Podczas dodawania komentarzy do dokumentu Worda, arkusza kalkulacyjnego Excel lub prezentacji PowerPoint, Office 365 pozwala wspomnieć o innym użytkowniku za pomocą znaku „@” (jak w większości aplikacji do czatu). Oto, o czym wspomina Office 365 i jak skutecznie z nich korzystać.
Wzmianki mają sens tylko wtedy, gdy pracujesz z innymi osobami, więc chociaż możesz ich używać z osobistą subskrypcją Office 365 (O365), musisz dodać inne osoby do tej subskrypcji, aby miały dużo pożytku. Oznacza to, że wzmianki są bardziej przydatne w organizacji, w której każdy ma licencję O365.
Nigdy nie będziesz używać programu Word, Excel ani PowerPoint jako aplikacji do czatu, ale to nie znaczy, że chcesz zostawić przeglądany plik, aby wysłać autorowi wiadomość. Wcześniej można było dodawać komentarze do pliku pakietu Office, aby każda inna osoba mająca dostęp do tego pliku mogła je odczytać, ale zależy to od ich otwarcia i przeczytania komentarzy. Dzięki wzmiankom możesz proaktywnie wysłać komuś wiadomość.
Ta wiadomość może być pytaniem („Sandra, czy możesz potwierdzić, że te liczby są prawidłowe?”), Edycją („John, ta sekcja jest zbyt rozwlekła, czy możesz ją skrócić”) lub po prostu komentarzem („Jean , uwielbiam ten slajd, to naprawdę skuteczne ”). Cokolwiek to jest, wzmianka automatycznie wyśle tej osobie alert e-mail z linkiem do komentarza. Koniec z czekaniem, aż ktoś otworzy plik „na wszelki wypadek”, po dodaniu komentarza!
Pokażemy to w programie Word, ale proces jest dokładnie taki sam w programach Excel i PowerPoint.
Zaznacz tekst, który chcesz skomentować, a następnie kliknij Wstaw> Nowy komentarz (lub kliknij prawym przyciskiem myszy zaznaczony tekst i wybierz „Nowy komentarz” z menu kontekstowego).
W wyświetlonym polu komentarza wpisz „@” i imię i nazwisko osoby, o której chcesz wspomnieć. Napisz resztę wiadomości, a następnie kliknij przycisk „Opublikuj”.
I to wszystko, wspomniałeś o kimś.
Wspomniana osoba otrzyma powiadomienie e-mail zawierające Twój komentarz, skomentowany przez Ciebie tekst oraz przycisk, który przeniesie ją bezpośrednio do Twojego komentarza w dokumencie.
Wzmianki ogólnie działają w aplikacjach mobilnych, aplikacjach internetowych i klientach stacjonarnych firmy Microsoft dla programów Word, Excel i PowerPoint.
Alert e-mail ma dodatkową funkcjonalność, która pokazuje również wątek komentarza, kontekst otaczającego dokumentu i daje możliwość odpowiadania na komentarz z e-maila.
Ta dodatkowa funkcja jest dostępna w aplikacjach mobilnych i aplikacjach internetowych dla programów Word, Excel i PowerPoint oraz w kliencie programu Excel (wersja 1911 lub nowsza dla systemu Windows, wersja 16.31 lub nowsza dla komputerów Mac). Alerty e-mail z aplikacji klienckich Word i PowerPoint otrzymają tę dodatkową funkcjonalność kiedyś w 2020 roku.