowych szkoleń pracowników w zakresie kodowania.
Oferuje wiele botów integracyjnych oraz gotowych szablonów automatyzacji, które nie wymagają kodowania. Dzięki temu możesz znacząco zredukować liczbę pracowników zaangażowanych w przetwarzanie dokumentów i przenieść ich do działów sprzedaży lub marketingu, które generują większe dochody.
Narzędzie działa całkowicie w chmurze, co eliminuje konieczność hostowania danych czy oprogramowania w siedzibie firmy. airSlate jest kompatybilne z innymi aplikacjami w chmurze, takimi jak NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Salesforce czy Microsoft Power Automate.
airSlate udostępnia również obszerną bibliotekę dziesiątek tysięcy szablonów automatyzacji dokumentów dla wielu branż. Dzięki temu, nawet bez ekspertów od automatyzacji, można z łatwością wdrażać automatyczne przepływy pracy, korzystając z gotowych szablonów.
Kluczowe produkty oferowane przez airSlate
airSlate dostarcza szereg narzędzi niezbędnych do automatyzacji procesów dokumentowych. Oto główne produkty tej aplikacji chmurowej:
#1. Kreator przepływów
Kreator przepływów umożliwia wizualne przedstawienie przepływu dokumentów za pomocą interfejsu „przeciągnij i upuść”. Umożliwia także automatyzację routingu warunkowego oraz przypisywanie zadań, co przyspiesza proces budowania i uruchamiania zoptymalizowanych przepływów pracy.
#2. Podpis elektroniczny
Możesz w szybki sposób skonfigurować prawnie wiążące podpisy elektroniczne dla formularzy cyfrowych, ankiet, dokumentów oraz treści. Do Twojej dyspozycji jest ponad 100 botów, które nie wymagają pisania kodu i które pomagają w przypisywaniu kroków, automatyzacji, integracji z CRM oraz powiadomieniach.
#3. Zrobotyzowana automatyzacja procesów
Boty airSlate upraszczają zrobotyzowaną automatyzację procesów, eliminując potrzebę pisania kodu. Te boty mogą obsługiwać większość zadań związanych z obiegiem dokumentów, takich jak tworzenie dokumentów, ich przesyłanie, wysyłanie do akceptacji, zbieranie podpisów elektronicznych, generowanie powiadomień i analiza danych.
#4. Negocjacje kontraktu
Narzędzie pozwala na automatyczne tworzenie umów o różnych formatach i zgodnych z różnymi wymogami regulacyjnymi. Umożliwia również wstępne wypełnianie dokumentów umów danymi z serwerów lokalnych, aplikacji chmurowych, arkuszy kalkulacyjnych, systemów CRM oraz baz danych SQL.
Moduł ten przekierowuje umowy do klientów, umożliwia nanoszenie poprawek jednym kliknięciem, a na koniec pozwala na podpisanie umowy bez zbędnego oczekiwania.
#5. Generowanie dokumentów
Ten produkt airSlate umożliwia niemal natychmiastowe tworzenie formularzy, umów, raportów itp. Ponadto niektóre boty mogą automatycznie wypełniać dokumenty danymi firmowymi oraz materiałami brandingowymi.
#6. Ankiety online
Narzędzie Ankiety Online pozwala tworzyć różnego rodzaju ankiety, kwestionariusze, quizy i formularze testowe. Dodatkowo możesz zintegrować je z różnymi systemami CRM, ERP, bazami wiedzy w chmurze, aby zapewnić płynny przepływ danych.
7. Formularze internetowe
Formularze internetowe ułatwiają gromadzenie opinii i danych od pracowników i klientów. Formularze te są responsywne i działają bezproblemowo na komputerach, tabletach i smartfonach.
#8. Płatności
Narzędzie umożliwia automatyzację systemu płatności poprzez integrację platformy płatności z fakturami, umowami i systemami księgowymi.
#9. Analiza procesów
Moduł Analytics dostarcza narzędzi niezbędnych do audytu przepływów pracy, tworzenia raportów biznesowych i analizy przepływów pracy w celu ich usprawnienia.
#10. Edycja PDF
Edytor PDF umożliwia wykonywanie podstawowych i zaawansowanych zadań związanych z modyfikacją plików PDF. Obejmuje to edycję treści, zamianę podpisów, wyróżnianie tekstu, dodawanie adnotacji, dodawanie obrazów oraz redagowanie dokumentów.
# 11. Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy
Umożliwia implementację kroków w zautomatyzowanym przepływie pracy, uproszczenie routingu warunkowego, automatyzację powtarzalnych zadań oraz integrację danych z systemem CRM.
#12. Zarządzanie kontraktami
Narzędzie do zarządzania umowami wspomaga procesy zaopatrzenia i sprzedaży. Pozwala tworzyć zamówienia, wyceny, umowy i faktury. Umożliwia także dokonywanie płatności i monitorowanie procesu realizacji umowy w jednym narzędziu.
airSlate jako narzędzie do automatyzacji przepływu pracy
airSlate to przede wszystkim narzędzie do automatyzacji obiegu dokumentów. Umożliwia tworzenie wielu ścieżek obiegu dokumentów oraz automatyzację procesów za pomocą botów. Ponadto pozwala przydzielać zadania różnym pracownikom w ramach przepływów pracy, co ułatwia nadzór nad całością operacji.
Za pomocą airSlate możesz tworzyć:
- Przydatne szablony dokumentów biznesowych do wykorzystania w przyszłości
- Usprawniać integrację, powiadomienia i automatyzację rutynowych zadań
- Wykorzystywać wbudowane narzędzie eSignature do procesów zatwierdzania dokumentów
To nie wszystko! Możesz współpracować z osobami z zewnątrz i wewnątrz firmy przy tworzeniu dokumentów. A gdy treść, plik i dokumenty będą gotowe, możesz je łatwo udostępniać za pomocą kodów QR, wiadomości SMS itp.
Zalety oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy airSlate:
- Oferuje szeroki zakres podstawowych i zaawansowanych przepływów pracy.
- Umożliwia tworzenie niestandardowych przepływów pracy, dopasowanych do specyficznych potrzeb biznesowych.
- W bibliotece szablonów airSlate znajdziesz wiele gotowych przepływów pracy przydatnych w popularnych branżach.
- Pozwala na realizację routingu warunkowego bez konieczności pisania kodu.
- Aplikacja automatycznie zapisuje dokument na każdym etapie, co ułatwia odzyskanie poprzedniej wersji.
Funkcje oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy airSlate
- Podstawowe przepływy pracy dla małych i średnich przedsiębiorstw
- Zaawansowane przepływy pracy dla startupów i korporacji
- Routing warunkowy bez konieczności pisania kodu
- Możliwość dostosowania przepływów pracy
- Tworzenie własnych botów
- Kontrola wersji treści na każdym etapie cyklu życia dokumentu
- Role odbiorców w umowach, dokumentach, formularzach itp.
- Wbudowane przepływy pracy
- Automatyzacja przepływu pracy w wielu chmurach i synchronizacja danych
- Przydzielanie zadań online
- Podpis elektroniczny
Jak działa automatyzacja przepływu pracy airSlate?
airSlate replikuje ręczne i powtarzalne zadania w ramach procesu przetwarzania dokumentów. Po utworzeniu przepływu pracy lub wykorzystaniu gotowego szablonu, narzędzie generuje dokument w odpowiedzi na sygnał wyzwalający.
Następnie, dokument taki jak wycena biznesowa, jest automatycznie wypełniany danymi z aplikacji chmurowych lub serwerów. Narzędzie kieruje ten dokument do kolejnej osoby w procesie (np. menedżera ds. sprzedaży, marketingu lub negocjacji), w celu uzyskania akceptacji. Po zatwierdzeniu wycena trafia do skrzynki pocztowej przedstawiciela handlowego lub bezpośrednio do klienta.
Na każdym etapie procesu, narzędzie zapisuje aktualną wersję wyceny. Dzięki temu, w przypadku potrzeby przeglądu, nie trzeba zaczynać pracy od nowa.
Jak korzystać z airSlate?
- Załóż darmowe konto przy użyciu Google, Facebooka lub konta Apple.
- Po zalogowaniu do pulpitu nawigacyjnego airSlate, kliknij „Utwórz nowy przepływ”.
- Na ekranie „Dodaj dokumenty i formularze” możesz utworzyć własny przepływ, korzystając z opcji „Importuj dokumenty” lub „Prześlij dokumenty”.
- Jeśli chcesz utworzyć nowy przepływ na podstawie istniejącego procesu, wybierz jedną z dziewięciu opcji w sekcji „Utwórz”.
- Po przesłaniu dokumentu, wybierz przepływy pracy i boty do automatyzacji.
- W sekcji „Przepływy pracy” możesz dodać wyzwalacz autostartu, korzystając z opcji „Dodaj autostart”.
- Wyzwalacze mogą pochodzić z programu SharePoint, aktualizacji Arkuszy Google, zaplanowanego startu itp.
- Następnie możesz dodać kolejny krok, aby przypisać odbiorcę w przepływie pracy.
- Gdy dokument wymaga akceptacji wielu menedżerów, dodaj nowy oddział, a następnie nowe kroki.
- Teraz możesz zacząć dodawać boty do zadań automatyzacji, takich jak wypełnianie plików SharePoint, eksportowanie do PostgreSQL, zapisywanie w Dropbox itp.
- Kliknij przycisk „Kontynuuj”, aby wysłać przepływ do odbiorców dodanych w sekcji „Przepływ pracy”.
Zastosowania przepływu pracy airSlate
airSlate może być szczególnie przydatne dla firm działających w następujących branżach:
- Edukacja: wnioski o przyjęcie na kurs, wnioski o pomoc finansową dla studentów, wnioski o zmianę programu itp.
- Administracja publiczna: rejestracja skarg, rozpatrywanie skarg, zapytania obywatelskie, wydawanie zaświadczeń itp.
- Ubezpieczenia: wnioski o ubezpieczenie, rozpatrywanie roszczeń, przeglądanie umów itp.
- Opieka zdrowotna: rejestracja pacjentów w systemie RCM, przetwarzanie dokumentacji medycznej itp.
To nie jest pełna lista. airSlate sprawdzi się również w sektorze budowlanym, HR, IT, konsultingowym, bankowym, finansowym, prawnym, turystycznym, e-commerce itp.
Ceny airSlate
Analizując plany cenowe, airSlate okazuje się jednym z najbardziej opłacalnych narzędzi do automatyzacji przepływu pracy. Dostępna jest 30-dniowa darmowa wersja testowa, w której użytkownicy mają dostęp do niemal pełnej funkcjonalności.
Po okresie próbnym można wykupić subskrypcję Basic (36 USD za subskrypcję Flow Creator miesięcznie) lub Business Cloud (50 USD za subskrypcję Flow Creator miesięcznie). Wykupienie rocznej subskrypcji pozwala uzyskać dodatkowe oszczędności.
Subskrypcja Business Cloud to najlepszy wybór, ponieważ oferuje nieograniczony dostęp do wszystkich funkcji, produktów, botów i integracji.
Alternatywy dla airSlate
Analiza oprogramowania biznesowego nie byłaby pełna, gdyby nie porównać go z konkurencyjnymi rozwiązaniami. Poniżej przedstawiono alternatywy dla airSlate, pozwalające ocenić jego pozycję na tle konkurencji:
Awokado
Avokaado to narzędzie do zarządzania cyklem życia umów, które oferuje również funkcje automatyzacji obiegu dokumentów. Daje zespołowi wspólną przestrzeń roboczą dla wszystkich dokumentów. Ułatwia to współpracę, zatwierdzanie dokumentów i podpisywanie ich elektronicznie. Dostępny jest bezpłatny plan użytkowania, ale jest on niewystarczający dla większych firm.
Dokument360
Document360 to platforma do tworzenia samoobsługowej bazy wiedzy z funkcjami automatyzacji przepływu dokumentów. Możesz wykorzystać ją do budowy solidnej bazy wiedzy (wewnętrznej lub zewnętrznej), wspierającej obsługę klienta.
Dodatkowo, dzięki integracji z zewnętrznymi systemami, istnieje możliwość automatyzacji niektórych zadań związanych z zarządzaniem bazą wiedzy. Dostępny jest darmowy plan dla maksymalnie 5 zespołów, ale w przypadku potrzeby masowej automatyzacji konieczne będzie skorzystanie z narzędzia takiego jak airSlate.
Podsumowanie
W tym artykule omówiliśmy podstawowe aspekty automatyzacji przepływu pracy i jej znaczenie w firmach. Szczegółowo zaprezentowaliśmy również oprogramowanie airSlate, które może być kluczowym narzędziem w automatyzacji procesów biznesowych opartych na treści lub dokumentach.
Nasza ocena airSlate jest pozytywna. Uważamy, że to oprogramowanie do automatyzacji obiegu dokumentów jest kompleksowe i odpowiednie dla każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. Oferuje szeroki zakres funkcji i dużą skalowalność, dzięki czemu nadaje się również dla dużych korporacji.
Możesz być również zainteresowany poznaniem najlepszych platform do automatyzacji i integracji przepływu pracy w kontekście zastosowań biznesowych lub osobistych.