Czy poszukujesz efektywnych i bezinwazyjnych metod usprawnienia operacji biznesowych w Twojej organizacji? W takim razie powinieneś zgłębić tajniki automatyzacji procesów robotycznych, znanej także jako RPA.
Tradycyjne podejście do automatyzacji, oparte na logice „jeśli-to-inaczej”, od dawna wiedzie prym w tej dziedzinie. Niemniej jednak, przedsiębiorstwa operujące na ogromnych zbiorach danych i informacji, zwłaszcza w obszarach back-office, potrzebowały bardziej komfortowej, szybszej i adaptacyjnej automatyzacji.
Odpowiedzią na te potrzeby biznesowe jest właśnie zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA). Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej na temat RPA, jej zastosowań i funkcjonalnych narzędzi, które mogą przyczynić się do rozwoju Twojej firmy.
Automatyzacja w biznesie i RPA
Współcześnie przedsiębiorstwa najczęściej korzystają z rozwiązań automatyzujących przepływ pracy, które działają w oparciu o programowanie warunkowe. Dostępnych jest wiele narzędzi do automatyzacji tego typu, jak na przykład Zapier, Microsoft Flow czy Integromat. Ich implementacja wymaga jednak zaangażowania doświadczonego programisty, który najpierw musi dogłębnie zrozumieć specyfikę Twoich procesów biznesowych.
Automatyzacja przepływu pracy wiąże się również z pewnymi wyzwaniami:
- Brak możliwości elastycznej, doraźnej modyfikacji.
- Konieczność udostępniania wrażliwych danych podmiotom zewnętrznym.
- Uzależnienie od firm trzecich w kwestiach prywatności i bezpieczeństwa danych.
- Ograniczone możliwości skalowania i dostosowania do zmieniających się potrzeb.
W celu rozwiązania tych problemów, specjaliści w dziedzinie automatyzacji opracowali nową technologię, zdolną naśladować działania ludzkich operatorów. Jest to zrobotyzowana automatyzacja procesów, czyli RPA, która rewolucjonizuje sposób przetwarzania danych, informacji, zgłoszeń serwisowych i wielu innych aspektów działalności firm.
Czym jest RPA?
Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) to proces, w którym roboty programowe uczą się, obserwując działania człowieka na komputerze.
Po zakończeniu etapu nauki, te wirtualne roboty są w stanie odtwarzać zadania, które zwykle wykonuje pracownik biurowy lub agent obsługi klienta na swoim stanowisku pracy.
Proces automatyzacji RPA wykorzystuje szereg technologii kognitywnych, które gwarantują niezawodną automatyzację. Do tych technologii należą:
- Odczytywanie danych z ekranu komputera.
- Optyczne rozpoznawanie znaków.
- Rejestrowanie naciśnięć klawiszy.
- Analiza tekstu.
- Identyfikacja pisma odręcznego.
- Rozpoznawanie mowy.
- Rozpoznawanie obiektów.
- Analiza sentymentu.
- Rozpoznawanie obrazów.
Aby rozwiązanie RPA działało sprawnie, zadanie, które ma być zautomatyzowane, musi być powtarzalne, manualne i oparte na określonych regułach. Wynik zadania powinien być również przewidywalny. W praktyce bot odwzorowuje kroki wykonywane przez pracownika i realizuje je bez konieczności interwencji człowieka.
Jak działa RPA?
Bot RPA wykorzystuje narzędzia kognitywne, aby nauczyć się wykonywania powtarzalnych zadań opartych na regułach, takich jak kopiowanie danych z bazy danych do arkusza kalkulacyjnego Excel.
To tylko jeden z przykładów! Cały proces opiera się na następujących modułach oprogramowania:
Boty programowe
Boty to programy, których zadaniem jest realizacja powtarzalnych zadań. Potrafią automatycznie przetwarzać zgłoszenia serwisowe, generować faktury, wysyłać e-maile marketingowe, wypełniać formularze online, wprowadzać dane do arkuszy kalkulacyjnych, porządkować dane w bazach, przesyłać informacje o klientach do systemów CRM i wiele więcej.
Bot programowy składa się z następujących instrukcji:
- Praca ze zmiennymi danych, takimi jak wartości logiczne (prawda/fałsz), nazwy, pliki, liczby, formaty plików itp.
- Tworzenie warunków, które pozwalają na rozgałęzienie scenariuszy (If/Then, If/Else itp.).
- Używanie pętli, aby bot wykonywał zadania wielokrotnie, aż do osiągnięcia pożądanego rezultatu.
Studio do projektowania botów
RPA Studio to środowisko, w którym można tworzyć i konfigurować boty, szkolić je i uruchamiać zautomatyzowane procesy. Większość studiów oferuje możliwość programowania botów bez pisania kodu lub z minimalnym użyciem kodu. Dodatkowo, dla większej wygody, dostępne są edytory typu „przeciągnij i upuść”.
Studia oferują szereg działań, które wzbogacają funkcjonalność botów. Przykłady takich działań to:
- Otwieranie i zamykanie aplikacji.
- Wybieranie i klikanie elementów interfejsu.
- Wprowadzanie danych.
- Odczyt, zapis i aktualizacja danych w arkuszach kalkulacyjnych.
- Rozpakowywanie i kompresowanie plików.
Orkiestrator RPA
RPA Orchestrator to główny panel zarządzania, który kontroluje wszystkie boty, połączenia z serwerami i aplikacjami desktopowymi, ułatwiając cały proces automatyzacji. Oferuje on takie funkcje i usługi jak:
- Zapisywanie scenariuszy automatyzacji.
- Uruchamianie botów.
- Integracja botów z aplikacjami zewnętrznymi.
- Monitorowanie wydajności botów.
- Audytowanie scenariuszy automatyzacji.
Różne rodzaje RPA
RPA na froncie
Rozwiązania RPA tego typu działają pod nadzorem ludzkich operatorów i są wykorzystywane bezpośrednio w kontakcie z klientem. Przykłady obejmują boty obsługi klienta, boty ticketowe, boty Excela i boty do adnotacji treści.
Te boty RPA działają jako wirtualni asystenci, którzy przyspieszają wykonywanie zadań dzięki integracji z aplikacjami biznesowymi.
RPA na zapleczu
Boty RPA działające na zapleczu zazwyczaj pracują bez nadzoru i charakteryzują się wyższym poziomem inteligencji niż boty front-endowe.
Wystarczy je zaprogramować raz. Boty uruchamiają się automatycznie, gdy operacje biznesowe wywołają odpowiednie zdarzenie.
Przykłady zastosowań to: konserwacja baz danych, regularne kontrole bezpieczeństwa przestrzeni dyskowej, automatyczne tworzenie kopii zapasowych i punktów przywracania.
Programowalne RPA
Boty tego typu programuje się w RPA Studio, dodając reguły, zdarzenia i wyzwalacze. Po zaprogramowaniu boty reagują tylko na określone scenariusze biznesowe.
Inteligentne RPA
Inteligentne rozwiązania RPA wykorzystują uczenie maszynowe i sztuczną inteligencję, aby uczyć się procesów, analizować nowe dane, porządkować je i podejmować decyzje biznesowe.
Te boty RPA potrafią wykrywać wzorce na podstawie danych nieustrukturyzowanych. W przeciwieństwie do standardowych rozwiązań RPA, które jedynie odtwarzają ludzkie działania, inteligentne RPA symuluje ludzką inteligencję.
RPA: Zalety
- Wdrożenie RPA wiąże się z minimalnymi barierami technicznymi. Pracownicy, którzy przez kilka miesięcy pracują z RPA Studio, są w stanie samodzielnie wdrażać scenariusze automatyzacji bez konieczności pisania kodu.
- Automatyzacja operacji biznesowych za pomocą RPA gwarantuje 100% dokładność wykonywanych zadań.
- Boty RPA pomagają firmom spełnić wszelkie wymogi dotyczące zgodności z przepisami, co czyni je szczególnie popularnymi w sektorze ochrony zdrowia i finansów.
- Boty RPA mogą pracować przez całą dobę, bez przerw w procesie biznesowym.
- RPA jest rozwiązaniem bezinwazyjnym, które nie wymaga kompleksowej aktualizacji infrastruktury IT.
- Wdrożenie RPA znacząco zwiększa ogólną produktywność operacji biznesowych.
Wybór oprogramowania RPA
- Oprogramowanie RPA powinno umożliwiać projektowanie, wdrażanie i zarządzanie rozwiązaniami w sposób bezkodowy.
- Najlepiej wybierać narzędzia RPA, które oferują gotowe scenariusze automatyzacji, gotowe do natychmiastowego użycia.
- Narzędzie powinno posiadać funkcję obsługi wyjątków, gdzie przełożony może dokonać przeglądu zadań w celu zapewnienia jakości i zgodności.
- Idealne narzędzie RPA umożliwia integrację istniejących aplikacji biznesowych z botami i orkiestratorem.
- Narzędzie powinno oferować skalowalność i elastyczność rozwiązań.
- Warto wybierać narzędzia RPA, które oferują zarówno boty nadzorowane, jak i nienadzorowane.
- Aby zapewnić firmie gotowość na przyszłość, warto wybrać oprogramowanie RPA, które oferuje szkolenie botów w oparciu o sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe.
RPA: Przykłady zastosowań
Obsługa klienta
Boty RPA potrafią w kilka sekund przeszukać tysiące źródeł danych w poszukiwaniu rozwiązania problemu. Z tego powodu nowoczesne centra obsługi klienta łączą swoich agentów z botami RPA. Agent, rozumiejąc problem dzwoniącego, wprowadza słowa kluczowe, które bot RPA analizuje i natychmiast wyświetla możliwe sugestie rozwiązania.
Przetwarzanie zwrotów w e-commerce
Giganci e-commerce oszczędzają znaczne sumy pieniędzy na obsłudze zwrotów dzięki rozwiązaniom RPA. Klienci mogą bezpośrednio komunikować się z botem, aby zgłosić zwrot. Bot analizuje zasady firmy i podejmuje decyzję o zatwierdzeniu lub odrzuceniu zwrotu.
W przypadku zatwierdzenia zwrotu, bot natychmiast wysyła do klienta e-mail z etykietą zwrotną i instrukcjami. Po odebraniu zwróconego produktu przez system ERP, bot RPA może zainicjować zwrot pieniędzy, zaktualizować zapisy firmy i dostosować stan magazynowy.
Badania kliniczne
Firma Pfizer korzysta z rozwiązań RPA firmy Blue Prism, aby przetwarzać dane z badań klinicznych o 88% szybciej niż w przypadku tradycyjnego procesu ręcznego. Boty automatycznie akceptują lub odrzucają dane z badań klinicznych zgodnie z ustalonymi przepisami FDA i EMA. Dzięki RPA firma Pfizer zaoszczędziła 500 000 godzin pracy.
Poniżej przedstawiamy kilka wiodących narzędzi RPA, z których korzystają startupy, małe i średnie firmy oraz duże korporacje:
#1. Blue Prism
Blue Prism pomaga tworzyć odpornych i bardzo produktywnych pracowników cyfrowych, czyli boty RPA, które współpracują z ludzkimi pracownikami. Portfolio produktów RPA obejmuje:
- Tworzenie ścieżek rozwoju.
- Przyspieszenie pracy.
- Transformację doświadczeń.
- Ujednolicenie operacji.
Popularne produkty RPA firmy Blue Prism to: automatyzacja pulpitu, automatyzacja zarządzania dokumentami, e-mail AI, Digital Exchange, UX Builder i Service Assist.
#2. UiPath
UiPath tworzy roboty RPA dla firm, aby oszczędzały czas i pieniądze. Najważniejsze produkty RPA UiPath to:
- Platforma UiPath.
- Chmura automatyzacji.
- Pakiet automatyki.
Korzystając z niezawodnych narzędzi RPA firmy UiPath, programiści automatyzacji tworzą inteligentne i solidne integracje z:
- Amazon Web Services (AWS).
- Microsoft 365.
- Workday.
- ServiceNow.
Obecnie UiPath oferuje bezpłatne rozwiązanie RPA do użytku osobistego, co czyni je dobrym narzędziem dla osób uczących się programowania RPA.
#3. Pega
Pega to niskokodowa platforma do tworzenia rozwiązań RPA, która oferuje również zarządzane usługi RPA. Do godnych uwagi funkcji tej platformy RPA należą:
- RPA z udziałem człowieka.
- RPA bez udziału człowieka.
- Automatyczne równoważenie obciążenia.
- Bot e-mail.
- Analiza rentgenowska.
- Inteligencja siły roboczej.
Rozwiązania RPA Pega są szczególnie polecane firmom, którym zależy na skalowalności, szybkiej innowacji i przyszłościowej technologii.
#4. Kofax RPA
Kofax RPA umożliwia budowanie rozbudowanej siły roboczej, składającej się z botów cyfrowych, które wykonują powtarzalne zadania szybciej niż ludzie. Firma oferuje platformy programistyczne zarówno bez kodu, jak i z niskim poziomem kodu.
Dodatkowo, Kofax RPA wykorzystuje kognitywne przechwytywanie i sztuczną inteligencję, które potrafią pozyskiwać dane, interpretować je i na nich działać.
#5. NICE RPA
Jeśli działasz w branży obsługi klienta i szukasz automatycznych botów, aby zminimalizować koszty agentów ludzkich, możesz wypróbować rozwiązania NICE RPA. Oferta obejmuje:
- NEVA – automatyzację z udziałem człowieka.
- Wyszukiwarkę automatyzacji.
- Pracownię Automatyki.
- Uwierzytelnianie głosowe.
- Inteligencję siły roboczej.
NICE jest znana z wirtualnych asystentów, którzy pracują 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, witając klientów, rejestrując skargi, a nawet rozwiązując ich problemy.
#6. Power Automate
Microsoft Power Automate to bezpłatne narzędzie do programowania RPA, dostępne na komputerach z systemem Windows 10 lub Windows 11. Jest to idealne narzędzie dla początkujących programistów RPA.
Aby szybko zacząć, można skorzystać z gotowych przykładów RPA w następujących przypadkach biznesowych:
- Automatyzacja Excela.
- Automatyzacja sieci.
- Automatyzacja pulpitu.
- Obsługa daty i godziny.
- Automatyzacja plików PDF.
- Manipulacja tekstem.
- Skrypty.
- Kontrola przepływu.
RPA: Przyszłość
Obecnie RPA koncentruje się na wykonywaniu powtarzalnych zadań ze 100% dokładnością. Boty programowe są w stanie wykonywać setki zadań dziennie, znacznie więcej niż ludzki operator. Jednak przy zmianie reguł lub potrzebie doraźnych modyfikacji, takie boty przestają działać prawidłowo.
Przyszłość RPA to połączenie zautomatyzowanej (RPA) i nienadzorowanej automatyzacji ze sztuczną inteligencją (AI) i uczeniem maszynowym (ML). Ta nowa technologia będzie w stanie zautomatyzować zadania, które są mniej powtarzalne i oparte na bardziej elastycznych zasadach.
W przyszłości automatyzacja kognitywna będzie wykorzystywana na pełną skalę. Boty będą w stanie analizować problemy ad hoc, szukać rozwiązań w różnych aplikacjach i serwerach, analizować nieustrukturyzowane bazy danych i dostosowywać przebieg zautomatyzowanego procesu.
RPA: Uwaga autora
Uważam, że RPA to potencjalnie wart miliardy dolarów rynek dla startupów technologicznych oraz małych i średnich firm.
Jeśli jesteś wykwalifikowanym inżynierem RPA lub usługodawcą, możesz z powodzeniem wykorzystać ten trend i czerpać z niego znaczne korzyści.
Rynek RPA dynamicznie rośnie, co potwierdzają dane pochodzące z renomowanych ośrodków analitycznych:
- Global Newswire prognozuje, że do 2029 roku rynek RPA osiągnie wartość 43,52 mld USD, z 10,01 mld USD w 2022 roku.
- Grand View Research przewiduje, że RPA będzie liderem w branży oprogramowania i usług, notując wzrost na poziomie 38,2% w latach 2022-2030.
- Statista szacuje, że rynek o wartości 2,09 mld USD w 2020 roku, osiągnie wartość 23,90 mld USD do 2030 roku.
Teraz jest idealny moment na zdobycie umiejętności potrzebnych do zostania programistą RPA. Można również stworzyć zespół programistów RPA i uruchomić startup lub agencję, która będzie dostarczać usługi lub badania rozwiązań RPA.
Podsumowanie
W tym artykule wyjaśniliśmy, czym jest RPA. Objaśniliśmy też, że robotyczna automatyzacja procesów nie jest związana z robotami fizycznymi i mechanicznymi.
Część pracowników obawia się, że automatyzacja zmniejszy zapotrzebowanie na ludzką pracę, gdy firmy zaczną zastępować ludzi robotami.
Jednak to nie jest prawdą. RPA pozwala pracownikom rozwijać umiejętności związane z kontrolą i nadzorem nad botami. Firmy natomiast mogą zwiększać rentowność, korzystając z istniejącej infrastruktury i inwestycji.
Kolejnym krokiem jest poznanie najlepszych platform do automatyzacji i integracji przepływu pracy, a także oprogramowania do automatyzacji zadań dla firm, które chcą szybko się rozwijać.