Każda firma dysponuje aktywami – zarówno tymi o charakterze materialnym, jak i niematerialnym. Skuteczne zarządzanie tymi zasobami ma kluczowe znaczenie dla usprawnienia procesów informatycznych oraz podniesienia efektywności i wydajności całej organizacji.
W dzisiejszej erze cyfrowej nie ma już potrzeby ręcznego prowadzenia rejestru aktywów i żmudnego wprowadzania danych.
Obecnie dostępne są zaawansowane technologie, takie jak specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania zasobami IT, które umożliwia monitorowanie aktywów przedsiębiorstwa, efektywne ich wykorzystanie oraz automatyczne generowanie rejestrów. Dzięki temu zyskujemy czas, który wcześniej pochłaniały powtarzalne czynności.
Taki system pozwala skoncentrować się na kluczowych działaniach, przybliżając organizację do osiągnięcia wyznaczonych celów. Oprogramowanie to jest niezwykle pomocne w zapewnieniu zgodności z obowiązującymi przepisami oraz w planowaniu zasobów. Ponadto, jego wdrożenie pozwala uniknąć kosztów związanych z zatrudnieniem menedżera ds. aktywów.
Zanim jednak przejdziemy do konkretów, warto przyjrzeć się bliżej kluczowym aspektom zarządzania aktywami.
Czym jest zarządzanie zasobami IT?
Zarządzanie zasobami IT to nic innego jak system, który kontroluje wszystkie aktywa informatyczne należące do danej organizacji. Mowa tu o różnorodnych zasobach, takich jak licencje na oprogramowanie, nieruchomości, prawa autorskie, udziały, obligacje i wiele innych.
Wsparcie w zarządzaniu tymi aktywami oferuje oprogramowanie dedykowane do zarządzania zasobami IT. To rozwiązanie jest szczególnie cenne dla firm, które chcą sprawnie i bezproblemowo zarządzać swoimi aktywami, eliminując silosy informacyjne i przyspieszając postęp.
W dzisiejszych czasach większość aktywów ma postać cyfrową. Dlatego też, system zarządzania zasobami IT umożliwia przejęcie kontroli nad zasobami cyfrowymi, zarządzanie ich transferem, inwentaryzacją oprogramowania i wieloma innymi aspektami.
Oprogramowanie do zarządzania zasobami informatycznymi często oferuje szereg przydatnych funkcji, takich jak:
- Usprawnienie inwentaryzacji zasobów dzięki narzędziom do zdalnego wysyłania agentów, skanowania urządzeń na żądanie w celu pozyskania danych inwentaryzacyjnych, dostosowywania procesów i automatycznej aktualizacji informacji o produktach.
- Dostarczanie informacji o wykorzystaniu oprogramowania poprzez raporty i śledzenie czasu działania aplikacji.
- Automatyczna identyfikacja zasobów za pomocą funkcji takich jak rozpoznawanie urządzeń i produktów, automatyczne wykrywanie, identyfikacja pakietów oprogramowania oraz szybkie i wygodne dodawanie nowych produktów.
- Raportowanie zgodności i użytkowania z wykorzystaniem takich funkcji jak zintegrowane raportowanie produktów, analiza trendów, historia zasobów, szczegółowe raporty internetowe, raporty niestandardowe, alerty.
- Zarządzanie umowami informatycznymi za pomocą zintegrowanych systemów, które pomagają kontrolować warunki umów, gwarancje, okresy najmu i konserwacji, a także automatycznie monitorować terminy, generować alerty i zarządzać dokumentacją.
- Zarządzanie licencjami i ich zgodnością z wykorzystaniem.
Jak działa oprogramowanie do zarządzania zasobami IT?
Oprogramowanie do zarządzania aktywami rozpoczyna proces od ewidencjonowania wszystkich zasobów IT, które należą do organizacji – od sprzętu i oprogramowania, po maszyny i meble. Ułatwia to zarządzanie procesami IT. Oprogramowanie to pozwala na śledzenie zasobów poprzez planowanie i rejestrowanie wymian. Określa również priorytet aktywów, wskazując te najbardziej i najmniej wartościowe, umożliwiając odpowiednie podejście do zarządzania nimi.
System potrafi obliczać amortyzację i przypomina o konieczności przeprowadzenia napraw lub wymiany danego środka trwałego. Oprócz zasobów materialnych, system śledzi także aktywa niematerialne, takie jak oprogramowanie, licencje, dokumenty cyfrowe, prawa autorskie, patenty i polityki biznesowe. System rejestruje również informacje o odnowieniach i przeglądach wykorzystywanych systemów i sprzętu.
Jakie są zalety oprogramowania do zarządzania zasobami? 👍
Prywatność
Aktywa firmy są jej własnością prywatną i poufną. Zlecenie zarządzania nimi zewnętrznej osobie lub agencji może wiązać się z ryzykiem, ponieważ podmioty te uzyskają dostęp do wrażliwych informacji i mogą je ujawnić.
Korzystanie z systemu zarządzania aktywami pomaga uniknąć tego ryzyka. Nie ma potrzeby zatrudniania osób trzecich i powierzania im swoich aktywów. Zamiast tego można wykorzystać odpowiednie oprogramowanie, które umożliwi pełną kontrolę nad zasobami.
Oszczędność
Poza kwestiami związanymi z prywatnością, zatrudnienie osoby lub agencji do zarządzania aktywami generuje znaczne koszty. Z kolei, oprogramowanie do zarządzania aktywami jest rozwiązaniem znacznie tańszym, a jego koszt często sprowadza się do niewielkiej miesięcznej opłaty.
Co ważne, używanie oprogramowania nie obniża efektywności zarządzania zasobami. Wiele firm oferuje bezpłatne wersje próbne, dzięki czemu można sprawdzić działanie takiego systemu bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
Przejrzyste śledzenie i cele
Oprogramowanie do śledzenia zasobów monitoruje je, aby zapewnić pełen wgląd w stan aktywów i ułatwić kontrolę nad nimi. System generuje alerty, przypominając o terminach odnowienia lub konieczności przeprowadzenia konserwacji. Na przejrzystym pulpicie i w regularnych raportach przedstawiane są cele do osiągnięcia w zakresie zarządzania zasobami.
Uporządkowanie
Oprogramowanie do zarządzania zasobami pozwala zachować porządek, umożliwiając skupienie się na obszarach, które wymagają szczególnej uwagi. System nadaje priorytety zasobom, co ułatwia ich efektywne zarządzanie. Wszystko jest zorganizowane w taki sposób, aby wspomagać efektywność i wydajność pracy.
Czy jesteś gotów skorzystać z tych wszystkich korzyści?
Jeśli tak, sprawdźmy niektóre z najlepszych programów do zarządzania zasobami IT.
Freshservice
Zoptymalizuj wykorzystanie zasobów, zyskaj lepszą przejrzystość, obniż koszty i usprawnij zarządzanie infrastrukturą IT dzięki Freshservice. To oprogramowanie umożliwia ocenę i śledzenie wszystkich zasobów IT, takich jak licencje na oprogramowanie, sprzęt, zasoby wirtualne, umowy i inne elementy konfiguracji. System sprawnie łączy informacje o zasobach z procesami działu obsługi IT.
Oprogramowanie automatycznie identyfikuje zasoby IT w organizacji, skanuje w poszukiwaniu nowego oprogramowania i sprzętu, a także umożliwia planowanie regularnych skanów w celu aktualizacji danych. Dodatkowo można identyfikować lokalizację zasobów IT, użytkowników tych zasobów oraz informacje takie jak wersja, stan, adres IP itd.
System umożliwia ewidencjonowanie i śledzenie elementów konfiguracji, takich jak sprzęt, oprogramowanie, usługi, a także relacje między nimi. Zapewnia on dostęp do dokładnych danych w CMDB, które mogą zostać wykorzystane do analizy przyczyn źródłowych problemów oraz podejmowania właściwych decyzji. Wszystkie zasoby są dostępne w jednym, przejrzystym panelu, z dowolnego miejsca.
Dzięki wstępnie zdefiniowanym procesom zarządzania zasobami, można zaoszczędzić czas na powtarzalnych czynnościach, takich jak przydzielanie, wprowadzanie i wycofywanie zasobów. Ponadto, można analizować wykorzystanie aplikacji SaaS, aby optymalizować koszty i wykorzystanie zasobów.
Zarządzanie zasobami IT można rozpocząć już od 19 USD miesięcznie za agenta. System oferuje 21-dniowy bezpłatny okres próbny, który pozwala na zapoznanie się z wszystkimi jego funkcjami. System umożliwia również planowanie zakupu licencji, identyfikację naruszeń umów oraz łatwe odnawianie umów dzięki automatycznym procesom zatwierdzania.
Asset Panda
Asset Panda to system do śledzenia i zarządzania zasobami, który umożliwia dostosowanie do konkretnych potrzeb i sposobów pracy. Może śledzić wszystko, od laptopów po sprzęt, konfigurując się w taki sposób, w jaki aktualnie zarządza się sprzętem.
Dzięki lepszemu śledzeniu zasobów można osiągnąć lepszą wydajność biznesową, większe oszczędności i mniejsze straty aktywów. Zintegrowane oprogramowanie do śledzenia zasobów Asset Panda wyświetla informacje o gwarancjach, historii działań, zdjęcia i instrukcje obsługi w jednym miejscu.
Można również udostępniać dane zespołowi w salach konferencyjnych lub magazynach, tak aby wszyscy mieli dostęp do tych samych informacji. Umożliwia to kierownikom przeglądanie raportów, menedżerom śledzenie historii zasobów, a pracownikom zarządzanie zasobami. Aplikację mobilną można pobrać na urządzenia z systemem Android lub iOS, aby korzystać z niej w dowolnym miejscu.
Ulepszone procesy pracy dzięki niestandardowym działaniom, które ułatwiają i przyspieszają zarządzanie zasobami. Możliwość tworzenia niestandardowych pól, aby dopasować dane do języka firmy i potrzeb użytkowników.
Dodatkowo, pełne ścieżki audytu umożliwiają lepsze prognozowanie i odpowiedzialność za każdy zasób. Wszystkie zainteresowane strony automatycznie otrzymują informacje o planowaniu i wydajności. System oferuje proste wdrożenie i zwiększone bezpieczeństwo danych dla każdego stanowiska w organizacji.
Dostęp do ważnych danych jest łatwiejszy, pracownicy mogą korzystać z samoobsługi, a identyfikacja aktywów jest szybsza. Wbudowany skaner kodów kreskowych jest kompatybilny z wieloma urządzeniami i pozwala uniknąć konieczności korzystania z drogich urządzeń skanujących.
Można sprawdzić, jak Asset Panda pomaga w firmie, korzystając z bezpłatnej wersji demonstracyjnej. Cena zaczyna się od 125 USD miesięcznie za maksymalnie 500 aktywów.
SysAid ITSM
Pozwól działom IT i średnim zespołom zarządzać zasobami i obsługiwać dział pomocy technicznej z SysAid ITSM. Oprogramowanie to oferuje narzędzia, które pomagają utrzymać kontrolę, a większa automatyzacja pozwala skupić się na ważnych zadaniach, przy jednoczesnym ludzkim podejściu.
Konfiguracja SysAid jest prosta, umożliwia dostosowanie systemu do specyficznych potrzeb firmy. Mniejsza liczba powtórzeń i automatyzacja zwiększają produktywność. System poprawia komfort pracy pracowników i agentów, oferując lepsze wsparcie i narzędzia, które pozwalają na samodzielne rozwiązywanie problemów i zgłoszeń.
System oferuje wiele gotowych szablonów, które ułatwiają szybkie rozpoczęcie pracy. Możliwości SysAid w zakresie zarządzania zmianami, problemami i zgłoszeniami zapewniają lepszą kontrolę nad usługami w całej organizacji.
Workflow Designer umożliwia łatwe konfigurowanie, tworzenie i udostępnianie procesów pracy w całej organizacji i dziale. System integruje się z ulubionymi aplikacjami, zwiększając wartość działu obsługi technicznej bez dodatkowych kosztów.
System SysAid można dostosować do potrzeb organizacji, wykorzystując nieograniczoną liczbę szablonów, formularzy i niestandardowych pól. Zarezerwuj wersję demonstracyjną lub skorzystaj z bezpłatnej wersji próbnej, aby sprawdzić, czy otrzymujesz usługę, której oczekujesz.
Snipe-IT
Zrezygnuj z arkuszy kalkulacyjnych i zacznij korzystać z intuicyjnego oprogramowania do zarządzania zasobami – Snipe-IT. Oferuje zaawansowane funkcje, takie jak solidne JSON REST API do szybkiego tworzenia niestandardowych automatyzacji i integracji.
System zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa, taki jak bcrypt z zapobieganiem atakom typu brute-force, pliki cookie tylko HTTPS, 2FA, bezpieczeństwo haseł i wiele innych. Jest to oprogramowanie typu open-source, w którym bezpieczeństwo, nadzór i przejrzystość są traktowane priorytetowo.
Platforma chmurowa Snipe-IT oferuje gwarancję dostępności usługi na poziomie 99,99% SLA. Posiada rozbudowaną infrastrukturę serwerową w kilku centrach danych na całym świecie, co zapewnia szybkie i stabilne połączenie w dowolnym miejscu.
Dane są zawsze bezpieczne w centrum danych, które wybierzesz podczas rejestracji. Można również samodzielnie hostować oprogramowanie Snipe-IT lub skorzystać z dostępnych płatnych planów.
TOPdesk
Wiedza jest potęgą i kluczem do wydajności, dlatego oprogramowanie TOPdesk CMDB i do zarządzania zasobami IT umożliwia rejestrowanie i śledzenie zasobów w jednym miejscu. System pomaga monitorować obiekty firmy, ich użytkowników, powiązania między nimi i terminy wymiany.
TOPdesk pozwala zaoszczędzić czas i skupić się na potencjalnych problemach, które mogą wystąpić w dowolnym momencie. Oprogramowanie jest bardzo elastyczne i można je dostosować do własnych potrzeb. Karty aktywów można projektować za pomocą szablonów, aby uzyskać potrzebne informacje.
Możliwość dodawania różnych funkcji, które najlepiej pasują do procesów. Ponadto, można tworzyć pola, które są istotne dla konkretnych zasobów. REST API umożliwia integrację oprogramowania z innymi narzędziami w celu efektywnego zarządzania zasobami.
System oferuje graficzne podsumowanie zasobów, które ułatwia zrozumienie złożonych konfiguracji. Można wykorzystać wizualizację do analizy wpływu. System pozwala także przeglądać aktywa, których dotyczy problem, aby szybko zlokalizować przyczynę zakłócenia.
Atlassian
Zapewnij zespołom biznesowym, IT Ops i programistom możliwość szybkiej współpracy dzięki Jira Service Management. Dostarczaj lepsze usługi bez złożoności tradycyjnych rozwiązań ITSM. Pozwól każdym zespołom szybko skonfigurować centrum obsługi i stale dostosowywać je do potrzeb firmy.
Monitoruj postęp prac dzięki otwartej platformie współpracy. Można łączyć problemy między systemem Jira a danymi z innych narzędzi programistycznych. Zespoły ds. operacji IT i wsparcia mają dostęp do informacji, które są niezbędne do szybkiego reagowania na incydenty, zmiany i zgłoszenia.
Pełna ścieżka audytu pozwala na eliminację trudności, przyspieszenie kluczowych prac programistycznych i wdrażanie zmian. Jira oferuje również wiele funkcji, które pomagają zespołom szybciej dodawać wartość.
System umożliwia zarządzanie zgłoszeniami, incydentami, problemami, zmianami, zasobami, konfiguracjami, bez żadnych kłopotów. Integracja z innymi narzędziami ułatwia pracę. Można tworzyć niestandardowe dodatki za pomocą interfejsu API REST.
Oprogramowanie jest dostępne za darmo dla maksymalnie trzech agentów, lub można wybrać płatny plan, w zależności od potrzeb firmy. Ceny zaczynają się od 60 USD miesięcznie.
Refab
Refab to oprogramowanie do zarządzania zasobami IT, które zostało zaprojektowane z myślą o prostocie. Każda firma może go używać do przydzielania elementów lub wdrażania zasobów na całym świecie.
Używanie arkuszy kalkulacyjnych może być frustrujące i czasochłonne. Refab upraszcza proces zarządzania, oferując alerty dotyczące konserwacji, gwarancji, amortyzacji, weryfikacji własności. Projektant „przeciągnij i upuść” ułatwia śledzenie wszystkich zasobów.
Narzędzie nieustannie pomaga ulepszać sposób pracy, eliminując zbędną złożoność. System posiada wbudowany skaner kodów kreskowych do szybkiego przypisywania urządzeń do użytkowników i wypełniania zleceń pracy.
Ta prosta platforma umożliwia śledzenie sprzętu, jego lokalizacji, użytkownika i czasu, w którym go brakuje. System ma wiele funkcji, takich jak konfigurowalne pola i kategorie, śledzenie elementów przypisanych do użytkowników, historia wypożyczeń i modyfikacji aktywów, powiadomienia e-mail, etykiety statusu i amortyzacja aktywów.
Cena dla małych zespołów, które potrzebują podstawowych zasobów i alertów e-mail, wynosi 30 USD miesięcznie.
👉 Dodatkowe wskazówki: Jak wybrać oprogramowanie do zarządzania zasobami IT
Każda organizacja jest inna, ma inne potrzeby i cele. Dlatego ważne jest, aby wybrać rozwiązanie, które zaspokoi potrzeby, będzie zgodne z celami i nie obciąży finansów, zwłaszcza jeśli prowadzimy małą firmę.
Oto kilka wskazówek, które pomogą w wyborze odpowiedniego oprogramowania:
- Przeanalizuj różnych dostawców oprogramowania i przeczytaj opinie klientów, aby wybrać rozwiązanie, które spełni oczekiwania.
- Określ cykl życia zasobów i wybierz rozwiązanie, które zapewnia dostęp w czasie rzeczywistym do informacji dla różnych działów odpowiedzialnych za monitorowanie aktywów.
- Ustal, jakie są konkretne potrzeby w zakresie zarządzania aktywami. Porozmawiaj z pracownikami, aby poznać ich potrzeby i ustalić cele przed wyborem oprogramowania.
- Sporządź listę dostawców, których rozwiązania mieszczą się w budżecie organizacji. Porównaj oferty, zwracając uwagę na funkcje, dodatki, ceny, dostępność bezpłatnego okresu próbnego i rabatów.
- Sprawdź, czy oprogramowanie jest kompatybilne z istniejącą infrastrukturą technologiczną. Zwróć uwagę na obsługiwany system operacyjny, kompatybilność ze sprzętem, obsługiwane formaty danych i język, w którym napisano program.
- Upewnij się, że oprogramowanie zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Wybierz system, który umożliwia kontrolowanie dostępu użytkowników do danych, ograniczenie dostępu do witryn, konfigurowanie rozwiązań do zarządzania danymi, generowanie raportów i inne funkcje.
Podsumowanie 👨🏫
Precyzyjne śledzenie zasobów organizacji i skuteczne zarządzanie nimi jest kluczem do sukcesu firmy. Oprogramowanie do zarządzania zasobami IT umożliwia profesjonalne zarządzanie wszystkimi aktywami. Zapewnia większą wydajność i produktywność, lepszą kontrolę zasobów, pełną widoczność i wiele przydatnych funkcji w przystępnej cenie.