Podczas dodawania komentarzy w dokumentach Microsoft Word, arkuszach Excel czy prezentacjach PowerPoint, użytkownicy Office 365 mają możliwość wspomnienia o innych osobach, stosując znak „@”, co jest podobne do funkcji w wielu czatach. Poniżej przedstawiamy, jak skutecznie wykorzystać tę funkcję w Office 365.
Wzmianki mają największy sens w kontekście współpracy z innymi, dlatego chociaż możesz korzystać z nich w osobistej subskrypcji Office 365, aby w pełni z nich skorzystać, musisz dodać inne osoby do swojej subskrypcji. Oznacza to, że wzmianki są szczególnie przydatne w środowisku organizacyjnym, gdzie każdy członek zespołu posiada licencję O365.
Choć nie użyjesz programów Word, Excel ani PowerPoint jako aplikacji do czatu, nie musisz przerywać pracy, aby skontaktować się z autorem dokumentu. W przeszłości istniała możliwość dodawania komentarzy, które mogły być odczytane przez inne osoby mające dostęp do pliku, ale wymagało to, aby otworzyły one dokument i przeczytały komentarze. Dzięki wzmiankom możesz natychmiastowo powiadomić kogoś o swoim komentarzu.
Możesz wysłać pytanie („Sandra, czy możesz potwierdzić, że te liczby są poprawne?”), zasugerować zmianę („John, ta sekcja jest zbyt długa, czy możesz ją skrócić?”) lub po prostu wyrazić swoją opinię („Jean, uwielbiam ten slajd, to naprawdę efektywne”). Niezależnie od treści, wzmianka automatycznie wyśle powiadomienie e-mail z linkiem do Twojego komentarza. Od teraz nie musisz czekać, aż ktoś otworzy plik, aby zauważyć Twój komentarz!
W tym artykule zaprezentujemy ten proces w programie Word, jednak dokładne kroki są identyczne w Excelu i PowerPoint.
Aby dodać komentarz, zaznacz tekst, który chcesz skomentować, a następnie przejdź do zakładki Wstaw i wybierz Nowy komentarz (lub kliknij prawym przyciskiem myszy na zaznaczony tekst i wybierz „Nowy komentarz” z menu kontekstowego).
W nowym oknie komentarza wpisz „@” i imię osoby, którą chcesz wspomnieć. Następnie dodaj resztę wiadomości i kliknij „Opublikuj”.
I to wszystko! Właśnie wspomniałeś o innej osobie.
Osoba, którą wspomniałeś, otrzyma powiadomienie e-mail z Twoim komentarzem, zaznaczonym tekstem oraz przyciskiem, który przeniesie ją bezpośrednio do Twojego komentarza w dokumencie.
Wzmianki działają również w aplikacjach mobilnych oraz w wersjach internetowych i stacjonarnych programów Word, Excel i PowerPoint.
Powiadomienie e-mail zawiera dodatkowe informacje, takie jak wątek komentarza oraz kontekst otaczającego dokumentu, a także możliwość odpowiedzi na komentarz bezpośrednio z e-maila.
Ta funkcjonalność jest dostępna w aplikacjach mobilnych oraz internetowych Worda, Excela i PowerPointa, jak również w kliencie Excel (wersja 1911 lub nowsza dla systemu Windows, wersja 16.31 lub nowsza dla komputerów Mac). Wersje klienckie Worda i PowerPointa otrzymają tę funkcję w późniejszym czasie w 2020 roku.
newsblog.pl
Maciej – redaktor, pasjonat technologii i samozwańczy pogromca błędów w systemie Windows. Zna Linuxa lepiej niż własną lodówkę, a kawa to jego główne źródło zasilania. Pisze, testuje, naprawia – i czasem nawet wyłącza i włącza ponownie. W wolnych chwilach udaje, że odpoczywa, ale i tak kończy z laptopem na kolanach.