Plan restrukturyzacji organizacyjnej to fundament, na którym opiera się dynamiczny rozwój przedsiębiorstwa, umożliwiający adaptację do nowinek technologicznych i ewolucji strategii marketingowych, a tym samym elastyczne reagowanie na fluktuacje rynkowe. Zaniedbanie tego aspektu prowadzi do ryzyka stagnacji, a nawet regresu w działalności biznesowej.
Każdy lider, niezależnie od szczebla, powinien posiąść umiejętność inicjowania, wdrażania i analizowania planu zarządzania zmianą. Raport firmy WalkMe wskazuje, że blisko 80% firm (dokładnie 79,7%) deklaruje konieczność przystosowania się do transformacji w cyklu nie dłuższym niż pięć lat. Smutny jest jednak fakt, że zaledwie 34% tych inicjatyw kończy się powodzeniem.
Statystyki jednoznacznie pokazują, jak wymagający jest to proces. Lektura tego artykułu pozwoli Ci jednak go opanować.
Co rozumiemy przez zarządzanie zmianą?
Zarządzanie zmianą to zorganizowane podejście do efektywnego wprowadzania i kierowania przekształceniami w firmie. Obejmuje ono planowanie mające na celu przewidywanie trudności, niwelowanie przeszkód i sprawne przeprowadzenie organizacji przez cały proces transformacji.
Zakres zmiany może być bardzo różny, począwszy od wymiany dotychczasowego oprogramowania pocztowego, a skończywszy na całkowitej reorganizacji oferty produktowej lub usługowej.
Przedsiębiorstwa często powierzają kwestie transformacji działom HR lub zewnętrznym firmom konsultingowym, co powoduje oddalenie decydentów, przełożonych oraz członków zespołów od całego procesu. Najlepsze rezultaty można jednak osiągnąć poprzez włączenie w proces wszystkich osób i zespołów, których zmiana dotyczy.
Znaczenie zarządzania zmianą dla sukcesu organizacji
W obecnej sytuacji ekonomicznej i rynkowej zmiany są nieuniknione. Te podmioty, które potrafią sprawnie adaptować się do transformacji, mają największe szanse na dynamiczny rozwój. Plan zarządzania zmianą to solidny fundament do wdrażania zmian, minimalizujący jednocześnie ryzyko oporu ze strony pracowników, dostawców, kontrahentów i innych.
Jeżeli zmiana wymaga od pracowników lub kontrahentów dodatkowego zaangażowania lub nabycia nowych umiejętności, plan zarządzania zmianą ułatwi osiągnięcie tego celu. Koncepcja ta umożliwia zaangażowanie osób decyzyjnych na wszystkich etapach transformacji, dzięki czemu lepiej rozumieją oni jej krytyczne znaczenie.
Co więcej, zarządzanie zmianą pozwala firmie na elastyczne reagowanie na poważne zmiany na rynku, zmiany w kadrach, czy w gospodarce, co umożliwia ciągłość prowadzonej działalności.
Jakie korzyści płyną z zarządzania zmianą?
- Firma jest w stanie proaktywnie przeciwdziałać oporowi wobec zmian i eliminować potencjalne przeszkody, co przekłada się na płynniejszy przebieg całego procesu.
- Wyznaczenie jasnych i konkretnych celów pozwala śledzić postępy i skuteczność transformacji biznesowej.
- Stworzony plan zarządzania zmianą można poddać standaryzacji i wykorzystać w kolejnych projektach transformacyjnych.
- Zarządzanie zmianą obejmuje wiele aspektów, w tym kwestie ludzkie, procesy i technologie, co gwarantuje zrównoważone i wszechstronne podejście do transformacji biznesowej.
- W ramach procesu zarządzania zmianą można zapewnić pracownikom niezbędne wsparcie, szkolenia i wskazówki, co ma bezpośredni wpływ na wzrost ich wydajności.
Plan zarządzania zmianą i jego składowe
Plan zarządzania zmianą to schemat działania dla wszystkich projektów transformacyjnych, przedstawiający etapy potrzebne do przeprowadzenia zmiany w całej organizacji. Zawiera on także opis przepływu komunikacji, wykorzystania technologii, implementacji nowych aplikacji biznesowych i innych. Poniżej wymieniono główne składowe takiego planu:
# 1. Zakres
W ramach zakresu należy jasno określić granice i zasięg zmiany, a więc które obszary, działy lub procesy zostaną nią objęte. Dokładne wyznaczenie zakresu pozwala na odpowiednie ukierunkowanie działań i kontrolę całego procesu.
#2. Cele
W sekcji dotyczącej celów należy przedstawić rezultaty lub cele, które organizacja chce osiągnąć w wyniku transformacji. Cele powinny być zgodne z metodologią SMART, co umożliwi łatwą ocenę osiąganych rezultatów. Przykładowe cele to zwiększenie efektywności działania, podniesienie poziomu satysfakcji klienta lub implementacja nowych technologii.
#3. Role
W projekcie zarządzania zmianą kluczowe są następujące role:
- Specjalista ds. zarządzania zmianą.
- Sponsorzy lub interesariusze biznesowi odpowiedzialni za budżet i monitorowanie transformacji.
- Liderzy zespołów i menedżerowie wspierający pracowników w akceptacji zmiany.
- Menedżerowie projektów tworzący harmonogram i przydzielający zadania.
- Menedżer ds. szkoleń i rozwoju odpowiedzialny za szkolenia pracowników.
#4. Ocena wpływu zmiany
Niezbędna jest ocena wpływu zmiany na poziomie całej organizacji lub poszczególnych działów. Dobrym rozwiązaniem jest przesłanie do wszystkich pracowników ogłoszenia o zmianie wraz z formularzem online, w którym mogą oni wyrazić swoją opinię na ten temat, co pozwoli zespołowi na przygotowanie raportu oceny wpływu dla sponsora zmiany.
#5. Ocena ryzyka
Ocena ryzyka obejmuje identyfikację zagrożeń związanych ze zmianą oraz:
- Ocenę prawdopodobieństwa wystąpienia zagrożeń.
- Ocenę skutków tych zagrożeń.
- Opracowanie strategii minimalizacji tych zagrożeń.
Jak zaplanować i wdrożyć plan zarządzania zmianą?
- Precyzyjnie zdefiniuj cele i zakres planu zarządzania zmianą.
- Zidentyfikuj kluczowych interesariuszy i zaangażuj ich na każdym etapie transformacji.
- Stwórz szczegółowy plan uwzględniający kroki, harmonogram i niezbędne zasoby.
- Skutecznie komunikuj zmiany, rozwiewając wątpliwości i podkreślając korzyści.
- Zapewnij pracownikom wsparcie i szkolenia, które ułatwią przejście przez zmianę.
- Monitoruj postępy i dostosowuj plan w razie konieczności.
- Reaguj na problemy i przeszkody w czasie rzeczywistym.
- Oceniaj wyniki i wyciągaj wnioski z doświadczeń, aby stale usprawniać przyszłe inicjatywy.
Szablony zarządzania zmianą
Wykorzystanie gotowego szablonu zarządzania zmianą pozwala uniknąć planowania wszystkiego od podstaw. Wystarczy skorzystać z dowolnego narzędzia do zarządzania projektami, które oferuje gotowy szablon transformacji biznesowej.
Wielu producentów oprogramowania do zarządzania projektami i zadaniami opracowuje i standaryzuje plany zarządzania zmianami dla firm, udostępniając je w postaci szablonów online lub bezpośrednio w oprogramowaniu. Dostęp do bezpłatnych lub płatnych szablonów jest więc bardzo łatwy.
Znaczenie szablonów
- Szablony pozwalają zaoszczędzić czas i wysiłek.
- Zapewniają profesjonalny format.
- Darmowe szablony pozwalają zaoszczędzić na kosztach konsultantów zewnętrznych.
- Dostępne są różnorodne szablony o zróżnicowanej grafice.
- Szablony oparte na oprogramowaniu automatycznie integrują się z narzędziami do zarządzania zmianami.
# 1. Szablon mapy drogowej zarządzania zmianą
Platforma monday.com oferuje prosty w personalizacji szablon mapy drogowej zarządzania zmianami. Zawiera on wszystkie niezbędne elementy, takie jak kamienie milowe, narzędzia i procesy. Jest to idealne rozwiązanie dla osób, które potrzebują całościowego przeglądu procesu transformacji.
#2. Szablon komunikacji zarządzania zmianą
Plan komunikacji dla nadchodzących zmian ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia nieporozumień wśród pracowników. Smartsheet oferuje dedykowany szablon, który można z łatwością dostosować i zapisać do przyszłego wykorzystania. Szablon jest dostępny w Arkuszach Google, a także w formacie arkusza kalkulacyjnego Excel (Microsoft 365).
#3. Szablon zgłoszenia zmiany
Zgłoszenie zmiany to dokument służący do śledzenia bieżących zmian w organizacji. Jest to prosty sposób na rejestrację wszystkich żądań zmian, w tym:
- Opisu zgłaszanej zmiany.
- Uzasadnienia wnioskowanej zmiany (korzyści).
- Potrzebnych zmian technicznych.
Jotform oferuje bezpłatny szablon takiego formularza. Można go edytować po założeniu konta lub anonimowo i bezpłatnie.
#4. Szablon procesu kontroli zmian
Szablon kontroli zmian jest podobny do formatu zgłoszenia zmian. Główna różnica polega na tym, że w przypadku kontroli należy szczegółowo opisać proponowane zmiany. Kontrola procesu zmiany koncentruje się na metodzie wprowadzenia zmiany, dając osobom zatwierdzającym ogólny obraz sytuacji przed podjęciem decyzji. Miro oferuje szablon umożliwiający stworzenie procesu kontroli zmian.
Przydatne oprogramowanie do planowania zarządzania zmianami
# 1. Whatfix
Whatfix to kompleksowe narzędzie do zarządzania transformacją biznesową na poziomie przedsiębiorstwa. Jego kluczowe funkcje obejmują:
- Pop-up: Wysyłanie powiadomień bezpośrednio na ekrany pracowników.
- Samopomoc: Tworzenie filmów instruktażowych i przepływów informacji o nadchodzących zmianach.
- Beacon: Umożliwienie menedżerom tworzenia treści bez angażowania działu IT.
#2. Freshservice
Freshservice to narzędzie do kontrolowanego zarządzania zmianami IT. Usprawnia proces wprowadzania zmian i minimalizuje ich negatywny wpływ na działalność firmy. Umożliwia integrację procesu z zarządzaniem konfiguracją, zdarzeniami i zasobami, a także wizualizację statusu transformacji poprzez podział na fazy (planowanie, oczekiwanie na akceptację, wdrożenie, ocena).
#3. Wrike
Wrike to idealne rozwiązanie do planowania i wdrażania transformacji biznesowej w środowisku pracy hybrydowej. Zapewnia pełny wgląd w techniki i narzędzia zarządzania zmianą. Narzędzie oferuje graficzne przedstawienie celów, przepływów pracy, zadań i osób zaangażowanych w proces transformacji.
#4. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus pomaga w konfiguracji ról, statusów, typów i szablonów w projekcie zarządzania zmianami IT. Umożliwia także rejestrowanie problemów i błędów, a także automatyzację powtarzalnych zadań. Dostępne szablony zawierają również wskaźniki zarządzania zmianami służące do oceny powodzenia transformacji.
#5. SysAid
SysAid to narzędzie do zarządzania zmianami zgodne z wytycznymi ITIL (Information Technology Infrastructure Library). Fazy zarządzania zmianami obejmują zakładki szczegółów zmian, analizy, akceptacji, wdrożenia, przeglądu, zamknięcia oraz historii, a więc wszystkie elementy uwzględnione w wytycznych ITIL.
#6. Zarządzanie zmianą – WalkMe
WalkMe wspomaga transformację biznesową poprzez analizę budżetu inwestycji w technologię i ocenę jego wystarczalności w dłuższej perspektywie. Narzędzie to pozwala uzyskać pełen obraz procesu zmiany i zmaksymalizować jej potencjalny wpływ na działalność firmy.
#7. Sklep zmian
The Change Shop to atrakcyjna opcja ze względu na przystępną cenę, zintegrowane technologie oraz efektywne zarządzanie opiniami pracowników. Wszystkie funkcje dostępne są w ramach jednej subskrypcji. Ponadto firma oferuje Change Simulator, który umożliwia przetestowanie różnych scenariuszy transformacji przed rozpoczęciem właściwego procesu.
#8. Giva
Giva to oprogramowanie ułatwiające planowanie i śledzenie zmian opartych na ITIL za pomocą przejrzystego panelu nawigacyjnego. Umożliwia tworzenie i wdrażanie przepływów pracy kontroli zmian, co pozwala kadrze kierowniczej na weryfikację i zatwierdzanie zmian. Aplikacja chmurowa pozwala przeglądać wszystkie projekty transformacji biznesowej, wraz z wynikami (udane i nieudane).
#9. Kompas Zmian
Kompas Zmian to narzędzie do graficznej prezentacji wpływu planowanej zmiany na działalność firmy. Pozwala na tworzenie analiz na podstawie dodatkowych danych, co umożliwia modyfikację strategii transformacji i maksymalizację korzyści. Ułatwia także wdrażanie zmian w różnych działach bez zakłóceń w pracy.
#10. Issuetrak
Issuetrak to zaawansowana aplikacja do zarządzania zmianą, która zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu transformacji biznesowej. Udostępnia narzędzia potrzebne do zarządzania zmianą, przeglądu wniosków i ich akceptacji. Oferuje menedżera zadań, kontrolę zgodności, automatyczny przepływ pracy oraz formularze do zbierania informacji zwrotnych.
Najlepsze praktyki zarządzania zmianą
Poniżej przedstawiono wytyczne, których należy przestrzegać w procesie transformacji firmy:
- Wybierz kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które będą dostosowane do proponowanej zmiany.
- Udokumentuj powody zmiany, poparte danymi odwołującymi się do celów i interesów interesariuszy.
- Określ wymierne wyniki dla każdego podstawowego zadania lub etapu planu zarządzania zmianą.
- Uwzględnij przyszłą potrzebę przekwalifikowania pracowników.
- Udokumentuj oczekiwania, porównaj je z rzeczywistymi wynikami i wykorzystaj zebrane dane do udoskonalania przyszłych procesów zarządzania zmianami.
- Scentralizuj komunikację w oprogramowaniu do zarządzania projektami, aby usprawnić współpracę.
- Zaplanuj regularne kontrole z interesariuszami.
- Przygotuj plany awaryjne.
- Oceń osoby odpowiedzialne za wdrożenie zmiany i przydziel role przywódcze osobom skłonnym do jej przeprowadzenia.
- Połącz cele z konkretnymi wynikami, które będą miały wpływ na codzienne operacje, aby zwiększyć zrozumienie i akceptację zmian wśród pracowników.
Podsumowanie
Proces zarządzania zmianą jest prosty i liniowy, jeżeli tylko wdrożony zostanie właściwy plan. Niezmiernie ważne jest także zaangażowanie pracowników w cały proces. Pomocne mogą się okazać inteligentne narzędzia do dokumentowania, planowania i automatyzacji wybranych etapów, więc warto przyjrzeć się wymienionemu oprogramowaniu.
Transformacja biznesowa zawsze wiąże się z wydatkami budżetowymi, dlatego zachęcamy do zapoznania się z rozwiązaniami do zarządzania wydatkami, dostosowanymi do każdej wielkości i rodzaju firmy.