Co to jest Microsoft Outlook Spaces? (alias Project Moca)

Jeżeli posiadasz subskrypcję Office 365 lub Microsoft 365 (O365 lub M365), mogłeś zauważyć nową ikonę o nazwie „Project Moca” w Outlook Online. Poniżej znajdziesz informacje na temat tego narzędzia oraz wskazówki dotyczące jego używania w zarządzaniu projektami.

Project Moca to nowa inicjatywa Microsoftu, która po oficjalnym uruchomieniu będzie funkcjonowała pod nazwą „Outlook Spaces”. Narzędzie to było dostępne w wersji Insider O365 od pewnego czasu, a teraz trafiło do fazy Preview, co oznacza, że Microsoft otwiera dostęp dla znacznie większej liczby użytkowników, aby uzyskać opinie i ocenić reakcje.

Aplikacje, które osiągnęły ten etap, zazwyczaj są prezentowane pod ostateczną nazwą – w tym przypadku Outlook Spaces. Po kliknięciu w link do Project Moca zostaniesz przekierowany na stronę https://outlook.live.com/spaces/, choć z jakiegoś powodu Microsoft wciąż używa nazwy „Project Moca”.

Co to dokładnie jest? Project Moca to narzędzie do współpracy w zakresie zarządzania projektami. Łączy w sobie funkcje Plannera, Białej Tablicy, Swaya oraz wprowadza nowe elementy. Jeśli zastanawiasz się, dlaczego Microsoft wybrał nazwę „Moca”, przypuszczalnie nawiązuje ona do „MOCHA”, metody zarządzania projektami.

Nie każdy użytkownik będzie miał dostęp do Project Moca. Aby sprawdzić, czy masz możliwość korzystania z tej funkcji, zaloguj się na swoje konto O365/M365, otwórz Outlook Online i spójrz na dolną część paska aplikacji po lewej stronie. Jeśli masz aplikację Project Moca, powinna się tam pojawić.

Po pierwszym kliknięciu ikony będziesz mógł wybrać szablon lub rozpocząć od pustego płótna.

Następnie Project Moca otworzy ustawienia przestrzeni, w których musisz wpisać nazwę swojej przestrzeni; pozostałe opcje są opcjonalne.

Jeśli dodasz nazwiska kontaktów zaangażowanych w projekt oraz odpowiednie słowa kluczowe, Moca automatycznie przeszuka Twoje e-maile, dokumenty i inne pliki na koncie O365, które można dodać do płótna. Po kliknięciu „Utwórz” Twoje płótno zostanie wygenerowane.

W zależności od wybranego szablonu, na płótnie znajdą się różne ustawienia domyślne. Niezależnie od wyboru, otrzymasz kolumny Kanban, do których możesz przeciągać e-maile, dokumenty i zadania.

Te kolumny są podobne do zasobników dostępnych w Microsoft Planner. Po prawej stronie znajduje się sekcja Aktywność, która po wprowadzeniu danych kontaktowych lub słów kluczowych automatycznie wypełni się wiadomościami e-mail oraz wydarzeniami z kalendarza Outlook.

Na płótnie możesz umieścić różne elementy, w zależności od wybranego szablonu, takie jak kamienie milowe, cele, aplikacja pogodowa oraz linki do wyszukiwań Microsoft w danym temacie.

Pasek boczny po lewej stronie pozwala na dodawanie różnych elementów, takich jak zadania, linki i pliki.

To wszystko! Przestrzeń robocza może być tak rozległa, jak chcesz, więc liczba elementów, które możesz dodać, wydaje się niemal nieograniczona (podobnie jak w przypadku Białej Tablicy), chociaż aplikacja koncentruje się na zestawach zadań (jak Planner) otoczonych dodatkowymi informacjami, które chcesz dodać (jak Sway).

Warto jednak zauważyć, że Project Moca wciąż jest w wersji beta i brakuje mu wielu funkcji, które mogłyby być przydatne, takich jak narzędzia do współpracy i udostępniania. W chwili obecnej korzystanie z aplikacji wymaga ręcznego konfigurowania zasobników i zadań, a automatyczne przenoszenie zadań na podstawie zmian ich statusu nie jest możliwe. Dodatkowo, brak opcji wizualizacji za pomocą strzałek lub innych narzędzi graficznych może ograniczać jego funkcjonalność. Choć można wprowadzać własne obrazy, niektóre schematy blokowe w stylu Visio z pewnością nadałyby temu swobodnemu narzędziu większą strukturę.

Warto jednak podkreślić, że jest to wersja zapoznawcza, a Microsoft zazwyczaj wprowadza wiele nowych funkcji do swoich wczesnych aplikacji w miarę ich rozwoju. To interesujący koncept, który bez wątpienia ma potencjał, nawet jeśli obecnie nie jest jeszcze w pełni dopracowany.