Dokumenty od zawsze stanowiły fundament funkcjonowania każdej organizacji. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, dokumentacja biznesowa naturalnie staje się coraz obszerniejsza i bardziej skomplikowana.
Aby efektywnie wykorzystywać dokumenty, firmy muszą je dokładnie klasyfikować i porządkować. W przeciwnym razie, personel może napotkać trudności w ich odnalezieniu i wykorzystaniu.
W dzisiejszym, dynamicznie zmieniającym się środowisku, na szczęście istnieją rozwiązania w postaci oprogramowania do automatyzacji dokumentów.
Automatyzacja dokumentów jest możliwa dzięki zaawansowanym technologiom, które usprawniają sposób, w jaki firmy zarządzają dokumentacją. W konsekwencji, ułatwiają one żmudne i czasochłonne procesy manualne.
Jednakże, przy tak wielu dostępnych opcjach, wybór najlepszego rozwiązania dla Twojej firmy może być wyzwaniem. Poszczególne programy różnią się funkcjonalnościami i są dostosowane do specyficznych potrzeb różnych użytkowników.
Na przykład, wymagania działu sprzedaży w zakresie automatyzacji dokumentów będą inne niż te, które ma kancelaria prawna. Każda z tych organizacji skorzystałaby z rozwiązania zaprojektowanego z uwzględnieniem ich codziennych potrzeb.
W tym artykule dowiesz się więcej o najlepszym oprogramowaniu do automatyzacji dokumentów i o tym, jak może ono zaoszczędzić Ci wiele godzin pracy.
Czym jest automatyzacja dokumentów?
Automatyzacja dokumentów to proces wykorzystania specjalistycznych programów i narzędzi do tworzenia dokumentów elektronicznych przy minimalnym zaangażowaniu człowieka.
Dzięki automatyzacji dokumentów, można zoptymalizować obieg pracy, w tym skanowanie, przechowywanie, wyodrębnianie, przechwytywanie danych i klasyfikację dokumentów.
W oprogramowaniu do automatyzacji dokumentów użytkownicy tworzą „szablony”. Te szablony definiują, w jaki sposób dokumenty powinny być dodawane, modyfikowane lub usuwane w oparciu o określone dane wejściowe.
Automatyzacja dokumentów obejmuje dwa główne obszary:
- Przetwarzanie dokumentów: Pozyskiwanie kluczowych danych z różnych dokumentów, ich weryfikacja i przekształcanie w użyteczne informacje dla użytkownika. Ten proces obejmuje każdy etap cyklu życia dokumentu.
- Tworzenie dokumentów: Wykorzystanie wcześniej zebranych danych do generowania ofert, umów, listów biznesowych, faktur i innych niezbędnych dokumentów.
Dlaczego firmy potrzebują automatyzacji dokumentów?
Firmy na co dzień operują dużą liczbą dokumentów, a nieefektywne zarządzanie nimi może generować niepotrzebne koszty.
Automatyzacja sprawia, że przetwarzanie dokumentów staje się bardziej dostępne i komfortowe. Oto kilka powodów, dla których firmy powinny wdrożyć automatyzację dokumentów:
Redukcja powtarzalnej pracy nad dokumentami
Automatyzacja dokumentów znacząco zmniejsza czas i wysiłek, jaki pracownicy muszą poświęcać na powtarzalne zadania. Skanowanie, wyodrębnianie danych, klasyfikacja, indeksowanie i przechowywanie dokumentów to czynności niezbędne w każdej firmie. Automatyzacja dokumentów skutecznie je realizuje, a nawet więcej.
Szybsze przetwarzanie dokumentów
Wykorzystanie spersonalizowanych szablonów pozwala skrócić czas poświęcany na „papierkową robotę” i usprawnić cały proces. Ułatwia to stworzenie spójnej procedury dokumentacyjnej, którą wszyscy pracownicy mogą stosować, co przekłada się na lepsze wykorzystanie czasu i energii.
Mniejsza liczba błędów
Dokumenty tworzone ręcznie są podatne na błędy, które mogą wynikać z kopiowania, wklejania, lub zwykłej pomyłki. Ich wielokrotne poprawianie to żmudne zadanie, które generuje niepotrzebne opóźnienia w pracy.
Automatyzacja dokumentów, dzięki swojej precyzji, pozwala na eliminację lub znaczne ograniczenie tych błędów. Wstępnie zdefiniowane szablony oraz technologie oparte na sztucznej inteligencji, ułatwiają pozyskiwanie niezbędnych informacji i informowanie odpowiedniego personelu o brakach w danych.
Oszczędności finansowe
Firmy, które zautomatyzują proces tworzenia dokumentów, bez wątpienia odczują korzyści w postaci niższych kosztów. Automatyzacja może znacząco obniżyć opłaty związane z drukowaniem, budową fizycznych archiwów, a także usprawnić kontrolę administracyjną.
Wzmocnienie relacji z klientami i partnerami biznesowymi
Dobre relacje między pracownikami, dostawcami i klientami są kluczowe dla sukcesu każdej firmy. Utrzymanie pozytywnych kontaktów może być utrudnione, jeśli ręczne tworzenie dokumentów generuje błędy, opóźnienia i niespójności.
Dostęp do dokumentacji online sprawia, że współpraca z partnerami i kontakt z klientami stają się prostsze i bezpieczniejsze. Możliwość przeglądania dokumentów z dowolnego miejsca i o każdej porze sprzyja lepszym interakcjom i pomaga w tworzeniu spersonalizowanych doświadczeń klienta.
Zwiększone bezpieczeństwo i ochrona danych
Systemy automatyzacji dokumentów oferują wbudowane cyfrowe przestrzenie do przechowywania z zaawansowanymi uprawnieniami dostępu, co chroni dokumenty przed utratą i zwiększa bezpieczeństwo danych.
Na przykład, sektory takie jak medycyna i prawo mogą chronić wrażliwe informacje przed wyciekami i naruszeniami, wykorzystując oprogramowanie do automatyzacji dokumentów z dodatkowymi środkami bezpieczeństwa.
Dlaczego automatyzacja jest bardziej efektywna od ręcznego przetwarzania?
Jeśli często tworzysz te same typy dokumentów, takie jak umowy, faktury lub raporty miesięczne, prawdopodobnie napotykasz następujące trudności:
- Ręczne zbieranie danych z różnych źródeł, wykonywanie skomplikowanych obliczeń i tworzenie wizualizacji pochłaniają dużo czasu i wysiłku.
- Trudno jest zapewnić, że dokumenty są całkowicie wolne od błędów, nawet po spędzeniu wielu godzin na ich weryfikacji.
Oprogramowanie do automatyzacji dokumentów rozwiązuje te problemy poprzez automatyczne zbieranie danych z różnych źródeł i porządkowanie ich w pożądany sposób.
W efekcie, możesz wygenerować dowolny raport w ułamku sekundy, mając pewność, że wszystkie informacje są dokładne i wolne od błędów.
Funkcje
#1. Dostęp online
W dzisiejszych czasach, gdy internet jest tak powszechny, użytkownicy muszą mieć dostęp do swoich dokumentów z dowolnego miejsca. Oprogramowanie do automatyzacji dokumentów, działające w oparciu o przeglądarkę internetową, zapewnia szybki i łatwy dostęp do plików i folderów, co ma kluczowe znaczenie. Funkcje obejmują:
- Dostęp z urządzeń mobilnych do przeglądania i edycji dokumentów
- Przechowywanie dokumentów w chmurze
- Udostępnianie folderów lub pojedynczych plików innym osobom.
#2. Przeciągnij i upuść
Funkcja „przeciągnij i upuść” jest niezbędna w każdym systemie automatyzacji dokumentów. Pozwala na łatwe przenoszenie plików między lokalizacjami, a nawet między różnymi aplikacjami.
#3. Wyszukiwanie dokumentów
Użytkownicy przechowują ogromną ilość plików. Dlatego muszą mieć możliwość szybkiego ich przeszukiwania, wpisując zaledwie kilka liter hasła. Oprogramowanie do automatyzacji dokumentów pomaga w efektywnym przechowywaniu dokumentów, dzięki czemu można je łatwo odnaleźć w razie potrzeby.
Funkcja wyszukiwania dokumentów umożliwia łatwe przeszukiwanie zgromadzonych materiałów.
#4. Wersjonowanie dokumentów
Wersjonowanie dokumentów to kolejna istotna cecha systemów automatyzacji. Dzięki tej funkcji użytkownicy mają dostęp do wcześniejszych wersji dokumentu, mogą je porównać, a w razie potrzeby, przywrócić poprzednią wersję.
#5. Blokowanie plików
Blokowanie plików jest kluczowym elementem oprogramowania do automatyzacji. Zablokowany plik nie może być modyfikowany przez innych użytkowników, dopóki osoba, która go zablokowała, nie odblokuje go.
#6. Wbudowana przeglądarka i edytor
Możliwość przeglądania i edytowania dokumentów w wbudowanej przeglądarce bez konieczności ich pobierania i otwierania w nowym oknie, oszczędza czas i eliminuje potrzebę przeskakiwania między programami.
Gdy oprogramowanie wykryje, że inny użytkownik wprowadza zmiany w pliku, automatycznie go blokuje, a po zakończeniu edycji odblokowuje.
7. Ocena i udostępnianie
Dobre oprogramowanie do automatyzacji dokumentów powinno umożliwiać użytkownikom bezpieczne i wygodne udostępnianie dokumentów.
Może również oferować system ocen, który pozwala na przypisanie wartości liczbowej do każdego dokumentu, wykorzystując z góry określoną skalę. Ta metoda oceny pomaga w identyfikacji dokumentów, które są popularne wśród pracowników, oraz tych, które wymagają modyfikacji.
#8. Uprawnienia do plików i folderów
Oprogramowanie do automatyzacji dokumentów powinno oferować zaawansowane opcje zarządzania uprawnieniami do plików i folderów. Możesz kontrolować, w jaki sposób Twój zespół pracuje z dokumentami, przyznając im różne poziomy dostępu.
#9. Łączenie dokumentów
Łączenie dokumentów, plików i innych źródeł danych w jednym miejscu, umożliwia łatwy dostęp do powiązanych informacji.
Ta funkcja pozwala na powiązanie dokumentu z dowolnym innym elementem w oprogramowaniu do automatyzacji dokumentów lub na dostęp do jednej kopii z różnych miejsc.
#10. Inteligentne zarządzanie treścią
Najlepsze systemy powinny oferować bezproblemową aktualizację danych na wszystkich kontach i źródłach, edycję szablonów, tworzenie spersonalizowanych obiegów pracy i egzekwowanie zasad w celu zapewnienia dokładności, zgodności i standardów marki.
Dodatkowo, niektóre platformy oferują funkcje automatyzacji zadań wsadowych, umożliwiające tworzenie setek lub tysięcy prezentacji, zestawień, raportów i innych dokumentów jednocześnie. To z kolei pozwala działom sprzedaży na tworzenie spersonalizowanych materiałów technicznych skierowanych do konkretnych segmentów klientów.
Aby ułatwić Ci wybór odpowiedniego oprogramowania, przygotowaliśmy listę najpopularniejszych rozwiązań wraz z krótkim omówieniem ich kluczowych funkcji.
DocuPilot
DocuPilot to intuicyjne i elastyczne oprogramowanie do automatyzacji dokumentów. Umożliwia wykorzystanie danych i gotowych szablonów do tworzenia dokumentów. Wbudowany kreator pozwala na projektowanie własnych szablonów.
Gotowe dokumenty można wysyłać za pośrednictwem poczty elektronicznej do takich usług jak Dropbox, Zapier i Docusign.
Funkcje:
- Wstępnie zdefiniowane szablony: DocuPilot oferuje gotowe szablony, które firmy mogą wykorzystać do tworzenia ofert, umów, faktur i innych dokumentów.
- Integracja: Oprogramowanie integruje się z wieloma źródłami danych, takimi jak CRM, formularze, bazy danych online, ankiety i systemy HR.
- Bezpieczeństwo: DocuPilot umożliwia zabezpieczenie dokumentów hasłem i szyfrowanie. To pozwala zagwarantować poufność danych klientów, budując ich zaufanie.
- Automatyczny obieg pracy: DocuPilot upraszcza nawet najbardziej skomplikowane obiegi dokumentów. Cały proces jest zoptymalizowany, eliminując konieczność powtarzania wprowadzania danych przy każdym tworzeniu dokumentu.
DocuPilot wyróżnia się stosunkowo niskimi kosztami, co czyni go bardziej przystępnym cenowo.
airSlate
AirSlate to kompleksowe rozwiązanie chmurowe, które obsługuje każdy etap automatyzacji dokumentów, od tworzenia przepływów pracy po analizę procesów. Jest to również narzędzie typu no-code.
Dzięki pełnemu wykorzystaniu możliwości tej aplikacji, można o połowę zmniejszyć zaangażowanie personelu w ręczne przetwarzanie dokumentów.
Funkcje:
- Flow Creator: Interfejs „przeciągnij i upuść” Flow Creator umożliwia wizualne tworzenie obiegów dokumentów (UI).
- Podpis elektroniczny: Umożliwia dodawanie prawnie wiążących podpisów elektronicznych do formularzy cyfrowych, ankiet, dokumentów i innych treści.
- Ankiety online: Funkcja ankiet online pozwala tworzyć ankiety publiczne, dokumenty do testowania aplikacji beta i kwestionariusze.
- Automatyzacja procesów robotycznych: Możliwość automatyzacji procesów za pomocą botów airSlate bez konieczności pisania kodu.
Ponadto, airSlate oferuje obszerną bibliotekę szablonów automatyzacji dokumentów dla większości branż.
PandaDoc
PandaDoc to platforma, która pozwala na tworzenie, edytowanie i podpisywanie dokumentów w jednym miejscu.
Niezależnie od tego, czy potrzebujesz oprogramowania do e-podpisów, automatycznych ofert, narzędzi sprzedażowych i marketingowych, czy bezpiecznego przetwarzania dokumentów, PandaDoc zapewnia niezbędne narzędzia, które pozwalają przyspieszyć procesy biznesowe i błyskawicznie podpisywać dokumenty.
PandaDoc oferuje integrację z ponad 30 aplikacjami, co zapewnia sprawne zarządzanie dokumentami na wielu cyfrowych platformach.
Funkcje:
- Przeciągnij i upuść: Umożliwia użytkownikowi dodawanie elementów do dokumentu na podstawie kategorii, zamiast korzystania ze standardowych szablonów.
- Podpis cyfrowy: Kluczowa funkcja, która umożliwia cyfrowe podpisywanie dokumentów bez użycia papieru.
- Tworzenie dokumentów: Użytkownicy mogą tworzyć dowolne dokumenty i zarządzać ich zawartością. Jest to idealne rozwiązanie do tworzenia umów biznesowych, ofert, propozycji i innych dokumentów.
- Archiwa zapisu: Po utworzeniu dokumentu, można go skategoryzować i zapisać w archiwum.
Klienci cenią elastyczność szablonów oferowanych przez PandaDoc. Inną przydatną funkcją jest śledzenie i analiza dokumentów.
Crove
Crove umożliwia projektowanie i automatyzację wszystkich dokumentów firmowych. Dzięki zaawansowanemu edytorowi dokumentów, możesz zautomatyzować każdy etap tworzenia. Dodawanie zmiennych, warunków logicznych, formuł Excela i podpisów elektronicznych pozwala na pełną automatyzację procesów.
Centralizując operacje na dokumentach w Crove, możesz wyeliminować potrzebę korzystania z wielu różnych narzędzi. Wbudowana biblioteka szablonów sprawia, że Crove to więcej niż tylko oprogramowanie do automatyzacji dokumentów.
Funkcje:
- Obliczenia: Możliwość wykonywania obliczeń bezpośrednio na polach w dokumentach, przy użyciu formuł matematycznych.
- Formularze: Tworzenie ankiet z logiką warunkową, która pozwala na ukrywanie lub pokazywanie pytań w zależności od odpowiedzi.
- Szybki podgląd: Podgląd dokumentów w czasie rzeczywistym podczas wypełniania kwestionariusza.
- Publikacja formularzy: Możliwość udostępniania formularzy za pośrednictwem publicznego adresu URL, pozwalając na tworzenie dokumentów przez każdego, kto ma dostęp do linku.
Crove może być idealnym wyborem, jeśli szukasz darmowego oprogramowania do automatyzacji dokumentów.
Documate
Documate to proste w obsłudze oprogramowanie do automatyzacji dokumentów, które nie wymaga kodowania i jest przeznaczone do tworzenia dokumentów prawnych.
Zostało stworzone przez grupę prawników i technologów, aby pomóc organizacjom oferującym pomoc prawną w automatyzacji obiegów pracy dla klientów.
Choć Documate jest najczęściej wykorzystywane przez prawników, każda firma może z niego korzystać, tworząc dokumenty za pomocą jego prostych funkcji.
Funkcje:
- Formularze online: Użytkownicy mogą projektować unikalne formularze, które wprowadzają dane do dokumentów Word lub PDF.
- Ankieta online: Użytkownicy tworzą ankietę, a następnie importują szablony dokumentów, które łączą się z polami formularza ankiety.
- Osadzanie: Program umożliwia generowanie dokumentów na podstawie wprowadzonych danych, rozpowszechnianie opracowanych obiegów pracy i osadzanie ich na stronach internetowych.
Ta platforma do automatyzacji dokumentów jest idealna dla prawników i innych profesjonalistów, którzy szukają rozwiązania no-code z intuicyjnym interfejsem użytkownika.
Templafy
Templafy to oprogramowanie do automatyzacji dokumentów, które pozwala dużym przedsiębiorstwom uporządkować treści i zasoby firmy.
Dzięki automatyzacji tworzenia dokumentów, system zapewnia spójność marki i zgodność z prawem.
Platforma jest stale rozwijana i dostosowywana do zmieniającej się infrastruktury IT, wykorzystywanej przez dzisiejsze firmy i organizacje.
Funkcje:
- System oparty na uprawnieniach: Umożliwia menedżerom i zespołom ds. zgodności, zarządzanie kontrolą jakości nad wszystkimi zasobami dokumentów, zapewniając, że członkowie zespołu korzystają tylko z dozwolonych informacji.
- Integracja: Pracownicy mogą uprościć tworzenie umów, ofert i materiałów sprzedażowych w swoich edytorach tekstu dzięki narzędziom Templafy, które łączą się z Microsoft Office i Google G Suite.
- Interfejs administratora: Pracownicy mają dostęp do standardowych narzędzi do generowania dokumentów dzięki centralnej dystrybucji plików szablonów biurowych.
Templafy jest idealne dla dużych firm, które potrzebują minimum 50 użytkowników.
ExperLogix
Experlogix to kompleksowe i intuicyjne oprogramowanie do automatyzacji dokumentów, które pozwala użytkownikom biznesowym na usprawnienie i automatyzację kluczowych procesów.
Funkcje:
- Obiegi dokumentów: Wizualny interfejs umożliwia szybkie tworzenie obiegów dokumentów, które wykorzystują logikę warunkową bez konieczności kodowania.
- Projektowanie szablonów: Oprogramowanie oferuje narzędzia do tworzenia dynamicznych szablonów opartych na danych oraz do konfigurowania zaawansowanych obiegów pracy.
- Cyfrowe zbieranie danych: Experlogix Smart Forms to elastyczne formularze online, które ułatwiają użytkownikom i klientom wprowadzanie i przesyłanie informacji drogą elektroniczną.
- Zarządzanie wydrukami: Usługi Document Services oferują elastyczne, zautomatyzowane metody obsługi dużych ilości wydruków dokumentów.
Content Manager firmy Experlogix to bezpieczne i zorganizowane repozytorium, które ułatwia zarządzanie, przechowywanie i pobieranie zasobów cyfrowych, takich jak formularze, dokumenty PDF, logo, obrazy i treści multimedialne.
Podsumowanie
Oprogramowanie do automatyzacji dokumentów to rozwiązanie, które przynosi wiele korzyści. Dzięki automatyzacji tworzenia podobnych dokumentów, firmy mogą zredukować liczbę błędów, zaoszczędzić pieniądze i wyeliminować żmudne, monotonne zadania.
Kolejnym krokiem może być zapoznanie się z najlepszymi narzędziami do współpracy przy dokumentach.