Automatyzacja procesów kadrowych to nic innego jak zastosowanie nowoczesnych technologii w celu udoskonalenia działań HR i podniesienia ich efektywności.
Można to porównać do posiadania dedykowanego asystenta, który bierze na siebie powtarzalne i czasochłonne zadania, pozwalając specjalistom HR skoncentrować się na bardziej strategicznych inicjatywach.
Taka transformacja ma korzystny wpływ na różne aspekty zarządzania zasobami ludzkimi, optymalizując funkcjonowanie całego działu.
Automatyzacja ułatwia i przyspiesza proces rekrutacji poprzez wdrożenie zautomatyzowanego systemu śledzenia kandydatów, umożliwia zarządzanie wnioskami urlopowymi w trybie online, automatyzuje obliczenia i wypłatę wynagrodzeń, oszczędzając cenny czas oraz realizuje wiele innych zadań, eliminując konieczność stosowania papierowej dokumentacji.
W tym opracowaniu przeanalizuję różne aspekty automatyzacji HR, prezentując jej potencjał w przekształcaniu organizacji.
Przejdźmy zatem do szczegółów.
Czym jest automatyzacja HR?
Automatyzacja w obszarze HR to wykorzystanie różnorodnych technologii i narzędzi, które mogą zautomatyzować, przyspieszyć, udoskonalić i uprościć szereg zadań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Działając jako cyfrowy asystent działu HR, automatyzacja przyczynia się do zwiększenia wydajności i skuteczności procesów HR, minimalizując jednocześnie ryzyko błędów i oszczędzając czas.
Dzięki automatyzacji można pożegnać się z uciążliwą papierologią i powtarzalnymi czynnościami, ponieważ systemy HR mogą obsłużyć szeroki zakres zadań, od rekrutacji po wypłatę wynagrodzeń, zapewniając płynność i efektywność procesów.
Wdrażając automatyzację HR, Twój zespół HR może skupić się na inicjatywach o charakterze strategicznym, takich jak rozwój pracowników i budowanie pozytywnej kultury firmy. Zastosowanie tej technologii nie tylko usprawnia operacje i redukuje ryzyko pomyłek, ale również tworzy bardziej wydajne i satysfakcjonujące środowisko pracy dla wszystkich zatrudnionych.
Jakie funkcje HR możesz zautomatyzować?
Przyjrzyjmy się teraz kilku kluczowym zadaniom HR, które można zautomatyzować przy pomocy odpowiednich narzędzi.
Rekrutacja i śledzenie kandydatów
Automatyzacja procesów HR może znacząco usprawnić proces rekrutacji, od publikowania ogłoszeń o pracę po selekcję kandydatów. Dzięki automatyzacji HR możliwe jest tworzenie atrakcyjnych ogłoszeń o pracę, publikowanie ich na wielu platformach i dotarcie do szerszego grona potencjalnych pracowników.
Dodatkowo, zautomatyzowane narzędzia do analizy CV wykorzystują predefiniowane kryteria do efektywnej selekcji aplikacji. Dzięki temu specjaliści HR oszczędzają cenny czas.
Planowanie rozmów kwalifikacyjnych staje się prostsze, ponieważ systemy automatycznie wysyłają zaproszenia, zbierają odpowiedzi i organizują terminy spotkań.
Proces wdrażania do firmy nowego pracownika
Optymalizacja procesu onboardingu poprzez automatyzację znacząco podnosi komfort nowych pracowników. Zaczyna się od sprawnego zarządzania dokumentacją, umożliwiając nowym pracownikom uzupełnianie niezbędnych formalności online, minimalizując w ten sposób uciążliwe wypełnianie formularzy.
Możesz dostosować zautomatyzowane moduły szkoleniowe do indywidualnych potrzeb, w zależności od stanowiska. Dzięki temu pracownicy otrzymują odpowiednie informacje we właściwym czasie.
Automatyzacja konfiguracji kont i sprzętu sprawia, że nowi pracownicy mają natychmiastowy dostęp do niezbędnych narzędzi już od pierwszego dnia pracy. W rezultacie zarówno pracownicy, jak i specjaliści HR korzystają z płynniejszego przejścia i bardziej efektywnej procedury wdrożenia.
Zarządzanie danymi pracowników
Automatyzacja HR upraszcza zarządzanie informacjami o pracownikach. Dzięki centralnym systemom aktualizacja danych osobowych, monitorowanie obecności i obsługa wniosków urlopowych stają się łatwe i intuicyjne.
Ręczne wprowadzanie danych i błędy z tym związane to już przeszłość, ponieważ zautomatyzowane systemy zapewniają precyzję danych. Specjaliści HR mogą błyskawicznie uzyskać dostęp do istotnych informacji, co umożliwia im podejmowanie świadomych decyzji opartych na wiarygodnych danych.
Ponadto pracownicy mogą samodzielnie aktualizować swoje dane lub składać wnioski urlopowe bez konieczności angażowania działu HR.
Przetważanie wypłaty
Automatyzacja procesu płacowego zrewolucjonizowała działy HR, upraszczając naliczanie wynagrodzeń, potrącenia podatkowe i składek na ubezpieczenia społeczne. Wdrożenie automatyzacji w tym obszarze niesie za sobą liczne korzyści, w tym redukcję błędów i terminową wypłatę wynagrodzeń.
Zautomatyzowana lista płac pozwala specjalistom HR na generowanie precyzyjnych raportów do celów finansowych i audytowych.
Automatyzacja tej kluczowej funkcji umożliwia działowi HR skoncentrowanie się na bardziej strategicznych zadaniach, które mają pozytywny wpływ na sukces firmy.
Zarządzanie wydajnością
Skuteczne zarządzanie wydajnością ma fundamentalne znaczenie dla rozwoju każdego pracownika oraz dla sukcesu organizacji jako całości. Aby usprawnić ten proces, automatyzacja HR oferuje narzędzia do przeprowadzania ocen, wyznaczania celów i przekazywania informacji zwrotnej.
Te intuicyjne narzędzia automatyzacyjne sprzyjają ciągłej komunikacji między pracownikami a menedżerami, zapewniając zgodność celów indywidualnych z celami firmy.
Zautomatyzowane systemy zarządzania wydajnością umożliwiają także śledzenie postępów w czasie. Pozwala to na identyfikację wzorców i obszarów wymagających poprawy.
Automatyzacja HR zdejmuje z barków specjalistów HR obciążenia administracyjne związane z zarządzaniem wydajnością, pozwalając im na poświęcenie większej ilości czasu na coaching i wspieranie rozwoju pracowników. To nie tylko zwiększa zadowolenie pracowników, ale również sprzyja budowaniu wydajnej załogi, co ostatecznie przynosi korzyści całej organizacji.
Administracja świadczeń
Dzięki automatyzacji procesów HR, zarządzanie świadczeniami pracowniczymi staje się znacznie prostsze. Pracownicy mają możliwość samodzielnego wyboru i zarządzania swoimi świadczeniami, od planów ubezpieczenia zdrowotnego po oszczędności emerytalne, za pomocą przyjaznych w obsłudze platform internetowych.
System automatyzacji obsługuje proces rejestracji, pilnuje prawidłowych potrąceń z wynagrodzenia i terminowej rejestracji pracowników w wybranych programach. To nie tylko ułatwia zarządzanie świadczeniami, ale także zdejmuje z działu HR obowiązki administracyjne.
Dzięki automatyzacji HR, pracownicy mają większą kontrolę nad swoimi świadczeniami, a działy HR zyskują możliwość skupienia się na strategicznym planowaniu świadczeń i zapewnieniu zgodności z regulacjami.
Śledzenie czasu i obecności
Zautomatyzowane systemy śledzenia czasu pracy i obecności są dokładniejszą i bardziej wydajną alternatywą dla manualnych procesów. Systemy te można bezproblemowo zintegrować z urządzeniami biometrycznymi, takimi jak skanery linii papilarnych czy rozpoznawania twarzy, lub wykorzystywać karty identyfikacyjne w celu usprawnienia procedur rejestracji wejść i wyjść z pracy.
Automatyzując te zadania, organizacje eliminują konieczność ręcznego tworzenia grafików, co zmniejsza liczbę błędów i zapewnia prawidłowe wypłacanie wynagrodzeń.
Zautomatyzowane systemy mogą również egzekwować firmowe zasady dotyczące obecności, takie jak śledzenie nadgodzin czy zarządzanie harmonogramami zmian. Wdrożenie tych rozwiązań pozwala oszczędzić czas i zapewnia natychmiastowy wgląd w dane dotyczące obecności pracowników, umożliwiając organizacjom efektywną alokację zasobów i zarządzanie godzinami pracy.
Portal Samoobsługi Pracowników
Portale samoobsługi pracowniczej niosą ze sobą wiele korzyści, zarówno dla pracowników, jak i dla działu HR. Te intuicyjne platformy umożliwiają pracownikom samodzielne zarządzanie różnymi zadaniami HR, eliminując potrzebę ciągłej interwencji personelu HR.
Portale te oferują pracownikom wygodną metodę przechowywania aktualnych i precyzyjnych danych osobowych, takich jak dane kontaktowe i informacje dotyczące osób do kontaktu w sytuacjach awaryjnych. Pomaga to działowi HR w utrzymaniu dokładnych ewidencji. Dodatkowo, pracownicy mogą samodzielnie składać wnioski urlopowe, uzyskiwać dostęp do pasków wynagrodzeń i korzystać z niezbędnych zasobów i polityk HR.
Zapewniając przejrzystość i usprawniając kanały komunikacji, portale te zmniejszają również liczbę zapytań kierowanych do działu HR. Automatyzacja rutynowych zadań pozwala specjalistom HR na skoncentrowaniu się na strategicznych inicjatywach, takich jak rozwój talentów i zaangażowanie pracowników, jednocześnie zapewniając im wygodę korzystania z samoobsługowych funkcji.
Zgodność i raportowanie
Automatyzacja jest również pomocna w zapewnieniu zgodności działań HR z obowiązującymi przepisami. Korzystanie ze specjalistycznego oprogramowania HR ułatwia procesy i gwarantuje zgodność z prawem pracy, przepisami antydyskryminacyjnymi oraz standardami branżowymi.
Zautomatyzowane systemy śledzą kluczowe etapy związane ze zgodnością. Powiadamiają specjalistów HR o zbliżających się terminach i generują raporty potwierdzające przestrzeganie tych wymogów.
Automatyzacja HR chroni organizacje, zmniejszając ryzyko nieprzestrzegania przepisów, potencjalnych kar finansowych i sporów prawnych. Upraszcza również generowanie raportów z analizą danych, co umożliwia specjalistom HR podejmowanie świadomych decyzji, które przynoszą korzyści zarówno organizacji, jak i jej pracownikom.
Offboarding i rozmowy kwalifikacyjne
Automatyzacja HR odgrywa istotną rolę w zapewnieniu płynnego procesu odejścia pracownika z organizacji. Wykorzystując zautomatyzowane listy kontrolne, dział HR może efektywnie realizować zadania, takie jak gromadzenie niezbędnej dokumentacji, odzyskiwanie sprzętu firmowego i odbieranie dostępu do systemów firmowych.
Takie podejście nie tylko gwarantuje bezpieczeństwo danych, ale także eliminuje wszelkie zaległe zobowiązania administracyjne po odejściu pracownika z organizacji.
Dodatkowo, automatyzacja umożliwia działom HR przeprowadzanie wywiadów na temat powodów odejścia pracownika, zbierając w ten sposób cenne informacje zwrotne od odchodzących pracowników. Informacje te mogą posłużyć do udoskonalenia polityk i praktyk organizacji.
Korzyści z automatyzacji HR
W dynamicznym świecie biznesu, działy HR wykorzystują automatyzację, aby skorzystać z licznych zalet, do których należą między innymi:
Wydajność i oszczędność czasu
Automatyzując powtarzalne zadania, takie jak wprowadzanie danych, zarządzanie dokumentacją i procesy administracyjne, automatyzacja HR zapewnia specjalistom HR cenne oszczędności czasu.
Zyskując więcej wolnego czasu, zespoły HR mogą skoncentrować swoje wysiłki na ważnych zadaniach o charakterze strategicznym, związanych z rozwojem talentów i zaangażowaniem pracowników. Zmniejszenie zależności od manualnej dokumentacji również wpływa na poprawę ogólnej wydajności działu HR.
Redukcja błędów
Ręczne wprowadzanie danych jest często obarczone ryzykiem wystąpienia błędów, które mogą mieć poważne konsekwencje, zwłaszcza w obszarach takich jak wypłaty wynagrodzeń i zgodność z przepisami.
Automatyzacja HR stanowi rozwiązanie tego problemu, automatyzując obliczenia i transfer danych. To nie tylko oszczędza czas, ale także zwiększa dokładność, gwarantując, że pracownicy otrzymają prawidłowe wynagrodzenia i świadczenia, minimalizując jednocześnie ryzyko kosztownych naruszeń przepisów.
Zwiększona zgodność
Wiele systemów automatyzacji HR zawiera wbudowane mechanizmy kontroli zgodności i przypomnień. Systemy te skutecznie zarządzają danymi, zabezpieczają informacje, śledzą ważne daty, takie jak certyfikaty pracowników czy terminy ważności pozwoleń na pracę. Dzięki temu organizacja jest w pełni zgodna ze wszystkimi wymogami prawnymi.
Wdrożenie tych systemów może znacznie zredukować ryzyko kar finansowych i innych problemów prawnych, wynikających z nieprzestrzegania przepisów.
Lepsze doświadczenie pracowników
Automatyzacja procesów HR może poprawić ogólne doświadczenie pracowników. Dzięki portalom samoobsługowym pracownicy mogą z łatwością aktualizować swoje dane, składać wnioski urlopowe i mieć niezależny dostęp do zasobów działu HR. Wzmacnia to pozycję pracowników i zmniejsza potrzebę ciągłej interakcji z działem HR.
Co więcej, automatyzacja procesów wdrażania i rejestracji w programach świadczeń przekłada się na płynniejsze i bardziej pozytywne doświadczenia dla nowych pracowników.
Podejmowanie decyzji w oparciu o dane
Zautomatyzowane systemy HR dostarczają specjalistom HR cennych danych i analiz, które umożliwiają podejmowanie świadomych decyzji. Systemy te generują wyczerpujące raporty dotyczące kluczowych wskaźników HR, takich jak rotacja pracowników, oceny wydajności i dane demograficzne siły roboczej.
Dostęp do tych informacji umożliwia działom HR identyfikację trendów i obszarów wymagających usprawnień. W ten sposób mogą opracować strategiczne inicjatywy HR, które są spójne z ogólnymi celami organizacji.
Oszczędności
Chociaż wdrożenie automatyzacji HR może wiązać się z początkowymi wydatkami, potencjalne długoterminowe oszczędności są znaczące. Automatyzacja poprawia wydajność i obniża koszty operacyjne, redukując koszty administracyjne i minimalizując błędy.
Na przykład, wdrożenie automatyzacji płac nie tylko zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia błędów, ale także oszczędza czas i energię, które w przeciwnym razie zostałyby przeznaczone na ręczne obliczenia.
Skalowalność i zdolność adaptacji
Systemy automatyzacji HR zostały zaprojektowane tak, aby płynnie dostosowywać się do zmieniających się potrzeb Twojej organizacji. Niezależnie od tego, czy powiększasz swój zespół, czy otwierasz nowe oddziały, narzędzia do automatyzacji z łatwością skalują się, aby dostosować się do tych zmian.
Dzięki temu, narzędzie wspiera rozwój Twojej organizacji i rozwój Twoich pracowników, zapewniając jednocześnie efektywność i skuteczność procesów HR.
Przyjrzyjmy się teraz kilku najlepszym narzędziom do automatyzacji HR, które mogą usprawnić procesy HR i pomóc w szybszym osiągnięciu celów.
#1. Bob
Narzędzie Bob do automatyzacji HR to zaawansowane rozwiązanie, stworzone w celu usprawnienia różnorodnych procesów HR i zwiększenia wydajności. Automatyzując manualne zadania, ta platforma umożliwia specjalistom HR poświęcenie większej ilości czasu na strategiczne inicjatywy.
Przyjazny dla użytkownika interfejs umożliwia konfigurację spersonalizowanych przepływów pracy dla każdego procesu HR, od wdrożenia nowych pracowników po zakończenie zatrudnienia. Użytkownicy mogą planować zadania, przydzielać je członkom zespołu i ustalać harmonogramy w celu maksymalizacji produktywności.
Platforma płynnie integruje się z popularnymi platformami komunikacyjnymi, takimi jak Slack i Microsoft Teams, zapewniając bezproblemową współpracę. Wyróżniającą cechą Boba jest silny nacisk na bezpieczeństwo danych.
Bob dba o bezpieczeństwo poufnych informacji, udzielając dostępu tylko upoważnionym osobom, co jest istotne w obliczu rosnących obaw dotyczących naruszeń danych. Narzędzie zawiera również funkcje takie jak eSign umożliwiające podpisywanie prawnie wiążących umów, co dodatkowo zwiększa jego użyteczność.
Jeśli chodzi o cennik, Bob stosuje spersonalizowane podejście. Oferują dostosowane ceny, w zależności od unikalnych wymagań i skali Twojej organizacji. Jeśli jesteś zainteresowany, możesz poprosić o wycenę za pośrednictwem ich strony internetowej.
#2. HROne
HROne to potężne narzędzie do automatyzacji HR, które upraszcza i optymalizuje operacje HR. Platforma ta obejmuje 127 procesów HR, ułatwiając zarządzanie całym cyklem życia pracownika.
Od procesu wdrożenia do momentu zakończenia współpracy, HROne oferuje funkcje takie jak zarządzanie kadrami, płacami, ewidencja czasu pracy, ocena wyników i zaangażowanie pracowników. Platforma ta została zaprojektowana tak, aby była dostępna i łatwa w obsłudze dzięki opcjom obsługi chmury i urządzeń mobilnych.
HROne kładzie nacisk na bezpieczeństwo, działa na platformie Microsoft Azure i jest zgodny ze standardami RODO i ISO27001. HROne to elastyczne rozwiązanie do automatyzacji, które może zaspokoić unikalne potrzeby Twojego działu HR, niezależnie od tego, czy prowadzisz małą, średnią czy dużą firmę.
W przypadku większych organizacji, o specyficznych potrzebach, plan korporacyjny można dostosować do indywidualnych wymagań. W celu uzyskania szczegółowej wyceny, skontaktuj się z nimi bezpośrednio.
#3. Twórca Zoho
Twórca Zoho to zaawansowana platforma do automatyzacji procesów HR, stworzona w celu uproszczenia skomplikowanych operacji HR. Dzięki Zoho Creator można zautomatyzować zadania związane z całym cyklem życia pracownika, od rekrutacji po emeryturę.
To kompleksowe rozwiązanie umożliwia tworzenie aplikacji mobilnych i internetowych od podstaw. Oferuje również zaawansowane procesy automatyzacji, upraszcza zarządzanie pracownikami i usprawnia komunikację w organizacji.
Do najważniejszych funkcji Zoho Creator należą wdrożenie i zwolnienie pracowników, ewidencja czasu pracy, zarządzanie aktywami i monitorowanie projektów. Platforma ta jest uniwersalna i może zastąpić papierową dokumentację, przekształcić arkusze kalkulacyjne w intuicyjne aplikacje i zapewnić efektywniejszą alternatywę dla tradycyjnych systemów HR.
Tym, co wyróżnia Zoho Creator, jest jego zaangażowanie w zapewnienie łatwości obsługi dla osób bez zaawansowanej wiedzy technicznej. Aby pomóc Ci zacząć, Zoho Creator oferuje nawet darmowe opcje rejestracji, które stanowią dodatkową wartość.
Wniosek
Wdrożenie automatyzacji HR może mieć przełomowy wpływ na Twoją organizację. Nie tylko poprawia efektywność, wydajność i dokładność, ale również prowadzi do oszczędności kosztów w procesach HR.
Wykorzystując oprogramowanie do automatyzacji HR, możesz umożliwić swojemu zespołowi HR skupienie się na najważniejszych zadaniach, takich jak rozwój talentów i zaangażowanie pracowników, jednocześnie automatyzując obciążenie administracyjne.
Wybierz więc narzędzie do automatyzacji HR z powyższej listy, biorąc pod uwagę wielkość i potrzeby swojej firmy. Podjęcie tej rozsądnej decyzji może popchnąć Twoją organizację w kierunku większego sukcesu.
Zachęcamy również do zapoznania się z artykułami na temat najlepszego oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi dla startupów i przedsiębiorstw.