Udostępnianie plików w aplikacjach do czatu, takich jak Microsoft Teams, może prowadzić do chaosu i trudności w odnalezieniu potrzebnych dokumentów. W miarę jak rozmowy stają się coraz dłuższe, pliki udostępniane w kontekście wiadomości mogą ginąć w gąszczu komunikacji. Aby ułatwić użytkownikom dostęp do udostępnionych plików, Microsoft Teams oferuje dedykowaną kartę „Pliki” dla każdego kanału w ramach zespołów. Karta ta gromadzi wszystkie pliki, które zostały na niej udostępnione, co znacznie ułatwia ich wyszukiwanie, przeglądanie i edytowanie.
Dlaczego pliki Microsoft Teams mogą być niewidoczne
Każdy kanał w Microsoft Teams ma przypisaną kartę „Pliki”, a także główną kartę „Pliki”, do której można uzyskać dostęp z lewego menu. Główna zakładka „Pliki” pokazuje wszystkie dokumenty ze wszystkich zespołów i kanałów, co ułatwia ich wyszukiwanie. Jeśli jednak którakolwiek z tych kart jest pusta, mimo że pliki zostały przesłane, istnieje kilka kroków, które można podjąć, aby przywrócić ich widoczność.
1. Sprawdź folder SharePoint
Udostępnione pliki w Microsoft Teams są przechowywane w folderze na Twojej witrynie SharePoint. Jeśli plik został przeniesiony do innego folderu, nie będzie widoczny na karcie „Pliki” w kanale, w którym został pierwotnie udostępniony. Aby to naprawić, odwiedź witrynę SharePoint dla Microsoft Teams, przejdź do zakładki Dokumenty i wybierz odpowiedni kanał. Upewnij się, że plik znajduje się w odpowiednim folderze, a jeśli nie, przenieś go z powrotem.
Uwaga: Pliki nie powinny być przechowywane w głównym katalogu Dokumentów, ponieważ nie będą się tam pojawiać w Microsoft Teams.
2. Sprawdź nazwę folderu SharePoint
Podczas tworzenia nowego kanału w zespole na SharePoint tworzony jest folder o tej samej nazwie. Jeśli nazwa kanału lub folderu SharePoint ulegnie zmianie, pliki udostępnione w tym folderze mogą stać się niedostępne. Aby to naprawić, upewnij się, że nazwa folderu na SharePoint odpowiada nazwie kanału w Microsoft Teams. W tym celu otwórz Microsoft Teams, zapisz nazwę kanału z pustą zakładką „Pliki”, a następnie sprawdź foldery w SharePoint.
3. Limit elementów wspólnych
Microsoft Teams oferuje dużą ilość przestrzeni do przechowywania, jednak istnieje limit 5000 elementów w bibliotece. Jeśli przekroczysz ten limit, dodatkowe pliki mogą nie być wyświetlane. W takim przypadku warto rozważyć uporządkowanie biblioteki. Szczegółowe informacje na temat limitów SharePoint można znaleźć tutaj.
4. Microsoft Teams Education – aplikacja na Androida
Użytkownicy licencji edukacyjnych Microsoft Teams mogą napotkać problemy z wyświetlaniem plików w aplikacji na Androida, zwłaszcza jeśli udostępniają zadania w klasie. W takim przypadku zaleca się zaktualizowanie aplikacji Microsoft Teams do najnowszej wersji, aby uzyskać dostęp do wszystkich funkcji, które były wprowadzone najpierw na iOS.
Podsumowanie: Udostępnianie plików w Microsoft Teams
Problemy z niewidocznymi plikami na karcie „Pliki” są często związane z organizacją folderów w SharePoint. Warto unikać zmiany nazw kanałów oraz folderów na SharePoint dla aktywnie używanych kanałów, aby nie zakłócać ich powiązań. Zrozumienie struktury i zasad działania Microsoft Teams oraz SharePoint może znacząco poprawić efektywność zarządzania plikami i komunikacji w zespole.
newsblog.pl
newsblog.pl
Maciej – redaktor, pasjonat technologii i samozwańczy pogromca błędów w systemie Windows. Zna Linuxa lepiej niż własną lodówkę, a kawa to jego główne źródło zasilania. Pisze, testuje, naprawia – i czasem nawet wyłącza i włącza ponownie. W wolnych chwilach udaje, że odpoczywa, ale i tak kończy z laptopem na kolanach.