Czy Smartsheet to realna alternatywa dla Monday.com?

Smartsheet to zaawansowane narzędzie do organizacji projektów, oferujące szeroki wachlarz funkcji, które wspierają zespoły różnej wielkości w sprawnym zarządzaniu swoimi przedsięwzięciami.

W dzisiejszym dynamicznym środowisku pracy, gdzie kluczową rolę odgrywa współdziałanie i synergia, niezbędne jest, aby zespoły pracowały w harmonii. Tylko wtedy możliwe jest szybsze i efektywniejsze realizowanie zadań.

Właśnie dlatego, oprogramowanie do zarządzania projektami musi oferować zaawansowane możliwości kolaboracji i usprawniania przepływu pracy, czyli cechy, których wszyscy szukają.

Wprowadzenie

Smartsheet to rozbudowana platforma do kierowania projektami o wszechstronnych możliwościach. W natłoku dostępnych narzędzi online, wybór tego idealnego dla Twojego zespołu może być wyzwaniem.

Biorąc pod uwagę potencjał Smartsheet, jawi się on jako godna uwagi opcja.

Aby ułatwić Ci podjęcie decyzji, czy to narzędzie będzie optymalne dla Twojej firmy, przygotowaliśmy recenzję Smartsheet, w której dokładnie omówimy jego funkcje, możliwości oraz cennik.

W jaki sposób Smartsheet może pomóc?

Smartsheet, któremu zaufało ponad 90% firm z listy Fortune 100, pomaga zautomatyzować procesy, koordynować projekty i skalować je do poziomu korporacyjnego. Oferuje personalizowane rozwiązania, dopasowane do Twojego cyklu pracy, niezależnie od jego skali.

Smartsheet udostępnia potężne funkcjonalności, umożliwiając każdemu członkowi zespołu szybkie tworzenie efektywnych rozwiązań. Dzięki rozbudowanemu zestawowi narzędzi, takim jak widoki, raporty, kokpity i ścieżki pracy, możesz monitorować i rejestrować swoje plany, harmonogramy oraz zasoby. Platforma dostosowuje się do potrzeb przedsiębiorstwa, zarówno w przypadku pojedynczych projektów, jak i rozbudowanych inicjatyw.

Firmy o różnorodnych profilach i rozmiarach mogą bez problemu skalować swoje działania, zachowując jednocześnie wysoką jakość w obliczu rosnących wymagań biznesowych.

Dodatkowo, Smartsheet integruje się z wieloma narzędziami i technologiami, ułatwiając pracę użytkownikom. Dba również o bezpieczeństwo danych, zapewniając ochronę Twojej firmy. Masz pełną kontrolę i możesz korzystać z platformy w sposób, który najbardziej Ci odpowiada.

Funkcje i Możliwości

Poniżej przedstawiamy funkcje i możliwości Smartsheet:

Praca Zespołowa

Smartsheet umożliwia połączenie wszystkich członków zespołu, usprawniając współpracę. Niezależnie od tego, czy realizujesz małe projekty, złożone procesy, czy duże portfolio, platforma pomoże Ci efektywnie nimi zarządzać, zapewniając bezpieczeństwo i elastyczność.

Użytkownicy w Twoim zespole mogą planować, automatyzować, raportować i śledzić postępy pracy. Możesz łatwo wizualizować i monitorować działania, przełączając się między różnymi widokami – Gantta, kalendarza, karty i siatki. Dzięki temu zespół może wykonywać zadania z większą odpowiedzialnością i szybkością.

Formularze do Gromadzenia Danych

Za pomocą dostosowanych formularzy z logo, grafikami i kolorami Twojej marki, możesz zbierać i wykorzystywać spójne dane od zewnętrznych i wewnętrznych interesariuszy.

Automatyzacja Zadań

Dzięki zautomatyzowanym cyklom pracy, możesz szybko wprowadzić wydajne i proste procesy w kilka minut. Oszczędzi to dużo czasu i wysiłku, umożliwiając wykonanie większej ilości pracy w krótszym czasie.

Automatyzuj powtarzalne i nużące zadania, wykorzystując powiadomienia, blokowanie wierszy, zmiany w arkuszach oraz żądania zatwierdzeń i aktualizacji.

Możesz łączyć różne ścieżki i działania za pomocą intuicyjnego edytora wizualnego. Możliwe jest także ustawienie cyklicznych przepływów pracy, takich jak codzienne przypomnienia czy cotygodniowe zapytania o status.

Zarządzanie Treścią

Smartsheet pozwala na sprawne planowanie, przegląd, zarządzanie produkcją treści oraz szybkie finalizowanie zasobów. Możesz także publikować swoje materiały w Brandfolder, popularnym narzędziu do zarządzania zasobami.

Platforma pomaga przeprowadzić proces produkcji treści za pomocą czytelnego arkusza projektu. Automatyczne przypomnienia i alerty pozwalają kontrolować postępy prac projektantów. Dodatkowo, możesz dołączać zadania do pulpitów i raportów, aby zwiększyć ich widoczność.

Udostępnij elementy treści klientom, dostawcom i współpracownikom bez konieczności zapewniania im dostępu do całego arkusza. Przekazywanie szczegółowych uwag jest proste dzięki adnotacjom, zatwierdzeniom i konwersacjom.

Eliminuj zatory w procesach dzięki jednoczesnej pracy wielu recenzentów. Narzędzie pomaga również uniknąć zamieszania związanego z wersjami treści, zapewniając automatyczne blokowanie i łatwe aktualizacje.

Centrum Sterowania Smartsheet

Za pomocą Centrum Sterowania Smartsheet z łatwością zautomatyzujesz swoje projekty i procesy, a także będziesz mógł regularnie dostarczać projekty na dużą skalę. Centrum pomoże w automatyzacji tworzenia projektów, gromadzeniu danych do analizy portfolio oraz zarządzaniu zmianami.

Usprawnij zarządzanie swoim zespołem, abyś mógł realizować całe portfolio, wykorzystując odpowiednie doświadczenia.

Możesz także centralizować i nadzorować proces zatwierdzania nadchodzących wniosków projektowych. Dodatkowo, wykorzystuj plany, aby zapewnić spójność w raportowaniu i wykonaniu, a także automatycznie replikuj schematy projektów i ścieżki pracy.

Smartsheet oferuje centralną konsolę do tworzenia zatwierdzonych projektów. Pozwala to na automatyczne wprowadzanie zmian z centralnej konsoli do istniejących i nowych projektów. Możesz także łączyć swoje plany zasobów i tworzyć odpowiednie zespoły, aby realizować zadania i planować zatrudnienie.

Ponadto, możesz monitorować kondycję swojego portfolio, analizując dane i maksymalizując wyniki. Istnieje również możliwość przechowywania, archiwizowania i raportowania historycznych projektów w celu zapewnienia zgodności oraz przeprowadzenia analizy trendów.

Widoczność Kierownicza

Scentralizuj wszystkie zasoby i informacje potrzebne zespołowi. Zapewnij interesariuszom wgląd w czasie rzeczywistym w stan projektów, wykorzystując elementy wizualne i wskaźniki KPI.

Smartsheet oferuje dynamiczny widok, który pomaga właścicielom firm udostępniać dane odpowiednim osobom w razie potrzeby, z opcją edycji i przeglądania. Możesz także zarządzać swoimi procesami, współpracując z dostawcami, zespołami zewnętrznymi i wewnętrznymi oraz między różnymi organizacjami.

Platforma pomaga w bezpiecznym zarządzaniu procesami. Możesz wykorzystać szczegółową kontrolę i usprawnić współpracę zgodnie z potrzebami. Niezależnie od złożoności zadania, możesz je uprościć za pomocą Smartsheet, uzyskując jednocześnie lepszy wgląd w status wykonania.

Możesz również korzystać z gotowego formularza do filtrowania, gromadzenia i przeglądania wniosków. Istnieje też możliwość zautomatyzowania przepływu danych od momentu przypisania zadania do etapu przeglądu, zatwierdzenia i zamknięcia.

Smartsheet pozwala zarządzać bezpieczeństwem i prywatnością danych zewnętrznych dostawców, budując ich zaufanie.

Możesz stosować kontrolę dostępu opartą na warunkach lub kontrolę tożsamości w celu zarządzania dostępem do danych. Dodatkowo, użytkowników prowadzą wskazówki kontekstowe składające się z różnych kroków z poradami.

Usprawnione Aplikacje

Z łatwością poruszaj się po opcjach z formularzami, arkuszami, raportami, pulpitami i innymi. Usprawni to Twoją pracę, niezależnie od tego, czy jesteś w domu, w biurze, w podróży, czy w miejscu pracy, korzystając z dedykowanej aplikacji, w której cała praca jest spakowana w jednym miejscu.

Dzięki WorkApps, tworzenie intuicyjnych aplikacji mobilnych i internetowych bez umiejętności programowania jest proste. Możesz to zrobić w kilka minut za pomocą Smartsheet i treści zewnętrznych, takich jak Google Docs lub pulpity nawigacyjne Tableau.

Możesz wybrać dowolny szablon WorkApps lub zacząć od zera i budować aplikacje zgodnie z potrzebami biznesowymi.

WorkApp oferuje spersonalizowane środowisko, które zapewnia efektywną współpracę interesariuszy i koncentrację na istotnych treściach.

Możesz również wykorzystać spersonalizowany branding, dzięki któremu będziesz mieć wrażenie, że aplikacja została stworzona wyłącznie dla i przez Twoją firmę. W pojedynczej aplikacji WorkApp możesz realizować całe projekty z dostosowanym interfejsem.

Zarządzanie i Kontrola

Smartsheet oferuje szerokie możliwości zarządzania i kontroli za pomocą podstawowych funkcji platformy, gotowych rozwiązań i dodatków premium. Zmieni sposób Twojej pracy dzięki narzędziom takim jak dzienniki aktywności, centrum administracyjne, narzędzia administracyjne i inne.

Centrum administracyjne: Umożliwia łatwą konfigurację i zarządzanie kontem Smartsheet z jednego miejsca. Dzięki centralnej konsoli możesz przeglądać narzędzia administracyjne i wchodzić z nimi w interakcję, usprawniając nawigację między raportami wykorzystania, zarządzaniem grupami i użytkownikami oraz konfiguracjami firmy.

Centrum administracyjne pomaga monitorować licencje, grupy i integracje, do których mają dostęp poszczególne osoby w Twojej organizacji.

Pomaga także poprawić widoczność ustawień konta i zabezpieczeń, jednocześnie wykorzystując zalecane kroki w celu optymalizacji konfiguracji konta zgodnie z najlepszymi praktykami Smartsheet.

Inteligentne Ścieżki Pracy

Zautomatyzuj swoje procesy na platformach za pomocą Bridge. To interfejs bez kodu, który pomaga łączyć dane z różnych systemów i aktualizować rutynowe zadania.

Zwiększa to wydajność i dokładność, umożliwiając zespołowi poświęcenie więcej czasu na innowacje bez konieczności ręcznego wykonywania czynności lub korzystania z wielu systemów do przechowywania danych i wykonywania pracy.

Dzięki temu możesz wyeliminować wiele wpisów danych w systemach takich jak CRM i skupić się na ważnych zadaniach bez konieczności kopiowania lub wklejania danych między różnymi systemami.

Możesz również łączyć systemy rejestrowania z odpowiednimi procesami i podejmować świadome decyzje w oparciu o dane. Dodatkowo możesz konfigurować nowe ustawienia między systemami i dostosowywać istniejące do swoich potrzeb.

Zarządzanie Zasobami i Aktywami Cyfrowymi

Możesz wykorzystać pełny potencjał swoich pracowników i zespołów, aby zarządzać, mierzyć i dystrybuować efektywność zasobów. Oprócz zasobów ludzkich, pomoże Ci również w zarządzaniu aktywami.

Z łatwością zmobilizuj swój zespół do wykonania zadania, monitoruj budżety i harmonogramy wyjazdów oraz prognozuj potrzeby w zakresie zatrudnienia.

Efektywnie planuj i znajduj najlepszy zespół projektowy, prognozuj zapotrzebowanie kadrowe i rozwiązuj problemy, upraszczając alokację zasobów.

Przeglądaj swoje projekty, monitoruj zespoły i planuj zadania, biorąc pod uwagę ich możliwości. Dzięki wstępnie wypełnionym grafikom zespoły mogą przesyłać informacje o swoich godzinach pracy, koncentrując się na swoich zadaniach.

Możesz wykorzystać dynamiczne raportowanie do wizualizacji złożonych danych, śledzenia trendów projektowych, planowania rozwoju i zrozumienia wydajności całej organizacji.

Smartsheet, wraz z platformą do zarządzania zasobami cyfrowymi Brandfolder, pomaga zespołom w zarządzaniu treściami w jednym miejscu, oferując lepszą obsługę klienta. Umożliwia także maksymalizację wpływu treści.

W rezultacie dystrybucja zasobów może przyspieszyć 7 razy, z opcją tagowania plików do celów wyszukiwania. Platforma oferuje również takie funkcje jak analizy i pomiary, rozbudowane metadane plików, sprawdzanie, Smart CDN i inne.

Integracja

Smartsheet można zintegrować z wieloma narzędziami i systemami, z których korzystają nowoczesne firmy. Do narzędzi, z którymi platforma współpracuje, należą Slack, Gmail, AWS, Teams, Salesforce, Dropbox, Okta, DocuSign, Facebook Ads, Google Ads i inne.

Dzięki połączeniu z tymi usługami możesz efektywnie udostępniać informacje, usprawniać współpracę i podejmować decyzje w całej organizacji.

Inne możliwości:

• Oprócz wymienionych, Smartsheet oferuje także inne funkcje, w tym:
• API
• Załączniki plików
• Linie bazowe
• Kalendarz i karta
• Łączenie komórek i łączniki
• Klucze szyfrowania zarządzane przez klienta (CMEK)
• Współpraca nad treścią
• Niestandardowe domeny e-mail
• Kontrola przechowywania danych
• Generowanie dokumentów i podpisy elektroniczne
• Aplikacje mobilne i portale

I wiele więcej

Modele Cenowe

Smartsheet oferuje różnorodne plany cenowe, dostosowane do potrzeb biznesowych. Platforma jest odpowiednia dla wielu przypadków użycia, niezależnie od tego, czy chcesz skutecznie zarządzać projektami, czy skalować i standaryzować najlepsze praktyki w organizacji.

Poniżej przedstawiamy dostępne plany cenowe:

• Bezpłatny: jest darmowy i przeznaczony dla 1 użytkownika i maksymalnie 2 redaktorów. Plan ten jest idealny dla osób początkujących w zarządzaniu projektami i zadaniami. Obejmuje takie funkcje jak 2 arkusze, 100 automatyzacji miesięcznie, 500 MB miejsca na załączniki i wiele innych.
• Pro: Kosztuje 7 USD miesięcznie i jest przeznaczony dla maksymalnie 10 użytkowników i nieograniczonej liczby obserwatorów. Jest odpowiedni dla zespołów i osób, które chcą śledzić, zarządzać i udostępniać projekty nieograniczonej liczbie odbiorców. Obejmuje darmowe funkcje planu, nieograniczoną liczbę arkuszy, raportów, formularzy i pulpitów, 250 automatyzacji miesięcznie, 20 GB miejsca na załączniki i wiele innych.
• Biznes: Kosztuje 25 USD miesięcznie i przeznaczony jest dla co najmniej 3 użytkowników i nieograniczonej liczby redaktorów. Jest przeznaczony dla firm, które chcą zarządzać programami i projektami za pomocą wielu redaktorów i potrzebują zaawansowanych możliwości. Obejmuje wszystkie funkcje planu Pro, takie jak nieograniczona automatyzacja, 1 TB miejsca na załączniki i wiele zaawansowanych funkcji.
• Enterprise: Skontaktuj się z zespołem Smartsheet, aby otrzymać indywidualną wycenę dostosowaną do Twoich potrzeb. Jest odpowiedni dla organizacji obsługujących złożone procesy z kontrolą na poziomie przedsiębiorstwa. Obejmuje wszystkie funkcje planu biznesowego, nieograniczone miejsce na załączniki, więcej integracji, niestandardowe domeny e-mail i bardziej zaawansowane funkcje.

Smartsheet kontra Monday.com

Smartsheet jest często porównywany do monday.com, ponieważ oba są oprogramowaniem do zarządzania projektami o zbliżonych funkcjonalnościach. Pełnią funkcję systemów do zarządzania zasobami, zadaniami i portfelem. Oba są dostępne za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnej na systemy Android i iOS.

Jednak każda z platform ma unikalne cechy, które ją wyróżniają.

Gdzie Smartsheet przewyższa Monday.com

Smartsheet jest łatwy w obsłudze i nauce. Oferuje wsparcie społeczności i szkolenia, co ułatwia użytkownikom rozwój umiejętności i przechodzenie od poziomu początkującego do zaawansowanego. Jest również elastyczny i pozwala na przechodzenie od listy zadań do widoków kart i harmonogramu.

Smartsheet udostępnia różne widoki, takie jak Gantt, kalendarz i tablica Kanban, wraz z przypomnieniami, zależnościami zadań i hierarchią zadań o więcej niż 4 poziomach. Z kolei monday.com oferuje tylko tablicę Kanban.

Jeśli chodzi o zarządzanie pracą, Smartsheet oferuje raporty, formularze, wykresy z danymi w czasie rzeczywistym, pulpity, niestandardowe pola, wielopoziomowe sortowanie, ponad 50 funkcji formuł i wiele innych. Natomiast monday.com oferuje tylko niestandardowe pola, formularze i formatowanie warunkowe, a inne funkcje są dostępne tylko w wyższych planach.

Zarówno Smartsheet, jak i monday.com są dobre do współpracy, ale niektóre funkcje, takie jak historia zmian, automatyczne żądania aktualizacji, sprawdzanie i rozgałęzianie formularzy są dostępne tylko w Smartsheet.

Smartsheet jest także mocniejszy w kwestiach bezpieczeństwa, dzięki takim funkcjom jak EPM, klucze szyfrujące zarządzane przez klienta (CMEK), logowanie jednokrotne, dzienniki aktywności i raportowanie.

Smartsheet jest idealny dla profesjonalnych zespołów serwisowych, ponieważ jest elastyczną platformą z zaawansowanymi funkcjami, zapewniającą bezpieczeństwo i prywatność.

Gdzie Monday.com przewyższa Smartsheet

Monday.com jest łatwy w obsłudze zarówno dla początkujących, jak i zaawansowanych użytkowników. Jego interfejs jest estetyczny i intuicyjny. Platforma synchronizuje się z pocztą elektroniczną użytkowników, zapewniając, że wszystkie aktualizacje i wiadomości są szybko odbierane.

Monday.com oferuje szereg funkcji zwiększających produktywność, które pozwalają wielu osobom pracować i współpracować nad tym samym projektem jednocześnie. Umożliwia lepsze śledzenie zależności, zarządzanie zadaniami i udoskonalone zarządzanie kalendarzem wizualnym. Platforma jest również łatwa do zintegrowania z innymi narzędziami.

Dodatkowo, monday.com oferuje darmowy plan, który ułatwia rozpoczęcie pracy. Platforma jest idealna dla startupów i freelancerów, którzy chcą korzystać z systemu zarządzania zadaniami w celu poprawy produktywności bez ponoszenia dużych kosztów.

Podsumowanie

Smartsheet to solidne narzędzie z szerokim zakresem funkcji i możliwości, które usprawniają zarządzanie zadaniami i projektami.

Od współpracy, zarządzania zadaniami i integracji po bezpieczeństwo i zgodność, Smartsheet oferuje wszystko, czego potrzebujesz w oprogramowaniu do zarządzania projektami. Dostępny jest bezpłatny plan oraz 30-dniowy bezpłatny okres próbny, co pozwala na sprawdzenie, czy platforma jest odpowiednia dla Twojego zespołu.

Następnie możesz dowiedzieć się, czym jest zlecenie pracy.