Porównanie najlepszych platform współpracy

przez

Nie możesz się zdecydować, czy potrzebujesz Confluence, czy SharePoint dla swojej firmy? Przeczytaj ten kompletny przewodnik na temat Confluence a SharePoint, aby podjąć świadomą decyzję.

Aby promować współpracę w zakresie danych między działami, a nawet podmiotami zewnętrznymi, szukasz narzędzi do zarządzania wiedzą i współpracy w zakresie danych.

Confluence i SharePoint to dwa najpopularniejsze narzędzia w tej niszy. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak te dwie aplikacje porównują się ze sobą. Dowiedz się też, jak podejmować właściwe decyzje dotyczące tego, czy wybrać Confluence, czy SharePoint.

Confluence: przegląd

Confluence to solidne narzędzie do zarządzania wiedzą i burzy mózgów dla firm każdej wielkości i z każdej branży. W Confluence możesz tworzyć zespołowe obszary robocze dla kilku operacji biznesowych, jak opisano poniżej:

  • Tworzenie strategii biznesowej
  • Projektowanie usług, produktów, aplikacji itp.
  • Kadry i płace
  • Marketing i sprzedaż
  • Dokumentacja i raportowanie
  • Planowanie
  • Zarządzanie produktami
  • Zasady i przepisy firmy

Tworzysz Przestrzenie w narzędziu, a następnie tworzysz wiele Stron w ramach tych dedykowanych Przestrzeni. Aby uzyskać lepszą organizację, możesz użyć drzew stron do stworzenia hierarchii stron z metadanymi.

Działa całkowicie w chmurze z opcjami hostingu w centrach danych lub serwerach lokalnych. Jeśli współpracujesz z wiodącymi międzynarodowymi wydawcami, agencjami zajmującymi się tworzeniem treści oraz firmami zajmującymi się zarządzaniem produktami i projektami, istnieje duże prawdopodobieństwo, że otrzymasz łącza Confluence do stron i witryn przeznaczonych do użytku biznesowego.

Czytaj także: Confluence vs. Jira: Znajomość ich podobieństw i różnic

Rola Confluence jako narzędzia do współpracy w pracy

Confluence zawiera intuicyjne platformy, których zdalny i hybrydowy zespół potrzebuje do współpracy. Pomaga stworzyć przestrzeń zespołu z doskonałym przeglądem zespołu lub projektu za pomocą następujących pól:

  • Obraz nagłówka
  • Opis miejsca
  • Cele zespołu
  • Informacje kontaktowe

Dlatego Ty, Twoi pracownicy i kontrahenci macie wszystko na wyciągnięcie ręki, jeśli korzystacie z Confluence. Ponieważ narzędzie umożliwia Tobie i Twojemu zespołowi przesyłanie treści, takich jak obrazy, teksty, dokumenty, pliki PDF, multimedia, kody itd., staje się jedynym źródłem prawdziwych danych biznesowych w dowolnym miejscu i czasie.

Promuje pracę mobilną i zarządzanie treścią za pośrednictwem swoich aplikacji na Androida i iOS. Możesz wykonywać prawie wszystkie zadania z urządzenia mobilnego, więc Twoja firma rozwija się, nawet jeśli Ty i kilku kluczowych menedżerów jesteście na wakacjach.

Korzyści z używania Confluence

  • Confluence pomaga firmom w łatwym tworzeniu baz wiedzy, do których każdy może uzyskać dostęp z komputera lub telefonu komórkowego.
  • Narzędzie usprawnia również i organizuje proces tworzenia i publikowania treści, tworząc wspólną przestrzeń do edycji, automatyzację zatwierdzania treści i ochronę treści.
  • Wyświetlając treści biznesowe za pomocą Confluence, możesz stworzyć dodatkową warstwę zabezpieczeń i zapobiec nieautoryzowanemu powielaniu treści lub atakom ransomware.
  • Jeśli aplikacja mobilna lub programista sieci Web prześle publicznie niewłaściwą treść, możesz szybko to przypomnieć i zaktualizować strony o właściwą treść, korzystając z kontroli wersji tekstów, kodów i tablic.
  • Firmy, które już korzystają z narzędzi Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management itp., najczęściej używają Confluence do wszystkiego, co dotyczy treści cyfrowych.

SharePoint: przegląd

Microsoft SharePoint to narzędzie do publikowania stron intranetowych i internetowych wraz z funkcjonalnościami do archiwizacji, publikowania i dystrybucji treści. Jeśli prowadzisz firmę i potrzebujesz oddzielnych portali internetowych dla treści przeznaczonych dla pracowników i dla pracowników, możesz chcieć uzyskać Microsoft SharePoint.

Dzięki witrynie SharePoint nie musisz zajmować się tworzeniem stron internetowych, zarządzaniem zawartością i publikowaniem. Wystarczy wdrożyć program SharePoint w chmurze i użyć wbudowanych szablonów, aby szybko udostępnić wspaniałe witryny, takie jak witryna centralna, witryna zespołu i witryna komunikacyjna.

W większości przedsiębiorstwa wykorzystywały SharePoint do organizowania terabajtów danych biznesowych generowanych każdego dnia. Jednak użycie programu SharePoint spada ze względu na jego złożone wymagania dotyczące programowania, zarządzania i zapewniania bezpieczeństwa.

Przeczytaj także: Potężne narzędzia do monitorowania wydajności programu SharePoint

Rola SharePoint jako narzędzia do współpracy w pracy

Przede wszystkim SharePoint działa jako niezawodna witryna intranetowa. Pracownicy, zarówno pracujący lokalnie, jak i zdalnie, mają dostęp do intranetu z autoryzowanych urządzeń. Następnie mogą uzyskać dostęp do karty Zawartość witryny i dokumenty, aby uzyskać dostęp do plików biznesowych związanych z projektem lub do zwykłych celów służbowych.

Funkcja przechowywania dokumentów SharePoint jako system kontroli wersji. Przechowuje wszystkie przesłane pliki, dokumenty, obrazy i multimedia w różnych wersjach. Jeśli chcesz współpracować nad jednym plikiem, możesz to zrobić za pomocą narzędzi online pakietu Microsoft Office, takich jak Word, Excel, PowerPoint itp.

Jego funkcja Checkout jest interesującą funkcją dla firm na poziomie przedsiębiorstwa. Możesz wyewidencjonować dokument z programu SharePoint. Dopóki nie sprawdzisz dokumentu, nie będzie on dostępny do edycji przez innych członków zespołu.

Chociaż jest to ograniczone, nadal istnieją starsze firmy korporacyjne i giganci technologii informatycznych, którzy korzystają z programu SharePoint w wewnętrznych witrynach internetowych i aplikacjach mobilnych.

Korzyści z używania SharePointa

  • Duże organizacje i instytucje rządowe najczęściej używają programu SharePoint do bezpiecznego przesyłania danych i plików w publicznym Internecie.
  • Korzystanie z SharePoint jako rozwiązania intranetowego zmniejsza koszty tworzenia intranetów i zatrudniania programistów internetowych.
  • Witryny SharePoint można również wykorzystywać jako sklepy e-commerce, zarządzanie urządzeniami IT, archiwizację treści i tak dalej.
  • Dobrze integruje się ze wszystkimi aplikacjami platformy Microsoft 365, dzięki czemu można tworzyć raporty, slajdy, aplikacje mobilne itp. w podróży za pomocą przeglądarki internetowej na laptopie lub urządzeniu przenośnym.
  • Listy programu SharePoint pomagają w tworzeniu list rzeczy do zrobienia, sporządzaniu notatek itp.
  • Importuj i eksportuj kalendarz programu Outlook w celu planowania wydarzeń lub zarządzania nimi.

Confluence vs. SharePoint: proces roboczy

Podstawową różnicą między Confluence i SharePoint jest proces roboczy. Rozpoczęcie pracy z Confluence jest naprawdę łatwe. Narzędzie przeprowadzi Cię przez wszystkie etapy, aż skonfigurujesz Spaces i Pages zgodnie z potrzebami.

Wręcz przeciwnie, SharePoint to trudne rozwiązanie do zarządzania treścią. Jego konfiguracja jest tak złożona, jak jego architektura w Internecie lub intranecie. Ty lub administrator, który będzie zarządzał witrynami i zasobami programu SharePoint, musicie posiadać funkcjonalne doświadczenie w korzystaniu z tego narzędzia. Chociaż każdy może skonfigurować witrynę i stronę Confluence, skonfigurowanie funkcjonalnej witryny SharePoint wymaga doświadczonego administratora IT.

Proces roboczy Confluence

Confluence działa, oferując pulpit nawigacyjny, na którym możesz zobaczyć zadania, najnowsze informacje z Twojej organizacji, działania Spaces i tak dalej. W tym celu firma Atlassian udostępniła następujące interfejsy w tym narzędziu do zarządzania treścią i wiedzą:

  • Twoje imię i przestrzeń
  • Kontynuuj od miejsca, w którym przerwałeś — aby wznowić zadania
  • Dowiedz się, co się dzieje — źródło popularnych i obserwowanych treści
  • Przestrzenie — każdy obszar roboczy i strona, które utworzyłeś lub udostępniłeś
  • Ogłoszenia
  • Kalendarze — kalendarze osobiste i zespołowe

Przestrzenie w Confluence obsługują wszystkie działania w ramach projektu, zespołu, działu lub organizacji. Mała firma może mieć tylko jedną Przestrzeń, podczas gdy międzynarodowa firma może mieć ich setki.

Wewnątrz Przestrzeni znajduje się kilka Stron. Jeśli korzystasz ze wstępnie skonfigurowanej przestrzeni zarządzania projektami Confluence, otrzymujesz następujące strony:

  • Plan projektu
  • Dokumentacja decyzji
  • Raport o stanie

W przeciwieństwie do programu SharePoint nie możesz pozwolić nikomu na dostęp do Twoich Confluence Spaces, stron ani blogów. Możesz wysłać zaproszenie do zewnętrznych współpracowników, ale muszą oni założyć bezpłatne lub płatne konto Confluence, zanim będą mogli z Tobą współpracować.

Proces roboczy programu SharePoint

Po pierwsze, uzyskanie dostępu do SharePoint po raz pierwszy jest równie trudne, jak zarządzanie tym narzędziem. Musisz przejść do portalu Microsoft 365 Home i odwiedzić menu Aplikacje w panelu nawigacyjnym po lewej stronie, aby znaleźć SharePoint.

Gdy jesteś na stronie początkowej programu SharePoint, możesz tworzyć nowe witryny lub wpisy. Nie możesz tworzyć samodzielnych postów, dopóki nie skonfigurujesz witryny programu SharePoint. Witryna programu SharePoint składa się z następujących elementów:

  • Dom
  • Rozmowy
  • Dokumenty
  • Zeszyt
  • Strony
  • Zawartość witryny
  • Kosz
  • Edytować

Gdy przechodzisz do tworzenia witryn w programie SharePoint, możesz wybrać między witryną zespołu a witryną komunikacyjną. Po utworzeniu możesz ustawić go jako publiczny lub prywatny, w zależności od hostowanej zawartości. Niezależnie od tego, czy jest to witryna publiczna, czy zamknięta, musisz zaprosić gościa do witryny z panelu Udostępnianie witryny. Twoja witryna pozwala Tobie i Twoim pracownikom zachować produktywność, umożliwiając korzystanie z aplikacji Teams, Lists, OneNote, OneDrive itp. w programie SharePoint.

Confluence vs. SharePoint: użycie

Zastosowania Confluence

Znajdź poniżej główne zastosowania Confluence:

  • Rozwijanie firmowych witryn i stron typu wiki
  • Zarządzanie zadaniami i projektami wraz z treścią
  • Tworzenie przepływu pracy publikowania treści dla mediów online lub offline
  • Tworzenie planów rozwoju kariery dla osób indywidualnych i pracowników
  • Konfigurowanie glosariusza projektowania treści

Zastosowania SharePointa

Znajdź poniżej godne uwagi użycie SharePoint:

  • Projektowanie i publikowanie witryn intranetowych dla firm
  • Tworzenie biblioteki dokumentów dla zespołów lub całej organizacji
  • Skonfiguruj miejsce do przechowywania dużych plików biznesowych, takich jak filmy, kody, moduły aplikacji itp.
  • Automatyzuj biznesowe przepływy pracy za pomocą dodatkowych narzędzi firmy Microsoft, takich jak Power Automate i Power Apps

Confluence vs. SharePoint: porównanie funkcji

FunkcjeConfluenceSharePointEdycja w czasie rzeczywistymDostępneDostępneKomentarze w wierszuDostępneDostępneOdkrywanie treściBezproblemowoSkomplikowaneDomyślny dostęp do treściOtwarteZabudowane w elementach interfejsu użytkownikaGórna nawigacjaIntuicyjneWymaga długiego szkoleniaHierarchia organizacji treściPrzestrzenie >Drzewa stron > Strony >BlogiZespół/ Witryna komunikacyjna >Dokumenty >Biblioteka dokumentówDashboard lub strona główna z kanałami i zadaniamiDostępneNiedostępne; musisz to utworzyć za pomocą aplikacji i PagesSpaces lub Pages analyticsŁatwy dostęp z panelu nawigacyjnego po lewej stronieStandardowe analizy nie są dostępne; możesz uzyskać dostęp do korzystania z Witryny; zaawansowaną analitykę można skonfigurować za pomocą aplikacji innych firmElastyczne strony z modułowym tworzeniem pólDostępneNiedostępne; musisz utworzyć nieporęczne makra formatujące zawartość witrynDostępneNiedostępne; trzeba używać skomplikowanych skryptów Power AutomateWizualna tablica cyfrowaDostępne z integracjami, takimi jak Miro, Lucidchart, Mural itp. Tablica niedostępnaSzablony obszaru roboczegoPonad 100 bezpłatnych szablonówBrak dostępnych szablonówPrzechowywanie w chmurze i załączniki do plików250 GB w wersji Standard i bez ograniczeń w wersji Premium/Enterprise1 TB dla usługi SharePoint Online Plan 1 i bez ograniczeń dla SharePoint Online Plan 2 lub Office 365 E3 lub lepszego planuBezpłatna subskrypcjaBezpłatna dożywotnia dla maksymalnie 10 użytkownikówNie jest dostępna bezpłatna wersja próbna ani bezpłatny plan

Confluence vs. SharePoint: przypadki użycia

Przypadki użycia konfluencji

# 1. Planowanie wydajności

Za pomocą Confluence możesz zaplanować wydajność całego zespołu dla konkretnego biznesu. I dalej klasyfikuj zdolności członków zespołu do określonych projektów. W arkuszu indywidualnego przydziału czasu członkowie zespołu powinni wpisać swoje nazwiska, zadania, potrzebne godziny i godziny na zadanie.

Następnie w polu Pojemność zespołu dla projektu wypełniają wartości dla roli, % tygodniowego czasu poświęconego na projekt, Tygodniowe godziny nad projektem i tak dalej.

#2. Dokument zarządzania zmianą

Jeśli planujesz zmiany w swoim biznesie, Confluence Ci w tym pomoże. Ponieważ jest to edytor tekstowy z obsługą multimediów, możesz tworzyć wszystkie wersje robocze procesu transformacji biznesowej na Confluence Page. Wymień kroki zarządzania zmianą, takie jak określenie problemu, zasady przewodnie, wysyłanie wiadomości do pracowników, kanały komunikacji, przepływ pracy zarządzania zmianą, role i obowiązki itp.

Przypadki użycia programu SharePoint

# 1. Zarządzanie sprzedażą

Jednym z najczęstszych przypadków użycia Witryny zespołu programu SharePoint jest zarządzanie operacjami sprzedaży. Strona główna działa jako pulpit nawigacyjny z najnowszymi wiadomościami w zespole lub organizacji.

Zakładkę Rozmowa można zmodyfikować, aby uzyskać dostęp do komunikacji w czasie rzeczywistym za pośrednictwem aplikacji Teams lub komunikacji asynchronicznej za pośrednictwem programu Outlook. Przedstawiciele handlowi i menedżerowie mogą korzystać z karty Dokumenty, aby uzyskać dostęp do ofert sprzedaży, umów, broszur, faktur itp. Karta Notatnik umożliwia sporządzanie szybkich notatek podczas wizyt u klientów lub dostawców.

#2. Utwórz bibliotekę dokumentów

Innym doskonałym sposobem korzystania z subskrypcji programu SharePoint jest tworzenie bibliotek dokumentów dla zespołów, działów lub całej organizacji. W ten sposób możesz zapobiec silosom danych. Możesz dodawać nowe foldery, aby dalej klasyfikować dokumenty i pliki w szerokim katalogu. Biblioteka dokumentów umożliwia także tworzenie plików programów Word, Excel, PowerPoint itp.

Confluence vs. SharePoint: werdykt

Teraz powinno być dla Ciebie jasne, czy potrzebujesz Confluence, czy SharePoint dla swojej firmy. Po pierwsze, jeśli Twoja organizacja biznesowa chce obniżyć koszty utrzymania serwerów i personelu IT, powinieneś kupić Confluence.

Po drugie, Confluence to świetny wybór, jeśli szukasz łatwego tworzenia bazy wiedzy, współpracy nad dokumentami, burzy mózgów w czasie rzeczywistym, zarządzania zadaniami itp. Abonament Confluence zaczyna się od 5,75 USD/użytkownika/miesiąc z dostępem do świetnych, wstępnie skonfigurowanych szablonów odpowiednich dla każdej firmy .

Wręcz przeciwnie, program SharePoint jest odpowiedni, jeśli Twoja firma już w dużym stopniu polega na aplikacjach platformy Microsoft 365. Ponieważ jeśli subskrybujesz tylko SharePoint, przegapisz jego różne funkcje, które wymagają innych narzędzi Microsoft, takich jak Outlook, OneDrive, Power Apps, Power Automate, Exchange itp.

Biznesowa subskrypcja SharePoint zaczyna się od 10,00 USD za użytkownika miesięcznie, czyli jest droższa niż Confluence, nie wspominając o całym czasie i wysiłku, które trzeba zainwestować w konfigurowanie witryn.

Dlatego Confluence jest inteligentniejszym i tańszym oprogramowaniem do zarządzania treścią i współpracy w pracy niż SharePoint.

Następnie sprawdź oprogramowanie do automatyzacji dokumentów, aby zaoszczędzić czas pracy.