Automatyzacja procesów rozliczeniowych z dostawcami znacząco upraszcza zarządzanie dużą ilością faktur oraz wszystkich operacji finansowych.
Każda transakcja stanowi krótkotrwałą relację między Twoją firmą a jej kontrahentem.
Czasami, regulując płatności z konta firmowego, możesz napotkać na przeszkody wynikające z różnych problemów.
Nawet gdy trudności nie występują, ręczne monitorowanie tak wielu faktur i transakcji pochłania mnóstwo czasu i energii, a także zawsze wiąże się z ryzykiem pomyłki.
Jednakże, wprowadzając automatyzację płatności w swojej firmie za pomocą specjalistycznych narzędzi (AP), zyskujesz możliwość lepszego planowania i monitorowania każdej transakcji, co eliminuje ryzyko przeoczenia jakichkolwiek terminów.
Zobowiązania (AP) można postrzegać jako bieżący rejestr Twoich transakcji. Zaawansowane rozwiązania do automatyzacji rozliczeń zostały opracowane, aby uprościć Twoją pracę, eliminując rutynowe zadania i wspierając płynne funkcjonowanie firmy.
Wiele prosperujących przedsiębiorstw wykorzystuje oprogramowanie do automatyzacji AP, które sprawnie obsługuje ogromne ilości transakcji między działami księgowymi a dostawcami.
Zacznijmy od wyjaśnienia, czym jest oprogramowanie do automatyzacji rozliczeń i jakie korzyści może przynieść Twojej firmie.
Czym jest program do automatycznej obsługi zobowiązań?
Oprogramowanie do automatyzacji zobowiązań to narzędzie kompleksowo obsługujące transakcje finansowe. Przy każdym otrzymaniu faktury lub rachunku konieczne jest rozliczenie wszystkich kwot w określonym czasie.
Wykonując te czynności ręcznie, łatwo o błędy i problemy. W konsekwencji, Twoja reputacja może zostać nadszarpnięta, a dostawcy mogą utracić zaufanie do terminowości Twoich płatności. Oprogramowanie do automatyzacji pozwala na terminowe regulowanie należności za pomocą przelewów ACH, kart kredytowych lub czeków.
Narzędzie do automatyzacji AP dokonuje cyfryzacji procesu fakturowania, tworząc bardziej efektywny, ekonomiczny i szybszy system przepływu pracy. Eliminuje to konieczność ręcznego przekazywania dokumentów, wypisywania papierowych czeków oraz przechowywania papierowych potwierdzeń.
Dlaczego firmy wybierają automatyczne narzędzia do zarządzania rachunkami?
Korzyści płynących z automatyzacji przepływów finansowych jest wiele. Redukuje ona ryzyko błędów, zwiększa wydajność, umacnia relacje z dostawcami oraz podnosi jakość przepływu pracy. Zobaczmy, w jaki sposób automatyzacja zobowiązań przekłada się na sukces i dobrobyt Twojego przedsiębiorstwa.
Usprawnienie operacji
Zadłużenie jest obciążeniem zarówno dla osób fizycznych, jak i firm. Przy manualnym wprowadzaniu danych łatwo przeoczyć niektóre faktury. Kluczowe jest przejęcie kontroli nad całością transakcji, aby żadna faktura nie umknęła uwadze. Dzięki temu usprawnisz przepływ środków i przyspieszysz rozwój firmy.
Prognozy finansowe
Automatyczne oprogramowanie AP generuje precyzyjniejsze dane niż te pochodzące z ręcznego monitorowania przepływów. Gromadzi ono dane i dostarcza wartościowych informacji, dzięki czemu masz pełen wgląd w swój cykl finansowy. Posiadając odpowiednie dane, możesz podejmować bardziej przemyślane decyzje biznesowe.
Transparentność przepływów finansowych
Dział zobowiązań odgrywa kluczową rolę w automatycznym zarządzaniu przepływami środków pieniężnych w firmie. Automatyzacja umożliwia lepszą kontrolę nad rachunkami oraz dostęp do oprogramowania zarządzającego poprzez pulpit nawigacyjny.
Redukcja kosztów manipulacyjnych
Ręczne przetwarzanie przepływów finansowych jest bardzo czasochłonne dla Twojego zespołu. Chociaż firma zazwyczaj reguluje płatności na czas, ze względu na obciążenie pracą zdarza się, że płatności są opóźnione, co generuje dodatkowe koszty. Oprogramowanie do automatyzacji dokładnie analizuje wszystkie procesy, co przyspiesza realizację faktur. Ponadto, możesz obniżyć opłaty transakcyjne, ponieważ niektóre programy oferują bonusy za każdą dokonaną płatność.
Podsumowując, oprogramowanie do automatyzacji AP oszczędza czas, poprawia dokładność, zwiększa transparentność, redukuje niepotrzebne koszty, wykrywa oszustwa, zapewnia bezpieczne przechowywanie danych, upraszcza audyt, umożliwia korzystanie z rabatów za wczesne płatności i integruje się z istniejącym oprogramowaniem księgowym.
Przyjrzyjmy się teraz sprawdzonym rozwiązaniom AP, które oferują elastyczność w dokonywaniu płatności.
Bill.com
Poświęć więcej czasu na realizację strategii, eliminując papierkową robotę dzięki Bill.com. Platforma ta oferuje inteligentne narzędzia do wysyłania faktur, tworzenia i opłacania rachunków oraz przyjmowania płatności. Bill.com to idealne rozwiązanie zarówno dla małych, średnich, jak i dużych firm księgowych, które pragną natychmiastowego otrzymywania płatności.
Zapanuj nad chaosem w swoich zobowiązaniach i zyskaj pełną kontrolę nad całym procesem. Uprość operacje dzięki kompleksowej automatyzacji, przekształć papierowe zobowiązania w cyfrowe i gromadź wszystkie faktury z wiadomości e-mail w jednym miejscu.
Bill.com umożliwia dostosowanie zasad zatwierdzania, akceptowanie rachunków z dowolnego miejsca oraz automatyzację przepływów pracy zatwierdzania. Dostępne są różne opcje płatności, w tym karty kredytowe, czeki, przelewy międzynarodowe, płatności elektroniczne i wiele innych.
Dzięki widokowi pulpitu nawigacyjnego możesz śledzić wszystkie statystyki, od nadchodzących do zrealizowanych płatności. Bezpośrednia integracja danych z oprogramowaniem księgowym eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych, oszczędzając Twój czas i wysiłek.
Rozpocznij darmowy okres próbny i zautomatyzuj proces rozliczeń od samego początku.
Melio
Uprość proces fakturowania, zwiększ płynność finansową z Melio i korzystaj z elastycznych metod płatności. Możesz wybrać płatność kartą (opłata 2,9%) lub bezpłatny przelew bankowy ACH, eliminując tym samym uciążliwą papierkową robotę.
Możesz opłacić każdą fakturę lub wydatek online, a dostawcy otrzymują natychmiastowy przelew na swoje konto lub czek papierowy bez konieczności rejestracji. Melio umożliwia przetwarzanie wielu płatności jednocześnie, oszczędzając Twój czas i umożliwiając zbieranie punktów reward przy płatności kartą.
Ustal przepływy pracy zatwierdzania, aby zdefiniować role i obowiązki każdego w zakresie uprawnień do płatności. Płać rachunki firmowe online z dowolnego miejsca i urządzenia, a nawet realizuj płatności międzynarodowe bez problemu.
Zsynchronizuj swoje oprogramowanie księgowe z FreshBooks, QuickBooks i innymi, aby uprościć kwestie podatkowe i księgowe. Ponadto, masz możliwość dzielenia rachunków na różne metody płatności, aby zyskać większą elastyczność. Wystarczy utworzyć konto, załadować rachunek lub fakturę, dokonać płatności i wybrać preferowaną metodę otrzymywania płatności przez dostawców.
Zacznij już teraz i wykorzystaj swój czas na strategię zamiast na manualne zarządzanie fakturami.
Tipalti
Zrewolucjonizuj swoją pracę z inteligentnym narzędziem do obsługi zobowiązań Tipalti. Zapewnia ono wydajność i skalowalność Twojej firmie dzięki w pełni zautomatyzowanym i kompleksowym rozwiązaniom, pozwalając Ci skupić się na rozwoju firmy, podczas gdy Tipalti zajmie się resztą.
Tipalti zostało stworzone, aby wspierać każdy etap Twojego cyklu płatności. Korzystając z tego narzędzia, możesz wyeliminować 80% obciążenia pracą, przyspieszyć zamknięcie finansowe o 25% i zredukować liczbę błędów płatniczych o 66%. Zmodernizuj operacje finansowe, uwalniając swoje zespoły finansowe od codziennych problemów wynikających z ręcznych procesów płatności.
Zyskaj pełną kontrolę nad swoją firmą i efektywność w każdym obszarze. Nie musisz dodawać żadnych dodatkowych zasobów; szybko skaluj swoje operacje dzięki narzędziu do automatyzacji Tipalti AP i wzmocnij kontrolę finansową, aby ograniczyć ryzyko niezgodności.
Narzędzie to oferuje wgląd w czasie rzeczywistym, zmniejsza obciążenie pracą związaną z ręczną obsługą faktur i umożliwia wybór rozwiązania do bezdotykowej obsługi faktur z zaawansowanymi zatwierdzeniami, dopasowaniem zamówień i technologią uczenia maszynowego. Dodatkowo, realizuj płatności różnymi metodami i walutami na całym świecie.
Z łatwością zarządzaj zatwierdzaniem płatności, wykrywaj oszustwa i sprawnie realizuj płatności. Zapewnij zgodność z przepisami globalnymi i prowadź operacje we wszystkich spółkach zależnych i podmiotach dzięki scentralizowanemu widokowi. Tipalti zapewnia również kontrolę finansową klasy korporacyjnej oraz zgodność z przepisami podatkowymi zatwierdzonymi przez KPMG.
Zmniejsz ryzyko błędów w płatnościach. Umów się na krótkie demo, aby dowiedzieć się więcej.
Airbase
Popraw precyzję i oszczędzaj czas dzięki automatyzacji księgowości Airbase. Automatyzacja ta obejmuje cały cykl życia transakcji, od zatwierdzenia do automatycznej kategoryzacji, rejestracji paragonów, tworzenia rachunków i synchronizacji z księgą główną. Airbase oferuje również automatyczne egzekwowanie zgodności z regulacjami dotyczącymi paragonów.
Airbase integruje się z Xero, QuickBooks Desktop, QuickBooks Online, Oracle NetSuite i Sage Intacct, umożliwiając automatyczną synchronizację kart wirtualnych z księgą główną podczas transakcji. Pozostałe transakcje można łatwo zsynchronizować z księgą główną po pojedynczej płatności.
Możesz skonfigurować ustawienia i reguły zgodnie ze swoimi preferencjami. Airbase podpowiada pola w kolejnej transakcji, ucząc się na podstawie poprzedniej. W ten sposób staje się coraz inteligentniejszy z każdą synchronizacją. Ponadto, automatyczna kategoryzacja aktualizuje pola księgi głównej transakcji fizycznych za pomocą kart na podstawie poprzednich wpisów. Aktualizuje również pole księgi dla kategorii, znaczników linii, znaczników transakcji i dostawcy.
Ustaw daty rozpoczęcia i zakończenia umowy dla harmonogramów amortyzacji. Jeśli korzystasz z NetSuite, możesz wykorzystać głębokie integracje, wybierając spośród różnych szablonów amortyzacji dla złożonych przepływów. Zautomatyzuj zadania o niskiej wartości i skup się na strategicznych działaniach o wysokiej wartości.
Corpay One
Z łatwością reguluj płatności firmowe za pomocą Corpay One, które automatyzuje procesy płatności z Twojego konta na konto dostawcy, eliminując konieczność ręcznej obsługi płatności. Możesz wybierać spośród płatności ACH, czeków na fundusze, kart kredytowych, a nawet korzystać z karty Corpay Mastercard, aby poprawić przepływ gotówki.
Automatyczne narzędzie Corpay One oferuje lepszy sposób przyjmowania, zatwierdzania i śledzenia rachunków. Automatycznie skanuje ono całą dokumentację i umożliwia łatwe przesyłanie faktur i paragonów.
Dostosuj każdy etap procesu, od przepływu zatwierdzania do kategoryzacji rachunków, dzięki Corpay One. Program integruje się z QuickBooks Desktop i QuickBooks Online, aby synchronizować płatności z systemem księgowym, co ogranicza ręczne wprowadzanie danych i liczbę błędów.
Za każdym razem, gdy dokonasz płatności za pomocą karty Corpay Mastercard, otrzymasz 1,5% zwrotu bez opłaty rocznej i 1% zwrotu za inne zakupy. Możesz również ustawić bezpłatne, niestandardowe opcje kontroli wydatków dla swojego zespołu.
Corpay One oferuje mechanizmy wykrywania oszustw i prania brudnych pieniędzy, aby chronić Twoje informacje. Platforma spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa i weryfikacji tożsamości, aby zapewnić ochronę Twojego konta i danych dostawców.
Concur
Zautomatyzuj proces płatności za pomocą Concur i uprość żmudne zadania. Możesz przeprowadzić krótką ocenę, aby zidentyfikować obszary wymagające usprawnienia. Po jej zakończeniu otrzymasz zestaw narzędzi zawierający porady i najlepsze praktyki.
Zarządzanie zobowiązaniami bywa skomplikowane, ale z automatycznym rozwiązaniem od Concur staje się znacznie prostsze. Teraz możesz zarządzać fakturami i regulować płatności w terminowy i zorganizowany sposób. Concur pomaga zaoszczędzić czas i pieniądze, obniżyć koszty związane z dostawcami, a także zmniejszyć liczbę błędów ludzkich, formalności i zagubionych faktur.
Concur wykorzystuje technologię optycznego rozpoznawania znaków (OCR) do elektronicznego rejestrowania faktur. Otrzymasz łatwe w użyciu aplikacje mobilne i internetowe, które usprawnią proces płatności. Dodatkowo, Concur integruje się z Twoim systemem księgowym lub ERP, umożliwiając szybką synchronizację danych.
Pipefy
Pipefy dostarcza inteligentnych przepływów pracy dla wydajnych zespołów finansowych, pomagając im osiągać lepsze wyniki. Uzyskaj pełny wgląd w operacje na pierwszy rzut oka i zautomatyzuj swoją pracę z osobami zatwierdzającymi, dostawcami i współpracownikami na platformie w chmurze, aby usprawnić proces finansowania.
Zarządzaj pojedynczym przepływem komunikacji ze wszystkimi interesariuszami i automatycznie aktualizuj wszystkie statusy za pośrednictwem poczty e-mail lub portalu klienta. Dzięki Pipefy ryzyko wystąpienia błędów w procesach płatności jest minimalne.
Zintegruj Pipefy ze swoimi narzędziami finansowymi, takimi jak arkusze kalkulacyjne i ERP, aby osiągać lepsze wyniki. Dodatkowo, możesz mierzyć, kontrolować i udoskonalać swoje wskaźniki, od miesięcznych wydatków każdego działu po pełny czas cyklu zamówienia, dzięki konfigurowalnym pulpitom nawigacyjnym Pipefy.
Nie musisz pisać ani jednej linii kodu; dostosuj Pipefy do swoich potrzeb i uprość proces płatności. Zyskaj efektywność i lepsze wyniki, optymalizując proces finansowania i monitorując swoje operacje na ekranie.
Na co czekasz? Wypróbuj Pipefy już dziś.
Stampli
Przejmij kontrolę nad przetwarzaniem faktur i rachunków za pomocą intuicyjnej, praktycznej i inteligentnej platformy do automatyzacji zobowiązań. Stampli łączy w jednym miejscu dokumentację związaną z zobowiązaniami, komunikację, płatności czekiem, płatności ACH i firmowe karty kredytowe.
Dzięki Stampli AP zyskasz pełną kontrolę nad wydatkami Twojej firmy. Umożliwia działom AP lepszą komunikację i współpracę z dostawcami, interesariuszami i osobami zatwierdzającymi zaangażowanymi w proces zatwierdzania i zakupów.
Usprawnij wszystkie procesy finansowe nawet pięciokrotnie. Stampli wykorzystuje sztuczną inteligencję do automatyzacji przetwarzania faktur i uczenia się unikalnych wzorców, aby zautomatyzować powiadomienia o zatwierdzeniu, uprościć kodowanie księgi głównej, identyfikację duplikatów i wiele więcej.
Uzyskaj przejrzysty widok operacji związanych z rachunkami, identyfikację właścicieli i statusów, dzięki większej odpowiedzialności i transparentności. Stampli oferuje dokładną rejestrację faktur i kodowanie w czasie rzeczywistym. Ułatwia skalowanie firmy i dotrzymanie tempa zmianom.
Intuicyjny interfejs Stampli umożliwia zarządzanie procesami płatności z dowolnego urządzenia, w dowolnym miejscu i czasie. Posiada szereg funkcji, takich jak inteligentne przetwarzanie AP, segregacja obowiązków, pełna widoczność, szybka implementacja, niezależność od metod płatności i wiele innych.
Spendesk
Zautomatyzuj alokację kont wydatków, pobieranie podatku VAT i uzgadnianie paragonów z Spendesk i skróć czas zamknięcia na koniec miesiąca. Dostęp do wszystkich informacji o płatnościach w jednym miejscu minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów.
Spendesk zapewnia dokładność danych i automatyzuje procesy płatności biznesowych dzięki opcjom OCR i predefiniowanym ustawieniom. Nie musisz już nieustannie prosić o paragony od swojego zespołu. Wszystkie rachunki są przechowywane w jednym miejscu.
Zintegruj swoje oprogramowanie księgowe z Datev, Sage, NetSuite, Xero i innymi, aby łatwo synchronizować dane i nimi zarządzać. Spendesk automatycznie wysyła przypomnienia o płatnościach i odbiorach do Twojego zespołu. Możesz również zmapować swoje wydatki, tworząc własne reguły z kategoriami płatności Spendesk, aby oszczędzić czas.
Przygotowuj i sortuj transakcje, eksportuj je do swojego oprogramowania księgowego i weryfikuj informacje za pomocą interfejsu skrzynki odbiorczej wydatków. Pozwól Spendesk wesprzeć Twoje zespoły dzięki aplikacjom mobilnym i internetowym.
Czas przejść na inteligentne zarządzanie wydatkami dzięki Spendesk. Umów się na demo już teraz i dowiedz się, jak może on wpłynąć na Twoją organizację.
Podsumowanie
Monitorowanie należności jest kluczowym czynnikiem sukcesu każdej firmy. Pomaga budować reputację i prowadzić firmę na nowe wyżyny. Dlatego firma musi sprawnie i skutecznie zarządzać swoimi zobowiązaniami. Biorąc pod uwagę, że ręczna obsługa tych zadań jest żmudna i przytłaczająca, wprowadzenie rozwiązania do automatyzacji rozliczeń jest mądrą decyzją.
Wszystkie wspomniane powyżej narzędzia AP są godne uwagi. Oferują one intuicyjny interfejs, rozbudowane funkcje i opcje integracji, sprawdzając się zarówno w małych, jak i dużych przedsiębiorstwach. Wybierz narzędzie AP, które najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Teraz możesz zapoznać się z niektórymi z najlepszych rozwiązań do przetwarzania płatności.
newsblog.pl