Usprawnij proces zaopatrzenia w małych i średnich firmach dzięki tym najlepszym aplikacjom oprogramowania zaopatrzeniowego.
Zarządzanie procesem zaopatrzenia jest złożone, ponieważ obejmuje zakupy, zapasy, zamówienia, faktury, dostawców, płatności i wiele innych. Ale jednocześnie ma kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy. Dlatego firmy muszą zautomatyzować ten proces i zarządzać nim za pomocą aplikacji.
Jeśli będziesz czekać do ostatniej chwili z wdrożeniem oprogramowania zakupowego w swojej firmie, pojawią się konsekwencje ręcznego przetwarzania. Dlatego mądrze jest rozpocząć wdrażanie tych narzędzi, gdy tylko zauważysz tarcie nieefektywnych procesów ręcznych.
Zagłębmy się w podstawy oprogramowania do zakupów i poznajmy najlepsze narzędzia w tej dziedzinie.
Spis treści:
Co to jest oprogramowanie zakupowe?
Zaopatrzenie oznacza znajdowanie i nabywanie towarów i usług potrzebnych firmie. Dlatego oprogramowanie zakupowe odnosi się do rozwiązania biznesowego, które automatyzuje różne fazy procesu zakupowego.
Niezależnie od tego, czy chodzi o analizę wydatków, zarządzanie umowami czy dokonywanie płatności, takie narzędzia mogą pomóc w uzyskaniu pełnej kontroli nad każdą operacją procesu. Mogą one również integrować się z różnymi platformami ERP, aby usprawnić proces.
Ponadto niektóre narzędzia umożliwiają wszystkim pracownikom dostęp i wykonywanie zadań z jednostki centralnej za zgodą użytkownika pepper.
Co robią te narzędzia?
Aplikacja zaopatrzeniowa może wykonywać kilka zadań, aby proces zaopatrzenia był bezproblemowy dla Twojego zespołu. Pracownicy mogą zamawiać zakupy z dowolnego miejsca i komunikować się z członkami zespołu. Oto najważniejsze zadania, które może wykonać to oprogramowanie:
- Wygeneruj zamówienie zakupu i zweryfikuj je
- Zautomatyzuj przesyłanie e-zamówień
- Przypomnij o ostatnich zamówieniach i anulowaniach
- Wyślij oczekujące zamówienia zakupu do odpowiedniego personelu w celu podjęcia dalszych działań
- Wykonywanie transakcji finansowych i magazynowych po otrzymaniu zamówienia
- Unikaj miejscowych niedoborów, utrzymując zapasy
- Zbieraj dane i analizuj trendy, aby uzyskać maksymalną rentowność
- Usprawnij proces standaryzacji na różnych platformach
Teraz omówmy, kiedy korzystasz z narzędzi oprogramowania zaopatrzeniowego.
Kto korzysta z oprogramowania zakupowego?
Będziesz potrzebować oprogramowania zaopatrzeniowego, gdy kupujesz surowce, sprzęt komputerowy, materiały biurowe itp. w ilościach hurtowych przez cały rok. Dlatego każda firma, która często kupuje materiały od dostawców zewnętrznych i chce, aby system zaopatrzenia był przejrzysty.
Najczęściej znajdziesz następujące firmy korzystające z narzędzi zakupowych:
- Producenci dóbr konsumpcyjnych i AGD
- Producenci pojazdów
- eCommerce i firmy detaliczne
Istnieje jednak wyspecjalizowana firma, która również korzysta z tego oprogramowania, a mianowicie konsultanci lub agencje ds. Zakupów.
Większość marek zleca tym agencjom swoje operacje zakupowe ze względu na wygodę i przystępność cenową. Firmy takie jak Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture itp. są liderami w doradztwie zakupowym.
W jaki sposób oprogramowanie zaopatrzeniowe pomaga firmom?
# 1. Automatyzacja zamówień
Automatyzacja procesów biznesowych jest widoczna w każdej dziedzinie, w tym w zaopatrzeniu. Możesz z powodzeniem zautomatyzować całą operację zakupową za pomocą oprogramowania zakupowego.
Od wykrywania dostawców, przez rejestrację, wybór produktów, kontrolę jakości, aż po podpisanie umowy — wszystko mieści się w jednym oprogramowaniu.
W większości przypadków narzędzie automatycznie przetwarza wewnętrzne żądania zakupu materiałów eksploatacyjnych. Wymaga jedynie zatwierdzenia przez kierownika przed wysłaniem zlecenia kupna.
#2. Przejrzystość w zakupach
Interesariusze biznesowi, tacy jak menedżerowie i dyrektorzy finansowi, mogą przeglądać trendy zakupowe z centralnego oprogramowania. Nie ma potrzeby przeskakiwania przez obręcze, aby uzyskać raporty dotyczące zamówień.
Ponadto narzędzie śledzi każdy krok aż do sfinalizowania transakcji, zapewniając przejrzystość korporacyjną na wysokim poziomie, aby uniknąć korupcji.
#3. Optymalizacja zatwierdzania
Takie narzędzia są wyposażone w inteligentne algorytmy, które oddzielają prawdziwe zamówienia od marnotrawstwa. W związku z tym menedżerowie ds. zatwierdzania przez większość czasu otrzymują tylko te prośby o zakup, które są autentyczne. Następnie menedżerowie mogą szybko zatwierdzać zlecenia kupna.
#4. Widoczność wydatków
Pulpit nawigacyjny narzędzia natychmiast pokazuje ogólne wydatki firmy na zakup materiałów eksploatacyjnych, kim są Twoi dostawcy, ile im płacisz i tak dalej. Pomaga budżetować projekty, oszczędzać na niepotrzebnych zakupach itp.
Funkcje, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania zaopatrzeniowego
Większość narzędzi zakupowych oferuje standardowy zestaw funkcjonalności. Jednak przed zakupem upewnij się, że zapewniają co najmniej następujące funkcje:
- Narzędzie powinno być dostarczane z pulpitem zarządzania dostawcami, w którym można wprowadzać nowych dostawców lub przeglądać umowy z istniejącymi.
- Wygodnie będzie, jeśli oprogramowanie oferuje również funkcję wykrywania dostawców.
- Musi istnieć narzędzie do zarządzania ryzykiem, które zablokuje niepotrzebne wydatki lub błędne zlecenia kupna.
- Twoje narzędzie zakupowe musi być wyposażone w funkcję audytu, aby można było kontrolować zamówienia zakupu, płatności dostawców itp.
- Najlepsze narzędzie zakupowe będzie również oferować funkcję budżetowania, w której możesz wprowadzić budżet miesięczny lub kwartalny i utrzymać zakupy w ramach tej kwoty.
- Powinna również istnieć funkcjonalność komunikacyjna, która będzie powiadamiać użytkownika oprogramowania o nowych zamówieniach, fakturach, terminowych zamówieniach itp.
- Dobrze, jeśli aplikacja oferuje wersję mobilną do śledzenia wydatków, zatwierdzania zamówień, finalizowania transakcji i nie tylko.
- Niezawodne oprogramowanie zakupowe powinno umożliwiać ustalanie polityki korporacyjnej dotyczącej zakupów.
- Wreszcie narzędzie musi umożliwiać przedstawicielom ds. zakupów tworzenie niestandardowych przepływów pracy w zakresie zamówień, jeśli w oprogramowaniu brakuje szablonów dla określonych scenariuszy zakupów.
Teraz, gdy znasz już koncepcję tego narzędzia i zadania, które może ono wykonywać, spójrz na najlepsze aplikacje zakupowe, z których mogą korzystać małe i średnie przedsiębiorstwa.
Precoro
Jeśli należysz do małego lub średniego zespołu, Precoro pomoże Ci usprawnić proces zakupowy i wyeliminować ręczną pracę. Oszczędza to cenny czas i pieniądze oraz pozwala skupić się na pilniejszych sprawach.
To innowacyjne i niezwykle szybkie oprogramowanie może zoptymalizować system od zakupu do zapłaty w Twojej organizacji w celu zwiększenia wydajności pracy. Skutecznie obsługuje zadania związane z procesem zakupowym, takie jak rekwizycja, zamawianie i fakturowanie.
Co więcej, Precoro usprawnia Twój system zakupowy, usprawniając proces zatwierdzania. Etapy przepływu pracy, takie jak proces składania wniosków, zamówienia zakupu, zatwierdzanie, fakturowanie i zarządzanie fakturami, można wykonać elektronicznie za pomocą tego narzędzia.
Aplikacja znacznie ułatwia również kontrolę procesu, zatwierdzanie i analizę wydatków w ruchu.
Korzystając z tego niezawodnego rozwiązania, firmy mogą mieć regularne raporty i analizy danych. Szczegółowe i kompleksowe raporty obejmują wszystkie procesy schematu blokowego i dane dotyczące zamówień.
Poza tym raporty te pozwalają śledzić i usuwać błędy, dostosowywać formaty raportów dla interesariuszy oraz eksportować dane w czasie rzeczywistym do celów księgowych i analiz finansowych.
przepływ pocałunków
Czy chcesz mieć kontrolę nad procesem od zakupu do zapłaty, ale z wystarczającą elastycznością? Kissflow pozwala to osiągnąć dzięki prostemu i konfigurowalnemu rozwiązaniu. W przypadku zapotrzebowań na zakup oferuje płynne formularze, dzięki którym można zbierać, zatwierdzać i śledzić żądania zakupu.
Po zatwierdzeniu wniosku automatycznie generuje zamówienia i wystawia zamówienia zakupu. Do zarządzania dostawcami to narzędzie oferuje wydajny portal do wdrażania, zarządzania i utrzymywania dostawców.
Podczas korzystania z tej aplikacji możliwe staje się zatwierdzanie faktur w ruchu. Obsługuje również zautomatyzowane trójstronne dopasowywanie, sprawdzanie faktur z umowami, zamówieniami i kartami wpisów usług.
Kissflow może również generować oparte na danych i praktyczne spostrzeżenia dotyczące trendów zakupowych, wydatków i wydajności dostawców. Korzystając z tego oprogramowania, użytkownicy mogą również generować natychmiastowe raporty, które zawierają konfigurowalne parametry.
Obsługuje również bezproblemową integrację z różnymi narzędziami innych firm. Pozbądź się nadmiarowości, używając go z różnymi aplikacjami ERP i finansowymi, w tym Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP i NetSuite. To rozwiązanie umożliwia również korzystanie z potężnych wtyczek i interfejsów API.
Zespół Zaopatrzenia
Jako SMB nadszedł czas, abyś uprościł proces zaopatrzenia dzięki Team Procure. Jednak to oprogramowanie może również zaspokoić potrzeby przedsiębiorstw, które zajmują się złożonymi operacjami zakupowymi na poziomie międzynarodowym.
Ta pojedyncza platforma oparta na chmurze może obsłużyć wszystkie Twoje zatwierdzenia, zamówienia zakupu i zapasy. Jeśli chodzi o prośby o zakupy, rozwiązanie może je sortować według budżetu, działu i ważności. Na podstawie tych żądań użytkownicy mogą również generować zamówienia zakupu i monitorować harmonogramy dostaw.
Team Procure oferuje również funkcję matrycy cen, za pomocą której firmy mogą zarządzać ofertami złożonymi przez wielu dostawców zakupionych od oferenta, który zaoferował najniższą cenę. Ponieważ różne organizacje mają różne potrzeby, umożliwia organizacjom tworzenie niestandardowych przepływów pracy zatwierdzania.
Tutaj wprowadzanie dostawców i sprzedawców jest łatwe. Ma również wbudowane wskaźniki KPI do śledzenia wydajności. Nawet jeśli masz magazyny w wielu lokalizacjach, to narzędzie pomoże Ci mieć zintegrowany system zarządzania magazynem. Możesz nawet zintegrować jego usługę z istniejącym systemem za pomocą spersonalizowanego interfejsu API.
Zamówienia Ekspresowe
ProcurementExpress to idealne oprogramowanie zakupowe, które może usprawnić wszystkie powiązane przepływy pracy. Pomaga również wyeliminować długie ręczne procesy, ślady dokumentów i możliwe przypadki oszustw.
Jego innowacyjny system zatwierdzania pozwala ustawić maksymalne wydatki i określić łańcuchy zatwierdzania. Firmy mogą również przypisywać z góry określone poziomy akceptacji różnym pracownikom. Ponadto organizacje mogą dostosowywać i automatyzować wszystkie etapy łańcucha zatwierdzania w celu zoptymalizowania wydajności.
Aplikacja umożliwia tworzenie szybkich i dokładnych zamówień zakupu na podstawie relacji z poszczególnymi dostawcami. Możesz dołączyć niezbędne pola i menu rozwijane, aby tworzyć profesjonalne i kontekstowe zamówienia zakupu.
Zgodnie ze strukturą finansową Twojej firmy możesz alokować koszty do różnych lokalizacji, aby uniknąć nadmiernych wydatków. Korzystając z funkcji raportowania w aplikacji, użytkownicy mogą również analizować kompleksowe zestawienia wydatków. Ponadto rozwiązanie może tworzyć budżety dla różnych projektów i działów.
zaopatrywać się
Pożegnaj się z procesami papierowymi, powolnym zatwierdzaniem i złożonymi rozwiązaniami dzięki Procurify. To proaktywne oprogramowanie do zarządzania wydatkami zapewnia pełną widoczność i kontrolę nad wydatkami firmy.
Korzystając z tego narzędzia, możliwe staje się zatwierdzanie wszystkich zamówień zakupu z jednego miejsca. Tutaj możesz również przeglądać wydatki w czasie rzeczywistym w stosunku do budżetów. Oferuje również fizyczne i wirtualne karty płatnicze do bezproblemowego wydawania pieniędzy.
Procurify obsługuje również tworzenie przepływu pracy do automatyzacji i śledzenia każdego etapu podróży zakupowej. Możesz także ustawić uprawnienia do zakupów na podstawie działu i lokalizacji. Możliwość sortowania wszystkich zamówień dla dostawcy to kolejna wyróżniona funkcja tego narzędzia.
Aplikacja może przeprowadzać analizy wydajności dostawców, dzięki czemu możesz podejmować świadome decyzje zakupowe i biznesowe. Tutaj możesz importować pozycje katalogowe i szczegóły, w tym obrazy.
To rozwiązanie integruje się bezpośrednio z Twoimi ulubionymi aplikacjami biznesowymi, takimi jak Amazon Business, Oracle, Quickbooks i Slack.
Kupa
Coupa to platforma, która zapewnia widoczność i kontrolę wydatków, których potrzebujesz do zarządzania procesem zaopatrzenia. Wybierając to rozwiązanie dla swojej firmy, możesz robić zakupy z łatwością zakupów konsumenckich, jednocześnie oszczędzając cenny czas pracowników.
Najważniejsze cechy tej aplikacji to:
- Uproszczenie procesów zgłaszania zapotrzebowania i zamówień
- Śledzenie zamówień w czasie rzeczywistym
- Powiadomienia o obniżonych cenach i innych korzyściach
- Elastyczne formularze do wprowadzania danych dla usług opartych na SOW
- Pulpit nawigacyjny do zarządzania budżetem w czasie rzeczywistym
Poza tym narzędzie obsługuje zatwierdzanie przez e-maile i telefony komórkowe. Ponadto firmy mogą go używać do zarządzania zapasami i umowami.
Wodzirej
Dzięki Bellwether możesz sprawić, że proces zaopatrzenia będzie przejrzysty i szybki. Pomaga pozbyć się ustnych aprobat i długiej komunikacji za pośrednictwem e-maili i rozmów telefonicznych.
To oprogramowanie umożliwia konfigurowanie zapotrzebowań, zamówień zakupu i faktur przy minimalnym nakładzie czasu i wysiłku. Funkcje takie jak zaawansowany przepływ pracy i budżetowanie zapewniają lepszą widoczność i kontrolę nad wydatkami.
To narzędzie działające w chmurze zapewnia niezbędną elastyczność i dostosowanie do Twoich potrzeb. Jeśli Twoja firma potrzebuje wielu języków lub niestandardowych pól, Bellwether może Ci to zapewnić. Ponadto umożliwia dostęp do aplikacji poza witryną.
ParaSoft
PairSoft to przyjazne dla użytkownika oprogramowanie, którego firmy mogą używać do automatyzacji przepływu pracy w całym procesie P2P. Jest to również pomocne w uzyskaniu widoczności wydatków i utrzymywaniu dobrych relacji z dostawcami i sprzedawcami.
Oprogramowanie można szybko wdrożyć w systemie lub istniejącym systemie ERP i łatwo z niego korzystać. Pozwala zarządzać zamówieniami zakupu, usprawniając cały proces. Otrzymujesz również pełny wgląd w wydatki w różnych kategoriach.
PairSoft może również ułatwić komunikację w czasie rzeczywistym pomiędzy firmami i dostawcami. Przetwarzanie i zatwierdzanie faktur to inne automatyzacje zadań, które możesz wykonać za pomocą tego oprogramowania. Obsługuje również analitykę i raportowanie.
Ostatnie słowa
W dobie cyfryzacji firmom trudno jest zarządzać procesem zaopatrzenia bez oprogramowania lub zautomatyzowanego rozwiązania. Narzędzia te mogą otworzyć kilka nowych możliwości na każdym etapie tego procesu.
Co więcej, aplikacje zapewniają optymalną wydajność nawet w przypadku skalowania biznesu. Sprawdź listę najlepszych programów do zaopatrzenia, aby wybrać to, które najbardziej odpowiada Twoim potrzebom. Możesz także przyjrzeć się podstawowym funkcjom, jakie powinno posiadać solidne narzędzie do zautomatyzowanych zamówień.
Jako SMB możesz również chcieć wiedzieć o najlepszych narzędziach do zarządzania dokumentami.