Sprawne zarządzanie zapasami dzięki kodom kreskowym
Czy zależy Ci na efektywnym i bezbłędnym monitorowaniu stanów magazynowych? Czy myślisz o zautomatyzowaniu procesów zaopatrzenia w swojej firmie? Jeśli tak, kody kreskowe są rozwiązaniem, a doskonałym sposobem na ich generowanie i zarządzanie są arkusze kalkulacyjne, takie jak Excel i Arkusze Google.
Minęło już ponad pół wieku od opatentowania kodów kreskowych przez Normana Josepha Woodlanda i Bernarda Silvera. Mimo to, wciąż stanowią one niezastąpione narzędzie, gdy potrzebujesz łatwego i szybkiego sposobu na odczytanie informacji o produktach lub zasobach. Firmy technologiczne nieustannie rozwijają tę technologię, bazując na jej fundamentalnych założeniach.
Obecnie przedsiębiorstwa automatyzują proces tworzenia, drukowania i odczytywania kodów kreskowych, wykorzystując w tym celu niezawodne aplikacje, takie jak Excel i Arkusze Google. Zapraszam do lektury, aby dowiedzieć się więcej o kodach kreskowych, ich zastosowaniach i nie tylko.
Czym jest kod kreskowy?
Kod kreskowy, składający się z kombinacji kresek i przerw, to forma zapisu danych, którą mogą odczytać urządzenia.
Skanując kod kreskowy, maszyna identyfikuje dany produkt, odwołując się do powiązanej bazy danych magazynowych lub sprzedażowych. Obraz kodu kreskowego składa się z czarnych linii i białych przestrzeni o różnej szerokości i kształcie, zależnych od standardu i wersji kodu.
Czarne linie, zazwyczaj ułożone równolegle, oddzielone są białymi odstępami. Taki układ przypomina nieco alfabet Morse’a, który zresztą był inspiracją dla twórców kodów kreskowych.
Kody kreskowe zawierają cyfry i litery, a długość zakodowanych danych zależy od przyjętej konwencji. Na przykład, systemy kodów kreskowych Industrial 2 z 5 mogą pomieścić od 2 do 30 znaków.
Jak działa kod kreskowy?
Działanie kodu kreskowego opiera się na różnej szerokości czarnych, równoległych linii. Zazwyczaj, linie o różnej grubości reprezentują cyfry 1 i 0. Ułożenie tych linii w określony sposób pozwala na zakodowanie liczb od 0 do 9.
Wzór linii i odpowiadające mu dane zależą od standardu kodów kreskowych.
Oto najpopularniejsze standardy:
- Uniwersalny Kod Produktu (UPC)
- Europejski Numer Artykułu (EAN), stosowany w Europie
- Kod 39, używany głównie przez Departament Obrony USA
- Kod 128, popularny w handlu B2B
- PDF417, zaprojektowany specjalnie do kart identyfikacyjnych
Układ czarnych linii jest określony algorytmem, zapisanym w systemach sprzedaży detalicznej czy oprogramowaniu magazynowym. Aby odczytać kod, wystarczy go zeskanować.
Do skanowania wykorzystuje się specjalne urządzenia, które emitują światło laserowe, najczęściej czerwone lub zielone. Wewnątrz skanera znajduje się przetwornik, który zamienia odbite światło na sygnał cyfrowy.
Kiedy promień lasera pada na kod kreskowy, przetwornik analizuje odbite światło. Następnie, komputer rozpoznaje wzór czarnych i białych przestrzeni i odczytuje zakodowane informacje.
Kody kreskowe w Arkuszach Google
Arkusze Google to darmowa aplikacja internetowa, która umożliwia szybkie generowanie kodów kreskowych. Jeśli prowadzisz mały sklep, sprzedaż internetową lub pracujesz jako freelancer i potrzebujesz ekonomicznego rozwiązania do śledzenia zapasów, system kodów kreskowych w Arkuszach Google może być dla Ciebie idealny.
Arkusze Google oferują gotowe formuły, czcionki i ustawienia drukowania, które umożliwiają masowe tworzenie kodów kreskowych.
Kody kreskowe w Microsoft Excel
Jeżeli Twoja firma korzysta z pakietu Microsoft 365 do prowadzenia dokumentacji i zarządzania danymi, a nie chcesz przechodzić do innego środowiska, możesz wygodnie wykorzystać program Excel do generowania i drukowania kodów kreskowych.
Excel oferuje wiele czcionek kodów kreskowych, opcji drukowania i umożliwia szybkie tworzenie kodów kreskowych do różnorodnych zastosowań.
Kody kreskowe w Excelu
Kody kreskowe w Excelu działają podobnie jak inne kody, ale w tym przypadku dane są przekształcane na kod kreskowy za pomocą dostępnych w programie funkcji, czcionek itp. Wiele firm tworzy rozbudowane systemy kodów kreskowych w oparciu o Excela.
Taki system często obejmuje:
- bazę danych produktów i numerów identyfikacyjnych
- kod VBA do automatyzacji generowania kodów kreskowych
- wstępnie ustawione opcje drukowania
- dopasowanie danych do bazy danych po zeskanowaniu kodu kreskowego
Przykłady zastosowania kodów kreskowych w Excelu
Monitorowanie zapasów
W magazynach firmy naklejki z kodami kreskowymi przykleja się do poszczególnych pozycji. Gdy nowe produkty trafiają z produkcji lub magazynowane towary są wysyłane do punktów dystrybucji, pracownicy skanują kody kreskowe.
Monitorowanie zasobów
Firmy oznaczają swoje zasoby, takie jak komputery, laptopy, telewizory, meble, za pomocą kodów kreskowych. Podczas inwentaryzacji można łatwo zeskanować kod kreskowy i porównać dane z listą zasobów.
Przetwarzanie faktur
Na fakturach często umieszcza się kody kreskowe. Dział księgowości może zeskanować taki kod, aby szybko zaksięgować fakturę.
Sprzedaż detaliczna
W sklepach kody kreskowe są używane do szybkiego wystawiania faktur, monitorowania stanów magazynowych i zapobiegania kradzieżom.
Śledzenie przesyłek
Prawdopodobnie najbardziej rozpowszechnionym zastosowaniem kodów kreskowych jest śledzenie przesyłek pocztowych. Na każdym etapie przesyłki kod jest skanowany, dzięki czemu można śledzić jej drogę.
Korespondencja seryjna
Firmy często wykorzystują kody kreskowe w korespondencji seryjnej, aby wysyłać spersonalizowane informacje o produktach do dostawców i klientów.
Szpitalne zarządzanie cyklem przychodów
Podczas rejestracji pacjenta w szpitalu generowany jest kod kreskowy, który jest umieszczany na opasce. Personel szpitala skanuje kod podczas badań, zabiegów i innych procedur. System automatycznie zarządza dokumentacją pacjenta.
Hiperłącza do stron internetowych
Zaawansowane kody kreskowe, takie jak kody QR, są powszechnie wykorzystywane do łączenia aplikacji mobilnych, stron internetowych i portali za pomocą hiperłączy.
Korzyści z używania Excela do generowania kodów kreskowych
Oszczędność kosztów
Stworzenie systemu generowania kodów kreskowych i zautomatyzowanie go w Excelu pozwala zaoszczędzić na zakupie dedykowanego narzędzia.
Zwiększona dokładność
Dokładnie utworzone i oznaczone kody kreskowe w Excelu gwarantują precyzyjne śledzenie i zarządzanie zasobami.
Brak lub niewielka krzywa uczenia się
Ponieważ pracownicy znają już Excel, system generowania kodów kreskowych w tym programie będzie dla nich łatwy do przyswojenia. Nie wymaga dodatkowych szkoleń.
Natychmiastowa dostępność danych w Excelu
Dane zeskanowane za pomocą kodów kreskowych w Excelu są natychmiast dostępne w pliku. Nie ma potrzeby importowania danych z zewnętrznych aplikacji.
Integracja
Większość narzędzi do generowania kodów kreskowych w Excelu jest kompatybilna z innymi aplikacjami Microsoft, takimi jak Word, PowerPoint i Publisher.
Jak masowo tworzyć kody kreskowe w Excelu
Pobierz i zainstaluj czcionki kodów kreskowych
Nowsze wersje Excela powinny zawierać czcionki kodów kreskowych. Jeśli ich nie masz, możesz je pobrać z serwisu Dafont lub innego źródła. Możesz też zakupić licencjonowaną czcionkę do użytku komercyjnego.
Po pobraniu wykonaj następujące kroki:
- Rozpakuj plik i kliknij dwukrotnie plik BarcodeFont.ttf.
- Kliknij Zainstaluj, aby dodać czcionkę do systemu operacyjnego.
Tworzenie systemu generowania kodów kreskowych w Excelu
#1. Otwórz Excel i utwórz dwa nagłówki kolumn: Identyfikator produktu i Kod kreskowy.
#2. W kolumnie „Kod kreskowy” wprowadź następującą formułę:
"*"&A2&"*"
#3. Kliknij komórkę z formułą, a następnie wybierz czcionkę BarcodeFont z sekcji Czcionka (Strona główna).
#4. Skopiuj komórkę (B2) i wklej ją w dół na kolejne wiersze, w zależności od potrzeb (10-20).
#5. Wprowadź w kolumnie Identyfikator produktu dane, które chcesz zakodować (liczby lub litery). Kody kreskowe pojawią się w kolumnie „Kod kreskowy”.
#6. Zwiększ rozmiar czcionki w kolumnie „Kod kreskowy”, aby kody były czytelne do wydrukowania.
Teraz już wiesz, czym są kody kreskowe i jak tworzyć je ręcznie w Excelu.
Jeśli zależy Ci na niezawodnym i skalowalnym systemie śledzenia zapasów, rozważ poniższe narzędzia i aplikacje do generowania kodów kreskowych:
TBarCode Office: TEC-IT
TBarCode Office to nowoczesny dodatek do programów Word i Excel. Możesz go pobrać za darmo i zainstalować, aby ułatwić pracę z kodami kreskowymi.
W Wordzie dodatek ułatwi generowanie kodów kreskowych do korespondencji seryjnej. Możesz również drukować kody kreskowe i naklejać je na produkty. W Excelu dodatek pozwala na masowe tworzenie i drukowanie kodów kreskowych.
Dodatek jest kompatybilny z pakietem Microsoft Office od wersji 2007. Działa zarówno na systemach 32-bitowych, jak i 64-bitowych, ale niestety nie jest kompatybilny z komputerami innymi niż Windows.
Jeżeli potrzebujesz zautomatyzować system kodów kreskowych w Excelu z użyciem VBA, możesz pobrać TBarCode SDK. Zestaw SDK pozwala również na automatyzację programowania z użyciem Microsoft Access.
ActiveBarcode: dodatek do Excela
Kolejnym popularnym dodatkiem do tworzenia kodów kreskowych w Excelu jest ActiveBarcode. Po zainstalowaniu, w Excelu pojawia się dedykowane menu wstążki, z opcjami tworzenia, edycji, automatyzacji i drukowania kodów.
ActiveBarcode jest kompatybilny ze starszymi wersjami pakietu Microsoft Office, nawet z wersjami wcześniejszymi niż 2000. Działa również z najnowszymi wersjami Microsoft Office, na komputerach 32-bitowych i 64-bitowych z systemem Windows. Niestety, nie jest kompatybilny z systemem macOS.
Główne cechy tego dodatku to:
- Możliwość precyzyjnego pozycjonowania kodów kreskowych w tabelach Excel
- Możliwość zmiany rozmiaru kodu kreskowego z dokładnością do cala lub centymetra
Dodatek bez problemu integruje się z różnymi typami tabel Excel. Możesz również zautomatyzować tworzenie kodów kreskowych, łącząc je z danymi w komórkach. Zmiana danych w komórce spowoduje automatyczną zmianę kodu kreskowego.
Oprogramowanie kodów kreskowych: ConnectCode
Oprogramowanie kodów kreskowych to samodzielna aplikacja na komputery z systemem Windows 10 i 11. Można ją bezpłatnie pobrać ze sklepu Microsoft. Aplikacja działa jak inne programy Windows, z tą różnicą, że dane z kodów kreskowych przesyła do pliku Excel.
Do korzystania z tej aplikacji niezbędny jest program Excel. Można także eksportować dane do innych programów, takich jak Adobe PDF, Word, Access i narzędzi graficznych. Aplikacja ma wbudowane trzy czcionki kodów kreskowych:
- Industrial 2 of 5
- Code 39
- POSTNET
Aplikacja umożliwia tworzenie kodów kreskowych tylko w tych trzech standardach. Nie obsługuje kodów UPC ani EAN. Jest to dobre rozwiązanie, jeśli Twoja firma korzysta z tych standardów.
Generator kodów kreskowych w Excelu: Tech Nitya
Generator kodów kreskowych Tech Nitya to dodatek, który należy zainstalować w programie Excel. Po poprawnej konfiguracji można masowo generować kody kreskowe jednym kliknięciem. Narzędzie dostępne jest w różnych wersjach licencyjnych.
Jeśli potrzebujesz licencjonowanego narzędzia do nieograniczonego użytku komercyjnego, rozważ tę aplikację. Najważniejsze funkcje to:
- Przyjazny dla użytkownika interfejs edycji kodów kreskowych.
- Możliwość dowolnej personalizacji kodów.
- Obsługa standardowego kodowania dla wielu standardów kodów kreskowych, takich jak EAN13, UPCA, Interleaved2of5, ISBN.
- Oferta kodów kreskowych dla usług pocztowych, takich jak SingaporePost, SwissPostParcel, USPS OneCode, Postnet, Australia Post.
Narzędzie jest kompatybilne z pakietem Microsoft Office od wersji 2007. Kody kreskowe można także eksportować do Microsoft Word.
Podsumowanie
Kody kreskowe są bardzo przydatne do zarządzania zapasami produktów, zasobami, kontroli stanów magazynowych. Dla osób nieobeznanych z technologią mogą wydawać się tajemniczym sposobem przesyłania danych.
Niezależnie od tego, czy kody kreskowe służą w celach biznesowych, czy jako hobby, potrzebujesz oprogramowania i narzędzi, które automatyzują proces ich generowania. Możesz tworzyć kody kreskowe ręcznie w Excelu lub Arkuszach Google.
Jeśli nie chcesz korzystać z komercyjnych aplikacji, możesz generować kody kreskowe samodzielnie. Jeżeli jednak poszukujesz szybszego sposobu tworzenia i edycji kodów w Excelu i innych programach, wypróbuj jeden z opisanych wyżej dodatków.
Jeśli spodobał Ci się ten artykuł, być może zainteresują Cię również dodatki do Excela i Arkuszy Google przeznaczone dla małych i średnich firm.
newsblog.pl