Znaczenie komunikacji w firmie i rola komunikatorów internetowych
Nie ulega wątpliwości, że sprawna komunikacja jest fundamentem każdej dobrze prosperującej organizacji. Szczególnie w obecnych czasach, gdy praca zdalna stała się normą, a zespoły często działają w rozproszeniu geograficznym, skuteczne narzędzia komunikacyjne odgrywają jeszcze większą rolę.
Niezależnie od tego, czy firma funkcjonuje w modelu zdalnym, czy wraca do tradycyjnego biura, aplikacje do czatu stają się coraz popularniejsze. Ułatwiają one komunikację, oferując szeroki zakres funkcji i wspierając budowanie pozytywnej kultury pracy zespołowej. Właśnie w tym kontekście, aplikacje do czatu w miejscu pracy zyskują na znaczeniu, stając się kluczowym elementem efektywnej współpracy.
Czym jest oprogramowanie do czatu w miejscu pracy?
Aplikacje do czatu w środowisku zawodowym to narzędzia, które ewoluowały, zastępując tradycyjną pocztę elektroniczną jako główny kanał komunikacji. Ich możliwości wykraczają poza standardowe e-maile, umożliwiając natychmiastową wymianę informacji, dyskusje o projektach i generowanie innowacyjnych pomysłów. Aplikacje te oferują różnorodne funkcje, takie jak prywatne rozmowy, czaty grupowe, połączenia głosowe i wideo, a także szereg narzędzi usprawniających produktywność.
Poniżej przedstawiamy główne korzyści wynikające z wdrożenia oprogramowania do czatu w firmie:
Źródło obrazu: Unsplash
Poprawa jakości komunikacji
Jedną z kluczowych zalet korzystania z oprogramowania do czatu jest zapewnienie sprawnej komunikacji między członkami zespołu, niezależnie od ich lokalizacji. Umożliwia ono szybką wymianę wiadomości, dyskusję nad pomysłami oraz prowadzenie rozmów wideo, co sprzyja lepszej współpracy, nawet gdy pracownicy znajdują się w różnych miejscach.
Usprawnienie przepływu pracy
Narzędzia komunikacyjne w miejscu pracy mają istotny wpływ na organizację i optymalizację przepływu pracy. Umożliwiają one pracownikom planowanie spotkań, przydzielanie zadań i natychmiastowe uzyskiwanie informacji zwrotnej, co znacząco zwiększa efektywność działania.
Większe zaangażowanie pracowników
Oprócz ułatwienia komunikacji i usprawnienia przepływu pracy, aplikacje czatowe zachęcają pracowników do aktywnego uczestnictwa w działaniach zespołowych, co przekłada się na wzrost ogólnej produktywności.
Lepsza organizacja
Zapominanie o zadaniach i brak świadomości aktualnych wydarzeń to częste problemy w biurze. Jednak dzięki aplikacjom do czatu, te problemy stają się przeszłością. Platformy te utrzymują porządek, zapewniając pracownikom pełną orientację w aktualnych zadaniach i wydarzeniach.
Oszczędność czasu ⏳
Efektywne zarządzanie czasem jest kluczowe podczas współpracy z innymi członkami zespołu. Aplikacje do komunikacji w miejscu pracy pozwalają zaoszczędzić cenny czas, który wcześniej musiałby zostać poświęcony na osobiste spotkania i rozmowy, zmniejszając tym samym nakłady pracy i koszty.
Budowanie relacji zespołowych 👨💻
Budowanie silnych relacji w zespole jest kluczowe dla efektywnej współpracy. Korzystanie z oprogramowania komunikacyjnego ułatwia realizację projektów i zadań, wzmacniając relacje i sprzyjając kreatywnemu myśleniu.
W dalszej części artykułu przedstawiamy przegląd najlepszych dostępnych na rynku rozwiązań do czatu w miejscu pracy, które mogą znacznie poprawić komunikację w Twojej firmie. Warto podkreślić, że wiele z tych platform oferuje darmowe plany dla mniejszych zespołów.
Workplace
Workplace Chat to platforma komunikacyjna od firmy Meta, stworzona z myślą o firmach poszukujących prostego i bezpiecznego sposobu na połączenie zespołów pracujących zdalnie. Oferuje funkcje takie jak czat, rozmowy wideo, posty, kanał aktualności oraz grupy, które ułatwiają przepływ informacji wewnątrz firmy.
Workplace Chat łatwo integruje się z innymi narzędziami biznesowymi, zapewniając bezpieczne środowisko do dzielenia się wiedzą i budowania społeczności roboczej. Umożliwia on interakcję poprzez komentarze, reakcje i wiadomości błyskawiczne, ułatwiając wzmocnienie kultury pracy i utrzymanie kontaktu z kolegami z dowolnego miejsca na świecie.
Workplace by Meta umożliwia tworzenie przestrzeni współpracy zwanych grupami, które ułatwiają zarządzanie projektami, przydzielanie zadań, udostępnianie informacji zwrotnych, aktualności, wzmianek o współpracownikach oraz bezpieczne udostępnianie plików bez ograniczeń przestrzeni. Grupy mogą być prywatne, publiczne lub tajne, a także mogą łączyć członków z różnych firm. Administratorzy grup mają możliwość ograniczenia dostępu do nich tylko dla upoważnionych osób.
Aplikacja Workplace Chat oferuje integrację z ponad 50 narzędziami biznesowymi, w tym z Office 365, Google Workspace i ServiceNow. Dodatkowo, można tworzyć niestandardowe integracje, aby połączyć czat z dowolnymi innymi narzędziami używanymi w firmie. Firma gwarantuje, że poufne informacje użytkowników pozostają bezpieczne.
Główne funkcje Workplace Chat od Meta:
- Funkcje połączeń wideo i głosowych na żywo są medium komunikacyjnym służącym do przekazywania ważnych informacji i wzmacniania ducha zespołu.
- Biblioteka wiedzy umożliwia tworzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentów biznesowych w aplikacji, zapewniając łatwy dostęp z komputera i smartfona.
- Grupy w miejscu pracy ułatwiają efektywną komunikację i współpracę w celu rozwoju kultury pracy.
- Kanał aktualności, wykorzystujący mechanizmy uczenia maszynowego, wyświetla spersonalizowane i istotne informacje, pomagając użytkownikom zachować koncentrację i produktywność.
Workplace by Meta jest dostępny na różnych platformach, co pozwala na korzystanie z niego na komputerach stacjonarnych i urządzeniach mobilnych, umożliwiając dostęp do informacji z każdego miejsca. Ceny Workplace Chat zaczynają się od 4,00 USD miesięcznie. Dostępny jest również 30-dniowy okres próbny, aby przetestować oprogramowanie przed podjęciem decyzji o zakupie.
Chatwork
Chatwork to platforma, która oferuje zespołom nowy, usprawniony sposób pracy. Umożliwia organizację rozmów wokół poszczególnych projektów w dedykowanych pokojach, gdzie członkowie zespołu mogą śledzić postępy, szczegóły i decyzje w czasie rzeczywistym.
Chatwork oferuje następujące funkcje, które usprawniają komunikację i synchronizację pracy zespołów:
Zarządzanie czatem
- Sekcja „Mój czat” pozwala na zapisywanie ważnych informacji.
- Bezpośredni kontakt z dowolnym członkiem zespołu.
- Możliwość tworzenia oddzielnych grup dla każdego projektu w pokoju czatu.
- Wyszukiwanie starych wiadomości za pomocą słów kluczowych.
Zarządzanie zadaniami
- Tworzenie i przydzielanie zadań członkom zespołu.
- Monitorowanie postępów zadań i terminów.
- Automatyczne powiadamianie menedżera po zakończeniu zadania.
Udostępnianie plików
- Udostępnianie plików w różnych formatach.
- Podgląd przesłanych plików przed ich pobraniem.
- Możliwość pobierania plików udostępnionych przez innych użytkowników.
Rozmowy wideo
- Konfiguracja spotkań wideo z członkami zespołu.
- Bezpośredni kontakt w formie rozmów twarzą w twarz.
- Łatwe udostępnianie ekranu.
- Udostępnianie obrazów podczas rozmów wideo za pośrednictwem smartfonów.
Zarządzanie kontaktami
- Zapraszanie nowych członków do zespołu.
- Akceptowanie lub odrzucanie próśb o dołączenie.
- Wyszukiwanie współpracowników za pomocą identyfikatora lub adresu e-mail.
Zarządzanie powiadomieniami
- Powiadomienia przeglądarki o aktywności w Chatwork.
- Włączanie lub wyłączanie dźwięków powiadomień.
- Konfiguracja powiadomień o otrzymanych wiadomościach e-mail.
Zarządzanie użytkownikami
- Dodawanie nowych członków do grupy (ograniczenie użytkowników zależy od abonamentu).
- Kategoryzowanie i przeglądanie członków.
- Aktualizacja danych użytkownika, takich jak hasło.
Zarządzanie profilem
- Dodawanie awatara lub zdjęcia profilowego.
- Dodawanie zdjęcia na okładkę profilu.
Dostosowanie identyfikatora Chatwork
- Dodawanie danych kontaktowych, takich jak adres e-mail i numer telefonu.
Dostępna jest bezpłatna wersja Chatwork, ale z ograniczoną funkcjonalnością. Wersja premium kosztuje 5 USD na użytkownika miesięcznie przy rocznej subskrypcji.
Microsoft Teams
Aplikacja Teams to popularna platforma współpracy od Microsoft, wchodząca w skład pakietu Office 365. Jest ona doceniana za swoją rolę w ułatwianiu komunikacji, współpracy, rozmów wideo i udostępniania dokumentów, co przekłada się na wzrost produktywności pracowników.
Microsoft Teams, choć znany głównie ze swoich możliwości wideokonferencji, oferuje również rozbudowany segment czatu grupowego. Z powodzeniem zastąpił on pocztę e-mail jako narzędzie komunikacji, szczególnie w przypadku zespołów pracujących zdalnie.
Oprócz bezpośredniej komunikacji, czat grupowy Microsoft Teams umożliwia integrację z innymi aplikacjami biznesowymi, tworząc wrażenie wirtualnego biura. Teams Group Chat jest dostępny w wersji na komputery, przeglądarki internetowe oraz aplikacje mobilne na systemy operacyjne iOS, macOS, Windows i Android. Dodatkowo, Microsoft Teams można zainstalować jako rozszerzenie przeglądarki.
Czat grupowy w Teams posiada bogatą funkcjonalność, oferując wszystkie narzędzia dostępne w aplikacjach do czatu biznesowego. Obejmuje to emotikony, GIF-y, formatowanie tekstu, wzmianki, odpowiedzi w wątkach i udostępnianie plików. Użytkownicy mogą łatwo przejść z wiadomości tekstowych do rozmów wideo za pomocą jednego kliknięcia. Dodatkowo, można wyciszyć dyskusje, aby nie otrzymywać powiadomień, a także przypinać najważniejsze rozmowy.
Inne funkcje Microsoft Teams:
- Powiadomienia o wzmiankach i tagach.
- Udostępnianie plików i dostęp do plików przesłanych przez innych użytkowników.
- Wyszukiwanie wiadomości za pomocą słów kluczowych.
- Możliwość konfiguracji połączeń audio.
- Integracja z innymi narzędziami biznesowymi.
- Dostępność jako dodatek do subskrypcji Office 365 i innych usług, takich jak Outlook 365.
Microsoft Teams jest dostępny w ramach pakietu Office 365. Darmowa wersja oferuje ograniczoną przestrzeń dyskową i funkcje. Microsoft Teams Essentials, z rozszerzonymi funkcjami, kosztuje 4,00 USD na użytkownika miesięcznie. Microsoft 365 Business Basic zaczyna się od 5,00 USD na użytkownika miesięcznie.
Google Chat
Google Chat to platforma komunikacyjna, która stanowi integralną część Google Workspace. Zapewnia ona zespołom możliwość współpracy i komunikacji przy realizacji projektów i zadań. Google Chat funkcjonuje jako centralne miejsce, gdzie członkowie zespołu i menedżerowie mogą tworzyć wirtualne pokoje rozmów, organizować wątki czatu, monitorować postępy zadań i podejmować dalsze działania.
Każdy pokój rozmów oferuje oddzielne opcje czatowania, udostępniania plików oraz przydzielania i wykonywania zadań. Umożliwia to łatwy dostęp do udostępnionych plików, a także przydzielanie i przeglądanie zadań. Dodatkowo, użytkownicy mają dostęp do przycisków do przesyłania załączników, dodawania emotikonów i GIF-ów oraz konfiguracji rozmów wideo w Google Meet.
Google Chat obsługuje zarówno wiadomości bezpośrednie, jak i rozmowy grupowe. Pracownicy mogą włączyć powiadomienia, aby otrzymywać informacje o udostępnianych plikach, linkach i komentarzach w Dokumentach, Arkuszach lub Prezentacjach Google. Firmy mogą synchronizować aplikację z Kalendarzem Google, co ułatwia planowanie spotkań. Google Chat jest zgodny z przepisami RODO, HIPAA, ISO i AICPA, a także umożliwia skonfigurowanie uwierzytelniania dwuskładnikowego.
Google Chat oferuje wsparcie API, umożliwiając integrację z aplikacjami GSuite oraz narzędziami i aplikacjami innych firm. Platforma udostępnia również funkcję wyszukiwania w skrzynce odbiorczej, co pozwala szybko znaleźć stare wiadomości i udostępnione pliki.
Google Chat jest dostępny na różnych platformach, w tym na smartfonach z systemem Windows, Mac, Android i iPhone za pośrednictwem klienta internetowego i aplikacji mobilnej. Aby korzystać z Google Chat, wymagane jest posiadanie konta Google Workspace.
Konto Google Workspace jest dostępne dla użytkowników konta Gmail. Google Chat jest częścią Google Workspace i można z niego korzystać z darmowego konta. Wersja premium Google Workspace, z dodatkowymi funkcjami, kosztuje 6 USD za osobę miesięcznie.
Slack
Slack to popularna aplikacja do przesyłania wiadomości w miejscu pracy, która ułatwia komunikację i współpracę w zespołach. Zapewnia dostęp do narzędzi biznesowych, niezależnie od lokalizacji i trybu pracy. Slack umożliwia tworzenie kanałów, które grupują członków zespołu w oparciu o projekt, dział, lokalizację biura i inne kryteria, ułatwiając użytkownikom śledzenie interesujących ich tematów.
Kanały publiczne są dostępne dla wszystkich, co umożliwia zespołom wgląd w prace innych działów. Ułatwia to np. nowym pracownikom szybkie wdrożenie.
Slack obsługuje również otwarte dyskusje, grupy prywatne, wiadomości bezpośrednie, archiwizację wiadomości, udostępnianie plików i dogłębne wyszukiwanie kontekstowe. Integruje się z innymi narzędziami i usługami, centralizując powiadomienia, pliki i inne dane. Eliminuje to konieczność przełączania się między kartami, zapamiętywania danych logowania i żonglowania różnymi narzędziami.
Slack integruje się z takimi narzędziami jak MailChimp, Dropbox i Google Drive, co ułatwia podejmowanie skutecznych decyzji. Automatycznie indeksuje i archiwizuje dane, pomagając firmie budować rozbudowaną bazę wiedzy. Oprócz tych cech wspólnych dla innych platform komunikacyjnych, Slack wyróżnia się trzema unikalnymi funkcjami:
- Planowanie wysyłania: umożliwia zaplanowanie wysyłki wiadomości w określonym czasie.
- Slack Huddles: funkcja umożliwiająca zapraszanie innych użytkowników z kanału lub grupy do rozmowy audio lub wideo.
- Slack Connect DMs: funkcja dostępna w wersjach premium, która umożliwia bezpośrednią rozmowę z użytkownikami spoza grupy.
Darmowa wersja Slacka oferuje dostęp tylko do podstawowych funkcji. Wersja pro kosztuje 2,67 USD na użytkownika, oferując zaawansowane funkcje dla małych zespołów, a wersja business+ (5 USD na użytkownika) pomaga w skalowaniu firmy. Dostępna jest również wersja Enterprise dla dużych firm.
Mattermost
Mattermost to zaawansowane rozwiązanie komunikacyjne, które umożliwia programistom współpracę, zachowując wysoki poziom bezpieczeństwa. Obejmuje trzy platformy:
- Kanały: umożliwiają komunikację w formie bezpośrednich wiadomości i grupowych dyskusji.
- Playbooks: ułatwiają firmom łączenie i konfigurowanie procesów oraz osiąganie zamierzonych rezultatów.
- Tablice: Mattermost oferuje tablice Kanban do zarządzania projektami i zadaniami.
Perspektywa współpracy oparta na kanałach w Mattermost pozwala na połączenie pracowników, procesów i narzędzi w jednym miejscu. Ta unikalna aplikacja jest dostępna jako aplikacja przeglądarkowa, na komputery oraz na urządzenia mobilne.
Platforma kanałów w Mattermost oferuje funkcje takie jak raportowanie zgodności, archiwizacja czatów i wyszukiwanie wiadomości. Dodatkowo dostępne są czaty prywatne i grupowe, udostępnianie plików i linków, niestandardowe emotikony, obsługa wielu języków, polecenia ukośnika, historia wiadomości z możliwością wyszukiwania, webhooki i wiele innych.
Wszystkie te funkcje sprawiają, że Mattermost jest platformą komunikacji, która umożliwia firmom prowadzenie sprawnej komunikacji bez problemów i nieporozumień.
Wersja Enterprise tej platformy komunikacyjnej oferuje dodatkowe funkcje, takie jak jednokrotne logowanie (SSO), zaawansowane uprawnienia i uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA), funkcje monitorowania wydajności, raporty zgodności i funkcje wyszukiwania korporacyjnego.
Inne zalety:
- Mattermost spełnia wymagania bezpieczeństwa, zapewniając kontrolę nad wrażliwymi danymi.
- Jest wysoce rozszerzalny i kompatybilny z innymi aplikacjami.
- Obsługuje formatowanie tekstu i podświetlanie składni kodu.
- Zintegrowane konferencje głosowe i wideo.
Wersja Starter Mattermost jest dostępna bezpłatnie i jest odpowiednia dla małych zespołów. Wersja profesjonalna kosztuje 10 USD na użytkownika miesięcznie. Wersja Enterprise wymaga indywidualnej wyceny.
Mattermost jest również dostępny jako rozwiązanie samoobsługowe, co oznacza, że można go wdrożyć na serwerze w chmurze lub uruchomić z Kamatera już za 6 USD miesięcznie.
Podsumowanie
Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci zapoznać się z najlepszymi programami do czatu, które mogą usprawnić komunikację i współpracę w Twojej firmie, szczególnie wśród pracowników zdalnych. Niezależnie od wybranego oprogramowania, współpraca między członkami zespołu z pewnością ulegnie poprawie, co przełoży się na efektywniejszą pracę, niezależnie od formy zatrudnienia.
newsblog.pl