Jaka jest różnica między plikami PST i OST programu Outlook?
Microsoft Outlook przechowuje wiadomości e-mail, zadania oraz wydarzenia w postaci plików PST lub OST. Chociaż oba typy plików pełnią podobną funkcję, istnieją istotne różnice, które mogą mieć znaczenie w zależności od tego, czy zamierzamy wykonać kopię zapasową, przywrócić dane, czy też przenieść je na inny system.
Aby zrozumieć różnice między plikami PST i OST, warto przyjrzeć się historii technologii poczty elektronicznej, szczególnie różnicom między protokołami POP i IMAP. Oto krótki przegląd tych protokołów.
Czym jest POP?
Post Office Protocol (POP) to tradycyjny protokół pocztowy, który był używany głównie w czasach, gdy korzystano z połączeń telefonicznych. Obecnie używaną wersją tego protokołu jest POP3.
Protokół POP pobiera wszystkie wiadomości e-mail do lokalnego klienta, a następnie standardowo usuwa je z serwera. Oznacza to, że na komputerze pozostaje tylko lokalna kopia wiadomości. Istnieje możliwość skonfigurowania POP, aby nie usuwał e-maili z serwera.
W przeszłości użytkownicy najczęściej sprawdzali pocztę z jednego komputera, więc przechowywanie drugiej kopii na serwerze nie było konieczne.
Kiedy korzystasz z POP, wszelkie zmiany dokonane w kliencie pocztowym nie są odzwierciedlane na serwerze. Na przykład, jeśli usuniesz wiadomość w kliencie, nie wpłynie to na jej status na serwerze i vice versa.
Czym jest IMAP?
Internet Message Access Protocol (IMAP) to nowocześniejszy protokół, który umożliwia pobieranie e-maili z serwera do lokalnego klienta. Wszystkie zmiany dokonane w kliencie pocztowym są synchronizowane z serwerem. Jeśli usuniesz wiadomość na komputerze, zostanie ona również usunięta z serwera i odwrotnie.
IMAP lepiej odpowiada współczesnym potrzebom, ponieważ wiele osób korzysta z tego samego konta e-mail na różnych urządzeniach. W dzisiejszych czasach większość użytkowników ma dostęp do szybkiego internetu oraz mobilnych połączeń danych, co ułatwia synchronizację działań związanych z pocztą e-mail.
Dzięki IMAP, jeśli wyślesz e-mail z telefonu, będzie on widoczny w folderze „Wysłane” na tablecie. Z tego powodu rekomendujemy korzystanie z IMAP, chyba że masz konkretne powody, aby wybrać protokół POP3.
Warto zaznaczyć, że Microsoft używa do zarządzania swoimi kontami e-mail Messaging API (MAPI) zamiast IMAP. Mimo że różnią się one, oba protokoły synchronizują wiadomości e-mail między klientem a serwerem.
Pliki POP, IMAP, PST i OST
Jeżeli korzystasz z konta POP, program Outlook przechowuje wszystkie wiadomości e-mail oraz wydarzenia w pliku osobistej tabeli magazynu (PST). Plik PST można importować do Outlooka, co czyni go idealnym do przenoszenia e-maili na nowy komputer lub do archiwizowania danych w razie awarii systemu.
Do wersji Microsoft Outlook 2013 pliki PST były również używane dla kont IMAP oraz MAPI. Z kolei od wersji Outlook 2016, wiadomości z kont IMAP i MAPI są przechowywane w pliku Offline Storage Table (OST).
Pliki OST synchronizują się automatycznie z serwerem e-mail, pod warunkiem, że masz aktywne połączenie z internetem. W przeciwieństwie do plików PST, pliki OST nie mogą być importowane do Outlooka, ponieważ nie ma takiej potrzeby.
Kiedy konfigurujesz Outlooka na nowym urządzeniu i łączysz się z kontem e-mail przez IMAP lub MAPI, wszystkie e-maile zostaną automatycznie pobrane z serwera.
Kluczową różnicą między plikami PST i OST jest to, że zawartość pliku PST jest dostępna tylko w tym pliku, podczas gdy zawartość pliku OST jest również dostępna na serwerze e-mail oraz na wszystkich urządzeniach, które mają dostęp do tego konta.
Kiedy ich używać?
W większości przypadków nie musisz martwić się o pliki PST i OST. Rzadko będziesz miał z nimi bezpośredni kontakt, chyba że będziesz ich aktywnie poszukiwał.
Pliki te stają się istotne, gdy przenosisz dane na nowy komputer lub chcesz archiwizować swoje e-maile. W przypadku korzystania z konta POP3, konieczne będzie skopiowanie pliku PST na nowy komputer oraz jego zaimportowanie do Outlooka, aby uniknąć utraty wiadomości.
Jeśli korzystasz z IMAP lub MAPI, wystarczy, że będziesz świadomy limitu rozmiaru swojej skrzynki pocztowej na serwerze. Gdy osiągniesz maksymalny limit, a chcesz zachować wszystkie e-maile, warto wyeksportować ich część do pliku PST, a następnie usunąć je z serwera e-mail.
Po zaimportowaniu pliku PST do Outlooka nadal będziesz mógł przeglądać te wiadomości, ale nie będą one już dostępne na serwerze pocztowym.
