Co to jest analiza przyczyn źródłowych? [+3 Template Resources]

W każdym przedsięwzięciu, niezależnie od tego, jak bardzo staramy się zapobiegać trudnościom, problemy są nieuniknione. Jednak istnieje potężne narzędzie, analiza przyczyn źródłowych (RCA), które umożliwia precyzyjne lokalizowanie sedna problemów.

Doświadczeni menedżerowie projektów i liderzy biznesowi regularnie korzystają z RCA, aby zidentyfikować czynniki negatywnie wpływające na działalność firmy. Wykrycie tych problemów to pierwszy krok do opracowania rozwiązań, które zapobiegną ich powtórzeniu w przyszłości.

Niezależnie od tego, czy jesteś dyrektorem firmy, kierownikiem projektu, szefem operacyjnym, czy dopiero zaczynasz swoją karierę, znajomość RCA oraz powiązanych narzędzi i szablonów jest niezbędna.

Zachęcamy do lektury tego artykułu, aby zgłębić tajniki analizy przyczyn źródłowych, od podstaw po zaawansowane techniki. Dodatkowo, przedstawiamy praktyczne szablony RCA, które pomogą Ci w rozwoju zawodowym w dziedzinie zarządzania projektami.

Czym jest analiza przyczyn źródłowych?

RCA to proces identyfikacji pierwotnych przyczyn problemów i ograniczeń, mający na celu opracowanie skutecznych rozwiązań. Opiera się na założeniu, że najlepsze rezultaty osiąga się poprzez systematyczne zapobieganie problemom i ich eliminację, a nie jedynie reagowanie na objawy.

Twój zespół może stosować RCA, wykorzystując określone zasady, metody i techniki. W celu efektywnego wykorzystania zasobów RCA, należy opracować proces, który pozwoli zespołowi identyfikować przyczyny problemów w kontekście różnych aspektów działalności firmy, projektów czy wydarzeń.

System analizy przyczyn źródłowych pomaga ustalić fundamentalne powody niepowodzeń lub zakłóceń w zorganizowanym procesie. Na przykład, obsługa zgłoszeń klientów czy produkcja towarów zawsze wiążą się z nowymi wyzwaniami. RCA i jej dokumentacja są kluczowe w walce z tymi nowymi problemami.

Praktycznie każda branża i działalność handlowa wykorzystuje to narzędzie do wykrywania głębszych problemów, które leżą u podstaw operacji czy procesów obsługi. Rozwiązywanie tych samych problemów za każdym razem nie jest ekonomiczne. Kluczowe jest zidentyfikowanie prawdziwej przyczyny i wyeliminowanie jej raz na zawsze przy użyciu metodologii RCA.

Dlaczego analiza przyczyn źródłowych jest tak istotna?

#1. Redukcja kosztów

Jeśli nieprawidłowa konserwacja maszyn w fabryce skutkuje uszkodzeniem ich ruchomych części, można kontaktować się z producentem w celu wymiany. Powtarzanie tej czynności zwiększa koszt produkcji. Zastosowanie RCA pozwala zlokalizować źródło problemu z serwisem sprzętu, co prowadzi do oszczędności czasu i pieniędzy.

#2. Odkrywanie błędów i głównych przyczyn

W firmach oferujących produkty, usługi, zajmujących się procesami, technologiami i systemami, analiza RCA przed wprowadzeniem produktu na rynek pomoże w wykryciu podstawowych błędów projektowych. Naprawienie tych błędów przed udostępnieniem produktów lub usług zwiększy zaufanie klientów.

#3. Opracowanie efektywnego narzędzia do rozwiązywania problemów procesowych

Dokumentacja RCA pozwala osobom związanym z danym procesem rozwiązywać przyszłe problemy w oparciu o dostępne instrukcje. Nie ma potrzeby każdorazowego wzywania eksperta lub płacenia zewnętrznym konsultantom przy powtarzających się problemach.

#4. Zwiększenie bezpieczeństwa w miejscu pracy

W miejscach pracy, gdzie wykonywane są zadania o wysokim stopniu ryzyka, RCA jest wykorzystywana do identyfikacji problemów związanych z bezpieczeństwem. Pozwala to firmie zachować zgodność z lokalnymi i międzynarodowymi standardami bezpieczeństwa.

#5. Szybsze wprowadzanie produktów na rynek

Skrupulatnie przeprowadzona analiza RCA przed rozpoczęciem produkcji pozwala na wyeliminowanie błędów projektowych, które mogłyby się pojawić podczas użytkowania produktu. W efekcie, można szybciej wprowadzać na rynek produkty wysokiej jakości, wyprzedzając konkurencję.

7. Natychmiastowa reakcja na problemy

RCA pomaga firmom w opracowaniu standardowych procedur operacyjnych (SOP) dla problemów takich jak zagrożenia bezpieczeństwa, awarie oprogramowania, zakłócenia w procesach czy klęski żywiołowe. Dzięki temu, zespoły mogą szybciej reagować na nowe i powtarzające się problemy, postępując zgodnie z SOP.

Niezbędne elementy szablonu analizy przyczyn źródłowych

Podczas tworzenia lub modyfikacji szablonu RCA, należy pamiętać o uwzględnieniu w nim następujących elementów:

#1. Opis zdarzenia

W RCA musi znaleźć się szczegółowy opis zdarzenia, zgodnie z SOP. Należy również ustalić jednolity format, w którym pracownicy i kadra kierownicza będą wprowadzać dane. Opis powinien zawierać datę, godzinę, definicję incydentu, świadków, poszkodowanych itp.

#2. Oś czasu wydarzeń lub trendów

Sekcja z osią czasu powinna szczegółowo opisywać wszystkie zdarzenia, które miały miejsce przed, w trakcie i po wystąpieniu problemu. Pomaga to odkryć pierwotne przyczyny problemu. W osi czasu należy uwzględnić takie dane jak godzina, data, zaangażowane osoby, uszkodzony sprzęt, utracone dane itp.

#3. Metoda i zespół dochodzeniowy

Skuteczność całego procesu RCA zależy od przyjętej metody i zespołu, który go przeprowadza. Metoda RCA powinna być zgodna z określonymi zasadami, narzędziami i szablonami. Jednakże, w zależności od procesu produkcyjnego lub systemu świadczenia usług, konieczne mogą być pewne dostosowania parametrów.

Po finalizacji procedury RCA, dokument należy przesłać do różnych działów w celu weryfikacji i uzyskania opinii. Analiza zebranych komentarzy pomoże w opracowaniu ostatecznego szablonu, który będzie obowiązywał w całej firmie.

Następnie, należy zebrać doświadczonych pracowników związanych z danym procesem i zaznajomić ich z procedurą RCA. Ten zespół będzie odpowiedzialny za rygorystyczne przestrzeganie metodologii RCA.

#4. Przyczyny źródłowe / wyniki dochodzenia

Po uzyskaniu wyników RCA, konieczne jest zbadanie problemu w możliwie najdrobniejszych szczegółach. Również to zadanie należy powierzyć wyznaczonemu zespołowi. W skład zespołu mogą wchodzić kierownicy operacyjni, pracownicy zaangażowani w proces, inżynierowie, specjaliści ds. danych, w zależności od specyfiki firmy.

Proces dochodzenia wymaga również opracowania zatwierdzonych wcześniej procedur rejestrowania, analizowania i raportowania danych.

#5. Plan naprawczy procesu / produktu

Kiedy zespół dochodzeniowy zidentyfikuje rozwiązania problemów wskazanych przez RCA, te sugestie należy udokumentować. Następnie, należy stworzyć kolejny SOP, który przeszkoli pracowników w kwestii radzenia sobie z podobnymi sytuacjami w przyszłości.

W niektórych przypadkach, firmy wymagają zatwierdzenia SOP przez menedżerów technicznych, kontrolerów jakości oraz kierowników zakładów, aby zapewnić, że wszyscy są z nim zapoznani.

Najpopularniejsze narzędzia analizy przyczyn źródłowych

#1. Wykres Pareto

To narzędzie RCA, znane także z zasady 80/20, pozwala wizualizować częstotliwość występowania incydentów i ich skumulowane skutki. Vilfredo Pareto, twórca tego wykresu, stwierdził, że 20% potencjalnych błędów powoduje 80% niepowodzeń w danym procesie.

Dzięki temu wykresowi można skoncentrować się na 20% elementów produktu lub usługi, które mogą być przyczyną wad lub awarii.

Wykres Pareto ma formę wykresu słupkowego, który prezentuje przyczyny i częstotliwość błędów. Dokładnie sporządzony wykres jasno wskazuje na dysproporcję między awariami a ich przyczynami. Często menedżerowie są zaskoczeni tym, jak małe czynniki mogą prowadzić do większości niepowodzeń.

#2. 5 Dlaczego?

To najprostsza metoda przeprowadzenia RCA. Wystarczy stworzyć szablon RCA z pytaniami, które koncentrują się na przyczynach. Zwykle, aby dotrzeć do sedna sprawy, należy pięć razy zadać pytanie „dlaczego?” w odniesieniu do danego zdarzenia.

Czasami, analiza 5 Dlaczego? może wymagać zadania więcej niż pięciu pytań. Ponieważ ten proces wymaga umiejętności dochodzeniowych i zadawania pytań, należy w firmie ustalić standardową procedurę analizy RCA opartej na pytaniach. W przeciwnym razie, wyniki mogą być niewiarygodne ze względu na losowe pytania.

Analiza 5 Dlaczego? polega na zdefiniowaniu problemu, a następnie zadaniu serii pytań „dlaczego?” w odniesieniu do problemu. Na przykład, „Dlaczego pracownik przestał przetwarzać zgłoszenia klientów?”. Jeżeli odpowiedzią jest awaria internetu, należy zapytać „Dlaczego internet nie działał?”. Trzeba zadawać kolejne pytania, aż do zlokalizowania pierwotnej przyczyny.

#3. Diagram rybiej ości

Diagram Ishikawy, zwany również diagramem rybiej ości, to kolejna popularna wizualna metoda RCA. Ostateczny schemat przypomina kości ryby, stąd jego nazwa. Twórcą tego narzędzia jest Kaoru Ishikawa, japoński specjalista w dziedzinie zarządzania jakością.

Po prawej lub lewej stronie wykresu umieszcza się problem. Następnie rysuje się linię prostą i dodaje kategorie potencjalnych przyczyn, takie jak procedury, środowisko, ludzie, sprzęt itp. W poszczególnych sekcjach należy uwzględnić szczegółowe przyczyny problemu.

Firmy najczęściej wykorzystują ten diagram w szablonie analizy przyczyn źródłowych w sytuacjach, gdy problem jest nieznany lub występuje po raz pierwszy. Dodatkowo, diagram rybiej ości jest używany do analizy złożonych problemów, odkrywania różnych aspektów pierwotnej przyczyny i identyfikowania wąskich gardeł w procesach.

#4. Wykres punktowy

To narzędzie RCA pomaga w stworzeniu szablonu procesu RCA dla skomplikowanych problemów. Gdy istnieje więcej przyczyn źródłowych, niż wynikałoby z zasady 80/20, konieczne jest wizualne przedstawienie zależności między przyczyną a skutkiem.

Wykresy punktowe są powszechnie stosowane do identyfikacji korelacji między zmiennymi, które można zmierzyć. Należy nanieść na wykres punkty odpowiadające wartościom przyczyn i skutków. Na osi X umieszcza się skutki, a na osi Y przyczyny.

Jeśli uzyskany wykres punktowy pokazuje krzywą lub prostą linię, oznacza to, że zmienne są skorelowane. Jeżeli korelacja nie występuje, należy modyfikować wartości zmiennych na osi X.

#5. FMEA

Analiza przyczyn i skutków awarii (FMEA) to popularne narzędzie RCA, szczególnie wśród projektantów i programistów. Pomaga zespołom w identyfikacji potencjalnych problemów jeszcze przed rozpoczęciem masowej produkcji. Zwykle, zespół analizuje jeden lub dwa prototypy produktu w celu wychwycenia błędów projektowych i innych problemów.

Następnie, na prototypie rozpoczyna się analiza trybów awarii, aby zidentyfikować wszystkie możliwe awarie. Problemy są opisywane w oddzielnej tabeli, gdzie szuka się ich przyczyn źródłowych i przeprowadza analizę skutków.

Do tej pory omówiliśmy podstawy analizy przyczyn źródłowych i związane z nią narzędzia. Poniżej przedstawiamy kilka przydatnych szablonów RCA, które można znaleźć w następujących bezpłatnych zasobach:

Smartsheet

Smartsheet jest znany jako jedno z wiodących narzędzi biznesowych do cyfrowej przestrzeni roboczej, zdalnej współpracy i automatyzacji przepływu pracy. Posiada również bogatą bibliotekę szablonów, które można wykorzystać do tworzenia dokumentacji RCA.

W bibliotece Smartsheet znajduje się wiele przykładów analizy przyczyn źródłowych, które łatwo dopasować do różnych projektów biznesowych. Udostępnia m.in.:

• Prosty szablon RCA
• Metoda Six Sigma DMAIC dla RCA
• Szablon RCA oparty na narzędziu 5 Dlaczego?
• Mapowanie przyczyn w opiece zdrowotnej
• RCA dla firmy chemicznej

Powyższe szablony są dostępne w różnych formatach, takich jak pliki Microsoft Word, szablony Microsoft Excel i pliki Adobe PDF. Można je łatwo pobrać, bez zbędnych komplikacji.

Guru

Guru oferuje kolejny wiarygodny zestaw szablonów RCA dla firm. Znajdują się tam bezpłatne przykłady i narzędzia RCA, takie jak:

• Dokument RCA oparty na wykresie Pareto, który pozwala identyfikować problemy, takie jak brak szkoleń, niewystarczająca liczba pracowników centrum obsługi i słabe przygotowanie, które powodują trudności w firmach.
• Technika 5 Dlaczego? pomagająca określić, dlaczego wskaźnik rotacji pracowników jest wyższy niż średnia rynkowa lub u konkurencji.
• Diagram rybiej ości jako narzędzie RCA do identyfikacji pierwotnych przyczyn problemów, które są nowe lub nieznane.
• Six Sigma i DMAIC dla RCA
• FMEA do poszukiwania problemów, które pojawiają się w każdym cyklu rozwoju produktu.

TemplateLab

TemplateLab to kolejne miejsce, gdzie można znaleźć szablony dotyczące sztuki, nieruchomości, biznesu, prawa, finansów itp. Platforma ta oferuje także wysokiej jakości treści związane z RCA, takie jak formularze, przykłady i szablony.

Dostęp do treści jest łatwy – można je pobrać jednym kliknięciem. Dokumenty RCA są dostępne w różnych formatach, takich jak Adobe PDF, Microsoft Excel i Microsoft Word.

Biblioteka dokumentów RCA zawiera wiele praktycznych przykładów, takich jak raporty z dochodzeń RCA, puste formularze zbierania danych RCA, dokumenty RCA dla początkujących, schematy RCA w formie rybiej ości oraz RCA dla zespołu rozwoju biznesu.

Edycja szablonów jest łatwiejsza po pobraniu plików Worda lub Excela. Jeżeli pobiera się pliki PDF, do spersonalizowania dokumentów należy użyć edytora PDF.

Podsumowanie

W tym artykule przedstawiliśmy kompleksowe omówienie analizy przyczyn źródłowych. Omówiliśmy również najważniejsze narzędzia i szablony RCA, które można wykorzystać w praktyce.

Dzięki analizie przyczyn źródłowych powinieneś zyskać pewność siebie i umiejętności rozwiązywania problemów w miejscu pracy lub projektach.

Być może zainteresują Cię również te narzędzia struktury podziału pracy do zarządzania projektami.