Slack, znane narzędzie do komunikacji w miejscu pracy, wprowadziło nową funkcję o nazwie Workflow Builder, która umożliwia automatyzację rutynowych zadań. Poniżej przedstawiamy, czym jest to narzędzie, co potrafi oraz jak możesz je wykorzystać.
Kreator przepływu pracy dostępny jest wyłącznie w płatnych planach Slacka: Standard, Plus oraz Enterprise. Użytkownicy korzystający z bezpłatnego abonamentu muszą zaktualizować swoje konto, aby móc korzystać z Workflow Builder, chociaż dostępna jest bezpłatna wersja próbna płatnych planów, co pozwoli na przetestowanie funkcji.
Czym jest Kreator przepływu pracy?
Workflow Builder pozwala na ustawienie wyzwalacza, po którym następuje seria działań. Po aktywacji wyzwalacza, uruchamia się ustalona sekwencja działań. Przykładowo, jednym z przykładów oferowanych przez Slacka może być sytuacja, w której nowy członek dołącza do kanału. W takim przypadku sekwencja działań może obejmować automatyczne wysłanie mu wiadomości z przydatnymi informacjami oraz krótkim formularzem, który pozwoli na przedstawienie się innym uczestnikom kanału.
Możesz wybrać spośród następujących wyzwalaczy:
- Menu czynności: Użytkownik ręcznie wybiera przepływ pracy z menu kanału.
- Nowy członek: Ktoś dołącza do kanału.
- Reakcja emotikonów: Użytkownik reaguje na wiadomość za pomocą emotikonów.
Przepływ pracy może zawierać dowolną liczbę kroków, jednak musisz wybrać jedną z poniższych akcji:
- Wyślij wiadomość: do konkretnej osoby lub kanału.
- Wyślij formularz: do konkretnej osoby lub kanału.
Choć wyzwalacze i akcje są stosunkowo proste, można tworzyć bardziej złożone przepływy, takie jak procesy zatwierdzania lub zbierania danych. W przyszłości Slack planuje dodać wsparcie dla wyzwalania przepływów pracy za pomocą interfejsu API, co teoretycznie pozwoli na integrację z usługami takimi jak IFTTT czy Microsoft Flow, umożliwiając rozpoczęcie pracy nad przepływem w Slacku z poziomu własnej aplikacji.
Na chwilę obecną wszystkie dostępne wyzwalacze i akcje w Slacku są jednak wewnętrzne.
Jak korzystać z Workflow Builder?
Aby stworzyć przepływ pracy, należy go najpierw skonfigurować, a następnie opublikować, aby był dostępny dla innych użytkowników. Rozpocznij od kliknięcia strzałki obok nazwy obszaru roboczego, co otworzy menu główne, a następnie wybierz opcję „Kreator przepływu pracy”.
W panelu Kreatora przepływu pracy wybierz opcję „Utwórz przepływ pracy”.
Nadaj swojemu przepływowi nazwę – będzie ona widoczna dla innych, więc postaraj się, aby była opisowa. Po nadaniu nazwy kliknij „Dalej”.
Wybierz akcję wyzwalającą, która rozpocznie przepływ pracy. W naszym przykładzie użyjemy „Menu czynności”, ponieważ chcemy, aby użytkownicy mogli korzystać z tego przepływu w dowolnym momencie.
Następny krok będzie różnił się w zależności od wybranego wyzwalacza. Jeśli wybrałeś „Nowy członek kanału”, będziesz musiał wskazać kanał, w którym chcesz uruchomić przepływ. Z kolei przy wyborze „Reakcji emotikonów” musisz określić emoji, które będą wyzwalać przepływ pracy.
W przypadku wybranego „Menu działań” musisz wybrać kanał, z którego użytkownicy będą mogli uruchomić przepływ, a następnie nadać mu nazwę. Po wykonaniu tego kroku kliknij „Zapisz”.
Twój przepływ pracy zostanie utworzony i wyświetlony na stronie „Przegląd przepływu pracy”. Kliknij „Edytuj”, aby zmienić szczegóły. W przypadku przepływu „Menu czynności” możesz zmienić nazwę przepływu oraz kanał, w którym będzie dostępny, ale nie możesz edytować akcji wyzwalającej – w tym celu musisz stworzyć nowy przepływ pracy.
Teraz musisz dodać jedno lub więcej działań, aby przepływ został zakończony, więc kliknij „Dodaj krok”.
Możesz wybrać „Wyślij wiadomość” lub „Utwórz formularz”. W naszym przykładzie klikniemy „Dodaj” obok opcji „Utwórz formularz”.
W panelu „Utwórz formularz” wpisujesz tytuł i pytanie, a następnie wybierasz typ pytania z dostępnych opcji w menu rozwijanym:
- Krótka odpowiedź
- Długa odpowiedź
- Wybierz z listy
- Wybierz osobę
- Wybierz kanał lub czat
W tym przykładzie wybierzemy „Wybierz z listy”. Dodamy również wartość do listy opcji, a następnie klikniemy „Dodaj pozycję listy”, aby dodać kolejną. Powtarzaj proces, aż wymienisz wszystkie opcje, które chcesz, aby użytkownicy mogli wybierać.
Możesz użyć przycisków po prawej stronie, aby przesuwać elementy w górę i w dół lub usuwać je z listy. Możesz również ustawić „Wybór domyślny” (jeśli chcesz) z menu rozwijanego poniżej elementów listy.
Po zakończeniu wypełniania formularza, możesz uczynić pytania obowiązkowymi, a następnie dodać kolejne pytania. Możesz kontynuować dodawanie pytań aż do zakończenia formularza, a następnie wybierz kanał (lub osobę), do której chcesz wysłać wyniki.
Po zakończeniu edycji formularza kliknij „Zapisz”.
Na stronie „Przegląd przepływu pracy” pojawi się teraz dodany krok. Kliknij „Dodaj krok”, aby kontynuować dodawanie kolejnych kroków do przepływu pracy.
Gdy wszystkie kroki będą gotowe, kliknij „Opublikuj” w prawym górnym rogu strony.
Na ekranie pojawi się powiadomienie o pomyślnym opublikowaniu przepływu pracy, a towarzyszyć mu będzie konfetti.
Na kanale pojawi się wiadomość informująca innych o nowym przepływie pracy.
Dodaliśmy nasz przepływ pracy do kanału, co oznacza, że symbol przepływu (błyskawica) stał się widoczny. Klikając na ikonę, użytkownicy mogą zobaczyć i skorzystać z przepływu pracy.
Po kliknięciu w przepływ pracy wyświetli się utworzony formularz.
Aby edytować lub zmienić przepływ pracy, kliknij strzałkę obok nazwy obszaru roboczego, aby otworzyć menu główne, a następnie wybierz „Kreator przepływu pracy”.
Otworzy się panel Kreatora przepływu pracy.
Aby edytować wybrany przepływ pracy, wystarczy na niego kliknąć. Kliknij trzy kropki po prawej stronie, aby otworzyć menu umożliwiające m.in. cofnięcie publikacji lub usunięcie przepływu pracy.
W miarę upływu czasu Slack zapewne wprowadzi jeszcze więcej funkcji do przepływów pracy. Na razie jest to jednak skuteczne narzędzie, które może znacząco poprawić komunikację i współpracę w zespole.
newsblog.pl